ACUERDO 1505 DE 2002 

(Agosto 8)

“Por medio del cual se implanta el sistema de administración de riesgos, sus políticas, directrices, normas y procedimientos”.

La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales,

ACUERDA:

CAPÍTULO I

Definición y generalidades

ART. 1º—Definición de administración de riesgos. La administración de riesgos es un proceso mediante el cual se identifican, evalúan, controlan y financian los riesgos a que se están expuestos los bienes, talento humano y demás recursos e intereses de la rama judicial, la comunidad destinataria de sus servicios y el medio ambiente que rodea los recursos disponibles para ello.

ART. 2º—Etapas del proceso de administración de riesgos. El proceso de administración de riesgos comprende las siguientes etapas:

1. Identificación. Realizar el inventario de bienes, recurso e intereses que posee la rama judicial y las amenazas a que están expuestos.

2. Análisis y evaluación. Determinar las causas y efectos que tendría la materialización de las amenazas sobre la entidad, la comunidad y el medio ambiente

3. Control. Determinar y aplicar medidas de prevención de los riesgos, incluyendo el desarrollo e implementación de los planes de contingencia, emergencia y atención de amenazas o desastres.

4. Financiación. Determinar y adoptar los mecanismos necesarios para financiar los riesgos. La financiación se realizará con recursos de la entidad de manera directa o mediante la contratación de pólizas de seguros: lo primero se denomina retención y la segunda transferencia financiera.

ART. 3º—Objetivos. El sistema de administración de riesgos, en relación con las amenazas derivadas de las actividades de la entidad, busca cumplir con los siguientes objetivos:

1. Promover e implantar las acciones conducentes a fomentar la cultura de administración de riesgos en la entidad.

2. Obtener una visión global de los riesgos que corre la entidad y controlarlos física y financieramente.

3. Proteger y conservar adecuadamente los bienes, talento humano y recursos de la entidad, la comunidad y el medio ambiente que los rodea.

4. Garantizar la prestación de los diferentes servicios en forma eficiente, segura y confiable.

5. Mantener la estabilidad operativa, económica y financiera de la entidad.

6. Optimizar los recursos disponibles, de tal forma que el manejo de los riesgos se realice al menor costo posible.

ART. 4º—Elementos. El sistema de administración de riesgos contará con las políticas específicas, normas, procedimientos, sistemas de información y una organización que le posibilite realizar la labor de identificación, análisis, evaluación, control y financiación de los riegos.

ART. 5º—Aplicación. La aplicación del sistema de administración de riesgos, deberá realizarse en todas las etapas del ciclo de vida de proyectos, procesos y recursos, incluyendo la prefactibilidad, diseño, construcción, operación y desmantelamiento de obras. El sistema de administración de riesgos se hará extensivo, en cuanto sea aplicable, a contratistas, subcontratistas y proveedores, para lo cual, al definir las bases, se incluirán los requisitos correspondientes que se deben incorporar en las solicitudes de cotización, términos de referencia, pliego de condiciones y en los contratos.

CAPÍTULO II

Organización del sistema de administración de riesgos

ART. 6º—La unidad administrativa de la dirección ejecutiva de administración judicial, a través de la sección de inmuebles y seguros, tendrá a su cargo la función de asesoría a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y a la dirección ejecutiva de administración judicial, en el desarrollo e implementación del sistema de administración de riesgos, como parte integral del manejo de las pólizas de seguros y los siniestros que afecten los bienes, talento humano y recursos de la entidad. La unidad de auditoría del Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa, de acuerdo con la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1537 de 2001, ejercerá sus funciones de asesoría y valoración de los riesgos en desarrollo del objetivo de protección de los recursos de la entidad, interviniendo en todas las etapas del proceso de administración de riesgos.

ART. 7º—Funciones de las unidades asesoras. Las principales funciones, son las siguientes:

• Definir directrices, lineamientos, normas procedimientos tendientes a la implantación de la administración de riesgos en la entidad.

• Planear y orientar el desarrollo del sistema de administración de riesgos.

• Asesorar a la alta dirección en la definición y actualización de las políticas específicas, directrices, lineamientos normas procedimientos y metodologías para el sistema de administración de riesgos.

• Definir y actualizar manuales o cartillas en donde se consignan las normas, procedimientos técnicos, y herramientas aplicables a cada una de las etapas del sistema de administración de riesgos.

• Promover en las diferentes entidades y dependencias de la rama judicial, programas para el manejo adecuado de riesgos.

• Estudiar, elaborar y proponer a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y a la dirección ejecutiva de administración, programas de capacitación y divulgación en la administración de riesgos.

ART. 8º—Responsabilidades generales:

1. La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura ejercerá funciones de coordinación de los proyectos de administración que se desarrollen en la rama judicial.

2. La dirección ejecutiva de administración judicial, las direcciones seccionales y las diferentes unidades, velarán por el cumplimiento de todos los programas de administración de riesgos que se desarrollen al interior de la unidad, o dependencia que dirigen. Además deberán:

• Identificar los procesos y operaciones que requieran atención prioritaria, desde el punto de vista de administración de riesgos.

• Impulsar y velar por el desarrollo de los programas específicos de manejo de riesgos y programas de información requeridos por la unidad administrativa de la dirección ejecutiva de administración judicial, sección inmuebles y seguros.

• Concientizar al personal sobre el manejo de riesgos y facilitar la capacitación en todos los niveles jerárquicos.

• Cumplir y aplicar las normas y procedimientos establecidos para la administración de riesgos.

• La dirección ejecutiva de administración judicial es la responsable de los procesos de financiación de riesgos y de procurar el desarrollo del sistema de administración de riesgos.

• Todos los funcionarios y empleados de la rama judicial son responsables y participantes activos en la identificación, análisis, evaluación y control de riesgos.

CAPÍTULO III

Políticas para la administración de riesgos

ART. 9º—Políticas generales. Para cada una de las etapas del proceso de administración de riesgos, se definen las siguientes políticas, las cuales son aplicables a todas las etapas del ciclo de vida de proyectos y procesos de recursos, de todo orden.

ART. 10.—Identificación. Cada área o dependencia en la rama judicial, deberá mantener un inventario detallado, valorado y actualizado de sus bienes, talento humano y de las amenazas a que están expuestos, el cual deberá estar en todo tiempo disponible para las unidades asesoras, vale decir, unidad administrativa de la dirección ejecutiva de administración judicial —sección de inmuebles y seguros y unidad de auditoría— Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa.

Cada servidor responsable del manejo de bienes de la entidad, actualizará permanentemente los inventarios y notificará al competente las novedades.

Cada área es responsable de recopilar y mantener actualizada la historia siniestral, la ocurrencia de incidentes, accidentes y siniestros que afectan los bienes y la vida de los servidores de la rama; todo lo cual deberá ser reportado por escrito y notificado al jefe inmediato, a la presidencia de sala administrativa, en cuanto hace relación a la seguridad personal, de acuerdo con los procedimientos establecidos, y a la unidad administrativa —sección de inmuebles y seguros; además, se deberán tomar las acciones necesarias para evitar la propagación de los daños o amenazas.

La presidencia de la sala administrativa del Consejo Superior de la Judicatura tendrá la vocería y representación de la rama judicial en los consejos de seguridad convocados por el Gobierno Nacional y atenderá los casos particulares de los servidores, para ser presentados a consideración de la Sala, oído el concepto de la oficina de seguridad de la rama.

ART. 11.—Análisis y evaluación.

• Los inventarios obtenidos (bienes, talento humano y amenazas) serán sometidos a procesos de análisis y evaluación, y los resultados serán tenidos en cuenta para el control físico y financiero de los riesgos, así como la adopción de medidas de protección.

• Los estudios de análisis y evaluación de riesgos serán realizadas por las dependencias responsables de los bienes y recursos humanos, quienes solicitarán el concurso de las dependencias y servidores que por sus conocimientos y funciones tengan relación con el manejo de riesgos.

• Todos los estudios de prefactibilidad, factibilidad y diseño que se lleve a cabo en la entidad, deberán contener la identificación, análisis y evaluación de los riesgos asociados al proyecto, incluyendo el análisis de vulnerabilidad de la comunidad y el medio ambiente frente a los riesgos materia de estudio; los resultados de estos estudios serán base para los programas de control y financiación de riesgos.

• En las actividades contractuales deberán realizarse los correspondientes procesos de identificación, análisis y evolución de riesgos con el fin de definir las garantías exigibles y el esquema de financiación.

ART. 12.—Control.

• Para las recomendaciones resultantes de los informes de evaluación de riesgos deberán realizarse los correspondientes estudios costos/beneficio y de viabilidad operativa y funcional, antes de proceder con su implantación.

• Las recomendaciones que la sala administrativa del Consejo Superior de la Judicatura decida implantar deberán ser ejecutadas en forma ágil y oportuna por todas las dependencias responsables del uso y manejo de los bienes y recursos humanos que deban protegerse.

• Todas las dependencias expuestas a riesgos o que los generen hacia el personal, los usuarios, las instalaciones y operaciones y procesos, deberán implementar planes de contingencia, emergencia y atención de desastre, según el caso.

ART. 13.—Financiación.

• La decisión de retener o transferir un riesgo se realizará considerando la situación financiera de la entidad, la naturaleza del riesgo, bienes, recursos y la frecuencia y severidad de las pérdidas, la oferta del mercado de seguros, y la normatividad vigente.

Los riesgos catastróficos se transferirán mediante pólizas de seguros.

Para los riesgos no catastróficos se podrán contratar pólizas de seguros de acuerdo con su frecuencia, severidad de las pérdidas y con los niveles de retención definidos.

Cuando se decida el traslado de los riesgos contractuales que se puedan derivar para la entidad en los procesos de contratación, los contratistas deberán otorgar las garantías que se consideren necesarias y determinadas de acuerdo con los riesgos del contrato, la pérdida máxima probable de estos, la clase y cuantía del contrato.

Para la contratación de seguros, se deberá realizar la evaluación técnica y económica de los corredores de seguros y compañías aseguradoras, de tal forma que se garantice la máxima confiabilidad en la transferencia de los riesgos. Esta evaluación deberá ser revisada y actualizada periódicamente, o cuando se requiera contratar pólizas de seguros.

Los riesgos no transferibles por restricciones del mercado de seguros deberán ser identificados y evaluados para definir expresamente el tipo de tratamiento financiero o de otra índole que tendrán.

ART. 14.—Recuperación y reclamaciones en caso de siniestro. Las actividades de recuperación deberán estar claramente definidas en los planes de contingencia, emergencia y atención de desastres.

Las actividades de recuperación de siniestros son responsabilidad de las áreas que tengan a su cargo los procesos operativos afectados; cuando la recuperación requiera el concurso de una dependencia especializada, la responsabilidad será transferida a ésta.

Cuando los riesgos hayan sido transferidos a un asegurador, una vez ocurrido el siniestro, la unidad administrativa de la dirección ejecutiva de administración judicial —sección de bienes inmuebles y seguros, realizará la reclamación y los ajustes y, todas las dependencias que dicha área considere del caso, deberán intervenir en forma ágil y oportuna.

ART. 15.—Cartilla. Adóptese oficialmente la cartilla que sobre el manejo y administración de riesgos fue preparada por la unidad de auditoría y aprobada por la Sala, la cual se anexa.

ART. 16.—Vigilancia especial. La unidad de auditoría del Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa, ejercerá las funciones legales que en esta materia le han sido asignadas y será la garante del cabal cumplimiento de este acuerdo.

ART. 17.—El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 8 de agosto de 2002.

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