ACUERDO 16 DE 2008 

(Abril 3)

“Por el cual se aprueban políticas de lavado de activos y financiación del terrorismo relacionadas con las listas utilizables para la prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo o delitos fuentes de LA/FT”.

La Junta Directiva,

en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, en especial las que le confieren el artículo 7º de la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, el numeral 1º del artículo 9º del Decreto 1050 del 6 de abril de 2006 y el Acuerdo 013 del 24 de febrero de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, transformó al Icetex en una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional; cuyo objeto es el fomento social de la educación superior, priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico en todos los estratos a través de mecanismos financieros que hagan posible el acceso y la permanencia de las personas a la educación superior, la canalización y administración de recursos, becas y otros apoyos de carácter nacional e internacional, con recursos propios o de terceros;

Que el máximo órgano de dirección y administración del Icetex es la junta directiva, acorde con lo señalado en el artículo 7º de la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005;

Que el numeral 1º del artículo 9º del Decreto 1050 de 2006, establece que es función de la junta directiva formular la política general y los planes, programas y proyectos para el cumplimiento del objeto legal del Icetex, de sus funciones y operaciones autorizadas y todas aquellas inherentes a su naturaleza jurídica, acorde con lo dispuesto por la Ley 1002 de diciembre 30 de 2005, y los lineamientos y política del Gobierno Nacional en materia de crédito educativo;

Que el numeral 4º del artículo 9º del Decreto 1050 de 2006 faculta a la junta directiva del Icetex para expedir conforme a la ley y a los estatutos; los actos administrativos que se requieran para el cumplimiento de las funciones y de las operaciones autorizadas al Icetex como entidad financiera de naturaleza especial;

Que a la junta directiva le corresponde señalar las políticas de la entidad en materia de prevención del lavado de activos, acorde con lo dispuesto en el capítulo XI de la Circular Externa 007 de 1997 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia;

Que el Icetex, como entidad financiera de naturaleza especial, está sujeto al régimen especial de inspección, vigilancia y control que expida el Gobierno Nacional, según lo prescrito en el artículo 6º de la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005;

Que el Icetex mantiene relaciones comerciales con la banca multilateral, posee cuentas en el exterior y convenios con otros países;

Que el Icetex mediante acuerdo de junta directiva número 055 del 31 de octubre de 2007, modificó el manual general del sistema integral para la prevención y control del lavado de activos del Icetex, en el sentido de adicionar la lista OFAC y demás listas y fuentes de información que debe tener en cuenta la entidad para efectos de dicha prevención;

Que el presente acuerdo fue aprobado en la sesión de junta directiva del 28 de marzo de los corrientes y cuenta con la asesoría y revisión por parte de la Firma Estudios Palacios Lleras a través del doctor Jorge Pinzón Sánchez, asesor externo para la junta directiva del Icetex;

En virtud de lo anterior,

ACUERDA:

ART. 1º—Adoptar las siguientes políticas generales para la utilización de listas para proteger a la entidad de riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y riesgos asociados.

ART. 2º—Definiciones. Para efectos del presente acuerdo se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo. Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir el Icetex de ser utilizado directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. Dicho riesgo, a su vez, involucra los siguientes riesgos.

Riesgo reputacional. Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

Riesgo legal. Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. El riesgo legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

Riesgo operativo. Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.

Riesgo de contagio. Es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un vinculado. El relacionado o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad.

Lista. Es cualquier información referente a personas o entidades, nacionales o extranjeras, proveniente de cualquier persona, autoridad o entidad nacional o extranjera que, en virtud de normas aplicables o de prácticas usuales en el sector financiero nacional, sea tenida en cuenta para efectos de identificar personas o entidades que puedan representar un riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo. Incluye, sin limitarse a ello, la que proviene de la inclusión en la denominada lista OFAC y la referente a la vinculación con procesos penales en Colombia, entre ellos los de extinción del derecho de dominio. Para estos efectos, una información será considerada como una lista, cuando sea divulgada al interior de la entidad, a través del procedimiento pertinente, por el oficial de cumplimiento.

Cliente institucional. Es cualquier institución de educación superior, constituyente de fondos en administración, contratista del Icetex, o cualquier representante legal, director, administrador, socio asociado o vinculado por cualquier causa a cualquiera de ellos.

Cliente personal. Es cualquier beneficiario de crédito del Icetex, beneficiario de becas, deudor solidario de un beneficiario, funcionario o empleado del Icetex, incluyendo los miembros de su junta directiva, o cualquier persona natural o jurídica vinculada por cualquier causa a cualquiera de ellos.

Cliente. Corresponde a cualquier cliente institucional o personal.

ART. 3º—Prevención del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo. En el evento en que el oficial de cumplimiento del Icetex informe que un cliente institucional o un cliente personal figuren en alguna o algunas listas, de inmediato, y en atención a las particularidades de cada caso se adoptarán las siguientes medidas:

1. Se suspenderán de inmediato, y en forma preventiva, todas las relaciones contractuales, distintas de las laborales, existentes entre el cliente y el Icetex.

2. El oficial de cumplimiento, la oficina de riesgos y la oficina asesora jurídica evaluarán de inmediato la situación y recomendarán a la mayor brevedad la adopción de una de las siguientes decisiones a la respectiva área competente:

a) Continuidad de la suspensión de las relaciones contractuales existentes entre el cliente y el Icetex;

b) Modificación de las relaciones contractuales existentes entre el cliente y el Icetex;

c) Terminación de las relaciones contractuales existentes entre el cliente y el Icetex;

d) Cualquier combinación de las tres anteriores.

PAR. 1º—Las decisiones se recomendarán mediante escrito confidencial, precisando las actuaciones a seguir, los términos y requerimientos a seguir en cada una de dichas actuaciones, los responsables y el correspondiente plan de acción.

PAR. 2º—Tratándose de un cliente personal que sea funcionario o empleado al servicio del Icetex, se procederá de conformidad con la legislación laboral aplicable.

PAR. 3º—Si el cliente personal es miembro de la junta directiva del Icetex, de inmediato suspenderá su asistencia a las reuniones de esta, y la decisión recomendada en ese caso tendrá en cuenta el tipo de relación legal y estatutaria correspondiente.

ART. 4º—Criterios a considerar en la decisión recomendada. En atención a las particularidades de cada caso, se tendrán en cuenta los siguientes criterios al formular la recomendación prevista en el numeral 2º del artículo 3º del presente acuerdo.

1. La finalidad prioritaria que debe perseguirse consiste en la protección legal y reputacional del Icetex, en su calidad de entidad financiera pública, y en prevenir que sus funcionarios incurran en alguna responsabilidad jurídica que pudiera imputárseles como consecuencia de la asunción culposa o dolosa del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.

2. Las eventuales reclamaciones o litigios que puedan derivarse contra el Icetex y/o sus funcionarios como consecuencia de la adopción de la decisión recomendada, deberán identificarse y sopesarse frente a los riesgos legales y reputacionales que se derivarían de no adoptarla, y frente a las responsabilidades jurídicas que pudieran derivarse por una eventual omisión en el cumplimiento de deberes conducentes a la prevención del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.

3. Los antecedentes de casos similares que se hayan presentado en el Icetex, en entidades financieras o en los casos asimilables a las particularidades de la actividad del Icetex.

4. La mayor protección posible de los derechos a la educación de los beneficiarios de créditos o becas que pudieran ser afectados como consecuencia de la decisión recomendada, en atención a circunstancias tales como su vinculación con clientes institucionales, como una institución de educación superior, o personales, como un codeudor, incluidos en una lista. Se debe tener en cuenta que los beneficiarios mismos son considerados como clientes personales para todos los efectos del presente acuerdo.

ART. 5º—Adopción de la decisión. Con base en la recomendación prevista en el numeral 2º del artículo tercero del presente acuerdo, el área competente que adoptará la decisión más adecuada en atención a la finalidad señalada en el numeral 1º del artículo cuarto del presente acuerdo, y se dejará constancia de la evaluación de los riesgos asumidos con su adopción y de la justificación de la misma.

La decisión adoptada será informada al oficial de cumplimiento, a la oficina de riesgos y a la oficina asesora jurídica para efectos de sus respectivas funciones.

ART. 6º—Pautas a seguir en la ejecución de la decisión recomendada. El área competente de ejecutar la decisión adoptada, con la observancia de las normas legales y contractuales pertinentes, se sujetará para tal efecto a las siguientes pautas al ejecutarla:

1. Observar la mayor confidencialidad posible al comunicar la decisión al cliente, así como a cualquier tercero a quien fuera necesario hacerlo por cualquier razón de orden legal o contractual.

2. Respetar estrictamente la presunción legal de inocencia.

3. Documentar debidamente los antecedentes de toda la actuación correspondiente.

ART. 7º—Contratos y convenios futuros. A partir de la fecha de aprobación del presente acuerdo, todo contrato o convenio que celebre el Icetex con personas naturales o jurídicas, deberán contener una cláusula que lo faculte para el evento en que algún contratista llegue a ser incluido en una lista, el Icetex pueda decidir la suspensión, modificación o terminación unilateral del mismo, sin que ello dé lugar en ningún caso a la indemnización de perjuicio alguno.

Para el caso de los funcionarios y empleados al servicio del Icetex, se adoptarán las reglas que, de conformidad con las normas legales aplicables, mejor correspondan a los criterios previstos en los numerales 1º y 2º del artículo cuarto del presente acuerdo.

ART. 8º—Contratos y convenios existentes. A partir de la fecha de expedición del presente acuerdo, en todos los contratos o convenios vigentes del Icetex con personas naturales o jurídicas, la entidad deberá incluir, si la ley y el convenio o contrato así lo permiten, una cláusula que lo faculte para que en el evento en que el contratista llegue a ser incluido en una lista, el Icetex pueda decidir la suspensión, modificación o terminación unilateral del mismo, sin que ello dé lugar en ningún caso a la indemnización de perjuicio alguno.

De no ser posible dicha modificación unilateral, el Icetex deberá proponer la inclusión de la cláusula en cuestión. Si dicha modificación no se conviene, el Icetex se abstendrá de prorrogar el respectivo contrato, sin perjuicio de la observancia de las demás disposiciones del presente acuerdo.

ART. 9º—Vigencia. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase

Dado en Bogotá, D.C., a 3 de abril de 2008.

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