Jurisdicción Especial para la Paz

ACUERDO 17 DE 2018

(Mayo 8)

“Por el cual se suprimen y se crean unos cargos en la planta de personal de la secretaría judicial de la Jurisdicción Especial para la Paz y se adiciona y modifica el manual de funciones y competencias laborales”.

(Nota: Véase Acuerdo 2 de 2019 artículo 4° de la Jurisdicción Especial para la Paz)

(Nota: Véase Acuerdo 32 de 2018 artículo 5° de la Jurisdicción Especial para la Paz)

El Órgano de Gobierno de la Jurisdicción Especial para la Paz,

en ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las previstas en el parágrafo 2º del artículo transitorio 5º del Acto Legislativo 1 de 2017, precisado en su alcance por la Corte Constitucional en Sentencia C-674 de 2017 (comunicado 55, nov. 14/2017) y el capítulo 4 del reglamento general de la Jurisdicción Especial para la Paz,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 5º transitorio del Acto Legislativo 1 de 2017 creó la Jurisdicción Especial para la Paz, con autonomía administrativa, presupuestal y técnica.

Que el artículo 15 del Acto Legislativo 1 de 2017 estipula que la Jurisdicción Especial para la Paz “(...) entrará en funcionamiento a partir de aprobación de este acto legislativo sin necesidad de ninguna norma de desarrollo, sin perjuicio de la aprobación posterior de las normas de procedimiento y lo que establezca el reglamento de dicha jurisdicción (...)”.

Que el artículo 12 del Acuerdo 1 de 2018 de la plenaria de la Jurisdicción Especial para la Paz —Reglamento general de la JEP— establece que “La JEP tendrá un órgano de gobierno cuyo objeto será el establecimiento de los objetivos, planificación, orientación de la acción y fijación de la estrategia general de la jurisdicción. De tal forma, se enfoca en la toma de decisiones de planeación, diseño y/o mejoramiento organizacional, definición de herramientas, lineamientos y criterios generales necesarios para el funcionamiento, así como la definición de políticas públicas que involucren a la jurisdicción”.

Que el parágrafo 2º del artículo transitorio 5º del Acto Legislativo 1 de 2017, señala que, con el fin de garantizar el funcionamiento y la autonomía administrativa, presupuestal y técnica de la Jurisdicción Especial para la Paz, el órgano de gobierno de la JEP ejerce de manera exclusiva, y solo durante el tiempo de vigencia de la misma, todas las funciones asignadas a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la judicatura establecidas en el Acto Legislativo 2 de 2015 y en la Ley 270 de 1996, respecto al gobierno y administración de esta jurisdicción.

Que el artículo 85 numeral 9º, de la Ley 270 de 1996 establece como función de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura la determinación de las plantas de personal de las corporaciones judiciales, para lo cual cuenta con la prerrogativa de crear, suprimir, fusionar y trasladar cargos y determinar sus funciones y requisitos, siempre que con estas decisiones no se exceda el monto global fijado para el respectivo servicio en la ley de apropiaciones iniciales.

Que en ese orden de ideas, el artículo 115 del reglamento general de la JEP indica que “El órgano de gobierno de la JEP, en ejercicio de su función de definir y adoptar una planta de personal global y flexible, puede crear, suprimir, fusionar y reubicar los empleos de la JEP. En desarrollo de esta facultad no podrá establecer obligaciones a cargo del tesoro que excedan el monto global fijado para el respectivo servicio en el presupuesto de gastos o ley de apropiaciones”.

Que, asimismo, el artículo 116 del enunciado reglamento en relación con los requisitos para ser funcionario o empleado de la JEP dispuso lo siguiente:

“ART. 116.—Condiciones y requisitos para ser funcionario o empleado. La nomenclatura, clasificación y los requisitos de los empleos de la JEP son los establecidos mediante acuerdo por la presidencia y la secretaría ejecutiva de conformidad con el parágrafo 2º del artículo transitorio 5º del Acto Legislativo 1 de 2017.

Los funcionarios y empleados de la JEP son de libre nombramiento y remoción, salvo los magistrados y magistradas, el director o directora de la UIA y el secretario ejecutivo o secretaria ejecutiva.

Una vez adoptado el presente reglamento y de conformidad con el artículo anterior, el órgano de gobierno de la JEP podrá modificar la nomenclatura, clasificación y requisitos de los empleos, previo análisis y justificación técnica presentada por la secretaría ejecutiva a solicitud del órgano de gobierno, de conformidad pautas y buenas prácticas de la guía de rediseño institucional de entidades públicas orden nacional”.

Que mediante Acuerdo 5 de 2018 de la JEP se estableció la planta de personal de la Jurisdicción Especial para la Paz, JEP, dentro de la cual se constituyó la planta de personal de la secretaría judicial de la JEP, así:

Secretaría judicial Número de empleos Denominación de empleos Grado
1 Secretario general  
14 Profesional especializado 33
7 Profesional universitario 15
12 Auxiliar judicial 4
12 Oficinista de tribunal 5
4 Profesional universitario 20

Que resulta necesaria la sustitución de los empleos de oficinistas de tribunal por citadores, pues se prevé que estos empleados cumplan con las labores de notificación de las decisiones judiciales proferidas por salas y secciones con los desplazamientos que ello conlleva.

Que, en la medida que esos desplazamientos implican gastos, el Decreto 717 de 1978 previó un auxilio especial de transporte dirigido únicamente a los citadores de los diferentes despachos judiciales del país y los asistentes sociales de los juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad. La denominación actual del empleo en los acuerdos 5 de 2018 (por el cual se establece la planta de personal) y 6 de 2018 (por el cual se adoptó el manual de funciones) no permitiría a la dependencia de recursos humanos pagar el estipendio.

Que por otra parte, el reglamento general de la Jurisdicción Especial para la Paz en su artículo 80 estableció que las funciones de relatoría serían ejercidas por las secretarías judiciales de las salas y secciones, siendo necesario asignar uno de los empleos de la secretaría judicial para la dirección y coordinación general de ese trabajo.

Que la secretaría ejecutiva de la JEP mediante oficio del 24 de abril de 2018, realizó el análisis técnico y presupuestal de la propuesta de modificación presentada por la secretaria general de la secretaría judicial, la cual está debidamente aprobada por el proceso financiero de la entidad.

Que la secretaría ejecutiva de la JEP certificó que los empleos que se pretenden suprimir se encuentran en vacancia definitiva y, por consiguiente, no existe afectación presupuestal alguna para la entidad.

Que, en sesión del 8 de mayo de 2018, el órgano de gobierno de la JEP aprobó la propuesta de creación de empleos de citador grado 5 y sus funciones, así como la modificación del manual de funciones de 1 empleo de profesional especializado grado 33 de la secretaría judicial para que desempeñe las funciones de relator general.

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

ART. 1º—Suprimir los siguientes empleos de la planta de personal de la secretaría judicial de la Jurisdicción Especial para la Paz.

Secretaría judicial Número de empleos Denominación de empleos Grado
7 Oficinista de tribunal 5

ART. 2º—Crear los siguientes empleos en la planta de personal de la secretaría judicial de la Jurisdicción Especial para la Paz, JEP.

Secretaría judicial Número de empleosDenominación de empleosGrado
5 Citador 5

ART. 3º—La secretaría judicial de la Jurisdicción Especial para la Paz, JEP, cumplirá las funciones asignadas con la planta de empleos que se señala a continuación:

Secretaría judicial Número de empleos Denominación de empleos Grado
1 Secretario general  
14 Profesional especializado 33
4 Profesional universitario 20
7 Profesional universitario 15
12 Auxiliar judicial 4
5 Citador 5
5 Oficinistas tribunal 5

ART. 4º—Adicionar al artículo 1º del Acuerdo 6 de 2018, en lo relacionado con las competencias esenciales y requisitos del empleo de citador grado 5 de la secretaría judicial de la Jurisdicción Especial para la Paz, el cual se establece a continuación:

Secretaría judicial 

I. Identificación del cargo

Denominación del empleo: Citador

Nº de cargos: 5

Dependencia: Secretaría judicial

Cargo del jefe inmediato: Secretario general de la secretaría judicial

Área: Secretaría judicial

II. Propósito principal

Apoyar la ejecución de los procesos que se desarrollan en la secretaría judicial para lograr la consecución de los objetivos de la Jurisdicción Especial para la Paz, JEP.

III. Funciones esenciales

Para el cumplimiento del propósito principal del empleo, se desempeñan las siguientes funciones:

1. Atender las instrucciones que le imparta el jefe inmediato.

2. Conservar el archivo de los documentos que se gestionan en el área y que sean de su competencia.

3. Tramitar los documentos enviados y recibidos en la secretaría judicial, de las salas y secciones del tribunal de la Jurisdicción Especial para la Paz asignados por correspondencia.

4. Notificar personalmente las providencias de conformidad con el ordenamiento legal.

5. Trasladar los expedientes a las diferentes dependencias.

6. Asistir en la entrega y recibo de expedientes.

7. Organizar los expedientes, clasificarlos y entregarlos en el respectivo despacho del Magistrado o Magistrada que competa, dejando constancia de su entrega.

8. Apoyar los trámites de entrega y recibo de correspondencia.

9. Contribuir en la organización del registro y archivo de los expedientes.

10. Llevar los expedientes a los despachos judiciales del país a que haya lugar.

11. Aplicar en los procesos, procedimientos y actividades asignadas, las normas técnicas de los sistemas de gestión.

12. Desempeñar las demás funciones que por razones del servicio le asigne el jefe inmediato.

13. Entregar los actos administrativos y demás documentos producidos por la secretaría judicial a los despachos de los magistrados y magistradas o a las dependencias que se indique.

14. Proceder a realizar las diligencias de notificación de conformidad con la providencia que así lo ordene.

15. Desempeñar las demás funciones que por razones del servicio le asigne el jefe inmediato, la Constitución y la ley.

IV. Conocimientos básicos o esenciales

Constitución Política de Colombia

Ley 734 de 2002

Ley 1437 de 2011

Ley 1564 de 2012

Reglamento interno de la Jurisdicción Especial para la Paz, JEP

Estructura del Estado

Herramientas ofimáticas

Administración y manejo de bases de datos

Sistema de gestión de calidad

Gestión documental

V. Requisitos de estudio y experiencia

EstudiosExperiencia
Diploma de bachiller Tres (3) años de experiencia relacionada.

ART. 5º—Modificar el artículo 1º del Acuerdo 9 de 2018 del órgano de gobierno de la Jurisdicción Especial para la Paz, en relación con los catorce (14) empleos de profesional especializado grado 33 de la secretaría judicial, el cual quedará así:

Secretaría judicial

I. Identificación del cargo

Denominación del empleo: Profesional especializado grado 33 (secretario de Sala o Sección)

Nº de cargos: 13

Dependencia: Secretaría judicial

Cargo del jefe inmediato: Secretario judicial

Área: Secretaría judicial

II. Propósito principal

Gestionar de forma eficaz, oportuna y transparente los trámites judiciales y solicitudes que sean de competencia de las salas o secciones, de conformidad con lo estipulado en la legislación y el reglamento.

III. Funciones esenciales

Para el cumplimiento del propósito principal del empleo cumplirá las siguientes funciones:

1. Elaborar las convocatorias de las sesiones de las salas y secciones del tribunal, de conformidad con las instrucciones impartidas por el presidente de cada una y proceder a su publicación.

2. Asistir a las audiencias públicas que se programen dentro de los asuntos que se tramitan en esta secretaría.

3. Redactar las actas de las sesiones y audiencias públicas.

4. Dar respuesta a los derechos de petición que se formulen y que sean de competencia de esta área.

5. Velar que los registros que se hagan en el sistema de gestión judicial cumplan con los estándares de autenticidad, calidad, veracidad y transparencia.

6. Verificar que se haga el registro de las actuaciones de los procesos en los sistemas de información.

7. Preparar y presentar informes de resultados de gestión de conformidad con las políticas de calidad.

8. Aplicar en los procesos, procedimientos y actividades asignadas, las normas técnicas de los sistemas de gestión.

9. Desempeñar las demás funciones que por razones del servicio le asigne el jefe inmediato, así como las previstas en el artículo 80 del reglamento general de la Jurisdicción Especial para la Paz.

IV. Conocimientos básicos o esenciales

Constitución Política de Colombia

Derecho administrativo

Derecho penal

Derecho laboral

Derechos humanos y derecho internacional humanitario

Justicia transicional

Estructura del Estado

Conocimiento de jurisprudencia funciones y objetivos de la Jurisdicción Especial para la Paz

Derecho penal internacional

Herramientas ofimáticas

Normas y reglamento aplicables a la Jurisdicción Especial para la Paz

Conocimiento en doctrina

V. Requisitos de estudio y experiencia

EstudiosExperiencia
Título de formación profesional en derecho. Título de posgrado en áreas relacionadas Cinco (5) años de experiencia profesional

I. Identificación del cargo

Denominación del empleo: Profesional especializado grado 33 (relator)

Nº de cargos: 1

Dependencia: Secretaría judicial

Cargo del jefe inmediato: Secretario judicial

Área: Secretaría judicial

II. Propósito principal

Titular, publicar y divulgar oportunamente las providencias proferidas por la Jurisdicción Especial para la Paz, JEP.

III. Funciones esenciales

Para el cumplimiento del propósito principal del empleo cumplirá las siguientes funciones:

1. Revisar el orden del día de las salas y secciones, verificar las providencias que han sido aprobadas, descargarlas en medio magnético y proceder a estandarizarlas en el formato adoptado por la JEP.

2. Titular y clasificar temáticamente las providencias proferidas por la JEP y proceder a su publicación de acuerdo con los lineamientos impartidos.

3. Verificar que las providencias proferidas por la JEP se encuentren relacionadas en el sistema administrador de relataría de la entidad.

4. Elaborar tesauros que contengan, además de las providencias de las salas y secciones del tribunal, las providencias y conceptos de la Corte Suprema de Justicia; Corte Constitucional y del Consejo de Estado sobre temas constitucionales, penales y de justicia transicional, los tratados y convenios internacionales sobre derechos humanos y la doctrina nacional y extranjera referente a temas de derecho constitucional, derechos humanos, derecho penal y justicia transicional.

5. Elaborar mensualmente el boletín de jurisprudencia de la JEP.

6. Elaborar líneas jurisprudenciales cuando así se le requiera.

7. Realizar la sistematización de la jurisprudencia en coordinación con otros empleados designados por el secretario jurídico.

8. Hacer fichas con contenido literal según clasificación por temas.

9. Preparar trimestralmente el material para la elaboración de la Gaceta de las salas y secciones del Tribunal para la Paz y enviar los medios magnéticos a la Imprenta. Ello incluye la elaboración de índices alfabéticos y un índice general. Así mismo, alimentar con esta información la base de datos ISIS.

10. Publicar en el portal de la Jurisdicción Especial para la Paz todas las providencias de la corporación.

11. Elaborar y publicar el índice contentivo de las disposiciones adoptadas por la corporación, así como de las providencias de tutela y de salvamentos y aclaraciones de los fallos.

12. Recibir, relacionar y clasificar las providencias proferidas, analizarlas, determinar el problema jurídico, la tesis respectiva y titularlas en debida forma. Para el efecto se tendrá en cuenta la metodología de elaboración de bancos de datos jurídicos.

13. Presentar informes de gestión, incluyendo medición y análisis de indicadores, relacionados con las actividades de titulación y consultas jurisprudenciales de competencia de la JEP.

14. Atender las consultas que le formulen los usuarios internos o externos en materia jurisprudencial que sean de la órbita de su competencia.

15. Coordinar el equipo de trabajo a las que se le asignen funciones de relatoría.

16. Aplicar en los procesos, procedimientos y actividades asignadas, las normas técnicas de los sistemas de gestión.

17. Responder los derechos de petición que sean de la órbita de su competencia.

18. Llevar un registro de las normas suspendidas, anuladas, derogadas y/o modificadas.

19. Desempeñar las demás funciones que por razones del servicio le asigne el jefe inmediato.

IV. Conocimientos básicos o esenciales

Constitución Política de Colombia

Derecho administrativo

Derecho penal

Derecho procesal penal

Derechos humanos y derecho internacional humanitario

Justicia transicional

Estructura del Estado

Conocimiento de jurisprudencia funciones y objetivos de la Jurisdicción Especial para la Paz

Derecho penal internacional

Herramientas ofimáticas

Normas y reglamento aplicables a la Jurisdicción Especial para la Paz

Conocimiento en doctrina

V. Requisitos de estudio y experiencia

EstudiosExperiencia
Título de formación profesional en derecho. Título de posgrado en áreas relacionadas. Cinco (5) años de experiencia profesional.

ART. 6º—El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 8 de mayo de 2018.

(Nota: Véase Acuerdo 32 de 2018 artículo 5° de la Jurisdicción Especial para la Paz)

(Nota: Véase Acuerdo 2 de 2019 artículo 4° de la Jurisdicción Especial para la Paz)