ACUERDO 18 DE 2005 

(Agosto 31)

“Por el cual se adopta la política para el castigo de cartera de los créditos otorgados por el Icetex”.

El Consejo Directivo,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial de las que le confiere el artículo 76 de la Ley 489 de 1998; el numeral 1º del artículo 6º del Decreto 276 de 2004, por el cual se modifica la estructura del Icetex, los numerales 1º y 2º del artículo 13 del Acuerdo 10 de mayo 3 de 2004, expedido por el consejo directivo del Icetex por el cual se adoptan los estatutos,

CONSIDERANDO:

Que el plan general de contabilidad pública establece que los entes públicos tienen el deber de garantizar la razonabilidad y consistencia de las cifras consignadas en los estados contables e informes complementarios, mediante acciones de validación y registro adecuado de las operaciones que permitan su confrontación con los flujos reales y físicos de los bienes, derechos y obligaciones que se reconocen en el proceso contable y revelan la situación patrimonial;

Que dentro de las acciones de validación se encuentran los procedimientos aplicados en el saneamiento contable, que se realiza en cumplimiento de la Ley 716 de 2001, por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones, prorrogada por las leyes 863 de 2003 y 901 de 2004, y los decretos reglamentarios 1282 de 2002 y 1914 de 2003;

Que el artículo 1º de la Ley 716 de 2001, prevé que para el establecimiento de la existencia real de bienes, derechos y obligaciones, que afectan el patrimonio público, las entidades deben depurar y castigar los valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, para proceder, si fuera el caso a su eliminación o incorporación de conformidad con los lineamientos de la ley;

Que para realizar el castigo de cartera de valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, las entidades deben establecer una política que debe ser trazada de acuerdo a su naturaleza y normatividad jurídica, con el fin de depurar las cifras e índices de los estados financieros de la entidad, realizar la reclasificación de cuentas y el registro contable al que haya lugar;

Que el artículo 5º de la Ley 716 de 2001, establece que la responsabilidad sobre la depuración de los valores contables en los organismos descentralizados de los distintos órdenes la competencia recaerá sobre el máximo organismo colegiado de dirección, llámese consejo directivo, junta directiva, consejo superior o quienes hagan sus veces y por el director, el gerente o el presidente, según se denomine;

Que la Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, establece que la dirección y administración de los establecimientos públicos estará a cargo de un consejo directivo, que tiene la función de formular a propuesta del representante legal, la política general del organismo;

Que el Decreto 276 de 2004, por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez”, Icetex, establece en el artículo 6º que el consejo directivo tiene entre otras, la función de expedir en la órbita de su competencia los actos administrativos que se requieran para el cumplimiento de las funciones del instituto;

Que el Acuerdo 10 de 2004, por el cual se adoptan los estatutos del Icetex, en el artículo 13 establece que corresponde el consejo directivo la función de formular a propuesta del director general del instituto, las políticas requeridas para el cumplimiento de las funciones a cargo de la entidad y para el funcionamiento de las mismas, en la órbita de su competencia;

Que la oficina asesora jurídica mediante memorando OJU-2200-340 del 15 de julio de 2005, emitió concepto sobre la viabilidad jurídica del castigo de cartera, tanto en el marco de la Ley 716 de 2001 en el proceso de saneamiento contable y de acuerdo con el plan general de la contabilidad pública, en cualquier tiempo. Igualmente expresa dicho concepto jurídico que el órgano competente para ordenar el castigo de cartera es el consejo directivo del Icetex;

Que la Circular 100 de 1995 de la Superintendencia Bancaria, estableció los parámetros para la calificación de la cartera dependiendo de los tiempos de vencimiento y riesgo de recuperabilidad de la misma, dentro de los cuales se encuentra la calificación de las obligaciones en la categoría de riesgo E, cuando son irrecuperables, es decir que se estimen incobrables y presenten una mora superior a 6 meses;

Que la cartera morosa del Icetex es susceptible de ser calificada en categoría de riesgo E-irrecuperable, aplicando los parámetros de calificación de cartera establecidos por la Superintendencia Bancaria dados los tiempos de vencimiento y riesgo de recuperabilidad de la misma;

Que mediante memorando SDCC-099 del 24 de agosto de 2005, la subdirección de crédito y cartera elaboró el concepto técnico sobre la procedencia de la adopción del castigo de cartera morosa como política de depuración contable, financiera y de cartera, política que apunta a la consistencia y razonabilidad de los estados financieros del Icetex;

Que con fundamento en el concepto técnico y jurídico, señalados precedentemente y con base en la competencia del consejo directivo de la entidad es pertinente adoptar como política de depuración contable, el castigo de las obligaciones morosas bajo los requisitos y condiciones que se señalan en el presente acuerdo,

ACUERDA:

ART. 1º—Castigo de cartera. Adoptar como política de depuración contable, financiera y de cartera, el castigo de las obligaciones que cumplan las siguientes condiciones:

1. Obligaciones calificadas en categoría de riesgo “E” - irrecuperables, que se estimen incobrables y presenten una mora superior a 6 meses y

2. Obligaciones provisionadas al cien por ciento (100%).

ART. 2º—Políticas generales para el castigo de cartera. Se establecen como políticas generales para el castigo de cartera:

1. La división de cartera o quien haga sus veces, es el área que determina las obligaciones que son sujeto de castigo de conformidad con el artículo 1º del presente acuerdo.

2. El castigo de las obligaciones del Icetex debe ser aprobado por el consejo directivo del Icetex.

3. El valor total de las obligaciones castigadas debe ser contabilizado contra la provisión previamente constituida para las mismas obligaciones y registrarse en cuentas de orden o como se determine en las normas de contabilidad vigentes.

4. La división de cartera o quien haga sus veces, es el área encargada de reportar la información de castigos a los organismos de vigilancia y control, de conformidad con la reglamentación vigente.

ART. 3º—Situaciones que dan lugar a la incobrabilidad de la obligación. El estado de incobrabilidad de las obligaciones que se pretendan castigar, se presenta cuando ocurra al menos una de las siguientes situaciones:

1. Insolvencia total del deudor principal y deudores solidarios.

2. Localización de deudor principal y deudores solidarios.

3. Renuencia al pago por parte del deudor principal y sus deudores solidarios.

4. La muerte del deudor principal y los deudores solidarios, siempre que:

a. La obligación se encuentre vencida.

b. El deudor principal y sus deudores solidarios no posean bien alguno.

c. Se encuentre que el deudor principal y/o deudores solidarios posean bienes, pero estos no sean susceptibles de embargar por presentar gravámenes tales como, patrimonio de familia, afectación a vivienda familiar o hipotecas entre otros.

d. El valor del bien, propiedad del fallecido, sea considerablemente menor al valor de la deuda, siempre que no se haya decretado sobre él una medida cautelar.

5. La muerte del deudor principal, siempre que cumpla las condiciones del numeral anterior y los deudores solidarios no se localicen o se encuentren insolventes.

6. Obligaciones cuyo título ejecutivo no exista o presente inconsistencias para el cobro, de conformidad con las normas aplicables.

7. Suscripción de las garantías con el cumplimiento de alguna de de las siguientes situaciones:

a. Solicitud de crédito, presentación de documentación y suscripción de garantías a nombre de personas fallecidas.

b. Solicitud de crédito, presentación de documentación y suscripción de garantías a nombre de personas que no existan o cuyo número de identificación no coincide con el nombre del solicitante. En este caso, se presumirá que la documentación presentada es falsa.

c. Solicitud de crédito y presentación de documentación legítima y suscripción de garantías a través de una firma falsa.

8. Obligaciones en cobro judicial y que no se les ha decretado medidas cautelares por insolvencia total del deudor principal y los solidarios.

ART. 4º—Documentos soportes del certificado de incobrabilidad. El certificado de incobrabilidad debe acompañarse de los siguientes documentos:

1. Informe de la gestión de cobro que incluya la investigación de bienes, para las situaciones enunciadas en los numerales 1º al 5º del artículo anterior.

Para obligaciones con cuantías comprendidas entre 5 y 40 smmlv, las personas responsables de generar el certificado de incobrabilidad realizarán la investigación de bienes en las oficinas de registro de instrumentos públicos y secretarías de tránsito y transporte de los lugares donde residen los deudores, tanto principal como solidarios y del lugar donde se otorgó el crédito. Para las obligaciones con cuantías superiores a 40 smmlv, se realizará la investigación de bienes en las mismas entidades de las capitales del país. Para los casos de deudores renuentes, la investigación de bienes debe hacerse a todas las obligaciones, sin tener en cuenta la cuantía.

El informe de la gestión de cobro debe realizarse de acuerdo con los parámetros del procedimiento de castigo de cartera establecido por el Icetex y debe acompañarse de los anexos correspondientes.

2. Registro civil de defunción expedido por la autoridad competente, en los casos de fallecimiento.

3. Certificado expedido por el grupo de archivo del Icetex o quien haga sus veces, para las obligaciones cuyo título ejecutivo no existe.

4. Certificado del estado de las garantías expedido por la división de cartera o quien haga sus veces, previo concepto de la oficina asesora jurídica o quien haga sus veces, conjuntamente con la copia del pagaré y la carta de instrucciones, para las obligaciones cuyo título ejecutivo presente inconsistencias para el cobro.

5. Copia de la providencia que determine la falsedad de documentos o en su defecto prueba técnica que determine la existencia de la misma.

6. Copia de los documentos que soporten la investigación administrativa, cuando se trate de créditos que se hayan solicitado y/o otorgado con documentos falsos.

7. Certificación expedida por la entidad judicial o por el apoderado del Icetex, del no decreto de medidas cautelares por insolvencia total del deudor, con el soporte documental del caso.

ART. 5º—Documentos necesarios para el castigo de cartera. El castigo de cartera deberá soportarse con los siguientes documentos:

1. Calificación de la obligación con riesgo “E” - irrecuperable expedido por la oficina asesora informática o quien haga sus veces.

2. Certificado de incobrabilidad emitido por la firma de cobranza, el abogado externo o quien haya designado el lcetex, el cual debe contener como mínimo:

a. El número de la obligación, nombre y cédula del deudor principal y de los deudores solidarios.

b. El estado de cada uno de los deudores de la obligación, indicando la causal de incobrabilidad.

c. Gestión realizada a cada uno de los deudores de la obligación susceptible de castigo.

d. El certificado deberá expedirse en la papelería de la firma o del abogado externo, con el nombre, identificación y firma del representante legal y sello de la firma de cobranza externa o abogado externo. En el caso de que se trate de un certificado emitido por un funcionario designado por el Icetex, se elaborará en la papelería institucional y deberá contener el nombre, identificación y cargo del suscribiente.

e. Día, el mes y el año en que se expide el certificado.

3. Informe de las obligaciones a castigar emitido por la división de cartera o quien haga sus veces, con sus causales, cuantía, edad de vencimiento, estado y calificación de la obligación.

4. Certificado de la provisión de la obligación al 100% emitido por la subdirección financiera o quien haga sus veces.

ART. 6º—Obligaciones no susceptibles de castigo. No son susceptibles de castigo, las obligaciones que se encuentren en trámite de normalización, tales como refinanciación, acuerdos de pago, novación, reestructuración o los demás que establezca el Icetex.

ART. 7º—Efectos del castigo de cartera. Las obligaciones que son objeto de castigo de cartera generarán los siguientes efectos para el deudor principal y los deudores solidarios:

1. Reporte en las bases de datos de las centrales de riesgo definidas por el Icetex, como clientes con referencias inhibitorias “cartera castigada”.

2. Reporte en el boletín de deudores morosos del Estado, BDME.

3. No adjudicación de crédito educativo para los solicitantes o deudores solidarios que presentan cartera castigada con el instituto u otras entidades del sector financiero, a menos que la obligación se haya cancelado totalmente.

ART. 8º—Gestión de cobro a las obligaciones castigadas. El castigo de cartera de una obligación no exime al deudor principal y deudores solidarios, del deber de cancelar el valor adeudado de acuerdo a las condiciones del crédito educativo otorgado, razón por la cual el Icetex seguirá realizando la gestión de cobro de las obligaciones castigadas, así:

1. La división de cartera o quien haga sus veces, las firmas de cobranza externa o abogados externos deberán continuar gestionando el recaudo, en el estricto seguimiento y cumplimiento de la gestión de cobro para su recuperación.

2. Las obligaciones cuyos montos superen la suma equivalente a cinco (5) smmlv, deberán ser judicializadas, de conformidad con el procedimiento que para el efecto expida el Icetex.

3. Continuidad en los procesos judiciales instaurados hasta la obtención de sentencias.

ART. 9º—Seguimiento de la cartera castigada. La cartera castigada, se administrará en un módulo especial del sistema de cartera que permita adelantar las tareas de seguimiento y control de las mismas por parte de la división de cartera o quien haga sus veces, área que deberá generar mensualmente un informe.

ART. 10.—Reglamentación. Corresponde al director general del Icetex expedir las normas reglamentarias para desarrollar el presente acuerdo.

ART. 11.—El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 31 de agosto de 2005.

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