ACUERDO 19 DE 1999 

(Julio 28)

“Por medio del cual se reglamenta el sistema unificado del subsidio en la etapa de transición”.

La Junta Directiva del Instituto Nacional de Vivienda de Interés Social y Reforma Urbana, Inurbe,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, particularmente las establecidas en los numerales 7º y 9º del artículo 14 de la Ley 3ª de 1991 y en el Decreto 824 de 1999, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el parágrafo 2º del artículo 5º del Acuerdo 09 de 1999, expedido por esta misma corporación, se autorizó al Inurbe mientras se contrata la entidad operadora del sistema para que éste sea operado por esta entidad en el proceso de postulación, calificación y asignación de los subsidios en aquellos hogares no afiliados a cajas de compensación familiar y a las cajas para sus propios afiliados;

Que en el mismo acuerdo citado, en el parágrafo 1º de su artículo 5º desarrollando el artículo 45 del Decreto 824 de 1999, se prevé que el sistema debe verificar el cumplimiento de los requisitos para la postulación al subsidio en forma sistematizada a través del cruce de la información del hogar postulante con la información proveniente del archivo histórico de asignación del subsidio de las cajas de compensación familiar, del Inurbe y de la Caja Agraria, de los adjudicatarios de crédito del ICT, de las oficinas de catastro, de los fondos de cesantías y de las entidades financieras;

Que por lo anterior, se hace necesario reglamentar el sistema unificado del subsidio en la etapa de transición en cuanto al proceso de postulación, calificación y asignación del subsidio familiar de vivienda que otorga esta entidad,

ACUERDA:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Objeto. El presente reglamento establece los procedimientos para la operación del sistema unificado del subsidio en el Inurbe, como entidad operadora en el período de transición, según lo dispone el Acuerdo 09 de 1999 de la junta directiva del Inurbe.

ART. 2º—Alcance del reglamento. El presente reglamento se aplicará para el desarrollo de las fases de postulación, calificación, asignación y desembolso del subsidio familiar de vivienda, así como para el procedimiento relacionado con la elegibilidad de proyectos de vivienda de interés social sin crédito.

ART. 3º—Responsabilidades. Es responsabilidad de la subgerencia de planeación y sistemas, subgerencia de gestión urbana y asistencia técnica y subgerencia administrativa y financiera del Inurbe el cumplimiento del presente reglamento. En las direcciones regionales del Inurbe la responsabilidad de su cumplimento recae sobre el director regional respectivo y las dependencias que participen en la operación del sistema.

En lo referente a la fase de postulación, este reglamento será aplicado por cualquiera de las ventanillas autorizadas en el Decreto 824 de 1999, actuación que será de su entera responsabilidad.

ART. 4º—Descripción de términos y abreviaciones.

a) Ventanilla. Son lugares de acceso al registro único de postulantes en cada regional del Inurbe, cajas de compensación y fondos municipales de vivienda;

b) Programa de captura. Programa diseñado para la captura de información de la demanda y de la oferta llamado Proyec99;

c) Archivo cédulas.txt. Archivo generado por el programa Proyec99 que contiene la información básica para elaborar cruce de cédulas, y

d) Archivo tablas.pak. Archivos en formato x base capturados y enviados por las regionales que contienen toda la información de oferta y demanda.

ART. 5º—Coordinación de las ventanillas de acceso al registro único de ahorradores y de postulantes con el Inurbe. Las ventanillas autorizadas en el Decreto 824 de 1999, coordinarán sus operaciones con la subgerencia de gestión y asistencia técnica en lo relacionado con los procedimientos y requisitos para la postulación y con la subgerencia de planeación y sistemas en los aspectos relacionados con el procesamiento automático y envío de la información correspondiente.

PAR. 1º—Es responsabilidad del Inurbe nivel central la instalación en las diferentes ventanillas de acceso al registro único de postulantes del programa de captura, así como la verificación de su correcto funcionamiento y capacitación al personal que lo opere. Deberá además el Inurbe entregar a cada ventanilla de acceso al registro único de postulantes el procedimiento para la postulación al subsidio familiar de vivienda y el manual de uso del programa de captura.

PAR. 2º—Es responsabilidad del Inurbe entregar a las ventanillas de acceso único al registro de ahorradores el archivo plano que éstas deberán utilizar para el envío de información al Inurbe, el programa de captura y el manual de uso del programa.

ART. 6º—Coordinación con las ventanillas de acceso al registro de oferta. Las direcciones regionales del Inurbe o las entidades de crédito que declaran la elegibilidad de los proyectos de vivienda según sea el caso, coordinarán sus operaciones con la subgerencia de gestión y asistencia técnica en lo relacionado con la prestación de asistencia técnica en cuanto a la formulación de los proyectos y resolución de consultas sobre el proceso y con la subgerencia de planeación y sistemas en los aspectos relacionados con el procesamiento automático y envío de los proyectos declarados elegibles para el registro en el módulo de la oferta.

PAR.—Es responsabilidad del Inurbe-nivel central entregar a las direcciones regionales del Inurbe, la guía para la declaratoria de elegibilidad de los proyectos que no requieren crédito y capacitar a las entidades financieras en los procedimientos que deben seguir para la elegibilidad de proyectos.

CAPÍTULO II

Principios y finalidad del reglamento de operación del sistema unificado del subsidio

ART. 7º—Principios. La operación del sistema unificado del subsidio tiene como principios fundamentales la eficacia, eficiencia y transparencia en la ejecución de los procesos de operación del subsidio familiar de vivienda. Los principios enunciados buscan oportunidad, resultados positivos, agilidad de respuesta procesada, fácil y de ágil acceso, consulta.

ART. 8º—Finalidades del sistema unificado del subsidio. Las finalidades del sistema unificado del subsidio son las siguientes:

a) Servir de soporte al cumplimiento de la misión del Inurbe facilitando la evaluación de la gestión de la administración;

b) Conformar un registro único de demanda: registro de ahorradores, registro de postulantes;

c) Conformar un registro único de oferta;

d) Conformar una base de datos que permita verificar la información de los inscritos en los registros de demanda y oferta, y

e) Operar la postulación, calificación, asignación y pago de subsidios, como lo indica el Decreto 824 de 1999, a través de procesos ágiles, sistematizados y asegurados.

CAPÍTULO III

Procesos del subsidio familiar de vivienda

ART. 9º—Proceso de registro de ahorradores. El proceso de registro de ahorradores tiene por finalidad establecer una demanda potencial de las viviendas que se requieren, el cual debe permitir la organización de la presentación de la oferta.

El registro único de ahorradores lo realizan las ventanillas de acceso al mismo, luego de la apertura de la cuenta de ahorro para la vivienda y el diligenciamiento del formulario de inscripción respectivo por parte del ahorrador.

La información consignada en el registro deberá ser remitida por las ventanillas, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes al operador del sistema para que estos datos sean ingresados al módulo de la demanda.

El operador del sistema debe actualizar la información de manejo de cuentas de ahorro en forma mensual, según los datos reportados por las entidades financieras o fondos privados de cesantías.

ART. 10.—Proceso de postulación. El proceso de postulación al subsidio familiar de vivienda busca asegurar que se acrediten en las oportunidades establecidas, los requisitos exigidos para ser beneficiario del subsidio familiar de vivienda.

El proceso de postulación al subsidio familiar de vivienda involucra al solicitante del subsidio y a la ventanilla receptora, en cuanto se refiere a la presentación y verificación del formulario de postulación, acompañado de los documentos soportes requeridos.

ART. 11.—Proceso de verificación y ajustes. El proceso de verificación en las ventanillas comprende el examen del diligenciamiento correcto y completo del formulario de postulación, así como de los documentos soportes. En caso de inexactitud o de carencia de la información o soportes, se efectuará la devolución inmediata del formulario y de los documentos anexos con la explicación de las observaciones que deberán ser atendidas por el aspirante.

En la subgerencia de planeación y sistemas del Inurbe se realizará una segunda verificación consistente en la comparación de la información, suministrada dentro de los plazos establecidos, integrada por los documentos físicos y lo consignado en el medio magnético. Finalmente, se hará una última verificación comparando el registro de postulantes obtenido con las bases de datos que se especifican en el artículo 32 de este acuerdo.

ART. 12.—Proceso de calificación de postulantes. Obtenido el registro de postulantes aceptables, se aplicará la fórmula aprobada por el Gobierno Nacional.

ART. 13.—Proceso de asignación. El proceso de asignación implica ordenar en forma automática de acuerdo con unos criterios y puntajes previamente determinados, el listado de postulantes al subsidio familiar de vivienda contra los recursos de las entidades otorgantes.

Este proceso lo realiza el sistema unificado del subsidio, dentro de los períodos establecidos y conlleva la oficialización y comunicación de la misma.

ART. 14.—Proceso de pago. El proceso de pago del subsidio consiste en el desembolso de los dineros correspondientes, los cuales se entregarán en forma anticipada o definitiva según lo previsto en el Decreto 824 de 1999 y en el acuerdo de la junta directiva del Inurbe que reglamenta las garantías a constituir.

ART. 15.—Proceso de registro de la oferta. El proceso de registro de la oferta, es efectuado por las ventanillas aludidas y consiste en la inscripción de los proyectos declarados elegibles.

Esta información debe ser remitida por el operador del sistema en medio magnético de acuerdo con el programa de captura de la oferta para que se consolide el módulo de la oferta.

CAPÍTULO IV

Operación del sistema unificado

ART. 16.—Mantenimiento del sistema. El sistema se actualizará diariamente según las reglamentaciones establecidas para el efecto.

El Inurbe garantizará que las herramientas, software, programas y hardware que se requieran para el perfecto funcionamiento del sistema unificado se dispongan para tal fin tanto a nivel nacional como regional.

El sistema requiere las adaptaciones necesarias para el cumplimiento de los procedimientos, criterios y producción de documentos postasignación.

ART. 17.—Mantenimiento de las bases de datos. El mantenimiento de las bases de datos requerirá un funcionario encargado especialmente para realizar esta labor, quien cumplirá con la periodicidad que se determine con el ánimo de actualizar todas las bases de datos. Para la actualización se debe tener en cuenta lo siguiente:

a) Base de datos de cajas de compensación. Deben actualizarse después de cada período de asignación de manera que se conozcan los beneficiarios de subsidios de cajas;

b) Corporaciones de ahorro y vivienda, bancos, fondos de cesantías, Fondo Nacional de Ahorro, Caja de Vivienda Militar. Deben actualizarse mensualmente con la información de manejo de cuentas de ahorro para la vivienda y eventualmente al recibir información de registro de ahorradores, y

c) Registraduría, IGAC, catastros. Deben actualizarse de acuerdo con los convenios que se pacten con dichas entidades, cuyos convenios formarán parte del presente reglamento.

En los períodos de asignación se realizarán back-up diario de las bases de datos y en el resto del tiempo se podrán hacer semanalmente, guardando siempre el medio magnético en la caja fuerte.

CAPÍTULO V

Calidad en la operación

ART. 18.—Aseguramiento de procesos. Tanto los procesos automatizados como aquellos que requieren la operación de funcionarios deben ser totalmente asegurados en los puntos donde se presenten riesgos de manipulación de la información.

Las actividades que se deben realizar para evitar las manipulaciones que se pueden presentar en la postulación, se relacionan con la verificación de los requisitos previstos en el artículo 39 del Decreto 824 de 1999, que deben provocar la devolución inmediata de los formularios con los soportes anexados o la entrega de los desprendibles que acreditan la postulación.

En lo referente a la captura de la información que deben hacer las ventanillas de acceso al registro único de postulantes, se debe tener en cuenta el manual del usuario, proyectos VIS 1999.

El proceso de asignación se asegura con claves de acceso a las terminales del sistema que impiden la modificación de las fórmulas de calificación de postulantes.

En los documentos Inurbe-SGP1-SFV-01, 02, 03 y 04 se describen los procesos y procedimientos, responsables, registros y demás normas de aseguramiento que garantizan control y seguimiento de la operación del subsidio.

Estos documentos hacen parte del presente acuerdo y se aprueban por la gerencia general del Inurbe.

ART. 19.—Auditoría del sistema de información. El sistema de información tendrá una auditoría definida a través de metodologías standard que le permita evaluar y hacer recomendaciones tendientes a prevenir y minimizar los riesgos informáticos así como a optimizar los controles del sistema en general.

ART. 20.—Auditoría externa. Se contratará por el Inurbe una firma acreditada en auditoría de sistemas la que tendrá como misión aprobar la asignación de los subsidios. El resultado de tal auditoría constará en los documentos de trabajo donde se especificarán las observaciones, deficiencias y recomendaciones del caso.

CAPÍTULO VI

Proceso de postulación

ART. 21.—Entrega de formulario. Las ventanillas de acceso al registro único de postulantes a que se refiere el artículo 36 del Decreto 824 de 1999, entregarán a las familias interesadas, a las organizaciones populares de vivienda, a las alcaldías municipales, a las organizaciones no gubernamentales y a los promotores de vivienda en general, los formularios de inscripción en el registro único de ahorradores y formularios de postulación al subsidio familiar de vivienda.

ART. 22.—Recepción de formularios. Las ventanillas de acceso al registro único de postulantes recepcionarán los formularios de inscripción en el registro único de postulantes y revisarán el diligenciamiento completo y correcto del formulario y la presentación de los anexos exigidos.

ART. 23.—Radicación de formulario. Si se cumple con el diligenciamiento completo y correcto del formulario, se anexan en su totalidad los documentos exigidos y si se acredita el 100% de la financiación de la vivienda, el formulario se radicará, entregándole al postulante como comprobante el desprendible de éste, con la firma de la persona que lo recepcionó y la fecha de la radicación.

ART. 24.—Devolución de formularios. Si no se cumple el diligenciamiento del formulario o no se anexan los documentos completos o no se acredita la financiación de la vivienda, el formulario será devuelto en el mismo momento, indicándole al interesado las observaciones realizadas.

ART. 25.—Captura de información. Las ventanillas de acceso al registro único de postulantes ingresan en el programa de captura Proyect99, la información registrada en los formularios de postulación.

ART. 26.—Archivo físico de formularios. Las ventanillas de acceso al registro único de postulantes legajarán los documentos correspondientes a cada postulante, foliará cada uno de los papeles por postulante, marcará con nombre y cédula del aspirante y archivará en orden alfabético en un archivador bajo estrictas medidas de seguridad para consulta.

ART. 27.—Impresión de información capturada. Las ventanillas de acceso al registro único de postulantes imprimen el archivo conformado por la información capturada.

ART. 28.—Envío de información capturada e impresa. Las ventanillas de acceso al registro único de postulaciones remitirán la información anteriormente señalada cada diez (10) días calendario a la subgerencia de planeación y sistemas. Este procedimiento se adelantará hasta tres (3) días después de la fecha del cierre de recepción de postulantes.

La información se enviará con carta remisoria que indique el número de postulantes y el período de la recepción de las mismas, en medio magnético e impreso del archivo tablas.pak del programa de captura y cada hoja impresa deberá ser firmada por el director regional del Inurbe.

Es responsabilidad del director regional las inconsistencias, irregularidades y defectos que se presenten.

ART. 29.—Recepción de información de regionales. El operador del sistema registrará en las planillas toda la información recibida de las ventanillas de acceso al registro único de postulantes y elaborará un acta de recibo.

ART. 30.—Validación de captura. El operador del sistema verificará y validará la información contenida en el soporte físico comparándola con el medio magnético, recopilando y recodificando la base de datos conformada, siendo de su responsabilidad el aseguramiento de posibles riesgos de manipulación.

En caso de encontrar inconsistencias, elaborará un informe que será remitido a la oficina de control interno o al auditor determinado para su correspondiente investigación.

ART. 31.—Consolidación de lista única de postulantes al subsidio. La información de captura validada es cargada en el sistema, consolidando la totalidad de la lista única de postulantes al subsidio nacional.

ART. 32.—Cruce de validación. El operador del sistema carga la información verificada y validada para efectuar el cruce con las bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, de las oficinas de catastro de las principales ciudades, del Fondo Nacional de Ahorro, del Instituto de Crédito Territorial, del Inurbe, de la Caja Agraria, de las cajas de compensación familiar, de la Caja de Vivienda Militar y del Forec.

La finalidad del cruce citado, determinará la propiedad preexistente o posesión de bienes inmuebles, de subsidios otorgados con anterioridad y afiliaciones a cajas de compensación y la verificación del manejo de la cuenta de ahorro programado.

ART. 33.—Consolidación de lista única de postulantes aceptados. El operador con los resultados obtenidos de los cruces, consolidará las bases de datos de los postulantes aceptados y los postulantes rechazados.

En caso de resultar inadmitidos, la información deberá ser remitida a la ventanilla correspondiente dentro de los cinco (5) días siguientes, para que ésta comunique por escrito el rechazo al postulante en los cinco (5) días posteriores al recibo de la comunicación.

Si pasados cinco (5) días, el interesado se abstiene de presentar la reclamación o complemento de la información, se entiende aceptada la observación comunicada.

ART. 34.—Envío de documentos complementarios. Cuando el postulante presente documentos que aclaren o complementen la información solicitada de acuerdo con la comunicación en donde se le notifica su inhabilidad, las ventanillas de acceso al registro único de postulantes los recepcionarán, revisarán y, de estar de conformidad, las remitirán al operador del sistema, dentro de los tres (3) días siguientes, con carta remisoria firmada por el director regional del Inurbe o el representante de la entidad habilitada como ventanilla.

ART. 35.—Verificación y ajuste de postulantes. El operador al recibir la documentación complementaria verificará la información, producirá el acta de recibo y trasladará en presencia del auditor del sistema de la lista de inhabilitados a la lista de postulantes aceptados, los que cumplan por este efecto con los requisitos exigidos.

CAPÍTULO VII

Proceso de calificación

ART. 36.—Calificación de postulantes aceptados. El operador del sistema deberá activar sobre la base de datos de los postulantes aceptados, el sistema, para que en forma automática éste aplique a cada uno de ellos la fórmula de calificación y consolide el listado único de postulantes calificados.

ART. 37.—Auditaje del proceso de calificación. La auditoría del sistema verificará el adecuado proceso de calificación y expedirá una certificación que así lo haga constar. Este requisito es indispensable para proceder a asignar los subsidios familiares de vivienda.

CAPÍTULO VIII

Proceso de asignación

ART. 38.—Asignación de recursos. El operador activa el sistema para que éste automáticamente y en estricto orden descendente liste las postulaciones según las calificaciones obtenidas y determine el valor del subsidio familiar de vivienda en pesos por hogar.

Posteriormente, el sistema aplica el presupuesto y asigna subsidios hasta agotar recursos disponibles.

ART. 39.—Auditaje del proceso de asignación. La auditoría del sistema verificará el adecuado proceso de asignación y expedirá una certificación que así lo haga constar.

ART. 40.—Consolidación de la lista de postulantes asignados. El operador del sistema consolidará la base de datos de la lista de postulantes asignados, así como la de postulantes no atendidas.

ART. 41.—Oficialización de la asignación. La gerencia general previa certificación de la auditoría, suscribe la resolución de asignación correspondiente.

ART. 42.—Publicación de la asignación. El operador del sistema entregará en medio magnético la información correspondiente de las asignaciones del subsidio al medio masivo de comunicación, establecido para el efecto.

ART. 43.—Comunicaciones de asignación de subsidios. El operador del sistema producirá las comunicaciones de asignación de los subsidios que se entregarán a los hogares beneficiarios a través de las ventanillas de acceso al registro único de postulantes.

ART. 44.—Comunicación de postulantes no beneficiados. El operador del sistema, remitirá mediante oficio a las ventanillas de acceso al registro único de postulantes el listado de postulantes no beneficiados para que a su vez las mismas comuniquen directamente a la familia informándole de la no atención por falta de disponibilidad de recursos y sus posibilidades de volver a participar.

ART. 45.—Divulgación de resultados de asignación. La gerencia general del Inurbe comunicará mediante oficio al Ministerio de Desarrollo Económico, el Departamento Nacional de Planeación, así como a las entidades financieras, fondos de cesantías la base de datos de los postulantes asignados y de los no beneficiados.

ART. 46.—Quejas y reclamos. Las oficinas regionales del Inurbe orientarán la formulación de quejas y reclamos hacia el Ministerio de Desarrollo Económico.

El Ministerio de Desarrollo Económico recepcionará las quejas y reclamos que por concepto de los resultados de la asignación, se produzcan en el país y las remitirán al operador del sistema para su atención.

El operador del sistema remitirá al Ministerio de Desarrollo Económico las respuestas obtenidas para su remisión a los interesados.

CAPÍTULO IX

Proceso de pago

ART. 47.—Solicitudes de desembolso del subsidio. El oferente, con la autorización del hogar beneficiario y la suscripción del contrato de promesa de venta o construcción y, en caso de requerirlo la aprobación del crédito por parte de un establecimiento de crédito, solicitará a la entidad financiera en donde el hogar tiene abierta la cuenta de ahorro para la vivienda, que tramite ante el Inurbe el desembolso correspondiente al subsidio familiar de vivienda.

ART. 48.—Autorización de desembolso. La entidad financiera debe verificar que la documentación presentada reúna los requisitos exigidos y así lo certificará por escrito al Inurbe, quien desembolsará los subsidios a la cuenta de ahorro para la vivienda del hogar la cual se encuentra inmovilizada.

ART. 49.—Giro de los recursos del subsidio en forma anticipada. El oferente podrá solicitar a la entidad en donde se encuentran depositados los recursos del subsidio el giro de los mismos en forma anticipada siempre y cuando cumpla con las garantías exigidas en reglamento expedido para el efecto por la junta directiva del Inurbe.

ART. 50.—Giro del subsidio contra presentación de escritura. El oferente podrá solicitar a la entidad financiera en donde se encuentran depositados los recursos del subsidio el giro de los recursos del subsidio cuando acredite el otorgamiento y registro de la escritura pública de adquisición o de declaración de construcción según la modalidad a favor del hogar beneficiario.

ART. 51.—Vigencia. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a 28 de julio de 1999.

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