ACUERDO 2 DE 2003 

(Febrero 25)

“Por medio del cual se adopta el manual de contratación para los contratos del giro ordinario del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo, Fonade”.

La Junta Directiva del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo, Fonade,

en cumplimiento de lo ordenado por el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 8º numeral 10 del Decreto 2168 de 1992,

CONSIDERANDO:

Que la actividad contractual de Fonade se desarrolla mediante la aplicación de dos regímenes jurídicos: la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios para las actividades propias de su funcionamiento y el derecho privado para el cumplimiento del giro ordinario de sus negocios;

Que a pesar de la diferenciación en la normatividad aplicable a las actividades de Fonade, los dos regímenes comparten principios y reglas constitucionales fundamentales;

Que de conformidad con lo señalado en el parágrafo 1º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 21 del Decreto 679 de 1994 y en el artículo 288 del estatuto orgánico del sistema financiero, los contratos que celebre Fonade dentro del giro ordinario de sus negocios estarán sujetos a los normas del derecho privado;

Que el artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones;

Que se hace necesario ajustar el manual de contratación existente, de acuerdo con las políticas del Gobierno Nacional;

Que se hace necesario establecer las reglas aplicables a las fases precontractual, contractual y poscontractual en relación con los contratos que celebra Fonade para el desarrollo de las actividades propias del giro ordinario de sus negocios, así como las responsabilidades en la gestión contractual;

Que la junta directiva, de conformidad con el numeral 10 del artículo 8º de Decreto 2168 de 1992, tiene la facultad de adoptar los manuales que se requieran para el normal desarrollo de la entidad,

ACUERDA:

CAPÍTULO PRIMERO

Aspectos generales

ART. 1º—Objeto. El objeto del presente acuerdo es establecer las condiciones para la realización de proyectos de personas particulares y de los contratos que debe celebrar la entidad para el cumplimiento de convenios con entidades estatales. Es decir, aquellos que corresponden al giro ordinario de sus negocios.

Se considera que corresponde al giro ordinario de las actividades la celebración de contratos que le permiten a Fonade competir, en igualdad de oportunidades, con el sector privado. Entre otros, la estructuración de proyectos, la gerencia integral de proyectos, formulación y ejecución de proyectos y todos los demás contratos dentro del límite de su objeto.

PAR.—Las actividades que realiza Fonade en materia de crédito se sujetarán a manuales especiales.

ART. 2º—Principios, alcance y normativa aplicable. En las actuaciones de la contratación de Fonade para la ejecución de negocios de su giro ordinario se tendrán en cuenta los principios que rigen la administración pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, las reglas del derecho común y las que se desarrollan de manera específica en el presente manual.

ART. 3º—Autorización para la celebración de contratos. La gerencia general podrá, mediante poder debidamente conferido, otorgar autorización para la selección de contratistas y la celebración, ejecución y liquidación de contratos. El apoderado cumplirá las atribuciones que para caso particular se establezcan en el respectivo documento.

CAPÍTULO SEGUNDO

Entes asesores

ART. 4º—Entes asesores. Créase el comité de negocios y los grupos de trabajo como entes asesores del proceso de negociación y contratación.

4.1. Comité de negocios. El comité de negocios será el ente que apoyará a la gerencia general, para recomendar la celebración de convenios con entidades estatales, contratos con particulares para la estructuración y gerencia de proyectos. En general, para la celebración de contratos o convenios con sus clientes, que tengan una cuantía superior a trescientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (300 smlmv).

4.1.1. Funciones del comité de negocios. El comité de negocios tendrá las siguientes funciones:

— Asesorar a la gerencia general en relación con la celebración de convenios con entidades estatales, contratos con particulares para la estructuración y gerencia de negocios y para la celebración de contratos o convenios con sus clientes.

— Efectuar un análisis de las obligaciones que podría asumir Fonade frente a las entidades y personas contratantes. Con este fin la subgerencia comercial efectuará, con el apoyo de las demás áreas de la entidad, una ponencia detallada ante el comité de negocios.

— Efectuar las recomendaciones que sean necesarias para lograr la mayor eficiencia técnica, administrativa, jurídica y financiera para la ejecución de los convenios u(sic) contratos.

— Recibir informaciones periódicas sobre la ejecución de los convenios y contratos y presentar las recomendaciones que sean pertinentes.

— Recomendar la incorporación de cláusulas en convenios y contratos que permitan ejecutar los proyectos en forma oportuna y adecuada. Entre otras estipulaciones se tendrá en cuenta el alcance de las obligaciones de los comités que se determinen en los convenios, la debida atención de los pagos, el establecimiento de reglamentos operativos, las formalidades para los pagos, etc.

4.1.2. Integración del comité de negocios. El comité de negocios estará conformado por el subgerente comercial, el subgerente de negocios, el subgerente administrativo y financiero y el jefe de la oficina asesora jurídica.

Las recomendaciones y conceptos del comité se adoptarán y expedirán por consenso entre sus miembros y serán suscritos por el subgerente de comercial.

4.1.3. Secretaría técnica del comité de convenios. La secretaría técnica del comité de convenios estará a cargo de la subgerencia comercial.

4.1.4. Funciones de la secretaría técnica. La secretaría técnica tendrá las siguientes funciones:

— Preparar el orden del día.

— Citar a los colaboradores de las diferentes dependencias y áreas de Fonade, cuando a juicio del comité se requiera para ampliar y complementar un tema sometido a su consideración.

— Verificar los soportes de los asuntos a tratar.

— Proyectar y suscribir las certificaciones o constancias sobre los asuntos sometidos a consideración del comité de convenios.

— Levantar, custodiar y suscribir, previa aprobación por los miembros del comité de convenios, las actas de cada sesión.

— Organizar, actualizar y custodiar el archivo del comité.

— En general, todas aquellas actividades que conduzcan al cumplimiento de la finalidad del comité de convenios.

4.2. Gerentes de negocios. La gerencia general designará a una persona como gerente de uno o varios convenios o de la estructuración de un proyecto o negocio. La coordinación de los gerentes corresponderá a la subgerencia comercial.

Los gerentes de negocios cumplirán las siguientes funciones:

— Coordinar las actividades de los grupos de trabajo para garantizar el cumplimiento de las obligaciones de los convenios y contratos.

— Informar a las entidades estatales y a los particulares sobre la ejecución de convenios y contratos.

— Asistir a los comités de los cuales forme parte y efectuar las recomendaciones que permitan la oportuna ejecución de convenios y contratos.

— Informar a la gerencia general sobre la ejecución de convenios y contratos.

4.3. Grupos de trabajo. Para cada convenio o contrato o grupos de convenios o contratos, la gerencia general o la subgerencia comercial determinará grupos de trabajo integrados por personal idóneo.

4.3.1. Grupo de estudios previos de los contratos derivados. La gerencia general o la subgerencia comercial integrará un grupo de trabajo para la realización de las actividades previas a la recepción de las ofertas. Este grupo desarrollará las siguientes actividades, sin perjuicio de la obligación de verificación y convalidación que corresponde a la subgerencia comercial:

— Efectuar la revisión del proyecto que se pretende ejecutar y formular las recomendaciones que correspondan.

— Efectuar recomendaciones para racionalizar los recursos del convenio, procurar economías de escala al interior del proyecto y frente a las demás contrataciones de Fonade.

— Efectuar el análisis de los riesgos de contrato. Entre otros se tendrán en cuenta, factores climáticos, de orden público y diferencial cambiario. Será imperativo regular de manera expresa en las reglas de participación las soluciones para cada uno de estos riesgos de tal forma que no se genere el pago de mayores valores por parte de los clientes de Fonade.

— Análisis de la disponibilidad de recursos.

— Análisis sobre la forma de pago y su correspondencia con el valor al que se pretende contratar.

— Verificación de la existencia de la totalidad de estudios, licencias y permisos.

— Verificación de las condiciones y precios del mercado. Para el efecto se tendrá en cuenta los costos y valores existentes en el lugar del cumplimiento de la prestación y las condiciones de pago que pretende proponer Fonade a los oferentes. Las cartillas de precios de entidades públicas y organismos consultivos, los valores registrados en el SICE, constituyen un parámetro a considerar para el establecimiento de las condiciones y precios del mercado. En ningún caso dichas cartillas podrán ser la única información que debe considerarse para la realización del estudio.

— Realizar los estudios previos que requiera la celebración del contrato o efectuar una revisión de los mismos.

— Elaborar las reglas de selección de contratistas con criterios claros, objetivos justos y completos.

PAR.—Se entiende por: Reglas justas: aquellas que permiten a la entidad seleccionar al “mejor contratista”; es decir, a la persona natural o jurídica que mejor puede cumplir con la prestación. Se consideran reglas injustas aquellas que rinden tributo al formalismo. Con el ánimo de cumplir con esta condición en los documentos que regulan los procesos selectivos se indicarán en forma precisa y detallada los requisitos que se consideran formales o no sustanciales para que los oferentes, en caso de incumplimiento de los mismos, cuenten con una oportunidad adecuada para su corrección. Reglas objetivas: aquellas que en su aplicación no inciden condiciones subjetivas de los evaluadores, es decir, si su resolución final no se afecta por aspectos particulares propios de su formación profesional, experiencia, capacitación, etc. Necesariamente para cumplir con esta condición los criterios de selección deben suponer la aplicación de un factor o regla matemática. Reglas claras: los criterios de selección deberán estar redactados de tal forma que admitan las interpretaciones que intencionalmente se han considerado necesarias y pertinentes. En ningún caso se admitirán condiciones redactadas de manera ambigua e imprecisa. Reglas completas: en los documentos elaborados para la selección de contratistas se establecerán condiciones que permitan su aplicación integral sin que resulte necesario acudir a documentos o criterios externos no transcritos o referidos de manera expresa.

4.3.2. Grupo de evaluación de propuestas y suscripción de contratos. La subgerencia comercial y la asesoría jurídica, integrarán un grupo de trabajo para la realización de evaluaciones de las propuestas y la celebración del contrato que desarrollará las siguientes actividades:

— Elaborar los estudios y recomendaciones sobre las propuestas presentadas.

— Proyectar la determinación que ponga fin a los procesos selectivos.

— Proyectar la minuta del contrato.

4.3.3. Grupo o persona encargado(a) de la ejecución y liquidación de contratos. La subgerencia comercial y la asesoría jurídica, integrarán un grupo de trabajo o designará una persona para realizar el seguimiento a la ejecución del contrato y preparar, si es el caso, la liquidación correspondiente que cumplirá las actividades que determine la gerencia general o la asesoría jurídica.

4.3.4. Discrepancia de criterios. En el evento en que exista discrepancia de criterios entre los grupos de trabajo y la subgerencia comercial, prevalecerá el de la subgerencia comercial.

CAPÍTULO TERCERO

Trámites y procedimientos para la contratación del giro ordinario

ART. 5º—Trámites. Los trámites que se cumplirán para la suscripción de los contratos que correspondan al giro ordinario de Fonade serán los siguientes:

5. Actividad precontractual. El trámite precontractual se adelantará de conformidad con las reglas que a continuación se indican:

5.1. Oferta pública de contrato. Por regla general Fonade seleccionará a los contratistas previa la realización de una oferta pública de contrato. En este procedimiento se observarán las siguientes reglas:

— La oferta pública de contrato se surtirá con la publicación en la página web de los borradores de las reglas de participación y de su texto definitivo, salvo cuando se trate de contratar bienes, servicios, obras, actividades que comprometan la defensa y seguridad nacionales.

— Fonade podrá, además, formular invitaciones a proveedores mayoristas o distribuidores mayoristas para garantizar la concurrencia de oferentes en sus procesos.

— Los interesados podrán formular observaciones a las reglas de participación hasta dos días antes de la audiencia de respuestas, mediante la utilización de los mecanismos que en dichas reglas se establezcan.

— En la fecha indicada en las reglas de selección Fonade efectuará una audiencia de respuestas a las observaciones.

— En las reglas de selección se indicará una única fecha para la recepción de ofertas.

— El grupo evaluador realizará las evaluaciones dentro del término que para el efecto se haya previsto.

— Las evaluaciones se pondrán a disposición de los interesados en la página web y en medio escrito durante el plazo establecido.

— La determinación se adoptará en forma pública si existieren observaciones a las evaluaciones o si cualquier persona lo solicita.

— Fonade podrá modificar el trámite del proceso para cada caso particular y ampliar los términos inicialmente previstos.

5.2. Oferta por directorio. Para la celebración contratos que no superen trescientos salarios mínimos legales mensuales (300 smlmv), Fonade invitará a presentar oferta a las personas que estén inscritas en su directorio de contratistas, siempre que su número no sea superior a diez (10). Si existen más de diez (10) personas registradas en el directorio se realizará, en audiencia pública, un sorteo para seleccionar a diez (10).

Para lograr una difusión adecuada del directorio de contratistas la subgerencia comercial ordenará, por lo menos en dos oportunidades al año, la publicación de avisos en diarios de amplia circulación Nacional.

Sin perjuicio del trámite previsto en este artículo y en los casos en que las circunstancias lo ameriten, Fonade, podrá efectuar invitaciones individuales a presentar propuesta.

5.3. (Modificado).*Contratación con una oferta. Se podrá contratar con una oferta, teniendo en cuenta las condiciones y precios del mercado, en los siguientes casos:

— Cuando en la solicitud pública de oferta o en la oferta por directorio no se presente propuesta o las recibidas no cumplan con las reglas establecidas por Fonade.

— Prestación de servicios profesionales.

— Contratos para la ejecución de proyectos de gestión comunitaria para ejecutar recursos públicos o privados.

— Contratos en los que Fonade deba cumplir las precisas instrucciones de los aportantes o donantes.

— Cuando no exista pluralidad de oferentes, es decir, cuando el contratista sea propietario de los derechos de autor o propiedad industrial.

— En los demás casos en los que la gerencia general, previas justificación técnica, económica o jurídica, determine.

*(Nota: Modificado por el Acuerdo 6 de 2003 artículo 1° del fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo).

ART. 6º—Directorio de contratistas. Cualquier persona podrá inscribirse en el directorio de contratistas de Fonade. La subgerencia comercial determinará el formulario que deba diligenciarse para el efecto, bien sea escrito o mediante la utilización de medios electrónicos.

En la inscripción se acreditarán las condiciones de los interesados que puedan ser relevantes para el trámite de procesos de selección. La subgerencia comercial de Fonade certificará, mediante un documento, los requisitos que previamente hayan sido acreditados. En los procesos de selección no se deberá presentar la información certificada por la subgerencia comercial.

ART. 7º—El contrato y su finiquito. La asesoría jurídica de Fonade determinará las minutas y modelos que deberán utilizarse para la celebración de los contratos o convenios para el desarrollo del giro ordinario de sus negocios. Así mismo en su texto se deberán acordar las condiciones para su debida y oportuna ejecución y los mecanismos para declararse a paz y salvo.

CAPÍTULO CUARTO

Disposiciones finales

ART. 8º—Aplicación de regímenes especiales. Cuando Fonade sea designado administrador, ejecutor o coejecutor de recursos de la banca multilateral o de cualquier otro organismo externo de carácter financiero o de cooperación ayuda o asistencia, deberá aplicar en sus procesos de contratación las reglas que le sean impuestas por tales organismos.

ART. 9º—Prohibición de contratar. En desarrollo del artículo 209 de la Constitución Política no podrán contratar con Fonade aquellas personas que incurran en causales constitucionales y legales de inhabilidad o incompatibilidad.

ART. 10.—Autorización. Con el objeto ajustar el presente manual a los eventuales cambios que ocurran en la estructura de la entidad, la gerencia general podrá realizar las modificaciones que considere pertinentes. Igualmente establecerá las reglas relativas al control institucional sobre la actividad contractual y los procedimientos para el pago de las obligaciones que adquiera la entidad. Del ejercicio de las anteriores facultades deberá informar a la junta directiva.

ART. 11.—Participación ciudadana. Fonade propiciará los espacios para adelantar acciones en aras de permitir el control ciudadano en la ejecución de los proyectos que ejecute o financie. Para este efecto podrá apoyarse en organizaciones gremiales, cívicas, y comunitarias, así como lograr el concurso de las universidades.

ART. 12.—Procedimientos en curso. Los procesos de contratación que se encuentren en curso en cualquiera de las etapas se continuarán rigiendo por la normativa anterior. Sin embargo cuando se inicie una nueva etapa, se aplicará lo previsto en este manual, de acuerdo con las etapas precontractual, contractual o postcontractual.

ART. 13.—Derogatoria. El presente acuerdo rige desde la fecha de su publicación y deroga las disposiciones y reglamentos internos que le sean contrarios, en especial la Resolución 48 de 2001.

Dado en Bogotá, D.C., a 25 de febrero de 2003.

_______________________________________