Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía

 

Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía

ACUERDO 2 DE 2016 

(Abril 28)

“Por el cual se unifican las disposiciones que regulan la integración, organización y reglamentación del comité financiero, comité de auditoría, comité de riesgos y se suprime el comité de crédito de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía”.

La Junta Directiva de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía,

en ejercicio de las facultades legales, estatutarias y reglamentarias, en especial las conferidas en el numeral 3º del artículo 8º del Decreto-Ley 353 de 1994, modificado por el artículo 5º de la Ley 973 de 2005, y

CONSIDERANDO:

Que la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, es una empresa industrial y comercial del Estado de carácter financiero del orden nacional, organizada como establecimiento de crédito, de naturaleza especial, dotada de personería jurídica autonomía administrativa y capital independiente, vinculada al Ministerio de Defensa Nacional y vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Que la Superintendencia Financiera de Colombia establece que las entidades vigiladas estructuren, implementen y mantengan comités u órganos sociales al interior de su organización, que administren los diversos riesgos que les corresponda gestionar de acuerdo al objeto para el cual fueron creados.

Que dada la naturaleza jurídica de la entidad, corresponde entre otras cosas, dar cabal cumplimiento al Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y a la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995), en especial a su Capítulo VI en la cual se establecen las reglas relativas al sistema de administración del riesgo de liquidez, por lo cual se creó y reglamentó el comité de activos y pasivos. Adicionalmente y en observancia del Capítulo XX de la citada circular en la cual se establecieron los parámetros mínimos de administración de riesgos que se deben cumplir para la realización de las operaciones de tesorería se creó y reglamentó el comité evaluador de inversiones financieras.

Que si bien el Capítulo XX de la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995) fue derogado por la Circular Externa 51 de 2007 y que reglamenta el Riesgo de Mercado, como una de las buenas prácticas por las que deben propender las entidades financieras, la junta directiva de la entidad determinó integrar, organizar y reglamentar el comité financiero, mediante el cual fusionó el comité de activos y pasivos, y el comité evaluador de inversiones financieras.

Que en acatamiento de los aspectos contenidos en la parte I Título I Capítulo IV de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, se creó y reglamentó el comité de auditoría que tiene dentro de sus principales objetivos evaluar la operación del modelo estándar de control interno actualizado con el Decreto 943 de 2014 y garantizar que las actividades y operaciones de la entidad cumplan con la misión institucional, igualmente se dispuso que al tener el comité de coordinación de auditoría funciones similares al comité de auditoría es procedente que este último las asuma.

Que de acuerdo con lo establecido el Capítulo XXI de la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995) las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia se exponen al riesgo de mercado, el cual en caso de materializarse puede llegar a afectar la estabilidad y la viabilidad financiera de las mismas y del sistema financiero en su integridad, por lo cual se creó y reglamentó el comité de riesgos el cual debe identificar, medir, controlar y monitorear eficazmente estos posibles riesgos.

Que la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, por ser un establecimiento de crédito de carácter especial, en desarrollo de su objeto cuenta con la facultad de desarrollar cualquier operación activa de crédito, así como todas las operaciones del mercado inmobiliario encaminadas a que sus afiliados adquieran vivienda, concepto que incluye, además de crédito individual de vivienda, la financiación de vivienda a través de leasing habitacional, figura regulada por el Decreto 2555 de 2010 e implementada por la entidad.

Que con el fin de evaluar y aprobar las solicitudes para el otorgamiento de leasing habitacional mediante el Acuerdo 3º del 28 de abril de 2005 “se crea, integra, organiza y reglamenta el comité de crédito de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía para el modelo leasing habitacional” estableciéndose en su artículo 2º sobre la conformación del mismo, que uno de sus integrantes es un miembro de la junta directiva, en este caso el delegado del Ministerio de Hacienda.

Que teniendo en cuenta que el objeto del comité de crédito requiere de un desarrollo netamente operativo, se considera pertinente que el mismo se suprima a nivel de acuerdo y se establezca e integre a nivel de la administración, bajo el entendido que se trata de otro modelo de solución de vivienda establecido y desarrollado por la entidad.

Que se estima conveniente la unificación de las disposiciones que regulan los comités financiero, de auditoría y de riesgos que hacen parte integral la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, a fin de racionalizar y simplificar su consulta y aplicación.

Que la unificación propuesta conlleva a la actualización de las disposiciones sobre los comités mencionados para que se ajuste a la realidad institucional y a la normatividad vigente.

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

ART. 1º—Unificar e integrar la reglamentación del comité financiero, de auditoría y de riesgos de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía en el presente cuerpo normativo.

CAPÍTULO I

Comité Financiero

ART. 2º—Objeto. El objeto del comité financiero de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía es analizar, evaluar y recomendar la realización de las operaciones de tesorería relativas a la gestión de los activos bajo su administración; esto es, los portafolios de inversión conformados por los recursos y aportes de sus afiliados. Así mismo, deberá apoyar a la junta directiva y a la gerencia general en la definición, seguimiento y control de las políticas generales de la gestión de activos y pasivos. Esta gestión requiere una permanente medición y evaluación de la composición y maduración de los activos y pasivos, de manera que permita una gestión integral de la estructura de sus activos y pasivos, a fin de controlar el grado de exposición a los principales riesgos de mercado y de liquidez, con el objetivo de protegerse de eventuales pérdidas.

ART. 3º—(Modificado).* Integración. El Comité Financiero de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes actuarán con voz y voto, serán miembros permanentes del Comité y su participación será indelegable:

1. Un miembro de la junta directiva, designado por esta corporación en atención a su perfil y competencias, quien lo presidirá.

2. Subgerente financiero.

3. Jefe oficina asesora de planeación.

4. Jefe de la oficina asesora de gestión del riesgo.

5. Jefe área de tesorería.

6. Jefe área de finanzas.

PAR. 1º—A la reunión del comité financiero asistirá de forma permanente el líder del grupo de negociación quien actuará como secretario técnico del comité, con voz y sin voto.

PAR. 2º—Serán invitados permanentes del comité financiero el gerente general y el jefe de control interno, quienes actuarán con voz y sin voto.

PAR. 3º—El comité financiero será presidido por el miembro de la junta directiva, en ausencia de este, presidirá las sesiones el subgerente financiero.

(Nota: Modificado por el Acuerdo 1° de 2017 artículo 2° de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía)

ART. 4º—Funciones del presidente y secretario técnico. Sin perjuicio de las funciones generales del comité financiero, el presidente y el secretario técnico tendrán las siguientes funciones:

1. El Presidente del comité financiero:

a) Presidir las reuniones del comité y velar porque sus actuaciones se enmarquen dentro de los parámetros de este acuerdo y de la legislación vigente;

b) Presentar ante la junta directiva, la información y recomendaciones obtenidas en desarrollo de sus funciones;

c) Cumplir las recomendaciones y comentarios de la junta directiva en la gestión de activos y pasivos.

2. El secretario técnico del comité financiero:

a) Apoyar al presidente del comité en el cumplimiento de sus funciones;

b) Convocar a las reuniones consultando la periodicidad con la cual se deben adelantar, y en todo caso cuando lo considere conveniente, o por solicitud de cualquiera de sus miembros o de la Junta Directiva;

c) Invitar a las reuniones a funcionarios de la entidad cuya presencia estime conveniente;

d) Elaborar las actas de las reuniones que adelante el comité financiero;

e) Velar por la seguridad y conservación de la información y documentación que con ocasión de las actividades del comité financiero tenga bajo su responsabilidad;

f) Las demás que le asigne el presidente, sin perjuicio que las actividades del comité deban desarrollarse con la colaboración de todos sus integrantes.

ART. 5º—Funciones. El comité financiero tendrá las siguientes funciones:

1. Proveer a los órganos decisorios de la entidad de estudios y pronósticos sobre el comportamiento de las principales variables económicas, monetarias y recomendar estrategias sobre la estructura del balance en lo referente a los plazos, montos, monedas, tipos de instrumento y mecanismos de cobertura.

2. Velar porque los recursos y aportes de los afiliados a la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, así como los excedentes de liquidez se inviertan bajo los criterios de transparencia, seguridad, solidez, liquidez y rentabilidad, en condiciones de mercado y en concordancia con las políticas de administración de riesgo para las operaciones de tesorería, establecidas por la Junta Directiva y las disposiciones que regulan la materia.

3. Analizar y utilizar el flujo como herramienta gerencial para establecer de manera concreta plazos y montos respecto a la colocación de los recursos de cada uno de los portafolios de inversión que administra la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía y según las necesidades futuras de caja de la entidad.

4. Aprobación del plan de inversiones de los portafolios de inversión administrados por la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, dentro del marco de políticas de gestión de riesgos definidas por la junta directiva. Para ello, podrá diseñar y someter a aprobación de la junta directiva las políticas de adquisición y liquidación de inversiones.

5. Planear y evaluar las estrategias de inversión a seguir en el corto y mediano plazo previendo que la estructura de los portafolios de inversión procure solidez, seguridad y liquidez, buscando optimizar sus rendimientos en concordancia con las tasas de mercado y el nivel de riesgo definido por las políticas de la entidad.

6. Asegurar que los portafolios de inversión se mantengan debidamente actualizados en términos de su valorización, acorde con los requerimientos de la Superintendencia Financiera de Colombia.

7. Mantener informada a la junta directiva, la gerencia general y el comité de riesgos sobre las decisiones y novedades que se presenten respecto a los portafolios de inversión, en especial el impacto en las inversiones por las situaciones de mercado o por efecto de cambios normativos.

8. Velar porque los miembros del comité que participan en el proceso de conformación de los portafolios de inversión administrados por la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, den estricto cumplimiento a la normatividad general y específica sobre la materia.

9. Diseñar y vigilar el cumplimiento de los procedimientos de inversión del front office de la entidad, con relación a la gestión de los portafolios de inversión, en concordancia con los lineamientos fijados por la junta directiva.

10. Presentar a la junta directiva nuevas políticas, estrategias y reglas de actuación para estudio y eventual aprobación.

11. Las demás funciones que de acuerdo con la naturaleza del Comité, establezcan las normas pertinentes o la Superintendencia Financiera de Colombia, en la normatividad que expida para tal efecto.

ART. 6º—Reunión es del comité. El comité financiero se reunirá de manera ordinaria una vez al mes, previa convocatoria del secretario del mismo y de manera extraordinaria cuando este o por alguno de sus miembros o de la junta directiva, lo convoque.

ART. 7º—(Modificado).* Quórum. Dada la importancia y funciones del comité financiero de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, sesionará válidamente con la asistencia mínima de cuatro (4) de sus miembros permanentes con derecho a voz y voto, las recomendaciones deberán ser aprobadas por la mayoría de los asistentes.

(Nota: Modificado por el Acuerdo 1° de 2017 artículo 3° de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía)

ART. 8º—Actas. De cada una de las reuniones del comité financiero de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, se levantará el acta respectiva, la cual será suscrita por cada uno de los miembros del comité y formarán parte de ellas los documentos, conceptos y ponencias allí tratados. Las actas serán elaboradas y archivadas de conformidad con el ordenamiento legal sobre archivo.

ART. 9º—Reglamentación. Se debe dar estricto cumplimiento a las disposiciones internas vigentes para el manejo de inversiones, las cuales hacen parte integral del presente acto administrativo.

CAPÍTULO II

Comité de auditoría

ART. 10.—Objeto. El comité de auditoría depende de la junta directiva de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, es el órgano social encargado de la evaluación del sistema de control interno de la entidad, así como de su mejoramiento continuo, sin que ello implique una sustitución a la responsabilidad que de manera colegiada le corresponde a la junta directiva u órgano equivalente en la materia, desarrollando funciones de carácter exclusivo de asesoría y apoyo.

ART. 11Integración. El comité de auditoría estará integrado por tres (3) miembros de la junta directiva u órgano equivalente, quienes serán designados por la misma para un periodo mínimo de un (1) año, deberán tener experiencia y ser conocedores de los temas relacionados con las funciones asignadas al mencionado órgano social y ser en su mayoría independientes; además de cumplir con los requisitos exigidos por la Circular Externa 29 de 2014 se deberá dar cumplimiento a la Circular Externa 14 de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia, modificada por la Circular Externa 38 de 2009.

Se deberá procurar que los periodos de permanencia de los miembros no sean coincidentes, de forma tal que el comité siempre pueda contar con un miembro experimentado en las funciones del mismo.

PAR.—Las decisiones del comité de auditoría se toman por mayoría simple.

ART. 12.—Presidente y secretario técnico. El comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía tendrá un presidente y secretario técnico designados de la siguiente manera:

El presidente del comité de auditoría será designado por la junta directiva, seleccionado por votación mayoritaria de sus miembros, igualmente la junta directiva designará al presidente suplente del comité de auditoría, que reemplazará al presidente principal elegido, en sus faltas temporales o absolutas.

El secretario del comité de auditoría será el jefe de la oficina de control interno de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía.

1. Funciones del presidente del comité de auditoría

a) Es el encargado de la comunicación con los órganos y dependencias internas;

b) Presidir las reuniones del Comité y velar porque sus actuaciones se ajusten dentro de los parámetros de este Acuerdo y de la legislación que rige la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía;

c) Presentar ante la junta directiva de la entidad, la información y recomendaciones obtenidas en desarrollo de sus funciones;

d) Mantener informada a la junta directiva sobre todo lo relacionado con sus funciones, dejando un soporte documental que permita a los nuevos miembros del Comité conocer de la información requerida para el ejercicio de sus funciones.

2. Funciones del secretario técnico del comité de auditoría

a) Apoyar al presidente del comité en el cumplimiento de sus funciones;

b) Convocar a las reuniones consultando la periodicidad con la cual se deben adelantar, y en todo caso cuando lo considere conveniente, o por solicitud de cualquiera de sus miembros;

c) Elaborar las actas de las reuniones que adelante el comité de auditoría;

d) Velar por la seguridad y conservación de la información y documentación que con ocasión de las actividades del comité de auditoría, tenga bajo su responsabilidad;

e) Las demás que se le asigne el presidente, sin perjuicio que las actividades del comité deban desarrollarse con la colaboración de sus tres (3) integrantes.

ART. 14.—Funciones. El comité de auditoría tendrá las siguientes funciones:

l. Proponer para aprobación de la junta directiva, la estructura, procedimientos y metodologías necesarios para el funcionamiento del sistema de control interno.

2. Presentar a la junta directiva, las propuestas relacionadas con las responsabilidades, atribuciones y límites asignados a los diferentes cargos y áreas respecto de la administración del sistema de control interno, incluyendo la gestión de riesgo.

3. Evaluar periódicamente la estructura del sistema de control interno de la entidad de forma tal que se pueda establecer si los procedimientos diseñados se adecuan a los parámetros del MECI y protegen razonablemente los activos de la entidad, así como los de terceros que administre o custodie, y si existen controles para verificar que las transacciones están siendo adecuadamente autorizadas y registradas.

4. Informar a la junta directiva sobre el no cumplimiento de la obligación de los administradores de suministrar la información requerida por los órganos de control para la realización de sus funciones.

5. Velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en las normas aplicables, verificando que existen los controles necesarios.

6. Estudiar los estados financieros de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía y elaborar el informe correspondiente para someterlo a consideración de la junta directiva, con base en la evaluación no solo de los proyectos correspondientes, con sus notas, sino también de los dictámenes, observaciones de las entidades de control, resultados de las evaluaciones efectuadas por los comités competentes y demás documentos relacionados con los mismos.

7. Proponer a la junta directiva los programas y controles para prevenir, detectar y responder oportunamente a los riesgos de fraude y mala conducta, entendiendo por fraude un acto intencionado cometido para obtener una ganancia ilícita, y por mala conducta violación de leyes, reglamentos o políticas internas y evaluar la efectividad de dichos programas y controles.

8. Recomendar a la Junta Directiva las prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

9. Supervisar las funciones y actividades de la auditoría interna u órgano que haga sus veces, con el objeto de determinar su independencia y objetividad en relación con las actividades y procesos que audita, y el cumplimiento de los planes, sistemas de control para determinar la existencia de limitaciones que impidan su adecuado desempeño y verificar si el alcance de su labor satisface las necesidades de control de la entidad y los resultados obtenidos por cada una de las dependencias de la entidad.

10. Efectuar seguimiento a los niveles de exposición de riesgo, sus implicaciones para la entidad y las medidas adoptadas para su control o mitigación, por lo menos cada seis (6) meses, o con una frecuencia mayor si así resulta procedente, y presentar a la junta directiva un informe sobre los aspectos más importante de la gestión realizada.

11. Evaluar los informes de control interno practicados por los auditores internos, la Contraloría, contralor normativo u otros órganos, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones.

12. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.

13. Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones dadas por la Junta Directiva, en relación con el Sistema de Control Interno.

14. Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones.

15. Analizar el funcionamiento de los sistemas de información, su confidencialidad e integridad para la toma de decisiones.

16. Presentar al máximo órgano social, por conducto de la Junta Directiva, los candidatos para ocupar el cargo de revisor fiscal, sin perjuicio del derecho de los accionistas de presentar otros candidatos en la respectiva reunión. En tal sentido, la función del comité será recopilar y analizar la información suministrada por cada uno de los candidatos y someter a consideración del máximo órgano social los resultados del estudio efectuado.

17. Establecer su propio reglamento.

18. Elaborar el informe que la junta directiva deberá presentar al máximo órgano social respecto al funcionamiento del sistema de control interno, el cual deberá incluir entre otros aspectos:

a) Las políticas generales establecidas para la implementación del sistema de control interno de la entidad;

b) El proceso utilizado para la revisión de la efectividad del sistema de control interno, con mención expresa de los aspectos relacionados con la gestión de riesgos;

c) Las actividades más relevantes desarrolladas por el comité de auditoría;

d) Las deficiencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las medidas adoptadas, incluyendo entre otros temas aquellos que pudieran afectar los estados financieros y el informe de gestión;

e) Las observaciones formuladas por los órganos de supervisión y las sanciones impuestas, cuando sea del caso;

f) Si existe o no un departamento de auditoría interna o área equivalente. Si existe, presentar la evaluación de la labor realizada por la misma, incluyendo entre otros aspectos el alcance del trabajo desarrollado, la independencia de la función y los recursos que se tienen asignados. En caso de no existir, señalar las razones concretas por las cuales no se ha considerado pertinente contar con dicho departamento o área.

19. Las demás que le fije la Junta Directiva, en su reglamento interno.

ART. 15.—Reuniones del comité. El comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía deberá reunirse durante el año por lo menos cada tres (3) meses, o con una frecuencia mayor cuando lo ameriten los resultados de las evaluaciones del sistema de control interno.

A las reuniones de comité de auditoría pueden ser citados, con la frecuencia que sea necesaria con el fin de suministrar las explicaciones pertinentes acerca de asuntos de control interno, el gerente de la entidad, los subgerentes, el jefe de control interno, el revisor fiscal, así como otros funcionarios de la entidad que el comité considere necesario o conveniente del nivel directivo, asesor o jefes de área.

ART. 16.—Responsabilidad. El comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía en ningún momento, sustituye la responsabilidad que le corresponde a la junta directiva y a la administración sobre la supervisión e implementación del control interno de la entidad.

ART. 17.—Reglamento Interno del Comité de Auditoría. La junta directiva de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía debe adoptar y aprobar el reglamento de funcionamiento del comité de auditoría, incluyendo las funciones que en su criterio sean propias del mismo y se adapten a las necesidades de la entidad, el reglamento interno del comité deberá estar disponible para la Superintendencia Financiera de Colombia.

ART. 18.—Registros de decisiones del comité de auditoría. Las decisiones y actuaciones del comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía deberán quedar consignadas en actas, que deberán cumplir con lo dispuesto en el artículo 189 del Código de Comercio. Los documentos conocidos por el comité que sean sustento de sus decisiones formarán parte integral de las actas, por lo cual en caso de no ser transcritos deberán presentarse como anexos de las mismas. Así, cada vez que se entregue un acta, deberá suministrarse al interesado, tanto el cuerpo principal de la misma como todos sus anexos, que deberán estar adecuadamente identificados y foliados, y mantenerse bajo medidas adecuadas de conservación y custodia.

Cuando se detecten situaciones que revistan importancia significativa, se deberá remitir un informe especial de la junta directiva y al representante legal.

ART. 19.—Relación funcional del comité. Sin perjuicio de sus funciones principales, el comité articulará sus actividades y establecerá canales de comunicación adecuados con las siguientes instancias:

Junta directiva. En desarrollo de su función primordial como un órgano de apoyo a la junta directiva en materia de control interno.

Gerencia general. En su condición de responsable del establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas.

Revisor fiscal. Facilitando el estudio y la evaluación del sistema de control interno que debe adelantar el revisor fiscal.

Oficina de control interno. Como órgano evaluador independiente y objetivo del sistema de control interno y en su función de comunicación con entes externos, precisa de una comunicación permanente con el comité de auditoría.

CAPÍTULO III

Comité de Riesgos

ART. 20.—Objeto. El comité para el manejo del riesgo tendrá como objeto primordial apoyar a la junta directiva y a la gerencia general, en el proceso de implementación y funcionamiento del sistema de administración del riesgo, en la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, y en la definición, seguimiento y control de las políticas y procedimientos requeridos por la entidad para la identificación, diagnóstico, manejo y control de los riesgos que implican las distintas actividades en desarrollo de su objeto social, entre otros, el riesgo crediticio, operativo, de mercado, de liquidez, lavado de activos y financiación del terrorismo y lo relacionado con los lineamientos del gobierno corporativo.

ART. 21.—Integración. El comité para la administración del riesgo de la Caja

Promotora de Vivienda Militar y de Policía estará conformado por los siguientes funcionarios con voz y voto:

l. Un miembro de la junta directiva, designado por esta corporación en atención a su perfil y competencias, quien presidirá el comité.

2. Subgerente financiero.

3. Subgerente de atención al afiliado y operaciones.

4. Subgerente administrativo.

5. Jefe oficina asesora jurídica.

PAR. 1º—A la reunión del comité de riesgos asistirá de forma permanente el jefe de la oficina asesora de gestión del riesgo, quien actuará como secretario técnico del comité, con voz y sin voto.

PAR. 2º—Será invitado permanente del comité de riesgos, el gerente general, el jefe de la oficina control interno, con voz y sin voto.

PAR. 3º—El comité de riesgos será presidido por un miembro de la junta directiva de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía designado por este Órgano de Dirección, en caso de ausencia, lo presidirá el subgerente financiero y en caso de ausencia de este, será presidido por el subgerente de atención al afiliado y operaciones.

ART. 22.—Funciones del presidente y secretario técnico. Sin perjuicio de las funciones generales del comité de riesgos, el presidente y el secretario técnico tendrán las siguientes funciones:

1. Funciones del presidente del comité de riesgos:

a) Presidir las reuniones del comité y velar porque sus actuaciones se enmarquen dentro de los parámetros de este acuerdo y de la legislación vigente;

b) Presentar a la junta directiva información y recomendaciones obtenidas en desarrollo de sus funciones.

2. Funciones del secretario técnico del comité de riesgos:

a) Apoyar el presidente del comité en el cumplimiento de sus funciones;

b) Convocar a las reuniones, consultando la periodicidad con la cual se deben adelantar y en todo caso, cuando lo considere conveniente o por solicitud de cualquiera de sus miembros o de la junta directiva;

c) Invitar a las reuniones a los funcionarios de la entidad cuya presencia estime conveniente;

d) Elaborar las actas de las reuniones que adelante el “comité de riesgos”;

e) Velar por la seguridad y conservación de la información y documentación que con ocasión de las actividades del “comité de riesgo” tenga bajo su responsabilidad;

f) Las demás que le asigne el presidente, sin perjuicio de las actividades que el Comité deba desarrollar con la colaboración de todos sus integrantes.

ART. 23.—Funciones. El comité de administración del riesgo tendrá las siguientes funciones:

Liderar y coordinar las actividades necesarias para la adopción del sistema de administración del riesgo de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía. Para tal efecto, deberá:

l. Establecer los procedimientos y mecanismos adecuados para la gestión y administración de riesgos, velar por la capacitación del personal de la entidad, en lo referente a este tema y propender por el establecimiento de los sistemas de información necesarios.

2. Asesorar y apoyar a la junta directiva en la definición de los límites de exposición por tipo de riesgo, plazos, montos, monedas e instrumentos y velar por su cumplimiento.

3. Proponer los límites y cupos de inversión teniendo en cuenta las políticas, estrategias y líneas de actuación establecidas por la junta directiva; Así mismo, velar porque la metodología de cupos de emisores y contrapartes refleje la situación financiera de estas entidades, en procura de que esta metodología se mantenga actualizada para evidenciar dicha realidad.

4. Apoyar a la junta directiva y a la gerencia general de la entidad en la definición, seguimiento y control de las políticas generales de la gestión de activos y pasivos y de mitigación del riesgo.

5. Conocer las diferentes variables internas y generar alertas sobre estrategias en la cobertura del balance en lo referente a plazos, montos y referentes de inversión.

6. Establecer el grado de exposición al riesgo de liquidez determinando las brechas de liquidez de acuerdo a las proyecciones y a los compromisos contractuales.

7. Revisar el reglamento interno cuando sea necesario, para el establecimiento y aprobación de las políticas, objetivos, límites y procedimientos para la administración del riesgo.

8. Apoyar a la junta directiva en el diseño del sistema para la administración del riesgo de la entidad, consultando la naturaleza jurídica y el ordenamiento legal vigente sobre la materia y el expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia.

9. Evaluar la información acerca de los niveles de exposición del riesgo de la entidad, asimismo, hacer seguimiento a las actividades desarrolladas para identificar, medir, monitorear y controlar los diferentes riesgos a que está sometida la entidad en desarrollo de su objeto social.

10. Proponer a la junta directiva planes de contingencia cuando fuere necesario, en consideración a la variación de las circunstancias que hagan críticos los niveles de riesgo a que se ve expuesta la entidad.

11. Evaluar y someter a aprobación de la junta directiva las políticas y procedimientos para la administración del riesgo de mercado, crediticio, liquidez, operativo y lavado de activos y financiación del terrorismo.

12. Proponer recomendaciones y correctivos para el mejoramiento del sistema de administración del riesgo.

13. Velar por el cumplimiento de las políticas establecidas por la junta directiva acerca del sistema de administración del riesgo.

14. Proponer políticas de divulgación que garanticen el flujo de información adecuado y den a conocer a las dependencias los riesgos que asume la empresa.

15. Asesorar a la gerencia general en la conformación de grupos internos de trabajo que apoyen la adopción del sistema de administración del riesgo de la entidad.

16. Las demás funciones que de acuerdo a la naturaleza del comité, establezca la Superintendencia Financiera de Colombia, en la normatividad que expida para tal efecto.

ART. 24.—Reuniones del Comité. El comité de riesgo se reunirá en forma ordinaria por lo menos una vez al mes de manera presencial o virtual, y de manera extraordinaria cuando las circunstancias así lo ameriten, en consideración a eventuales cambios en los niveles de riesgos a que se vea expuesta la entidad en desarrollo de su objeto social, por convocatoria de su presidente o por solicitud de alguno de sus miembros o de la junta directiva.

PAR.—De las reuniones adelantadas por el comité se levantarán actas, elaboradas y archivadas de conformidad con el ordenamiento legal sobre archivo.

ART. 25.—Quórum. El comité de riesgos podrá sesionar, deliberar o recomendar sobre los temas puestos a su consideración, con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros permanentes, y adoptará las decisiones que le competan por mayoría simple, las cuales se consigan en el acta.

ART. 26.—Vigencia y derogatorias. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias y en especial los acuerdos 9º del 30 de octubre de 2008, 2º del 27 de enero de 2011, 4º del 19 de diciembre de 2012 y 3º del 28 de abril de 2015 y la Resolución 159 de 2013.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 28 de abril de 2016.