ACUERDO 208 DE 1997 

(Diciembre 10)

“Por medio del cual se reestructuran las oficinas judiciales de las direcciones seccionales de administración judicial y se crean otras dependencias para la prestación de servicios administrativos comunes a los diferentes despachos judiciales”.

La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial de las conferidas por el artículo 257 de la Constitución Nacional y el numeral 14 del artículo 85 de la Ley 270 de 1996,

ACUERDA:

ART. 1º—En cada una de las cabeceras de distrito donde funcione una dirección seccional de administración judicial se establecerá una oficina judicial, cuya estructura y planta de personal serán determinadas por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, atendiendo a las necesidades de los despachos judiciales de la sede respectiva.

ART. 2º—Las oficinas judiciales tendrán las siguientes funciones:

1. Servir de soporte y apoyo técnico-judicial a la función de administración de justicia ejercida en los diferentes despachos judiciales de su sede.

2. Realizar diariamente el reparto automatizado o manual de los procesos que ingresen a todos los juzgados ubicados en su sede.

3. Dentro del ámbito de su competencia, suministrar oportuna y eficazmente la información que requieran los interesados y las autoridades debidamente facultadas.

4. Recibir las presentaciones personales de las demandas, poderes, denuncias y memoriales que según la ley la requieran.

5. Llevar y organizar los listados de auxiliares de la administración de justicia y suministrar la información y apoyo requerido por los despachos judiciales.

6. Dentro del ámbito territorial de su competencia, realizar con la debida celeridad las notificaciones personales y por aviso y las citaciones del caso, zonificando las ciudades para una mayor eficacia en la prestación del servicio e informar oportunamente a los despachos judiciales sobre los resultados de dichas gestiones procesales y llevar un control estricto sobre las mismas.

7. Recaudar el valor de las notificaciones, cuya tarifa, manejo y destinación se sujetarán a los reglamentos que expida la sala administrativa.

8. Dentro del ámbito de su competencia, atender en forma oportuna y eficiente las peticiones de los magistrados y jueces de su sede y colaborar con éstos en el suministro de transporte para las diligencias judiciales.

9. Prestar el servicio de fotocopiado de los documentos y actuaciones judiciales, con sujeción a los reglamentos sobre arancel judicial, en los casos a que haya lugar.

10. Llevar y custodiar los procesos cuyo archivo se ordene por los despachos judiciales, facilitar su consulta y expedir las copias, desgloses de documentos y certificaciones que les sean solicitados, de conformidad con los reglamentos que expida la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

11. Efectuar la contabilización y custodia de los títulos judiciales y demás valores que el juez le encomiende, para entregarlos con su previa autorización.

12. Rendir informes trimestrales relacionados con sus funciones judiciales-administrativas, a la sala administrativa del consejo seccional de la judicatura correspondiente.

13. Las demás que le asigne la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

ART. 3º—En las cabeceras de distrito donde existan despachos judiciales distantes de las instalaciones donde funciona la oficina judicial, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura podrá escindir operativamente dicha dependencia administrativa para establecer centros de atención en los sitios de ubicación de los citados despachos y determinar su estructura, planta de personal y funciones que deben asumir, cuando a su juicio las necesidades del servicio lo requieran.

ART. 4º—En las cabeceras de distrito donde no hubiere direcciones seccionales de administración judicial y en las cabeceras de circuito, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura podrá crear oficinas de apoyo, dependientes de las direcciones seccionales de administración judicial a cuya comprensión territorial pertenezcan dichas cabeceras, con la estructura y planta de personal que determine la sala en atención a las necesidades de los despachos judiciales del ámbito de su competencia.

ART. 5º—Las oficinas de apoyo tendrán las siguientes funciones:

1. Las asignadas a las oficinas judiciales en el artículo segundo del presente acuerdo, en relación con los despachos de su sede.

2. Prestar apoyo logístico a los despachos judiciales en el ámbito territorial de su competencia, conforme a las directrices de la dirección seccional de administración judicial respectiva.

3. Administrar los bienes y recursos destinados al funcionamiento de los despachos judiciales del ámbito territorial de su competencia, en los términos que señale la dirección seccional de administración judicial correspondiente.

4. Administrar los bienes dados de baja en los despachos judiciales del ámbito territorial de su competencia, de conformidad con las instrucciones que le imparta la dirección seccional de administración judicial en desarrollo del Acuerdo 200 de 1996 dictado por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

5. Rendir informes semestrales de sus actividades a la dirección seccional de administración judicial correspondiente, o cuando ésta tuviere a bien exigirlos.

6. Rendir informes trimestrales en relación con sus funciones judiciales-administrativas a la respectiva sala administrativa del consejo seccional de la judicatura.

7. Las demás funciones que le delegue la dirección seccional de administración judicial respectiva.

ART. 6º—Las salas administrativas de los consejos seccionales de la judicatura, con sujeción a las políticas trazadas por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, impartirán las instrucciones pertinentes a las oficinas judiciales y de apoyo, en lo relativo a sus funciones judiciales-administrativas.

ART. 7º—En aquellas cabeceras donde no existan las oficinas judiciales o las oficinas de apoyo de que tratan los artículos primero y cuarto del presente acuerdo, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la judicatura podrá crear oficinas de servicios y determinará su ubicación, estructura, cargos y ámbito de sus funciones, en atención a los requerimientos de los despachos judiciales de su sede.

Estas oficinas se adscribirán a la oficina judicial o de apoyo que la sala determine.

ART. 8º—El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta de la Judicatura y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Santafé de Bogotá, D.C., 10 de diciembre de 1997.

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