Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar

ACUERDO 237 DE 2015 

(Julio 23)

“Por medio del cual se modifica el Acuerdo 97 de 2014 y se dictan otras disposiciones”.

El Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar (CNJSA),

en ejercicio de sus facultades legales y las conferidas por el artículo 47 de la Ley 643 de 2001, modificadas por el artículo 2º del Decreto 4144 de 2011 y demás normas y disposiciones concordantes con la materia, y

CONSIDERANDO:

Que el Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar (CNJSA) en ejercicio de la función de vigilancia de los operadores y administradores del sector de juegos de suerte y azar del nivel territorial, expidió en la Sesión número 62 celebrada el 9 de abril de 2014 el Acuerdo 97, por medio del cual se establecen los requisitos para la adopción e implementación del sistema de prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, en las empresas o entidades operadoras de juegos de suerte y azar del nivel territorial, con el fin de evitar que estas directamente o en el desarrollo de sus operaciones puedan ser utilizadas como vehículos para la realización de actividades delictivas.

Que frente al contenido del acuerdo, el Comité de Oficiales de Cumplimiento del Sector de Juegos de Suerte y Azar (Cofiazar), mediante comunicación bajo el radicado 20144300362842 de fecha 12 de septiembre de 2014, la Federación Colombiana de Empresarios de Juegos de Azar (Feceazar) mediante comunicación bajo el radicado 20142160365752 de fecha 15 de septiembre de 2014 y la Federación de Loterías y Entidades Públicas de Juegos de Suerte y Azar de Colombia (Fedelco), mediante comunicación bajo el radicado 20152160015382 del 1º de enero de 2015, solicitaron fueran discutidas y modificadas algunas disposiciones del Acuerdo 97 de 2014.

Que atendiendo a las solicitudes de los gremios, la Secretaría Técnica del CNJSA celebró en el mes de abril de 2015 conversatorios, con Fedelco, Feceazar y Cofiazar, contando con la participación de la Unidad de Información de Análisis Financiero (UIAF), los cuales tuvieron como fin discutir las propuestas de modificación del Acuerdo 97 de 2014.

Que como resultado de los conversatorios, Feceazar allegó a la secretaría técnica del CNJSA, mediante comunicación bajo el radicado 20152160159162 de fecha 28 de abril de 2015, una nueva propuesta de modificación del Acuerdo 97 de 2014.

Que revisadas las propuestas de los gremios, el Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar considera pertinente realizar algunas modificaciones para la correcta interpretación y eficiente ejecución de las obligaciones contenidas en el Acuerdo 97 de 2014.

Que el presente acuerdo fue discutido y aprobado en la sesión ordinaria número 73 de 2015.

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

ART. 1º—Modifíquese el artículo 8º del Acuerdo 97 de 2014, el cual quedará así:

“ART. 8º—Políticas en materia de prevención, control y auditoría de LA/FT. Los operadores obligados deberán fijar las políticas que seguirán para el cumplimiento de las normas sobre LA/FT contenidas en los artículos 102 al 107 del estatuto orgánico del sistema financiero, en la Ley 1121 de 2006 y en el presente acuerdo, de conformidad con su naturaleza, estructura y tamaño.

Las políticas que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del Siplaft y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación del operador, sus funcionarios y la de sus socios, para lo cual, las políticas mínimas a adoptar son las siguientes:

a) Identificar los ganadores de premios al momento del cobro;

b) Evitar establecer relación de negocios o de cualquier otro tipo, con personas naturales o jurídicas cuando luego de realizada la debida diligencia por la empresa o entidad se concluya que existen dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones, licitud u origen de sus recursos;

c) Definir las responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección y control de la empresa del operador;

d) Diseñar un código de conducta de la empresa o entidad de conformidad con el numeral 2º del artículo 102 del Decreto 663 de 1993 (EOSF) que establezca adicionalmente las acciones correctivas por incumplimiento a las normas relacionadas con el Siplaft;

e) Colaborar con la administración de justicia, atendiendo de manera oportuna los requerimientos expresos de las autoridades competentes y auxiliándolas en la lucha contra los delitos de LA/FT, de conformidad con el numeral 7 del artículo 95 de la Constitución Nacional;

f) Conservar y reservar los documentos del Siplaft con las debidas medidas de control que garanticen seguridad y disposición de los mismos para el CNJSA, SNS, UIAF y las demás autoridades competentes;

g) Realizar los reportes a la UIAF de la manera establecida en el artículo décimo primero del presente acuerdo y al CNJSA, en la forma, condiciones y términos que estas entidades dispongan;

h) Realizar capacitaciones a funcionarios y órganos de administración o quien haga sus veces y soportarlas documentalmente, para el cumplimiento de todas las disposiciones relacionadas con el Siplaft por parte de estos;

i) Mantener la reserva de la información que ha sido remitida a la UIAF y la identidad de las personas que hayan sido o vayan a ser objeto de cualquier reporte a la UIAF, al CNJSA o a cualquier otra autoridad, atendiendo lo señalado en el artículo 105 del EOSF, modificado por el artículo 2º de la Ley 1121 de 2006;

j) Presentar a la UIAF y al CNJSA cuando así se requiera, la información completa de la composición accionaria de la empresa operadora o concesionaria”.

ART. 3º (sic)—Modifíquese el numeral 1º del artículo 10 del Acuerdo 97 de 2014, el cual quedará así:

“ART. 10.—Mecanismos de prevención, control y auditoría de LA/FT. El Siplaft deberá contar como mínimo con los siguientes mecanismos diseñados para cumplir adecuadamente las normas sobre LA/FT.

1. Identificación del ganador del premio al momento del cobro: Se deben identificar los siguientes ganadores de premios:

a) Para el juego de lotería tradicional o de billetes: Los ganadores de premios correspondientes a premios mayores y premios secos, iguales o superiores a cinco millones de pesos ($5.000.000,00);

b) Para el juego de apuestas permanentes o chance y apuestas en eventos hípicos: Los ganadores de premios cuyo valor individual por formulario o tiquete sea igual o superior a quinientos mil pesos ($500.000,00).

La identificación del ganador del premio implica la recolección y conservación de la información que permita identificar plenamente a la persona ganadora.

Para los juegos de apuestas permanentes o chance y apuestas en eventos hípicos

— Por premios desde $500.000 hasta por el valor de 48 UVT, la identificación del ganador corresponde a obtener el nombre completo, el tipo de documento de identificación (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, carné diplomático o pasaporte), el número de identificación y la firma del ganador, información necesaria para el reporte a la UIAF.

— Por premios superiores al valor de 48 UVT, la identificación del ganador deberá realizarse a través de un formulario de identificación que contendrá mínimo lo siguiente:

Descripción

Identificación del ganador (nombre y apellidos completos)

Tipo de documento de identificación: cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, carné diplomático o pasaporte.

Número de identificación

Dirección y teléfono de residencia del ganador

Firma y huella del ganador

Fecha de diligenciamiento del formulario y nombre e identificación del funcionario de la empresa que lo diligencia

Copia de la cédula de ciudadanía

Para el juego de lotería tradicional

— Por premios mayores y premios secos, iguales o superiores a cinco millones de pesos ($5.000.000,00), deberá realizarse a través de un formulario de identificación que contendrá mínimo la siguiente información:

Descripción

Identificación del ganador (nombre y apellidos completos)

Tipo de documento de identificación: cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, carné diplomático o pasaporte.

Número de identificación

Dirección y teléfono de residencia del ganador

Firma y huella del ganador

Fecha de diligenciamiento del formulario y nombre e identificación del funcionario de la empresa que lo diligencia

Copia de la cédula de ciudadanía.

El formulario de identificación del ganador, diligenciado manualmente o a través de medios electrónicos, deberá ser firmado por el ganador al momento del cobro”.

ART. 4º—Modifíquese el artículo 11 del Acuerdo 97 de 2014, el cual quedará así:

“ART. 11.—Reportes. El Siplaft obliga a la generación de reportes que garanticen el cumplimiento del deber legal de colaborar con las autoridades a cargo de la lucha contra el delito de LA/FT.

Reportes internos sobre señales de alerta: El operador obligado debe reportar al oficial de cumplimiento cualquier evento contemplado en las señales de alerta establecidas en el numeral 1 del artículo 12 del presente acuerdo.

Reportes externos: Los reportes externos corresponden a los informes que deben remitirse a la UIAF de manera permanente, al CNJSA y a las autoridades competentes en el evento que estas lo demanden.

Corresponde a los operadores obligados reportar a la UIAF la información sobre las operaciones que esta solicite para el cumplimiento de sus funciones y de conformidad con su competencia, en la forma y la periodicidad que para el efecto se determine en los anexos técnicos de este acuerdo. Los reportes que deben remitir los obligados según lo establecido en el presente acuerdo a la UIAF son:

1. Reportes de operaciones sospechosas (ROS).

Una operación sospechosa debe reportarse directamente a la UIAF y de manera inmediata, entendiéndose por inmediato el momento a partir del cual la empresa o entidad operadora de juegos de suerte y azar del nivel territorial toma la decisión de catalogar la operación como intentada o sospechosa. Para el efecto, no se necesita que el operador obligado tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni de identificar el delito o verificar que los recursos tienen origen ilícito; tan solo se requiere que la operación le resulte sospechosa en los términos definidos en el presente acuerdo y/o dentro del manual de políticas de la misma empresa o entidad.

El envío de ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de responsabilidad para el operador reportante, ni para los directivos o empleados de la empresa o entidad, ni para las personas que hayan participado en su detección o en su reporte de conformidad con el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.

Los soportes de la operación reportada se deben organizar y conservar como mínimo por cinco (5) años, dado que pueden ser solicitados por las autoridades competentes.

Ninguna persona de la empresa o entidad podrá dar a conocer que se ha efectuado el reporte de una operación sospechosa a la UIAF, según lo determina el inciso cuarto del artículo 11 de la Ley 526 de 1999.

El reporte inmediato en ningún caso puede exceder de ocho (8) días calendario, contados a partir del conocimiento del hecho. Si en cualquier momento se conoce de una operación sospechosa efectuada en cualquier tiempo, se reportará de manera inmediata.

2. Reporte de ausencia de operaciones sospechosas.

Los operadores obligados que no hayan detectado operaciones sospechosas de acuerdo a lo indicado en el numeral 1º del presente artículo, deberán reportar la ausencia de operaciones sospechosas. Dicho reporte deberá enviarse a través del sistema SIREL, dentro de los diez (10) últimos días del mes siguiente al mes en el que no se detectó o detectaron dichas operaciones.

3. Reporte de ganadores de premios.

Los operadores obligados, deben reportar dentro de los últimos diez (10) días del mes siguiente a la realización de los sorteos o apuestas según el caso, la totalidad de los ganadores de premios por un valor igual o superior a:

3.1. Para el juego de lotería tradicional: ganadores de premios mayores o secos por sumas iguales o superiores a cinco millones de pesos ($5.000.000,00).

3.2. Para el juego de apuestas permanentes o chance y apuestas en eventos hípicos: ganadores de premios cuyo valor individual por formulario o tiquete sea igual o superior a quinientos mil pesos ($500.000,00).

4. Reporte de ausencia de ganadores de premios.

Los operadores obligados que no hayan pagado premios por los valores enunciados en el numeral 3) del presente artículo, deberán reportar la ausencia de ganadores de premios a la UIAF, dentro de los diez (10) últimos días del mes siguiente a la realización de los sorteos o apuestas según el caso.

PAR.—Corresponde a los operadores obligados reportar al CNJSA los datos de los ganadores de premios de juegos de suerte y azar del nivel territorial de los que trata el numeral 3º del presente artículo, en la forma, condiciones y oportunidad que este los solicite”.

ART. 5º—Adiciónese al numeral 1º del artículo 12 del Acuerdo 97 de 2014, un parágrafo así:

“ART. 12.—Instrumentos para la adecuada aplicación de los mecanismos de prevención, control y auditoría de LAJFT.

(…)

1. Señales de alerta: Son eventos, hechos, cuantías o situaciones que llaman la atención y justifican un mayor análisis por parte del operador obligado, por cuanto escapan a lo que su experiencia ha establecido como normales.

a) Fraccionamiento de apuestas para evadir los montos de reporte del operador;

b) Transacción de grandes cantidades de dinero con baja actividad de juego;

c) Apuestas iguales, en proporciones anormales;

d) Personas que oculta o abiertamente mantienen un interés por entablar contacto con ganadores de los juegos o con funcionarios del operador obligado;

e) Personas que frecuentemente reclaman premios como ganadores de diferentes; modalidades de juegos de suerte y azar;

f) Cambio de los hábitos de vida de los empleados del operador obligado o que se niegan a tomar vacaciones;

g) Funcionarios o empleados del operador obligado que usan su propia dirección para recibir la documentación de los apostadores.

PAR.—El operador obligado seleccionará de las señales de alerta contempladas en los literales a), b) y c), las que apliquen al tipo de juego”.

ART. 6º—Modifíquese el artículo 13 del Acuerdo 97 de 2014, el cual quedará así:

“ART. 13.—Medidas de control interno. El Siplaft debe prever medidas adecuadas de control interno y designar personas responsables de las mismas.

1. Son funciones y responsabilidades del máximo órgano de gobierno de las loterías para efectos de implementar el Siplaft de este juego, las siguientes:

a) Fijar y aprobar las políticas y procedimientos contemplados en el Siplaft mediante acta;

b) Ordenar al representante legal de la lotería la designación del o los funcionarios responsables de verificar la información suministrada por los ganadores de premios, los funcionarios responsables de la programación de los planes de capacitación y los funcionarios del control interno responsables del cumplimiento del Siplaft;

c) Facilitar al representante legal de la lotería los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento el Siplaft;

d) Evaluar y aprobar la hoja de vida del oficial de cumplimiento de la Lotería;

e) Incluir en el orden del día de sus reuniones, según el caso, con periodicidad semestral como mínimo, la presentación de los informes trimestrales del oficial de cumplimiento y del revisor fiscal cuando este último estime necesario pronunciarse sobre dichos informes y realizar seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas;

f) Ordenar al representante legal de la lotería definir los procedimientos y el responsable para la adecuada conservación y archivo de documentos, incluida la estructura de los reportes, garantizando su confidencialidad;

g) Ordenar al representante legal de la lotería la designación de personas para la realización de las capacitaciones de conformidad con lo señalado en el numeral 3) del artículo 12 del presente acuerdo;

h) Ordenar al representante legal de la lotería remitir el documento escrito Siplaft aprobado, para la verificación y validación por parte de la secretaría técnica del CNJSA;

i) Ordenar al representante legal de la lotería remitir la hoja de vida del oficial de cumplimiento aprobada, para la verificación y validación por parte de la secretaría técnica del CNJSA.

j) Ordenar al representante legal de la lotería la adopción de las políticas y procedimientos contemplados en el Siplaft.

2. Son funciones y responsabilidades de las entidades concedentes de los juegos de suerte y azar del nivel territorial, las siguientes:

a) Aprobar las políticas y procedimientos contemplados en el documento Siplaft presentadas por los concesionarios;

b) Evaluar y aprobar las hojas de vida de los oficiales de cumplimiento presentadas por los concesionarios;

e) Supervisar la realización de capacitaciones de conformidad con lo señalado en el numeral 3) del artículo 12 del presente acuerdo;

d) Asegurar que la empresa concesionaria realice el envío del documento escrito Siplaft y la hoja de vida del oficial de cumplimiento aprobados, a la secretaría técnica del consejo;

e) Asegurar que en los contratos de concesión que se suscriban con posterioridad a la entrada en vigencia del presente acuerdo se incluya como obligación los reportes de información contemplados en el presente acuerdo.

f) Ordenar al concesionario la adopción de las políticas y procedimientos contemplados en el Siplaft.

PAR. 1º—En caso de ser las loterías las entidades concedentes, corresponde al representante legal de estas el cumplimiento de las funciones anteriormente señaladas.

Si la entidad concedente son los entes departamentales o distritos, corresponderá a la dependencia de la entidad territorial que tenga a su cargo la supervisión del contrato de concesión, el cumplimiento de las funciones antes señaladas.

PAR. 2º—Las loterías en su condición de operadoras del juego de lotería deben adoptar las políticas y procedimientos contemplados en el documento escrito de Siplaft aprobado por su máximo órgano de gobierno.

3. Son funciones y responsabilidades de la junta directiva de los concesionarios de juegos de suerte y azar del nivel territorial, las siguientes:

a) Proponer al concedente del juego las políticas y procedimientos contemplados en el Siplaft fijadas mediante acta para su respectiva aprobación;

b) Ordenar al representante legal de la empresa concesionaria la designación del o los funcionarios responsables de verificar la información suministrada por los ganadores de premios, los funcionarios responsables de la programación de los planes de capacitación y los funcionarios del control interno responsables del cumplimiento del Siplaft;

c) Facilitar al representante legal de la empresa concesionaria, los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento el Siplaft;

d) Ordenar al representante legal de la empresa concesionaria, proponer al concedente del juego la hoja de vida del oficial de cumplimiento para su evaluación y aprobación respectiva;

e) Incluir en el orden del día de sus reuniones, según el caso, con periodicidad semestral como mínimo, la presentación de los informes trimestrales del oficial de cumplimiento y del revisor fiscal cuando este último estime necesario pronunciarse sobre dichos informes y realizar seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas;

f) Ordenar al representante legal de la empresa concesionaria, el cumplimiento de los procedimientos para la adecuada conservación y archivo de documentos, incluido la estructura de los reportes, y garantizar su confidencialidad y designar el funcionario o instancia responsable;

g) Ordenar al representante legal de la empresa concesionaria, la designación de personas para la realización de las capacitaciones de conformidad con lo señalado en el numeral 3º del artículo 12 del presente acuerdo;

h) Ordenar al representante legal de la empresa concesionaria, remitir el documento escrito Siplaft y la hoja de vida del oficial de cumplimiento aprobados por la entidad concedente, para la verificación y validación por parte de la secretaría técnica del CNJSA”.

ART. 7º—El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y modifica el Acuerdo 97 de 2014, expedido por el Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 23 de julio de 2015.