ACUERDO 25 DE 2002 

(Diciembre 19)

Por el cual se adoptan las disposiciones sobre saneamiento de la información contable en el sector público, contenidas en la Ley 716 de 2001 y se Integra el comité técnico de saneamiento contable de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP.

La Junta Directiva de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las consagradas en el literal f) del artículo 9º del Acuerdo 01 de 2002, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 716 de 2001 establece las directrices administrativas requeridas para depurar la información contable de la empresa, de manera que los estados financieros reflejen en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades de derecho público, facultándose a dichos organismos para depurar y castigar los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto, con Corte a 31 de diciembre de 2000;

Que la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá es una empresa industrial y comercial del Estado del orden distrital que maneja y administra recursos públicos, los cuales se integran al balance general del sector público;

Que de conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del parágrafo 2º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, en concordancia con el artículo 4º del Decreto 1282 de 2002, corresponde al máximo órgano colegiado de dirección establecer las políticas sobre depuración de la contabilidad, cuando se trate de activos con un valor superior a los cinco (5) salarios mínimos legaIes mensuales vigentes, lo cual es coincidente con las funciones de la junta directiva de la empresa, consagradas en el artículo 9º del Acuerdo 01 de 2002, en especial el literal f);

Que el inciso 2º del artículo 5º de la Ley 716 de 2001, atribuye la competencia y responsabilidad en materia de depuración de los valores contables a las juntas directivas y al gerente, en entidades descentralizadas por servicios del orden territorial, como lo es la EAAB;

Que el Decreto 1282 de 2002, en su artículo 4º establece que en las entidades descentralizadas por servicios, el máximo órgano de dirección, de acuerdo con sus estatutos internos determinar los montos objeto de depuración, cuando la cuantía sea superior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, teniendo en cuenta la naturaleza de las operaciones, la importancia relativa en su estructura financiera y demás factores técnicamente establecidos;

Que el Decreto 1282 de 2002, reglamentario de la Ley 716 de 2001, establece la obligatoriedad institucional de conformar comités técnicos de saneamiento contable, para los efectos previstos en dicha norma y en la Ley 716 de 2001;

Que se hace necesario efectuar un análisis de los estados financieros de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá con Corte a 31 de diciembre de 2000, con el propósito de proceder a la depuración de su situación patrimonial del modo establecido por la Ley 716 de 2001, la Carta Circular 033 de febrero de 2002 y la Circular Externa 50 de 2002 de la Contaduría General de la Nación.

ACUERDA:

ART 1º—Programa de depuración de la información contable. La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP —EAAB ESP— adelantará un proceso de depuración contable sobre sus estados financieros con Corte a 31 de diciembre de 2000, tendiente a establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones, de conformidad con lo ordenado en la Ley 716 de 2001.

ART. 2º—Criterios para la aplicación del programa. Los activos patrimoniales que cumplan las condiciones que se expresan enseguida serán objeto de depuración:

a) Los valores que afectan la situación patrimonial y no representan derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad.

b) Los derechos u obligaciones que no obstante su existencia, no son susceptibles de hacerse efectivos recurriendo a la jurisdicción coactiva.

c) Los derechos u obligaciones prescritos o respecto de los cuales hayan caducado las acciones para su exigibilidad, por el transcurso del tiempo.

d) Los derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte que permitan adelantar los procedimientos pertinentes para su cobro o pago.

e) Los derechos y obligaciones derivados de daños y perjuicios ocasionados por terceros a la empresa, en cuanto no sea posible imputarse la responsabilidad a persona alguna;

f) Cuando evaluada la relación costo-beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de recaudo de los derechos u obligaciones de que se trate.

ART. 3º—Competencia para la toma de decisiones en materia de saneamiento de la información contable. Corresponde al comité técnico contable que se conforma en este acuerdo el castigo de los valores objeto del programa de depuración contable respecto de registros cuya cuantía sea igual o inferior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, en las condiciones establecidas en la Ley 716 de 2001.

Las decisiones sobre depuración sobre registros cuya cuantía sea superior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes será competencia de la junta directiva y del gerente general, de conformidad con las políticas que en esta materia determinen.

ART. 4º—El comité técnico de saneamiento contable. Confórmase el comité técnico de saneamiento contable de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, el cual estará integrado, así:

1. El gerente financiero o su delegado, quien lo presidirá.

2. El secretario general o su delegado.

3. El gerente jurídico o su delegado.

4. Director de contabilidad.

5. El coordinador grupo contable.

Hace también parte del comité el director del área a la cual correspondan las depuraciones de que se ocupe en comité, en cuanto a los asuntos de su competencia.

La participación de los miembros del comité tiene carácter obligatorio e indelegable, salvo la facultad de delegación prevista en el numeral primero de este artículo.

PAR.—El comité podrá invitar a otros funcionarios que estime necesario a sus sesiones, quienes concurrirán con derecho a voz y sin voto. La asistencia de los invitados tiene carácter obligatorio.

ART. 5º—Control interno. El jefe de la unidad de control interno y de gestión asistirá como invitado permanente a las deliberaciones del comité técnico de saneamiento contable de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, y actuará en ellas con derecho a voz pero sin voto.

Así mismo preparará y presentará al gerente general un informe independiente y objetivo sobre las irregularidades o deficiencias detectadas durante el proceso de depuración y los posibles responsables de la situación, así como de las acciones adelantadas por su dependencia a su cargo, en relación con las fallas detectadas.

ART. 6º—Funciones. El comité técnico de saneamiento contable de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ejercerá las siguientes funciones:

1. Asesorar a la junta directiva y al general de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá en la determinación y fijación de la política institucional de saneamiento contable, incluido lo relativo a los montos máximos objeto de depuración contable y procedimientos sobre saneamiento contable al interior, de la empresa.

2. Estudiar y evaluar los informes sobre saneamiento contable que presenten las áreas competentes, recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar y proponer su descargue o incorporación en los estados financieros de la empresa, según sea el caso.

3. Aprobar mediante acta, cuando exista prueba sumaria, la depuración y/o descargue de los registros contables de la empresa, cuando el monto de cada obligación no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes al momento de la depuración, incluidos intereses, sanciones y actualización, según lo establece el literal “c)”, artículo 7º del Decreto 1282 de 2002.

4. Proponer a la junta directiva y al gerente general de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá la depuración de montos superiores a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de acuerdo con la política y montos que sean fijados de conformidad con el parágrafo segundo de este artículo.

5. Realizar seguimiento a lo previsto en la Ley 716 de 2001, en el Decreto 1282 de 2002 y en las normas que los modifiquen o adicionen.

6. Preparar el informe de que trata el parágrafo 1º, artículo 5º, de la Ley 716 de 2001, para envío al consejo distrital una vez finalizado el proceso de depuración contable.

PAR.—Las funciones previstas en este artículo, serán ejercidas en todos los casos, consultando la política institucional de saneamiento contable, los montos máximos de depuración y procedimientos establecidos, así como los precisos parámetros señalados en el artículo 4º de la Ley 716 de 2001 y demás disposiciones pertinentes.

ART. 7º—Sostenibilidad del proceso. El comité técnico de saneamiento contable de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, determinará y dispondrá de los mecanismos necesarios para garantizar la sostenibilidad del proceso de saneamiento, de modo que la entidad cuente con los procedimientos administrativos, jurídicos y contables pertinentes, así como un flujo de información adecuado, políticas de conservación de documentación soporte, registro oportuno de operaciones, y, especialmente, adopte mecanismos de seguimiento periódico a la consistencia de los saldos contables, previendo la razonabilidad y confiabilidad de la información contable de la empresa.

ART. 8º—Secretaria técnica. La secretaría técnica del comité técnico de saneamiento contable de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá estará a cargo del coordinador grupo contable.

Son funciones del secretario:

1. Convocar a las reuniones ordinarias y extraordinarias del comité, citar oportunamente a los miembros e invitados y elaborar el orden del día.

2. Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el comité y suscribirlas junto con los demás participantes, en su condición de miembro del comité y secretario técnico del mismo.

3. Hacer seguimiento a la implementación de las recomendaciones y decisiones del comité.

4. Preparar informes, cada seis (6) meses calendario, sobre la gestión adelantada por el comité, y presentarlos, debidamente soportados al gerente general.

5. Preparar con la debida antelación el proyecto de informe final de depuración de saldos contables que trata el parágrafo 1º, artículo 5º, de la Ley 716 de 2001 y someterlo a consideración del comité.

6. Coordinar los requerimientos logísticos para reunión del comité.

7. Custodiar y mantener el archivo de las actas del comité y sus soportes, y expedir copias auténticas de éstos cuando le sean solicitadas con el lleno de los requisitos legales.

8. Coordinar la publicación del informe sobre deudores morosos de la entidad, según lo prevé el parágrafo 3º artículo 4º, de la Ley 716 de 2001.

9. Las demás que correspondan a la naturaleza de esta clase de secretaría técnica.

ART. 9º—Régimen y funcionamiento. El gerente general de la empresa reglamentará los aspectos funcionales y administrativos del comité.

ART. 10.—La depuración contable no sustituye ni exonera del ejercicio de las acciones legales pertinentes que se desprendan de la acción irregular y omisión de los deberes y responsabilidades de los servidores públicos o terceros involucrados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6º de la Ley 716 de 2001.

ART. 11.—El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá D.C., a 19 de diciembre de 2002.

___________________________________________