ACUERDO 27 DE 2008 

(Julio 31)

“Por la cual se adopta la política general sobre la administración de los bienes muebles clasificados por la entidad como inservibles”.

La Junta Directiva,

en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias en especial de las que le confieren la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, los numerales 1º y 4º del artículo 9º del Decreto 1050 del 6 de abril de 2006, los numerales 1º y 4º del Acuerdo 13 del 21 de febrero de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que “(...) la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones (...)”. El artículo 269 establece que “(...) en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley (...)”;

Que la Corte Constitucional en Sentencia C-479 de 1995, expresó, que la Constitución Política vigente consagra una noción mas amplia y comprensiva de la acepción patrimonio público y lo consignó del siguiente modo: “(...) Por patrimonio público, en este sentido amplio se entiende aquello que está destinado, de una u otra manera a la comunidad y que esta integrado por los bienes y servicios que a ella se le deben como sujeto de derechos (...)”;

Que en aplicación de lo anterior, la Ley 87 de 1993, establece las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado e indica que las entidades deben poseer manuales acordes a su naturaleza jurídica y a la función que desarrolla, en donde se establezcan los procedimientos sobre el manejo administrativo de los bienes;

Que en desarrollo del sistema de control interno basado en lo establecido en los artículos 209 y 269 de la Carta Política y en la Ley 87 de 1993, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento, entre otros, en los principios de economía, celeridad y eficacia, y que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado, acorde con lo dispuesto por el inciso 3º del artículo 113 de la Constitución Política;

Que de conformidad con el artículo 15 de la Ley 489 de 1998; se establece y define el sistema de desarrollo administrativo en virtud del cual la administración desarrolla “(...) un conjunto de políticas, estrategias, metodologías técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la administración pública (...)” para lo cual las entidades públicas han adoptado procedimientos para la definición de los bienes muebles, según sean servibles o inservibles, estableciendo un procedimiento para las bajas de los mismos;

Que la baja de bienes constituye una decisión administrativa propia e interna de la entidad, como porte del sistema de control interno a que está obligada la administración pública en todos sus órdenes, en virtud de los artículos 209 y 269 de la Constitución Política y las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998;

Que el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Icetex, como establecimiento público del orden nacional en su momento, expidió la Resolución 482 del 1º de noviembre de 2002, mediante el cual adoptó el manual general para el manejo administrativo de los bienes muebles de propiedad del Icetex y creó el comité de bienes del Icetex;

Que el Icetex, como entidad financiera de carácter especial, mediante la Resolución 104 del 12 de febrero de 2008, en el numeral b) del artículo 1º, definió bienes inservibles como: (...) Activos totalmente depreciados o amortizados que sean retirados del servicio por obsolescencia, deterioro o que no se encuentren en condiciones de uso, igualmente aquellos en desuso que la entidad no los requiere para su funcionamiento sin que estén totalmente depreciados o amortizados”. Además, adecuó la conformación del comité de bienes del Icetex y los procesos de bajas de bienes muebles de propiedad del Icetex, estipulada en la Resolución 482 del 1º de noviembre de 2002, debido a la transformación de su naturaleza jurídica;

Que en la mencionada Resolución 104 del 12 de febrero de 2008, se estableció que en el acto administrativo que disponga dar de baja un bien, se debe definir la destinación del mismo, para lo cual se debe tener en cuenta el fundamento que utiliza la administración para cambiar o transformar la titularidad de sus bienes, es decir, el tipo de contrato o actividad que fundamenta la decisión, por lo tanto, se considera conveniente adoptar la política general sobre la administración de los bienes muebles clasificados por la entidad como Inservibles;

Que con base a lo anterior, el comité de bienes del Icetex, creado mediante la Resolución 482 del 1º de noviembre de 2002, inició en el mes de marzo de 2007 un estudio técnico y jurídico para definir la destinación de los bienes muebles que no estaban siendo utilizados ni requeridos para su servicio;

Que la oficina jurídica, conceptuó jurídicamente sobre la viabilidad legal de donar o traspasar los bienes muebles inservibles de propiedad del Icetex a otras entidades públicas, como alternativa administrativa para la entidad. Dicha oficina emite su concepto con Memorando Interno 2200-131 del 15 de mayo de 2007, dando viabilidad a la donación de bienes muebles inservibles entre entidades públicas;

Que el comité de bienes, según consta en actas, revisó el manual general para el manejo administrativo de los bienes muebles, definiendo cuales son para la entidad los bienes catalogados como inservibles;

Que dado el impacto contable que tiene la decisión administrativa a adoptar, sobre la destinación de los bienes muebles inservibles de propiedad del Icetex, el comité de bienes de la entidad decidió consultar a la Contaduría General de la Nación, para conocer la viabilidad jurídica y contable de efectuar el traspaso de bienes muebles clasificados como inservibles a otras entidades públicas, es decir sin salir del patrimonio estatal;

Que la doctora Rocío Pérez Sotelo, encargada de las funciones del Subcontador General de la Nación y de investigación, mediante Oficio SGI-2000, concluye:

(…).

1. “Que no es de su competencia para pronunciarse respecto a la viabilidad jurídica, por cuanto, no corresponde a la interpretación de normatividad contable objeto de sus funciones, dado que se trata de una decisión administrativa que debe tomar la entidad de conformidad con las normas que lo regulan.

2. En lo relacionado con el tratamiento contable del traspaso de bienes muebles clasificados como inservibles a otras entidades públicas, está contenido en el numeral 24 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo contenido en el manual de procedimientos que hace parte del régimen de contabilidad pública, indica que: “El traslado de bienes es el proceso mediante el cual se entregan y reciben bienes entre entidades contables públicas, que implica la transferencia de la propiedad de tales bienes”.

3. Que el registro contable tanto para en Icetex como para la entidad que recibe en calidad de donación o traspaso, según el concepto emitido por la Contaduría General de la Nación será el siguiente: “La entidad contable pública que traslada propiedades, planta y equipo debita las subcuentas que correspondan, de las cuentas 1685 - depreciación acumulada (cr) y 1695 - provisiones para protección de propiedades, planta y equipo (cr) y acredita la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien trasladado, del grupo 16 - propiedades, planta y equipo. La diferencia que surja se registra debitando las subcuentas que correspondan, de la cuenta 3105 – capital fiscal o 3208 - capital fiscal, si se trata de entidades del Gobierno general, o la subcuenta 580808 - bienes y derechos trasladados por las empresas a otras entidades contables públicas, de la cuenta 5808 - otros gastos ordinarios, sise trata de empresas públicas. En caso de haberse registrado valorizaciones, se debita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3115 - superávit por valorización o 3240 superávit por valorización y se acredita la subcuenta respectiva, de la cuenta 1999 - valorizaciones”;

Que la dirección de contabilidad, la secretaría general y la coordinación de recursos físicos, presentaron a la junta directiva, un estudio técnico de factibilidad de fecha 30 de julio de 2008, el cual soporta la propuesta de adoptar la política general sobre la administración de los bienes muebles clasificados por la entidad como inservibles, dentro de la cual se contempla la de realizar el traspaso a entidades públicas, en el marco del sistema de control interno, con el fin de que no salgan del patrimonio público estatal;

Que el mencionado estudio técnico se conservará junto con el acta de la reunión de la junta del 30 de julio de 2008, como antecedente y soporte de la propuesta que presenta la administración a la junta directiva;

Que el numeral 4º del artículo 9º del Decreto 1050 de 2006, y los numerales 1º y 4º del artículo 19, del Acuerdo 13 del 21 de febrero de 2007, faculta a la junta directiva del Icetex, para formular la política general y los planes, programas y proyectos para el cumplimiento del objeto legal del Icetex, y para expedir conforme a la ley y a los estatutos; los actos administrativos que se requieran para el cumplimiento de las funciones y de las operaciones autorizadas al Icetex como entidad financiera de naturaleza especial;

Que con base en lo anterior la junta directiva, estima que se trata de una decisión administrativa con las facultades conferidas en el numeral 4º del artículo 9º del Decreto 1050 de 2006 y en los numerales 1º y 4º del artículo 19 del Acuerdo 13 del 21 de febrero de 2007, considera conveniente adoptar la política general sobre la administración de los bienes muebles clasificados por la entidad como inservibles de propiedad del Icetex, luego de haber sido clasificados por la entidad y realizado el procedimiento señalado para tales fines;

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

ART. 1º—Bienes muebles inservibles del Icetex. Son bienes muebles inservibles del Icetex los activos totalmente depreciados o amortizados que sean retirados del servicio por obsolescencia, deterioro o que no se encuentren en condiciones de uso, igualmente aquellos en desuso que la entidad no requiere para su funcionamiento sin que estén totalmente depreciados o amortizados.

ART. 2º—Política general de administración de los bienes muebles inservibles. Adoptar como política general para la administración de los bienes muebles clasificados por la entidad como inservibles de propiedad del Icetex, las siguientes opciones:

1. Venta.

2. Traspaso a entidades públicas.

3. Destrucción.

ART. 3º—Procedimiento para la venta de bienes muebles inservibles. El procedimiento para la venta de bienes muebles inservibles en el Icetex es el siguiente:

1. Realizar un estudio de conveniencia y oportunidad a cargo del coordinador del grupo de recursos físicos o quien haga sus veces.

2. Expedir acto administrativo de baja y clasificación de los bienes muebles como inservibles.

3. Realizar avalúo comercial.

4. Establecer la programación de las actuaciones para la venta en pública subasta, las visitas de inspección de los bienes muebles inservibles dados de baja la determinación y conformación de los lotes si a ello hubiere lugar, y demás actuaciones necesarias para adelantar el procedimiento, el cual estará a cargo del grupo de recursos físicos del Icetex.

5. Encargar al grupo de contratación del Icetex, enviar a las entidades financieras solicitud de cotización de los servicios del martillo, anexando para ello la relación detallada de los bienes muebles clasificados como Inservibles a vender con sus respectivos precios base de subasta que es el precio mínimo de venta aceptable para la entidad, los sitios de almacenamiento de los bienes muebles para su respectiva exhibición y copia del acto administrativo que hubiere ordenado la baja.

6. Realizar la contratación u orden de prestación de servicios con la entidad financiera para que realice por martillo la venta de los bienes muebles Inservibles en pública subasta, la cual se deberá invitar a por lo menos dos (2) entidades financieras autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia, para adelantar la comercialización de dichos bienes muebles a través del sistema de martillo. En caso de que existiese una sola subasta, a esta se le cursará la invitación.

7. Considerar el precio base recomendado por la entidad financiera que funge como martillo de venta de subasta pública, una vez se hayan efectuado dos (2) salidas consecutivas de los bienes muebles a subasta sin que se hubiese presentado oferta alguna. Para este efecto, el comité de bienes del Icetex deberá realizar la recomendación respectiva, si así lo considera conveniente.

8. Cambiar la destinación inicial y redestinar el traspaso o destrucción de los muebles inservibles, una vez se hayan efectuado tres (3) subastas consecutivas para venta directa de los citados bienes muebles sin que se hubiese logrado la venta; cambios que se llevarán a cabo por el comité de bienes de la entidad.

ART. 4º—Procedimiento para traspaso de bienes muebles inservibles. El procedimiento para el traspaso de bienes muebles inservibles en el Icetex es el siguiente:

1. Traspasar los bienes muebles inservibles únicamente a entidades públicas.

2. Expedir acto administrativo de baja, donde se clasifiquen los bienes muebles catalogados por la entidad como inservibles.

3. Realizar el estudio de conveniencia y oportunidad, donde se fundamente el traspaso de los bienes muebles inservibles a entidades públicas, a cargo del coordinador de recursos físicos quien administra los inventarios del Icetex o quien haga sus veces, y hará constar que no se están tramitando compras de bienes muebles con las mismas características de los bienes muebles inservibles, que son objeto de traspaso.

4. Publicar mediante avisos, por lo menos con dos (2) días de antelación, en lugares de la entidad visibles al público o, a través de su página web, la manifestación de voluntad del Icetex de dar en traspaso los bienes muebles inservibles a entidades públicas, relacionando los mismos y las condiciones para acceder a estos.

5. Recibir y estudiar las solicitudes presentadas por los representantes legales de las entidades públicas interesadas en obtener los bienes muebles inservibles de propiedad del Icetex, en la que conste el destino que darán a tales bienes. Del estudio, el comité de bienes del Icetex levantará la respectiva acta.

6. Emitir un convenio interadministrativo proferido por el representante legal del Icetex, donde se relacionen los bienes muebles inservibles del Icetex a traspasar, especificando, cantidad, valor y estado.

7. Firmar el acta de entrega y recibo de los bienes muebles inservibles traspasados por la entidad.

8. Entregar formalmente los bienes muebles inservibles por medio del coordinador del grupo de recursos físicos o quien haga sus veces al representante legal de la entidad pública beneficiada. En caso que el bien mueble inservible a traspasar, sea un vehículo, los gastos de legalización y traslado del bien, serán asumidos por parte de la entidad pública beneficiada.

9. Registrar contablemente el traspaso de los bienes muebles inservibles, conforme a lo estipulado en el numeral 24 del manual de procedimientos que hace parte del régimen de contabilidad pública.

PAR.—La entidad pública beneficiaria de los bienes muebles inservibles, no podrá comercializar los bienes muebles inservibles traspasados por el Icetex, pero podrá destruir los mismos, cuando estos dejen de cumplir con su objeto.

ART. 5º—Procedimiento para la destrucción de bienes muebles inservibles. El procedimiento para la destrucción de bienes muebles inservibles en el Icetex es el siguiente:

1. Realizar el estudio de conveniencia y oportunidad, donde se fundamente la destrucción de bienes muebles clasificados por la entidad como inservibles, a cargo del coordinador de recursos físicos quien administra los inventarios del Icetex o quien haga sus veces, previo al inicio del proceso de destrucción.

2. Aplicar el procedimiento de destrucción únicamente a los bienes muebles inservibles que el comité de bienes del Icetex haya recomendado para su destrucción, y de ella se dejará constancia en acta especial, en la cual se indiquen las causas que originaron su destrucción, con intervención de la oficina de control interno.

3. Expedir acto administrativo de baja donde se clasifique los bienes muebles catalogados por la entidad como inservibles y que serán destruidos.

4. Elaborar acta de destrucción a cargo del coordinador de recursos físicos, un funcionario de la oficina de control interno y demás funcionarios del Icetex que intervengan en la destrucción física de los elementos, en el momento de ejecutar la acción, donde se indicará la causa de la destrucción, lugar, fecha, disposición final de los desechos y anexar material fotográfico o fílmico como prueba de la acción.

5. Gestionar la autorización ante las entidades responsables de velar por la conservación del medio ambiente en la ciudad o si el caso lo amerita, ante aquellos organismos reguladores a nivel nacional, para el caso de los bienes que requieren un procedimiento especial para su destrucción como lo es la incineración.

ART. 6º—Seguimiento y control. La secretaría general a través del coordinador del grupo de recursos físicos o quien haga sus veces, adelantará el seguimiento y control a la entidad pública que reciba los bienes muebles clasificados por el Icetex como inservibles, con el fin de verificar que realice el correspondiente registro contable.

ART. 7º—Autorizar a la dirección de contabilidad del Icetex para que una vez definida la destinación de los bienes muebles clasificados como Inservibles, proceda a darlos de baja y realice el registro contable correspondiente de acuerdo con lo previsto por las resoluciones 482 del 1º de noviembre de 2002, y 104 del 12 de febrero de 2008.

ART. 8º—El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Expedido en Bogotá, D.C., a 31 de julio de 2008.

__________________________________________________________________