Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior

ACUERDO 29 DE 2014

(Agosto 6)

“Por el cual se modifica el manual de inversiones del Icetex”.

La Junta Directiva del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Icetex,

en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias en especial de las que le confiere la Ley 1002 de diciembre 30 de 2005, el numeral 1º del artículo 9º del Decreto 1050 del 6 de abril de 2006, el Acuerdo 13 del 24 de febrero de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, transformó al Icetex, en una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio vinculada al ministerio nacional;

Que el numeral 1º del artículo 9 del Decreto 1050 del 6 de abril de 2006 establece que es función de la junta directiva formular la política general y los planes, programas y proyectos para el cumplimiento del objeto legal del Icetex, de sus funciones y operaciones autorizadas y todas aquellas inherentes a su naturaleza jurídica, acorde con lo dispuesto por la Ley 1002 de diciembre 30 de 2005, y los lineamientos y políticas del Gobierno Nacional en materia de crédito educativo;

Que mediante Acuerdo 3 del 30 de enero de 2008, se adoptó el manual de inversiones del Icetex, el cual fue modificado por el Acuerdo 38 del 13 de diciembre de 2012;

Que la vicepresidencia financiera mediante memorando VFN-4000-13-465 propuso a la junta directiva la modificación del manual de inversiones del Icetex, concerniente a la elaboración del modelo de portafolio eficiente, dado que esta actividad es propia de la gestión y administración de inversiones, velando por mantener una adecuada segregación de funciones entre las actividades de front, middle y back office;

Que el comité financiero de la entidad revisó y recomendó la aprobación por parte de la junta directiva la modificación del citado manual según consta en el acta 7 del 16 de julio de 2014;

Que en la sesión de junta directiva llevada a cabo el día 31 de julio de 2014, se aprobó la modificación al manual de inversiones del Icetex, presentado a consideración por la vicepresidencia financiera;

En virtud de lo anterior;

ACUERDA:

ART. 1º—(Modificado).* Modificar el manual de inversiones del Icetex, en el siguiente aspecto:

Capítulo 6, numeral 6.2 Políticas de inversión y estructuración de portafolio de inversiones, literal (d) el cual quedará:

“El informe de portafolio eficiente es una herramienta para los gestores de portafolios de inversión, la cual permite hacer un benchmark de su portafolio frente al propuesto, permitiendo conocer cuál es su desempeño en términos de rentabilidad-riesgo. La vicepresidencia financiera utilizará dicha herramienta para sus actividades de análisis”.

*(Nota: Modificado por el Acuerdo 31 de 2014 artículo 1° del Fondo Nacional del Ahorro)

ART. 2º—El manual de inversiones del Icetex, a que se refiere el artículo anterior hace parte integral de este acuerdo.

ART. 3º—Vigencias y derogatorias. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y modifica el Acuerdo 34 del 13 de diciembre de 2013.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 6 de agosto de 2014.

Instituto Colombiano Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior - Mariano Ospina Pérez, Icetex

Manual de inversiones

Bogotá, D.C., noviembre de 2012

Índice general

Capítulo I

Generalidades

1.1. Objetivo.

1.2. Alcance y criterios.

1.3. Modificaciones.

Capítulo II

Marco legal - Principales normas

2.1. Circular Externa 100 de noviembre de 1995.

2.2. Decreto 1182 de 2000.

2.3. Circular Externa 7 de enero de 1996 - Circular Básica Jurídica.

Capítulo III

Principios básicos de gestión financiera y políticas

3.1. Seguridad.

3.2. Diversificación.

3.3. Liquidez.

3.4. Rentabilidad.

3.5. Transparencia.

3.6. Responsabilidad.

3.7. Confidencialidad.

3.8. Selección objetiva.

3.9. Obligatoriedad.

3.10. Conflicto de interés.

Capítulo IV

Organización, funciones y responsabilidades de la administración

4.1. Junta directiva.

4.2. Comité fiduciario.

4.3. Comité CAP.

4.4. Comité financiero y de inversión.

4.5. Presidente.

4.6. Secretaría general.

4.7. Vicepresidente financiero.

4.8. Director de tesorería.

4.9. Front office.

4.10. Oficina de riesgos.

4.11. Dirección de contabilidad.

4.12. Control interno.

4.13. Revisor fiscal.

Capítulo V

Definición áreas que intervienen en el proceso de inversiones

5.1. Front office o área de negociación.

5.2. Middle office o área de administración de riesgos.

5.3. Back office o área de operaciones.

Capítulo VI

Políticas de gestión de inversiones

6.1. Política de planeación financiera a través de flujos de caja.

6.2. Política de inversiones y estructuración del portafolio de inversiones.

6.3. Operaciones permitidas.

6.4. Operaciones no permitidas.

6.5. Manejo de la liquidez.

6.7. Políticas de evaluación de inversiones.

Capítulo VII

Compra y venta de títulos valores

7.1. Compra de inversiones de renta fija.

7.2. Venta de inversiones de renta fija.

Capítulo VIII

Cumplimiento de las operaciones de compra y venta de títulos valores

8.1. Operaciones con comisionistas de bolsa.

8.2. Operaciones con otros intermediarios.

Capítulo IX

Esquema de remuneración.

CAPÍTULO I

Generalidades

1.1. Objetivo.

El manual de inversión tanto de recursos propios como de terceros tiene como objetivo reglamentar las decisiones relacionadas con excedentes de liquidez referentes a la disposición de recursos, negociación de títulos valores (adquisición y venta), su manejo adecuado (clasificación, valoración y contabilización), distribución clara de funciones entre las áreas, y la evaluación, medición y control de los diferentes riesgos involucrados. Todo lo anterior conforme a las disposiciones normativas de la Superintendencia Financiera, y las políticas institucionales como nueva entidad financiera de carácter especial, sin perjuicio de las normas legales que le apliquen.

1.2. Alcance y criterios.

El manual de inversión se aplica a todos los procesos relacionados con la inversión de los excedentes de liquidez, como negociación, adquisición o venta, valoración y procesamiento orientados bajo criterios de transparencia, seguridad, rentabilidad, diversificación, liquidez, solidez del emisor o emisión y de los intermediarios o contraparte.

1.3. Modificaciones.

El manual de inversión como sus modificaciones deben ser aprobadas por la junta directiva.

CAPÍTULO II

Marco legal - principales normas

El marco básico que regula el proceso de adquisición, negociación, administración, clasificación valoración, contabilización y venta de las inversiones se encuentra circunscrito principalmente por las normas emitidas por la Superintendencia Financiera, entre otras las que a continuación se relacionan y que deben ser tenidas en cuenta:

2.1. Circular Externa 100 de noviembre de 1995 - Circular Básica Contable y Financiera en sus capítulos:

a) Capítulo I - Evaluación de inversiones;

b) Capítulo VI - Criterios y procedimientos para la gestión de activos y pasivos;

c) Capítulo XIX - De las operaciones del mercado monetario y de las operaciones relacionadas con el mercado monetario.

2.2. Decreto 1182 de 2000.

Expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, donde establece los criterios para la aplicación de los principios de transparencia, competencia y de selección objetiva, los cuales deben ser observados por las tesorerías de los órganos a los cuales se aplica el mencionado decreto, en el depósito, la disposición, adquisición, manejo, custodia, la administración de dinero, de títulos y en general de valores.

2.3. Circular Externa 7 de enero de 1996 - Circular Básica Jurídica y las demás normas internas que apliquen.

CAPÍTULO III

Principios básicos de gestión financiera y políticas

Los principios básicos están orientados a conservar el capital invertido y obtener rendimientos sobre él, garantizando inversiones a tasas de mercado, mediante la estructuración de un portafolio de inversiones de riesgo moderado, de alta seguridad y adecuada liquidez en las inversiones. Para lograr este objetivo se tendrán en cuenta los siguientes principios:

3.1. Seguridad.

Toda operación al momento de la compra o venta debe ser de bajo riesgo, teniendo en cuenta la solidez del emisor o emisión y de los intermediarios o contraparte. Por encima de cualquier consideración de rentabilidad, prevalecerá el bajo riesgo. Se evitarán posiciones especulativas con el fin de limitar la exposición al riesgo de pérdidas, enmarcándose dentro del esquema de “Riesgo moderado”, en donde los recursos propios, como los provenientes de los fondos administrados y los recursos de las emisiones de los títulos de ahorro educativo, TAE, se destinarán a la adquisición de títulos valores con una capacidad superior de conservación del capital, que tengan una calificación mínima de AA otorgada por una sociedad calificadora de valores autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

3.2. Diversificación.

Diversificar el portafolio o la cartera, significa invertir en distintos instrumentos a fin de minimizar el riesgo de pérdida por efectos de la variación de precios del mercado (oferta y demanda del mercado de títulos valores). Las decisiones de compra y venta tendrán en cuenta principios de diversificación del riesgo.

3.3. Liquidez.

Consiste en mantener recursos líquidos disponibles al momento de atender los compromisos adquiridos en el desarrollo de nuestro objeto social. Cuando se van a efectuar compras es importante tener en cuenta la clasificación que se les dé a los títulos valores que conformarán el portafolio de inversiones. Preferiblemente clasificados como negociables para garantizar la liquidez de la entidad y que sean títulos que se pueden vender o liquidar en el corto plazo con el fin de tomar utilidades o adquirir efectivo para cumplir con las obligaciones con terceros. Por lo anterior es recomendable tener recursos en cuentas de ahorro, en dineros a la vista y en títulos de alta liquidez inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios.

3.4. Rentabilidad.

Toda inversión de dinero debe producir una rentabilidad adecuada, proporcional al capital invertido, el riesgo asumido, y el plazo de tiempo de recuperación o retorno previsto; sin embargo, se debe tener en cuenta que los rendimientos generados están sujetos a la variación de los precios de mercado. En todo caso se deben respetar los principios de seguridad y transparencia.

3.5. Transparencia.

Las operaciones que se contemplan en este manual deben ejecutarse con estricta sujeción a las políticas, reglas y procedimientos aquí establecidos. Todas las operaciones de las áreas comprometidas en el proceso de negociación, medición de riesgos, cumplimiento y registro deben quedar consignadas explícitamente y soportadas de manera clara, conforme con las políticas del Icetex, además de lo contenido en el código de buen gobierno y en las normas expedidas por los entes de control y vigilancia de la entidad.

3.6. Responsabilidad.

Todas las instancias que participan en el proceso de decisiones de inversión de la entidad tendrán en cuenta este reglamento y el manual de ética y conducta, desempeñando sus funciones de buena fe, de manera independiente, con la debida diligencia y cuidado.

3.7. Confidencialidad.

De conformidad con lo establecido en este reglamento y en el código de ética y conducta, los directivos, funcionarios y en especial los de las áreas del front, back y middle office de la entidad deben mantener la debida reserva sobre los documentos de trabajo y la información confidencial que esté a su cuidado. Por lo tanto, deben controlar y evitar que en cualquiera de las instancias o dependencias se haga uso indebido de dicha información o que la misma sea conocida por personas que no tengan autorización para ello o no laboren en la respectiva área.

No deben revelar ni transferir a otros empleados que no tengan la competencia o a terceras personas las tecnologías, metodologías, know how, secretos e informes privados comerciales o estratégicos a los que haya tenido acceso con ocasión de su cargo, que pertenezcan a la entidad, a sus clientes o proveedores.

3.8. Selección objetiva.

En el depósito, la disposición, adquisición, manejo, custodia o en general la administración de los activos, se seleccionarán las mejores propuestas para la entidad.

3.9. Obligatoriedad.

El presente reglamento es de obligatorio cumplimiento y rige a partir de la fecha de su aprobación y promulgación.

3.10. Conflicto de interés.

Los miembros del comité financiero deberán informar el posible conflicto de interés que pueda existir al momento de tomar una decisión, para salvar su voto y así garantizar que la decisión tomada se ajuste a las necesidades del Icetex. De esta situación se dejará constancia en el acta de la reunión correspondiente.

CAPÍTULO IV

Organización, funciones y responsabilidades de la administración

Las áreas que intervienen en el proceso de inversiones del Icetex se muestran a continuación:

Ac 29 ICETEXI1
Ac 29 ICETEXI1
 

Nota: Este organigrama es una extracción de las dependencias involucradas en el proceso de gestión de inversiones y no modifican el organigrama del instituto.

Los funcionarios que de cualquier manera intervengan en este proceso deben expresar por escrito que no existe conflicto de interés, así como garantizar que no hacen uso de información privilegiada, y que se acogen al código de ética y conducta y al de buen gobierno. Los intervinientes en el proceso tienen las siguientes funciones:

4.1. Junta directiva.

a) Aprobar las políticas, estrategias y procedimientos que seguirá la entidad en el desarrollo de sus operaciones;

b) Aprobar e indicar en el código de ética y conducta la actuación en cuanto a información confidencial, manejo de la misma y conflictos de interés del personal que opera en los procesos de inversiones y tesorería;

c) Garantizar la adecuada organización de las actividades de inversión, su monitoreo y la formulación de políticas generales que la alta gerencia deberá cumplir para el manejo de las inversiones;

d) Definir los rangos de valor en riesgo VaR adecuado, moderado y alto y las medidas que deberá tomar la alta gerencia para mitigar los riesgos;

e) Definir procedimientos para medir, administrar, analizar y monitorear el riesgo;

f) Señalar la naturaleza, el alcance y el soporte legal de las operaciones de tesorería, al igual que los negocios y mercados en los que puede actuar;

g) Designar a uno de sus miembros para analizar, evaluar y presentar ante la misma junta directiva los informes y recomendaciones, y, será quien asuma la responsabilidad por el cumplimiento de las decisiones que en materia de riesgo se tomen;

h) Autorizar a la alta gerencia, cuando fuere el caso, para adecuar la plataforma tecnológica y el equipo técnico, para las operaciones de inversiones;

i) Promover la integridad de los sistemas contables, de información gerencial, financiera y de auditoría, y velará por el adecuado funcionamiento de los sistemas de control, de seguimiento de riesgos y de cumplimiento legal;

j) Señalar las funciones y responsabilidades de la alta gerencia en esta materia;

k) Autorizar la compra y venta de títulos valores de renta variable;

l) Requerir informes periódicos que incluyan exposición al riesgo, operaciones de inversiones, VAR y cualquier otro informe que considere necesario;

m) Aprobar los cupos de inversión y los cupos de contraparte.

4.2. Comité fiduciario.

Por parte del Icetex lo integran dos (2) funcionarios de la vicepresidencia financiera y asiste como invitado el jefe de la oficina de riesgos. Por la fiduciaria, la persona encargada de la administración de los portafolios, quien hace las veces de secretario del comité. El comité se debe reunir una vez al mes.

Las funciones del comité fiduciario son:

a) Evaluar y analizar el comportamiento de los portafolios frente al mercado financiero;

b) Evaluar todo lo inherente a la administración de las dos emisiones de los títulos de ahorro educativo;

c) Tomar decisiones sobre la rotación de los portafolios o de necesidades de liquidez.

4.3. Comité CAP.

El comité de activos y pasivos tendrá como objetivo velar por la adecuada gestión y administración de riesgo de liquidez. El análisis de la liquidez tendrá como base los diferentes rublos presupuestales establecidos en el presupuesto anual de Icetex. El comité CAP se reunirá ordinariamente una vez al mes, sin embargo, si se presentan eventos especiales que puedan afectar la liquidez del Icetex, el comité podrá reunirse en sesiones extraordinarias, convocadas por el presidente del comité o el secretario.

Funciones. Son funciones del comité CAP, además de las establecidas en el Acuerdo 8 del 24 de enero de 2007, las siguientes:

a) Asesorar a la junta directiva en la definición de límites de exposición de las posiciones activas y pasivas por plazo, monto, monedas y tasas de interés;

b) Definir los reportes de exposición al riesgo de liquidez que deben ser elaborados por la oficina de riesgos y aprobados por la junta directiva. Dichos reportes deberán mostrar el seguimiento que se le haga al riesgo de liquidez, el cual puede darse por diferencia entre los flujos de efectivo proyectados en distintas fechas, considerando para tal efecto los plazos y montos de los activos y pasivos de la institución, denominados en moneda nacional, en moneda extranjera y en unidades de inversión al igual que exposición clasificada por tipos de tasas de interés;

c) Proponer para evaluación y aprobación de la junta directiva el plan de contingencia de liquidez de la entidad, el cual contempla las acciones que se deberán llevar a acabo ante eventos que pongan en riesgo la liquidez de la entidad;

d) Proponer políticas de identificación, medición, monitoreo y control del riesgo de liquidez;

e) Evaluar el riesgo de liquidez del TAE;

f) Determinar los montos y plazos de las inversiones que se presentarán al comité financiero y de inversión.

El comité CAP estará integrado por:

a) El vicepresidente financiero quien será el presidente del comité con voz y voto;

b) El vicepresidente de crédito y cobranza con voz y voto;

c) El vicepresidente de fondos en administración con voz y voto;

d) El jefe de la oficina de riesgos con voz y voto, quien hará las veces de presidente suplente;

e) El jefe de la oficina de control interno con voz pero sin voto;

f) El coordinador del grupo de presupuesto con voz y voto;

g) El director de tesorería con voz y voto quien hará las veces de secretario del comité.

4.4. Comité financiero y de inversión.

El comité financiero y de inversión para la toma de decisiones en materia de administración de inversiones y recursos financieros, fue creado mediante Acuerdo 9 de septiembre 3 de 2003. El Decreto 380 de 2007, estipula que el comité financiero y de Inversión estará conformado además de los funcionarios de la entidad que señale la junta directiva, por tres miembros externos a la entidad de reconocida experiencia e idoneidad en el sector financiero.

De conformidad con el artículo 7º del Acuerdo 31 del 27 de agosto de 2008, la junta directiva del Icetex, autoriza a la presidenta del Icetex, para determinar mediante acto administrativo la conformación de los comités de apoyo a la junta directiva, y mediante Resolución 797 del 2 de octubre de 2008, estableció en su artículo 1º la integración del comité financiero y de inversión.

Que mediante Resolución 415 del 28 de mayo de 2012. La presidenta modifica la integración del comité financiero y de inversión quien quedará integrado así:

a) Tres (3) expertos externos en temas financieros con voz y voto. Uno de ellos actuará como presidente del comité;

b) El presidente del Icetex, con voz y voto quien presidirá el comité en ausencia del presidente del comité;

c) Un miembro delegado de la junta directiva con voz y voto;

d) El vicepresidente financiero con voz y voto;

e) El jefe de la oficina de planeación con voz y voto;

f) El jefe de la oficina de riesgos con voz pero sin voto;

g) El jefe de la oficina de control interno con voz pero sin voto;

h) El director de contabilidad con voz pero sin voto;

i) El analista grado 4 con voz pero sin voto;

j) El secretario general con voz pero sin voto, quien convocará a las sesiones ordinarias y extraordinarias, tramitará y custodiará las actas debidamente aprobadas, que serán foliadas y archivadas.

Funciones:

a) Asesorar a la junta directiva y a la alta gerencia sobre las estrategias de mayor seguridad y más alto rendimiento en las inversiones que se deban realizar;

b) Evaluar los reglamentos en materia financiera y de inversión y presentar las recomendaciones y conceptos con destino a la aprobación por parte de la junta directiva;

c) Asesorar a la alta gerencia en la toma de decisiones que garanticen una conformación de los portafolios de la mejor calidad;

d) Evaluar periódicamente el adecuado uso de los recursos destinados a inversión y señalar las pautas a seguir;

e) Evaluar y asesorar en la definición de los límites que regirán las inversiones de la entidad, tanto en lo que se refiere a valor en riesgo VaR, emisores, emisiones, contraparte y atribuciones de la alta gerencia en esta materia;

f) Analizar los informes que se reciban de la vicepresidencia financiera, la oficina de riesgos y la oficina asesora de planeación en relación con los portafolios y comportamiento del mercado, así como de otras áreas que se consideren necesarias;

g) Evaluar y analizar el desempeño del mercado financiero;

h) Recomendar sobre las modificaciones al presente documento;

i) Evaluar, estudiar y aprobar las propuestas de inversión que presenta la administración, de acuerdo con las políticas definidas por la junta directiva;

j) Evaluar las recomendaciones y observaciones de la revisoría fiscal en lo pertinente al tema financiero.

4.5. Presidente.

Tendrá como funciones en esta materia, además de las propias de su cargo:

a) Contribuir con la formulación de políticas y directrices en el manejo adecuado de las inversiones, con el fin de garantizar la adecuada organización de las actividades de inversión, la integridad de los sistemas contables, de información gerencial, financiera y de auditoría;

b) Ser miembro activo del comité financiero y de inversión;

c) Presentar a la junta directiva el código de ética y conducta para su aprobación, al igual que los informes periódicos sobre la administración de inversiones y gestión de riesgos;

d) Presentar a la junta directiva propuestas para el mejoramiento de los sistemas financiero y de control interno;

e) Velar por el adecuado funcionamiento del sistema de control interno, de seguimiento de riesgo y de cumplimiento legal;

f) Velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos aprobados por la junta directiva, en todos los órdenes;

g) Solicitar y analizar los informes de valoración de los portafolios de inversión.

4.6. Secretaria general.

Tendrá como funciones en esta materia, además de las propias de su cargo:

a) Ejercer de secretario en el comité financiero y de inversión;

b) Coordinar la agenda y el desarrollo del comité;

c) Dar a conocer los reglamentos y políticas autorizadas por el comité financiero y aprobadas por la junta directiva;

d) Previa solicitud del comité financiero presentar concepto jurídico sobre los nuevos mercados o nuevos productos en los cuales el Icetex estime conveniente incursionar, así como los contratos que sean de interés para la entidad.

4.7. Vicepresidente financiero.

Tendrá como funciones en esta materia, además de las propias de su cargo:

a) Coordinar la definición de políticas, estrategias, mecanismos e instrumentos con criterios técnicos, dirigidos a minimizar los riesgos propios de las inversiones admitidas por la entidad;

b) Coordinar la ejecución de medidas y acciones trazadas por el comité financiero y de inversión, como las emanadas de la junta directiva;

c) Supervisar la colocación de los recursos que autoriza el comité financiero y de inversión;

d) Verificar el cumplimiento de las políticas por parte de los funcionarios autorizados para el manejo de los recursos de tesorería;

e) Apoyar en la evaluación de los estudios que sirvan de soporte para el comité financiero y de inversión;

f) Proponer al comité financiero y de inversión el tipo de inversiones que se deban realizar y las medidas a adoptar en materia de seguridad;

g) Proponer cambios a las funciones y responsabilidades que tengan que ver con nuevas regulaciones que expidan los organismos de control y vigilancia;

h) Propender por la implementación de controles adecuados con el fin de mitigar los riesgos.

4.8. Director de tesorería (back office).

Las funciones de back office las realizará el director de tesorería y serán, además de las propias de su cargo:

a) Preparar la presentación de los informes de liquidez y los flujos de caja proyectados para la toma de decisión, en cuantos a montos y plazos, para el comité CAP;

b) Preparar y efectuar las órdenes de operaciones que se hayan cerrado por parte de front office en cumplimiento a las decisiones que tome la entidad;

c) Realizar el cumplimiento de las operaciones aprobadas por el comité financiero y de inversión;

d) Conciliar con la información del boletín de tesorería la información de las operaciones cumplidas;

e) Controlar permanentemente el vencimiento de los intereses, capital y de cualquier otra operación que realice el front office, realizando las respectivas cartas a las entidades para la consignación de estos recursos;

f) Controlar el adecuado manejo y custodia de los títulos valores;

g) Realizar la conciliación de los títulos valores que representan el portafolio de inversión, contra los respectivos extractos;

h) Apoyar y suministrar la información y documentos a la oficina de control interno, para la realización de arqueos de los títulos que conforman los portafolios de inversión;

i) Suministrar la información que requiera el revisor fiscal y los entes de control de los portafolios de inversión;

j) Realizar diariamente el procedimiento de valoración de las operaciones de tesorería y la transmisión a la Superintendencia Financiera de Colombia;

k) Cumplir con las disposiciones legales que tengan relación con las actividades de los portafolios de inversión;

l) Elaborar, firmar y enviar las confirmaciones de las operaciones a cada una de las contrapartes;

m) Ordenar el traslado de los recursos para cumplir con las operaciones;

n) Custodiar y validar con el registro de firmas autorizadas de las contrapartes, la idoneidad de la persona que está firmando las cartas de confirmación de las operaciones;

o) Realizar la revisión y confirmación de las operaciones en Deceval.

4.9. Front office.

a) Ejecutar las medidas y acciones trazadas por el comité financiero y de inversión;

b) Cumplir con las políticas y procedimientos establecidos por la junta directiva para el manejo de los portafolios de inversión;

c) Asesorar al vicepresidente financiero en las modificaciones que considere conveniente sobre las nuevas inversiones que se deban realizar, de acuerdo con el conocimiento que tiene del mercado;

d) Ejecutar los planes previstos por la vicepresidencia financiera y las demás estrategias para efectuar las inversiones;

e) Elaborar en coordinación con el vicepresidente financiero los informes de comportamiento de los portafolios que se deben presentar al comité financiero y de inversión;

f) Asesorar al vicepresidente financiero en las propuestas de inversión que se presentan para aprobación del comité financiero y de inversión;

g) Realizar las respectivas negociaciones aprobadas por el comité financiero y de inversión;

h) Informar al back office las respectivas condiciones de las operaciones cerradas, con el fin de que se cumplan y se revisen que estén acordes con la aprobación del comité financiero y de inversión;

i) Enviar a la oficina de riesgos las operaciones cerradas;

j) Hacer seguimiento diario al mercado con el fin de mantener informado al vicepresidente financiero de las posibles oportunidades de inversión que se presenten y que se permitan en este reglamento;

k) Analizar las disposiciones legales emanadas por el regulador del mercado de capitales.

4.10. Oficina de riesgos.

Las funciones del middle office las realizará la oficina de riesgos y son:

a) Presentar y sustentar al comité financiero y de inversión la información relacionada con la exposición por tipo de riesgo cuantitativo y cualitativo, las desviaciones o violaciones que se presenten en los límites de exposición por riesgo, las propuestas de acciones correctivas para mitigar los riesgos y sobre la evolución histórica de la exposición por tipo de riesgo de la entidad;

b) Presentar, soportar y sustentar al comité financiero y de inversión y a la junta directiva la propuesta de política general de administración del riesgo a que está expuesta la entidad en el ejercicio de sus operaciones y funciones; velar por su implementación interna y efectuar el seguimiento a las decisiones que el comité financiero y de inversión y la junta directiva adopten sobre la materia;

c) Investigar y mantener informado al comité financiero y de inversión sobre las características de los diferentes títulos en los cuales se pueden colocar los recursos, así como la calificación de los emisores y de los intermediarios;

d) Elaborar reportes periódicos a la junta directiva y a la presidencia de la entidad sobre los niveles de exposición a los riesgos, las implicaciones de los mismos y las actividades relevantes para su mitigación y/o adecuada gestión;

e) Alertar al comité de riesgos sobre posibles incumplimientos en las políticas formuladas de riesgo, al igual que las violaciones de límites de exposición por tipo de riesgo;

f) Realizar los análisis técnicos que permitan apoyar al comité financiero y de inversión en sus decisiones en materia de clasificación de inversiones, de acuerdo con la norma;

g) Preparar los informes que la entidad deba generar con destino a los organismos de control, inspección y vigilancia;

h) Formar parte del comité CAP.

4.11. Dirección de contabilidad.

a) Realizar todos los registros contables de las operaciones;

b) Hacer el debido seguimiento al registro de las valoraciones.

4.12. Control interno.

Las operaciones de inversiones y tesorería deberán ser revisadas esporádicamente por la oficina de control interno. En particular, los aspectos más importantes a auditar son:

a) El sistema de límites;

b) La conciliación y cierre de operaciones;

c) La oportunidad, relevancia y confiabilidad de los reportes internos;

d) La calidad de la documentación de las operaciones;

e) La segregación de funciones;

f) La relación entre las condiciones de mercado y los términos de las operaciones realizadas;

g) Las operaciones con personas vinculadas a la entidad;

h) El arqueo de los títulos;

i) El cumplimiento de las políticas aprobadas por la junta directiva y de los lineamientos y recomendaciones del comité financiero y de inversiones.

4.13. Revisor fiscal.

La revisoría fiscal o el que haga sus veces, realizará informes independientes de los del Icetex. La revisoría fiscal estará conformada por todo el equipo técnico y humano designado por el revisor fiscal.

CAPÍTULO V

Definición áreas que intervienen en el proceso de inversiones

Dando cumplimiento a la normatividad de la Superintendencia Financiera en cuanto a la organización de las operaciones de tesorería y con el fin de evitar que se produzcan pérdidas financieras como resultado de la inadecuada segregación y distribución de funciones al interior de la entidad en el tema de Inversiones, se estableció que las operaciones de tesorería se desarrollen dentro de una estructura organizacional que contempla las siguientes áreas y/o funciones:

5.1. Front office o área de negociación.

Es la encargada de contactar y negociar con los distintos clientes, directamente o a través de teléfonos o sistemas electrónicos y comprometer a la entidad en operaciones con títulos valores. Esta área tendrá prohibido realizar funciones que tengan que ver con procesamiento, confirmación, contabilidad y liquidación de la inversión. Esta área está situada en la vicepresidencia financiera.

5.2. Middle office o área de administración de riesgos.

La oficina de riesgos es el área encargada de realizar la medición, los análisis y control de los riesgos de mercado, liquidez, crédito, operacional y legal, así como el control de los límites establecidos en el presente manual. Esta área tiene prohibido realizar actividades tales como negociación, procesamiento, confirmación, contabilización y liquidación de operaciones, aunque tiene como función el control de las mismas. Esta área depende directamente de la presidencia del Icetex.

5.2. Back office o área de operaciones.

La dirección de tesorería, hará las funciones de procesamiento, cumplimiento, contabilización, liquidación de operaciones, valoración y registro. Se prohíbe a esta área efectuar actividades que tengan que ver con negociaciones de títulos.

CAPÍTULO VI

Políticas de gestión de inversiones

6.1. Política de planeación financiera a través de flujos de caja.

El flujo de efectivo es el elemento esencial para la planeación financiera porque permite conocer las proyecciones de ingresos y egresos, con los cuales se determinarán los excedentes de liquidez a invertir o las necesidades de recursos para cumplir con los compromisos adquiridos y son determinados por el comité CAP.

6.2. Política de inversiones y estructuración del portafolio de inversiones.

La entidad debe procurar colocar los recursos buscando principalmente los siguientes objetivos:

a) Darle seguridad y respaldo a los recursos administrados con el fin de cumplir adecuadamente con el objeto social de la entidad;

b) Generar utilidades financieras que complementen el resultado de la operación de crédito.

Para lograr estos objetivos se han diseñado unas estrategias de inversión y se han estructurado unas políticas que propenden por una administración adecuada de riesgos y unos procedimientos encaminados al monitoreo y control de riesgos.

El diseño de las estrategias está encaminado a obtener la seguridad necesaria en sus operaciones y a lograr mayor rentabilidad de los portafolios. Entre las primeras se tienen, las siguientes:

a) Definir cupos de emisor y contraparte que deben ser evaluados por el comité financiero y aprobados por la junta directiva;

b) Colocar los recursos de acuerdo con los lineamientos señalados en el presente manual y dentro de la normatividad que le aplique a la entidad;

c) Diversificar la composición de los portafolios;

d) Recomponer los portafolios por plazos teniendo en cuenta las necesidades de liquidez y las tendencias del mercado;

e) Efectuar compras de inversiones que presenten altos niveles de negociación;

f) Implementar metodologías para la medición de los diferentes riesgos;

g) Realizar las provisiones de inversión, cuando las condiciones del emisor lo exijan, de acuerdo al capítulo I numeral 8º de la Circular Básica 100.

Entre las estrategias orientadas a lograr mayor rentabilidad, se tienen las siguientes:

a) Efectuar rotaciones de los portafolios teniendo en cuenta las tendencias del mercado;

b) Explorar permanentemente nuevos mercados y emisores o emisiones que ofrezcan alta rentabilidad y que cumplan con las condiciones de seguridad y calificación de riesgo mínima exigida en el presente documento;

c) Analizar los factores claves de éxito para una administración adecuada de portafolios de inversión;

d) Utilizar la metodología de portafolio eficiente para actividades de análisis por parte de la vicepresidencia financiera. Dicha metodología permite a los gestores de portafolios de inversión hacer un benchmark de su portafolio frente al propuesto, para conocer cuál es su desempeño en términos de rentabilidad-riesgo.

Los portafolios de inversiones deberán estructurarse a corto, mediano y largo plazo; del total del portafolio no menos del cuarenta por ciento (40%) deberá estar representado en valores de corto plazo, entendiéndose este por los de vencimientos hasta de tres años y el restante de estos recursos distribuido en mediano (de tres a cinco años) y largo plazo (superior a cinco años). Esta distribución se considerará en el comité financiero y de inversión, de acuerdo con el análisis del flujo de caja y la recomendación del comité CAP.

Para diversificar y contrarrestar los efectos de las variaciones en las tasas de valoración del portafolio, se debe propender por una estructuración de títulos con diferentes plazos al vencimiento e inversiones a tasa fija y tasas indexadas al IPC, al DTF, a la UVR, al IBR y alguna moneda extranjera, entre otras autorizadas.

Como política general se debe procurar, exceptuando los títulos de deuda pública, que las inversiones de largo plazo mayor a un año, se constituyan en papeles con tasa variable, indexados a la unidad de valor constante UVR, a la DTF, al IPC, al IBR, a la devaluación, o, a cualquier otra tasa variable legalmente autorizada por las autoridades monetarias, adicionadas en un spread, con el propósito de poder absorber las posibles variaciones de las mismas y colocarse en condiciones de mercado.

En todo caso, se debe hacer un continuo monitoreo a través de la oficina de riesgos, con el fin de considerar la conformación adecuada de los portafolios, por país, por sector de la economía, por grupo económico, por moneda, por tasa de referencia, por tipo de inversión, por calificación del emisor y por tipo de garantía.

En la conformación de los portafolios se tendrán en cuenta los límites aprobados por la junta directiva.

Cuando las condiciones de mercado cambien para la adquisición de TCO, y las tasas sean menores a las aprobadas por el comité financiero y de inversión; la vicepresidencia financiera contará con la facultad de realizar dichas inversiones hasta por cinco (5) puntos básicos por debajo de inicialmente aprobado. Adicionalmente, cuando la referencia del TES TCO cambie se podrá realizar las inversiones con la referencia más cercana a la aprobada por el comité financiero y de inversión. Esto se da porque el Ministerio de Hacienda y Crédito Público realiza emisiones de una especie de TCO por cuatro semanas, transcurridas estas, el ministerio realiza subastas de otras referencias.

El portafolio de inversiones se debe estructurar de acuerdo con las operaciones que sean permitidas:

6.3. Operaciones permitidas.

a) Compra y venta de títulos de deuda pública;

b) Compra y venta de títulos emitidos o garantizados por el Banco de la República;

c) Operaciones simultáneas activas y pasivas con títulos de deuda pública únicamente;

d) Compra y venta de títulos emitidos por organismos multilaterales;

e) Compra y venta de títulos emitidos por entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera o la Superintendencia de Sociedades con una calificación mínima de AA por parte de una entidad calificadora de riesgos debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera;

f) Emisiones especiales del sector real, previo análisis de la oficina de riesgos, presentación a comité financiero y de inversiones y aprobación de junta directiva;

g) Depósitos a la vista;

h) Operaciones de cobertura, siempre y cuando sean para cubrir el riesgo de tasa de interés y/o cambiario de posiciones activas o pasivas registradas en los estados financieros del instituto, independientemente que se pacten con o sin entrega del subyacente, este tipo de operaciones solamente se realizarán para cubrir créditos de la banca multilateral, que soportan los créditos educativos;

i) Operaciones repo activas.

Tratándose de operaciones repo activas únicamente podrán realizarse con entidades que tengan cupo de emisor disponible y cuando la garantía se realice con títulos emitidos o garantizados por la Nación o el Banco de la República. En ningún caso las operaciones de reporto podrán exceder el 5% del valor total del portafolio; las garantías serán de títulos que no superen los tres (3) años de plazo al vencimiento y corresponderán como mínimo al 120% del valor del repo.

6.4. Operaciones no permitidas.

a) La entidad no podrá hacer inversiones en renta variable a menos que el comité financiero y de inversiones las autorice y la junta directiva las apruebe y para tal efecto será en entidades calificadas como mínimo con AA+ y clasificadas en alta bursatilidad;

b) Compra y venta de títulos provenientes de procesos de titularizaciones hipotecarias;

c) Compra y venta de títulos emitidos o garantizados por Fogafín;

d) Operaciones de cobertura con fines especulativos y que no sean para cubrir una posición activa o pasiva abierta en el balance de la entidad;

e) Compra y venta de títulos con personas naturales;

f) Operaciones de fondeo y/o carruseles;

g) Compromisos de palabra sin que medie un documento escrito donde consten las condiciones legales y faciales del negocio.

6.5. Manejo de la liquidez.

Para efectos de rotar el portafolio y buscar mejorar las condiciones generales del portafolio de acuerdo con las políticas generales de riesgo, o para efectos de mantener un nivel de liquidez satisfactorio, se podrán realizar adicionalmente operaciones tales como: Depósitos en cuentas bancarias. Estos dineros corresponderán a las provisiones para el pago de impuestos, nóminas, redenciones de TAE, giros de fondos, créditos aprobados y aquellos otros pagos periódicos.

Los recursos depositados en cuentas bancarias no se computarán dentro de los cupos aprobados de emisor y contraparte, por ser depósitos a la vista.

Las operaciones de compra y venta de inversiones en títulos valores o para la realización de operaciones de liquidez se pueden realizar a través de sistemas electrónicos transaccionales; así mismo por vía telefónica con los intermediarios del mercado público de valores con los cuales se tenga cupo de contraparte aprobado por junta directiva.

Se exceptúan, las siguientes operaciones:

a) Las realizadas con títulos de deuda pública externa de la Nación;

b) Las de manejo de deuda pública que realice la Nación;

c) Las compras de títulos en el mercado primario de deuda pública o de entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera.

6.7. Políticas de evaluación de inversiones.

Los títulos valores que tenga en su portafolio el Icetex, fondos en administración, TAE y fondos Nación (subsidios) se deben valorar y clasificar de acuerdo con lo dispuesto por la Superintendencia Financiera de Colombia en su capítulo I de la Circular Externa 100 de 1995.

a) Clasificación de las inversiones. El comité financiero y de inversión es el que determina la clasificación de las inversiones en negociables, en disponibles para la venta y al vencimiento de los títulos que conforman los portafolios, de acuerdo con las necesidades de liquidez y la estabilidad en la causación de los rendimientos que se considere adecuada. Por lo anterior, cuando no se manifieste por parte del comité dicha clasificación, toda compra que se efectúe se clasificará como negociable. En todo caso, se debe tener en cuenta el informe de brecha de liquidez;

b) Valoración de las inversiones. Las inversiones se deben valorar de acuerdo con las metodologías o procedimiento dispuesto por la Superintendencia Financiera para los títulos;

c) Contabilización de las inversiones. Las inversiones se deben contabilizar de acuerdo con las metodologías o procedimiento dispuesto por la Superintendencia Financiera. Las inversiones se deben registrar inicialmente por su costo de adquisición y desde el mismo día deberán valorarse a precios de mercado. La contabilización de los cambios entre el costo de adquisición y el valor de mercado de las inversiones, se realizará a partir de la fecha de su compra de acuerdo con la clasificación que tenga cada título (negociable, para mantener hasta el vencimiento, disponibles para la venta).

CAPÍTULO VII

Compra y venta de títulos valores

7.1. Compra de inversiones de renta fija.

El director de tesorería deberá revisar los vencimientos de inversiones y verificar su flujo de caja. Revisará en el boletín diario de tesorería los saldos en entidades financieras con las cuales el Icetex recauda sus ingresos y de acuerdo con la programación de pagos de la semana, determinará el saldo disponible para la inversión de los excedentes de liquidez que se presentará en el comité CAP.

Una vez definido el monto el analista de la vicepresidencia financiera procederá a efectuar los contactos y las negociaciones de las distintas alternativas de inversión teniendo en cuenta los análisis de riesgo, el cupo de emisor y contraparte y los principios básicos para la gestión financiera antes mencionados.

El presidente y el vicepresidente financiero podrán abstenerse de efectuar inversiones en entidades que aunque tengan cupo asignado, consideren que presentan deterioro en sus estructuras, o, deban disminuir sus cupos o sus plazos de redención del capital. Además, deben informar inmediatamente de la novedad, al jefe de la oficina de riesgos para que este evalúe la situación y actualice los cupos por emisor y contraparte para que la modificación sea aprobada por la junta directiva.

7.2. Venta de inversiones de renta fija.

La venta de inversiones de renta fija se podrá efectuar, de acuerdo con la respectiva delegación, cuando se presente alguno de los siguientes casos:

a) Cuando las condiciones del mercado sean favorables y se presente la oportunidad de liquidar títulos valores porque presentan una utilidad mayor de la esperada pero a la vez buscando se reinviertan los recursos obtenidos, en mejores condiciones de rentabilidad o al menos a la misma tasa de cesión de la inversión;

b) Cuando se persiga recomponer el portafolio por plazos, riesgos y monto invertido, en los casos en que se presenten excesos en los cupos de inversión, en razón de la eliminación o disminución del cupo asignado, o, por venta, o, redenciones que modifiquen los límites, garantizando siempre una TIR de tenencia positiva incluyendo los flujos intermedios;

c) Cuando se requieran recursos para realizar pagos previamente establecidos y se hace necesario liquidar títulos valores y debido a que no pueden ser atendidos con las provisiones que se tienen en los bancos;

d) Cuando se presenten situaciones graves de deterioro en la solvencia del emisor o emisión, o, condiciones que afecten negativamente la bursatilidad del papel, o, situaciones de orden jurídico que alteren la propiedad del papel. Esto, ya sea por cambio en las garantías, por deterioro del sector donde se ubica el emisor, por desmejoras en las estructuras administrativas y financieras de la entidad, o, por situaciones legales complejas del emisor, papel o emisión.

Por lo anterior, cuando un título de alguno de los emisores presentaré deterioro en su calificación inicial, situación que debe ser monitoreada por la oficina de riesgos. Dicha área informará a la vicepresidencia financiera, para que esta a su vez le notifique al comité financiero y de inversión, con el fin de tomar las acciones correspondientes de su permanencia o no en el portafolio.

Tanto las compras como las ventas de títulos deben ser soportadas con cartas de confirmación, en las cuales se detallen:

a) Tipo de papel;

b) Emisor;

c) Fecha de emisión;

d) Fecha de vencimiento;

e) Fecha de compra/venta;

f) Valor nominal;

g) Tasa facial;

h) Tasa de negociación;

i) Valor de la negociación;

j) Portafolio.

Para las operaciones repo y simultáneas, además de las anteriores, se debe especificar claramente el compromiso futuro, señalando la fecha y el valor por el cual se va a cumplir la operación.

Los títulos que se compren o vendan, al ser desmaterializados deben cumplir la operación el mismo día en que se negoció, es decir, el título desmaterializado se debe transferir una vez se reciban los recursos y viceversa.

Cuando las condiciones de mercado cambien, tanto para la compra como para venta de títulos valores aprobados por el comité financiero y de inversión y el monto de la operación sea hasta $ 20.000 millones, se podrá realizar un comité extraordinario virtual. Cuando el monto de la operación sea superior a $ 20.000 millones, se realizará un comité extraordinario presencial.

La oficina de control interno realizará los arqueos de todas las inversiones de la entidad en cualquier momento al igual que la revisoría fiscal lo hará al cierre del ejercicio o antes si lo considera necesario. En cualquier caso, se deben cumplir con los requisitos que señalen las normas sobre el tema.

CAPÍTULO VIII

Cumplimiento de las operaciones de compra y venta de títulos valores

8.1. Operaciones con comisionistas de bolsa.

a) Compras: Las operaciones celebradas con comisionistas de bolsa, y que no se hayan hecho por un sistema transaccional deben ser registradas en el sistema de la Bolsa de Valores de Colombia, en constancia deben tener su respectiva papeleta y carta de confirmación por parte del intermediario, con quien se negoció el título. Se le hará el respectivo pago, vía Sebra, o, pago electrónico.

Así mismo, será responsabilidad de la vicepresidencia de operaciones y tecnología verificar que el título producto de la compra y/o venta sea transferido al Deceval, DCV o cualquier otro administrador de depósito de valores autorizado, el mismo día de la negociación. Solamente se podrán efectuar operaciones con los intermediarios a quienes se les haya autorizado cupo de contraparte, por parte de la junta directiva;

b) Ventas: Aquellas operaciones que no se hayan hecho por un sistema transaccional deben igualmente ser registradas en el sistema transaccional de la Bolsa de Valores de Colombia y ser canceladas vía Sebra, o, por abono electrónico. Solamente se podrán efectuar operaciones con los intermediarios a quienes se les haya autorizado cupo de contraparte por parte de la junta directiva.

8.2. Operaciones con otros intermediarios.

Las operaciones realizadas con otros intermediarios del mercado de valores pueden ser realizadas en un sistema transaccional o a través del mercado OTC y su cumplimiento se hará a través del Sebra o pago electrónico.

CAPÍTULO IX

Esquemas de remuneración

La remuneración de las personas de las áreas que tienen alguna relación con el manejo de inversiones y tesorería, será fija y no tendrán ningún tipo de comisiones o incentivos por utilidad financiera.