Unidad Administrativa Especial Migración Colombia

ACUERDO 3 DE 2012 

(Marzo 8)

“Por la cual se adopta el reglamento interno del consejo directivo de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia”.

El consejo directivo de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia,

en ejercicio de las facultades legales, en especial las que le confiere el numeral 5º del artículo 9º del Decreto-Ley 4062 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de 1991, en su artículo 209, establece que la función administrativa está al servicio del interés general y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que la Ley 489 de 1998, en su artículo 82, señala que las unidades administrativas especiales y las superintendencias con personería jurídica son entidades descentralizadas, con autonomía administrativa y patrimonial, las cuales se sujetan al régimen jurídico contenido en la ley que las crea y en lo no previsto por ella, al de los establecimientos públicos.

Que el Decreto-Ley 4062 de 2011 crea y establece la naturaleza jurídica de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, estipulando en su artículo 1º que es un organismo civil de seguridad, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdicción en todo el territorio nacional, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores.

Que el Decreto-Ley 4062 de 2011 en el numeral 5º del artículo 9º determina que entre las funciones del consejo directivo de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, se encuentra la de darse su propio reglamento.

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

ART. 1º—Adoptar el reglamento de funcionamiento del consejo directivo de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, de la siguiente forma:

Reglamento interno

TÍTULO I

Del consejo directivo, ámbito de aplicación y sede

ART. 2º—El consejo directivo se constituirá y funcionará conforme a lo dispuesto en la Ley 489 de 1998, en el Decreto-Ley 4062 de octubre 31 de 2011 y en las normas que los modifiquen y complementen, en las demás disposiciones institucionales y según este reglamento, en cuanto no se oponga a aquellas.

ART. 3º—Ámbito de aplicación. El presente reglamento regula lo concerniente al consejo directivo de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, como órgano colegiado y deliberante, en especial en lo relativo a sus sesiones, decisiones y actuaciones y demás aspectos relacionados.

ART. 4º—Sede. La sede permanente del consejo directivo de Migración Colombia es la ciudad de Bogotá, D.C., donde será convocado para sesiones ordinarias y extraordinarias; así mismo, podrá ser convocado para que se reúna en un sitio distinto.

TÍTULO II

De la composición del consejo directivo

ART. 5º—Composición. El consejo directivo se encuentra conformado como lo estipula el Decreto-Ley 4062 de 2011, en su artículo 8º, de la siguiente manera:

1. El Ministro de Relaciones Exteriores o su delegado, quien lo presidirá.

2. El Ministro de Defensa Nacional o su delegado.

3. El Ministro de Comercio, Industria y Turismo o su delegado.

4. El Ministro de Transporte o su delegado.

5. Un (1) representante del Presidente de la República.

PAR. 1º—La delegación de los miembros solo podrá recaer en el nivel directivo.

PAR. 2º—El director de Migración Colombia asistirá a las sesiones del consejo directivo, con voz pero sin voto.

PAR. 3º—De conformidad con lo señalado en el artículo 8º del Decreto-Ley 4062 de 2011, actuará como secretario del consejo directivo el secretario general de Migración Colombia, con voz pero sin voto.

PAR. 4º—El ejercicio de la función está condicionado a que los miembros conserven sus calidades.

ART. 6º—Presidencia. El consejo directivo será presidido por el (la) Ministro(a) de Relaciones Exteriores o su delegado(a), de conformidad con lo establecido en el Decreto-Ley 4062 de 2011. Sus ausencias serán suplidas por el delegado que él (ella) designe, sin perjuicio del cumplimiento a lo establecido en el parágrafo 1º del artículo anterior.

1. Presidir las sesiones del consejo directivo y participar en la adopción de decisiones.

2. Promover junto con todos sus miembros estrategias orientadas al direccionamiento de la entidad.

3. Cumplir y hacer cumplir el presente reglamento.

4. Convocar las reuniones ordinarias y/o extraordinarias, de acuerdo con el presente reglamento.

5. Informar de las inhabilidades y sanciones de las que pudiera ser sujeto, previstas en el Decreto 128 de 1976, la Ley 80 de 1993, la Ley 734 de 2002 y demás normas concordantes que las modifiquen o sustituyan, de conformidad con el artículo 79 de la Ley 489 de 1998.

6. Suscribir los actos que expida el consejo y las actas de sus sesiones.

7. Las demás propias de su calidad de presidente.

CAPÍTULO III (sic)

Funciones de la secretaría del consejo

ART. 10.(sic)—Funciones. La secretaría del consejo directivo ejercerá las siguientes funciones:

1. Realizar las citaciones para las respectivas sesiones de acuerdo con la convocatoria realizada por el Presidente del consejo directivo.

2. Recopilar la documentación correspondiente para ser enviada con la debida antelación a los miembros del consejo directivo.

3. Elaborar de conformidad con las instrucciones impartidas el orden del día a discutir en las sesiones y preparar los documentos para tratar en las sesiones del consejo.

4. Elaborar las actas del consejo directivo para su posterior aprobación y para la firma del secretario y el presidente.

5. Tomar conocimiento de todas las comunicaciones, peticiones y demás asuntos dirigidos al consejo directivo y tramitar los asuntos de competencia del mismo.

6. Entregar oportunamente a sus miembros, las citaciones con sus anexos.

7. Firmar los acuerdos.

8. Las demás señaladas por el consejo directivo.

CAPÍTULO IV

Deberes de los miembros del consejo directivo

ART. 11.—Deberes. Son deberes de los miembros del consejo directivo:

1. Asistir a las sesiones del consejo directivo y participar en la adopción de decisiones.

2. Presentar en forma oportuna los informes y demás actividades que le hayan sido asignadas.

3. Poner en conocimiento de los miembros del consejo directivo las circunstancias que de conformidad con la ley constituyan causales de impedimento para intervenir en la discusión o en la decisión de asuntos de competencia del consejo.

4. Informar de las inhabilidades y sanciones de las que pudiera ser sujeto, previstas en el Decreto 128 de 1976, la Ley 80 de 1993, la Ley 734 de 2002 y demás normas concordantes que las modifiquen o sustituyan, de conformidad con el artículo 79 de la Ley 489 de 1998.

5. Cumplir el presente reglamento.

TÍTULO IV

De las sesiones

ART. 12.—De las sesiones. Las sesiones del consejo directivo de Migración Colombia podrán ser ordinarias o extraordinarias.

ART. 13.—De las sesiones ordinarias. El consejo directivo se reunirá ordinariamente dos (2) veces al año, en el lugar, hora y día que determine su presidente. Sin embargo cuando las circunstancias lo ameriten, el presidente podrá aplazar la realización de la reunión, de lo cual dará aviso oportuno a sus miembros, a través de la secretaría del consejo.

ART. 14.—De la sesiones extraordinarias. El consejo directivo sesionará extraordinariamente cuando fuere convocado por el presidente o a solicitud de uno de sus miembros. En la respectiva reunión, no podrán ocuparse de asuntos diferentes a los que la provocaron, salvo que a mayoría de los asistentes con derecho a voz y voto lo autoricen, caso en el cual aquellos se tratarán una vez se hubiere evacuado el orden del día correspondiente.

ART. 15.—De las sesiones no presenciales. Las sesiones del consejo directivo se podrán llevar a cabo de manera virtual, sin la presencia física de sus miembros, cuando así o determine la presidencia del consejo y cuando se trate de asuntos que requieran urgencia en su tratamiento y no sea necesaria la presencia física de los consejeros.

En los consejos virtuales se podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultánea o sucesiva, utilizando medios tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como fax, teléfono, teleconferencia, videoconferencia, internet, conferencia virtual o vía “chat”, y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los miembros del consejo.

De las sesiones adelantadas en consejos virtuales se levantará la correspondiente acta, dejando constancia del medio utilizado y de las decisiones adoptadas.

ART. 16.—De la representación en las sesiones presenciales. Los miembros del consejo directivo que asistan a la reunión, y que por motivos de fuerza mayor o caso fortuito debieren retirarse de la misma antes de su culminación, podrán dejar por escrito su voto sobre los temas que se estén discutiendo, designando a otro miembro del consejo como su mandatario para que profiera su voto.

ART. 17.—Situaciones de fuerza mayor o caso fortuito. Cuando por razones de fuerza mayor o caso fortuito no sea posible continuar o realizar las sesiones ordinarias o extraordinarias, según corresponda, el presidente procederá a citar nuevamente dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la cesación de aquellas.

ART. 18.—De la forma de citación. La convocatoria a las sesiones ordinarias y extraordinarias se hará mediante citación escrita del secretario por cualquier medio (carta, correo electrónico, fax, etc.).

La citación a las reuniones ordinarias deberá hacerse con por lo menos tres (3) días de anticipación, y se acompañará del orden del día, de la copia del acta de la sesión anterior y demás documentos que ilustren los temas por tratar.

En caso de urgencia, a juicio del presidente del consejo directivo, la citación podrá ser verbal y con una anticipación no inferior a veinticuatro (24) horas. De lo anterior se dejará constancia en el acta.

ART. 19.—Elaboración del orden del día. El orden del día será elaborado por el secretario, según lo ordenado por el presidente, entre otros, conforme a los siguientes enunciados:

1. Verificación del quórum.

2. Lectura y aprobación del orden del día.

3. Lectura y aprobación del acta anterior.

4. Informe del director general.

5. Proposiciones y varios.

6. Informe de otros miembros del consejo.

PAR.—Se abrirá la sesión tan pronto como haya quórum.

ART. 20.—Adiciones al orden del día. Al inicio de la sesión, el secretario presentará al consejo las solicitudes de adición o modificación del orden del día de las reuniones, que se hubieren presentado después de enviado el mismo y al inicio de la reunión. El presidente las someterá a consideración de sus miembros.

Si en la sesión no se agotare el orden del día, se incluirán en la siguiente sesión en primer lugar los asuntos pendientes de resolver.

ART. 21.—Quórum. El consejo directivo deliberará con la presencia de por lo menos tres (3) de sus miembros y las decisiones se adoptarán por mayoría simple de los asistentes con derecho al voto.

ART. 22.—Reglas para la deliberación. Para la deliberación, se tendrán en cuenta las siguientes reglas mínimas:

1. El presidente dirigirá la discusión y el debate.

2. El presidente concederá la palabra a los miembros que deseen formular observaciones o conceptuar sobre el tema presentado. Luego de lo anterior, realizará la votación respectiva de conformidad con el artículo anterior.

ART. 23.—Aviso de inasistencia. El consejero que se considere transitoriamente impedido para asistir a la sesión dará aviso al secretario con anterioridad a la realización de la sesión, quien informará de ello a los demás consejeros.

ART. 24.—Invitados a las sesiones del consejo directivo. Los miembros del consejo y el director de Migración Colombia podrán invitar a las reuniones ordinarias a los asesores y a las demás personas que consideren convenientes con el fin de tener mayor ilustración sobre los asuntos a tratar.

PAR.—Los consejeros determinarán si los invitados participan en toda la sesión o solo en alguna parte de ella. En todo caso, los invitados solo tendrán voz.

TÍTULO V

De los actos del consejo directivo y su numeración

ART. 25.—Actos del consejo directivo. Los actos administrativos que profiera el consejo directivo se denominarán “acuerdos”, “oficios” o “circulares” y al igual que las actas de sus reuniones serán suscritas por el presidente y el secretario.

El consejo directivo se pronunciará mediante acuerdos, cuando se trate de situaciones de carácter general, y mediante oficios o circulares, cuando se trate de situaciones de carácter particular.

ART. 26.—Numeración de los actos del consejo directivo. Los actos administrativos serán numerados cada año en forma consecutiva, separadamente, techados y firmados.

ART. 27.—Del contenido de las actas. Las actas son documentos públicos y en ellas se constatará de manera sucinta una breve narración de lo acontecido en la respectiva sesión, al igual que las circunstancias de modo, tiempo y lugar, así como los asistentes. Una vez aprobada será suscrita por el secretario y el presidente del consejo directivo.

ART. 28.—De la reforma. Este reglamento solo podrá ser modificado mediante acuerdo del consejo directivo, aprobado con el voto favorable de la mayoría absoluta de los miembros del consejo.

ART. 29.—Vigencia y derogatorias. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de expedición y deroga todas aquellas disposiciones contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 8 de marzo de 2012.