Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior - Mariano Ospina Pérez

ACUERDO 31 DE 2016

(Julio 12)

“Por el cual se crea el Fondo Especial para la administración de los recursos provenientes de las cuentas abandonadas y se adopta el Reglamento Operativo”.

La Junta Directiva del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior - Mariano Ospina Pérez (Icetex),

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las otorgadas por la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, el Decreto número 1050 del 6 de abril de 2006, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, modificó la naturaleza jurídica del Icetex al transformarlo de un Establecimiento Público a una Entidad Financiera de Naturaleza Especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, la cual tiene como por objeto el fomento social de la educación superior, priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico en todos los estratos a través de mecanismos financieros que hagan posible el acceso y la permanencia de las personas en la educación superior, la canalización y administración de recursos, becas, y otros aportes de carácter nacional e internacional, con recursos propios o de terceros;

Que el numeral 1 del artículo 9° del Decreto número 1050 del 6 de abril de 2006, faculta a la Junta Directiva del Icetex, para formular la política general, programas y proyectos para el cumplimiento del objeto social del Icetex, de sus funciones, operaciones autorizadas y todas aquellas inherentes a su naturaleza jurídica, acorde con lo dispuesto por la Ley 1002 de diciembre 30 de 2005, los lineamientos y políticas del Gobierno nacional en materia de crédito educativo;

Que la Ley 1777 del 1° de febrero de 2016, definió y reguló la cuentas abandonadas, cuyo objeto es utilizar los saldos de cuentas abandonadas que se encuentran en los establecimientos financieros, para ser invertidos en la creación y administración de un fondo en el Icetex que permita el otorgamiento de créditos de estudio y créditos de fomento a la calidad de las Instituciones de Educación Superior;

Que en el artículo tercero de la citada ley se estableció:

“ART 3°—Traslado de Recursos. Se transferirán por las entidades tenedoras, los saldos de las cuentas de ahorro o corrientes que se consideren abandonadas que superen el valor equivalente a 322 UVR a título de mutuo al fondo constituido y reglamentado por el Icetex para este fin”.  

“(…) Parágrafo 3°. El Icetex creará un fondo con destinación específica para la administración de los recursos transferidos y, reglamentará su estructura y funcionamiento de acuerdo con los fines de que trata el artículo 1° de la presente ley (…)”;

Que mediante el Decreto número 953 del 15 de junio de 2016 se adicionó el Título 17 de Libro 1 de la Parte 2 del Decreto número 2555 de 2010 en relación con la operatividad necesaria para el traslado, reintegro e inversión de los recursos de cuentas abandonadas de las que trata la Ley 1777 de 2016;

Que el artículo 2.1.17.1.2 del citado decreto estableció:

ART. 2.1.17.1.2.—Fondo Especial. Para los fines del presente título, se entenderá por “Fondo Especial” aquel que será constituido, reglamentado y administrado por el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior (Icetex) y que, conformará un patrimonio independiente y separado por completo de los demás recursos de propiedad del Icetex o administrados por este, igual que los demás derechos y obligaciones del Icetex estando afecto única y exclusivamente a las finalidades señaladas en la Ley 1777 de 2016”;  

Que los recursos del fondo serán invertidos de conformidad con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno nacional a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en concertación con el Icetex y el Ministerio de Educación Nacional, optimizando los recursos del portafolio. El Icetex solo utilizará el 100% de los rendimientos financieros generados por la administración de este portafolio de acuerdo con los fines de la Ley 1777 de 2016;

Que la Vicepresidencia Financiera presentó en sesión de Junta Directiva Ordinaria, realizada el día 12 de julio del año en curso, la creación del Fondo Especial para la administración de los recursos provenientes de las cuentas abandonadas;

Que la Junta Directiva en sesión del 12 de Julio de 2016, aprobó por unanimidad la propuesta presentada por la administración, en cuanto a la creación del Fondo Especial para la administración de los recursos provenientes de las cuentas abandonadas;

Que en virtud de lo anterior,

ACUERDA:

ART. 1°—Creación del Fondo Especial Icetex. Créese el Fondo Especial Icetex con destinación específica que trata el artículo 2.1.1.17.1.2., del Decreto número 953 del 15 de junio de 2016, para la administración en el Icetex de los recursos provenientes de cuentas abandonadas.

Este será un Fondo independiente y separado por completo de los demás recursos administrados o de propiedad del Icetex.

ART. 2°—Administración del Fondo Especial. El Fondo Especial será administrado por el Icetex, totalmente independiente de sus recursos, con una contabilidad, portafolio y cuentas bancarias separadas. El seguimiento del Fondo Especial, estará a cargo del Comité de Activos y Pasivos (CAP) de la entidad.

PAR.—El Presidente rendirá informes periódicos a la Junta Directiva del Icetex, incluyendo el análisis de las variaciones.

ART. 3°—Fuentes de recursos del Fondo Especial. Las fuentes de recursos del Fondo Especial serán las siguientes:

1. Los traslados de recursos a títulos de mutuo por parte de las instituciones financieras de los saldos superiores a 322 UVR de las cuentas de ahorro o corrientes catalogadas como abandonadas en los términos descritos en el artículo 2° de Ley 1777 de 2016.

2. Los rendimientos financieros generados por las cuentas de ahorro o corriente con los recursos del Fondo Especial.

3. Los rendimientos financieros generados por la inversión de los recursos del Fondo Especial en títulos valores y los demás que establezca la ley.

ART. 4°—Inversión de los recursos del Fondo Especial. Los recursos del Fondo Especial Icetex podrán invertirse en depósitos a la vista y a término emitidos por establecimientos de crédito sometidos a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia o Títulos de Tesorería de la Nación (TES), de conformidad con los numerales 2.1.17.1.7 a 2.1.17.1.11 del artículo 1° del Decreto Reglamentario número 953 de 2016.

ART. 5°—Costos de administración. Los costos que se generen para garantizar la administración, operación del Fondo Especial, la subasta y el valor del Gravamen a los Movimientos Financieros aplicable al reintegro de los valores a la entidad financiera serán asumidos con cargo a los rendimientos que genere el Fondo Especial en adición a los rendimientos que deban reconocerse por los saldos de las cuentas abandonadas.

En el evento de que dichos rendimientos no sean suficientes para asumir los costos mencionados, la diferencia será asumida por el Icetex.

ART. 6º. Reglamento Operativo del Fondo Especial. Adoptar el reglamento operativo del fondo de especial para la administración de los recursos provenientes de las cuentas abandonadas el cual hace parte integral del presente acuerdo.

ART. 7ºVigencias y derogatorias. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en especial el Acuerdo número 025 del 24 de mayo de 2016 y las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 12 de julio de 2016.

taopaipai1
 

REGLAMENTO OPERATIVO DEL FONDO ESPECIAL ç PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS PROVENIENTES DE LAS CUENTAS ABANDONADAS

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO  

2. ASPECTOS GENERALES  

2.1 Referencia Normativa

3. OPERATIVIDAD DE LAS CUENTAS ABANDONADAS  

3.1 Intercambio de Información

3.2 Traslado de Recursos a Favor del Fondo Especial

3.3 Diferencia en el traslado de Recursos

3.4 Valoración y Liquidación de Intereses de las Cuentas Abandonadas

3.5 Reintegro de Recursos de Cuentas Abandonadas

3.6 Utilización de los rendimientos

3.7 Convenio de Funcionamiento

3.8 Cesión de Cuentas Abandonadas

3.9 Auditoría por parte del Icetex

3.10 Trámite de las objeciones por parte del Icetex

3.11 Transmisión de información a la Superintendencia Financiera de Colombia.

4. CONDICIONES Y PERIODICIDAD DE LOS LISTADOS DE LAS CUENTAS ABANDONADAS.  

5. ASPECTOS TÉCNICOS Y OPERATIVOS DE LA SUBASTA  

5.1 Periodicidad de la Subasta

5.2 Requisitos de participación en la Subasta

5.3 Cronograma de Subastas

5.4 Comunicaciones por medios electrónicos

5.5 Monto a Subastar

5.6 Tasa de arranque o tasa de piso

5.7 Tasas de Interés Ofrecidas

5.8 Evento de Subasta.

5.8.1 Subasta de reserva de liquidez.

5.8.2 Subasta de inversión a tres (3) meses

5.8.3 Subasta de inversión a un (1) año

5.9 Inversión en títulos de tesorería de la Nación –TES– Recursos de Cuentas Abandonadas

5.9.1 Inversión en mercado primario-creadores de mercado

5.9.2 Inversión en mercado secundario – Mercado público de valores

5.10 Primera Subasta.

5.11 Plan de continuidad de la subasta - recursos cuentas abandonadas

5.12 Subasta Ascendente Presencial.

6. ANEXOS.  

6.1 Anexo 1. Formato traslado de saldos cuentas abandonadas

6.2 Anexo 2. Mecanismo de comunicación

6.3 Anexo 3. Formato de valoración cuentas abandonadas

6.4 Anexo 4. Formato de Solicitud de Reintegro de Cuentas Abandonadas

6.5 Anexo 5. Formato de Cesión Cuentas Abandonadas

1. OBJETIVO

El objetivo del presente documento es establecer el Reglamento Operativo del Fondo Especial, bajo el cual se determinan las condiciones generales del funcionamiento operativo de las cuentas abandonadas, así como los listados y la periodicidad para el intercambio de información con las entidades financieras y las políticas y condiciones para la participación en la subasta entre otros aspectos.

2. ASPECTOS GENERALES

La Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, modificó la naturaleza jurídica del Icetex al transformarlo de un Establecimiento Público a una Entidad Financiera de Naturaleza Especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, la cual tiene como por objeto el fomento social de la educación superior, priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico en todos los estratos a través de mecanismos financieros que hagan posible el acceso y la permanencia de las personas en la educación superior, la canalización y administración de recursos, becas, y otros aportes de carácter nacional e internacional, con recursos propios o de terceros.

2.1 Referencia Normativa

La Ley 1777 del 1° de febrero de 2016, definió y reguló las cuentas abandonadas, cuyo objeto es utilizar los saldos de cuentas abandonadas que se encuentran en los establecimientos financieros, para ser invertidos en la creación y administración de un fondo en el Icetex que permita el otorgamiento de créditos de estudio y créditos de fomento a la calidad de las Instituciones de Educación Superior.

En el artículo 3° de la citada ley se estableció:

ART. 3°—Traslado de Recursos. Se transferirán por las entidades tenedoras, los saldos de las cuentas de ahorro o corrientes que se consideren abandonadas que superen el valor equivalente a 322 UVR a título de mutuo al fondo constituido y reglamentado por el Icetex para este fin”.  

“(…) PAR. 3°—El Icetex creará un fondo con destinación específica para la administración de los recursos transferidos y, reglamentará su estructura y funcionamiento de acuerdo con los fines de que trata el artículo 1° de la presente ley (…)”.

El Decreto número 953 del 15 de junio de 2016 adicionó el Título 17 de libro 1 de la Parte 2 del Decreto número 2555 de 2010 en relación con la operatividad necesaria para el traslado, reintegro e inversión de los recursos de cuentas abandonadas de las que trata la Ley 1777 de 2016.

3. OPERATIVIDAD DE LAS CUENTAS ABANDONADAS

3.1 Intercambio de Información

El Icetex en representación del Fondo Especial establecerá un mecanismo efectivo de intercambio de información con las Instituciones Financieras, el cual garantizará la veracidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información transmitida por las Instituciones Financieras para el correcto funcionamiento del Fondo Especial. El mecanismo para el intercambio de información se detalla en el anexo 2 del presente documento y contempla los mecanismos alternos de transmisión de información para situaciones de contingencia de alguna de las partes.

El calendario con las fechas para la transmisión de información, traslado y reintegro de recursos será oportunamente publicado en la página web del Icetex.

3.2 Traslado de Recursos a Favor del Fondo Especial  

Las Entidades Financieras que estén autorizadas por la Superintendencia Financiera para la captación de recursos por medio de cuentas de ahorros o corrientes, están obligadas a trasladar a título mutuo al Fondo Especial administrado por el Icetex, los saldos de las cuentas clasificadas como abandonadas de conformidad con lo señalado en el artículo 2° de la Ley 1777 de 2016 y que superen el valor equivalente a 322 UVR.

Los traslados de los recursos se realizarán con periodicidad trimestral, mediante el abono a la cuenta de depósito (CUD) del Fondo Especial en el Banco de la República, en una única operación de transferencia que consolide el saldo a trasladar, a más tardar al día hábil siguiente a la fecha de la realización de subasta referida en el artículo 2.1.17.18 del Decreto Reglamentario número 953 del 15 de Junio de 2016.

Las Entidades Financieras deberán transmitir al Icetex los listados “Formato Traslado de Saldos Cuentas Abandonadas” (Anexo 1) en donde se discrimine la información de las cuentas abandonadas a trasladar, en el evento en que la entidad no tenga cuentas en la categoría de abandonadas para las fechas de corte establecidas, no estará obligada a remitir información.

3.3 Diferencia en el traslado de recursos  

En el evento de que la suma final trasladada por la Entidad Financiera a la cuenta de depósito (CUD) del Fondo Especial en el Banco de la República sea menor que el valor total reportado previamente en el “Formato Traslado de Saldos Cuentas Abandonadas”, la entidad financiera deberá realizar de manera inmediata los traslados que sean necesarios para completar el valor faltante. Dicha transferencia deberá efectuarse a más tardar a las 2:00 p. m. del mismo día en que se hizo la transferencia incompleta de recursos.

El Icetex se reserva la posibilidad de devolver los traslados que no sean completados en dicho plazo, sin perjuicio de las demás atribuciones que le correspondan bajo la ley.

En el evento en que la suma trasladada por la entidad financiera a la cuenta designada por el Icetex sea mayor al valor total reportado previamente en el “Formato Traslado de Saldos Cuentas Abandonadas”, el Icetex deberá devolver a la entidad financiera el saldo excedente, una vez se haya puesto de manifiesto el respectivo error. La entidad financiera deberá informar al Icetex, el número de cuenta al que debe hacer el reembolso, a fin de que este pueda hacer la devolución del respectivo recurso.

El Icetex también procederá a devolver los fondos transferidos por la entidad financiera cuando esta no haya enviado los listados e información correspondiente a dichos fondos dentro del término indicado para ello.

3.4 Valoración y Liquidación de Intereses de las Cuentas Abandonadas  

El Fondo Especial deberá garantizar, de acuerdo con la normatividad vigente, que el rendimiento que genere el capital de una cuenta abandonada transferida al Fondo sea equivalente al que se generaría si la cuenta siguiera bajo la administración de la entidad financiera, de acuerdo con lo preceptuado en el parágrafo 4° del artículo 3° de la Ley 1777 de 2016.

El Icetex reconocerá los intereses que sean liquidados por la Entidad Financiera para cada una de las cuentas abandonadas que hubiesen sido trasladas al Fondo Especial. Sobre los saldos que el Fondo Especial reciba provenientes de las cuentas abandonadas, se reconocerán intereses liquidados sobre el saldo recibido desde la fecha de traslado de los recursos al Fondo Especial hasta la fecha de reclamación por parte del cuentahabiente, de conformidad con el artículo 2.1.17.1.5 del Decreto Reglamentario número 953 de 2016.

Para efectos de lo anterior, la entidad financiera deberá llevar las cuentas de los intereses que se generen de cada una de las cuentas abandonadas cuyos saldos hayan sido transferidos al Fondo Especial, y reportará mensualmente la valoración de cada cuenta, para efecto del reconocimiento de intereses remuneratorios. Esta información debe ser reportada en el listado “Valoración de Cuentas Abandonadas” (Anexo 3).

El Icetex contabilizará mensualmente los intereses que sean reportados por la entidad financiera para cada una de las cuentas abandonadas que hubiesen sido trasladas al Fondo Especial. Los intereses a registrar serán los reportados por la entidad financiera para cada fecha de corte.

Para registrar las novedades de la tasa de interés remuneratorio, las entidades financieras deberán reportar mensualmente la tasa de interés remuneratorio actualizada para cada cuenta abandonada que hubiese sido trasladada al Fondo Especial, en las fechas de reporte que se establezcan y en los formatos anteriormente mencionados, de conformidad con el numeral 3 del artículo 2.1.17.1.3 del Decreto Reglamentario número 953 de 2016.

3.5 Reintegro de Recursos de Cuentas Abandonadas  

La entidad financiera solicitará al Fondo Especial, el reintegro de los recursos de aquellas cuentas abandonadas que hayan sido reclamadas por parte del cuentahabiente con una periodicidad trimestral en los términos que establece el artículo 2.1.17.1.5 del Decreto Reglamentario número 953 de 2016.

Para ello, la entidad financiera deberá presentar al Icetex la información detallada de la liquidación de la remuneración de la cuenta abandonada objeto del reintegro.

Los recursos a reintegrar corresponderán a la suma del saldo inicialmente trasladado al Fondo Especial más los intereses generados por la cuenta respectiva desde la fecha de traslado de los recursos hasta la fecha de reclamación por parte de cuentahabiente. La entidad financiera será la responsable de liquidar los intereses a reconocer por parte del Fondo Especial.

El mecanismo de solicitud de reintegro de recursos de estas cuentas abandonadas, se realizará mediante la transmisión del listado “Formato Solicitud de Reintegro de Cuenta Abandonadas” (Anexo 4), en el cual se detalla la información de cada una de estas. Las fechas de corte y reporte de la información para el reintegro de cuentas abandonadas se realizarán de acuerdo al cronograma establecido por el Icetex.

El Icetex transferirá a las entidades financieras, a través de la cuenta de depósito (CUD) del Banco de la República, los valores de reintegro solicitados. El Icetex cruzará el valor inicialmente trasladado como saldo inicial de cada una de las cuentas de acuerdo con la solicitud en cada reintegro, validando el número de cuenta y el saldo. Los intereses remuneratorios a reconocer como ya se señaló anteriormente, serán los liquidados y solicitados por la Institución Financiera, no obstante en cualquier momento el Icetex podrá solicitar las condiciones de valoración de una o varias cuentas para constatar esta información y realizar alguna objeción en caso de que sea requerido.

Así mismo, los intereses reclamados por la Institución Financiera, deberán guardar coherencia, congruencia y consistencia con los intereses reportados mensualmente para la valoración de cada cuenta, así como con la tasa de intereses remuneratorio registrada para cada una de las cuentas.

3.6 Utilización de los rendimientos

Los rendimientos generados por la inversión de recursos provenientes de los saldos transferidos al Fondo Especial, de conformidad con el artículo 2.1.17.1.11 del Decreto Reglamentario podrán ser destinados únicamente a:

1. Los costos operativos, administrativos, de mantenimiento y funcionamiento del proceso de traslados y reintegros de los recursos del Fondo Especial. Gravamen a los movimientos financieros y demás gastos impositivos que se generen en la operación.

2. Otorgamiento de créditos de estudio y créditos de fomento a la calidad de las Instituciones de Educación Superior.

Periodicidad

Trimestralmente se trasladarán al Icetex los rendimientos generados por el Fondo Especial, de acuerdo con la disponibilidad de recursos, descontando previamente los rendimientos a reconocer por efecto de intereses de las cuentas abandonadas, los costos, gastos de mantenimiento y funcionamiento, garantizando como mínimo un 20% en la reserva de liquidez y atendiendo siempre las necesidades de liquidez del Fondo Especial.

3.7 Convenio de Funcionamiento

El Icetex, en representación del Fondo Especial, suscribirá con cada una de las entidades financieras un convenio marco de funcionamiento en el que consten, entre otros aspectos, los costos, los mecanismos de información y su periodicidad y los demás aspectos relacionados con los procesos de traslado, retiro, reintegro de los saldos de las cuentas abandonadas, así como las posibles diferencias que surjan en relación con dichos procesos de conformidad con el artículo 2.1.17.1.12 del Decreto número 953 del 15 de junio de 2016.

3.8 Cesión de Cuentas Abandonadas

Por las causas previstas bajo las leyes vigentes, si se ordena o autoriza la cesión de las cuentas de una entidad financiera a otra, esta situación deberá ser informada al Icetex, con el fin de determinar la documentación y acciones necesarias para reflejar dicha situación en los recursos del Fondo Especial.

La Entidad que cede las cuentas abandonadas, transmitirá al Icetex el listado “Formato Cesión de Cuentas” (Anexo 5), con las cuentas objeto de cesión.

3.9 Auditoría por parte del Icetex

El Icetex tendrá derecho en el evento en que se solicite el reintegro de una cuenta abandonada, a solicitar para su revisión la información que sustente el cálculo de los intereses que la entidad financiera le esté reconociendo a las cuentas abandonadas que hayan sido objeto de traslado al Fondo Especial, la entidad deberá remitir la información requerida dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud por parte del Icetex.

3.10 Trámite de las objeciones por parte del Icetex

En caso de que el Icetex tenga alguna objeción en relación con el valor del capital de una cuenta abandonada transferida al Fondo Especial, el valor de la tasa de interés o el cálculo de los intereses, el valor del reintegro liquidado por la Entidad Financiera o sobre cualquier otro asunto relacionado con la información que haya sido objeto de auditoría, se procederá de la siguiente manera:

a) La entidad financiera y el Icetex deberán designar una persona que se encargará de conciliar las objeciones, quienes se entenderán designados en forma permanente hasta que el Icetex o la entidad financiera no manifiesten algo en contrario respecto de su propio designado. Si por cualquier razón no hubiere ningún designado en funciones de alguna de las partes, la designación se hará y se comunicará a la otra parte en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles a partir de la fecha en que se presente una objeción determinada.

Los delegados así designados, tendrán un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de la objeción, o de la designación del último delegado, para proceder a conciliar las objeciones presentadas en tiempo;

b) Si en el término mencionado no se alcanzare un acuerdo por cualquier causa (incluida la no disponibilidad o renuencia del delegado de cualquiera de las partes), o si no hay definición sobre el punto al momento del reintegro por parte del Icetex, las partes se someterán, para efectos de poder cumplir con los plazos de reintegro señalados en el Decreto Reglamentario número 953 de 2016, a la liquidación que haga Icetex, sin perjuicio de que cualquiera de ellas pueda luego acudir a los mecanismos legalmente disponibles para la solución de controversias;

c) Únicamente podrán ser objeto de retención por cualquiera de las partes los montos o la porción del capital de una cuenta abandonada o los intereses liquidados sobre los cuales haya una objeción que no se haya resuelto. En ningún caso podrá verse afectada la transferencia de nuevos fondos o la porción de los montos de capital o intereses liquidados que no sean objeto de desacuerdo entre las partes.

3.11 Transmisión de información a la Superintendencia Financiera de Colombia  

Según el parágrafo 2° del artículo 4° de la Ley 1777 de 2016, “Las Entidades Financieras deberán remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia la información respecto de las cuentas abandonadas en el tiempo y condiciones estipuladas por la Junta Directiva del Icetex. En este sentido las Entidades Financieras remitirán como mínimo la misma información reportada en los listados aprobados por el Icetex, en la periodicidad, condiciones y mecanismo que la Superintendencia Financiera de Colombia disponga para tal fin.

4. CONDICIONES Y PERIODICIDAD DE LOS LISTADOS DE LAS CUENTAS ABANDONADAS  

Las entidades financieras enviarán al Icetex los listados en donde se discriminen las cuentas abandonadas y el saldo objeto de traslado al fondo constituido así:

Traslado de cuentas abandonadas/Reintegro de Cuentas Abandonadas

Periodicidad. Trimestral

Seguridad. Validación de Firma Digital de los funcionarios autorizados por la Entidad Financiera.

Listado. Encabezado y detalle (El Sistema realizará una validación previa recepción).

Cesión de Cuentas Abandonadas.

Periodicidad. Requerida a solicitud de la entidad financiera, máximo una vez al mes.

Seguridad. Validación de Firma Digital de los funcionarios autorizados por la Entidad Financiera.

Listado. Encabezado y detalle (El Sistema realizará una validación previa recepción).

Valoración de cuentas Abandonadas.

Periodicidad. Mensual

Seguridad. Validación de Firma Digital de los funcionarios autorizados por la Entidad Financiera.

Listado. Encabezado y detallado (El Sistema realizará una validación previa recepción).

5. ASPECTOS TÉCNICOS Y OPERATIVOS DE LA SUBASTA  

El Decreto número 953 del 15 de junio de 2016 adiciona el Título 17 del Libro 1 de la Parte 2 del Decreto número 2555 de 2010 en relación con la operatividad necesaria para el traslado, reintegro e inversión de los recursos de cuentas abandonadas de las que trata la Ley 1777 de 2016.

Con el fin de brindar transparencia y eficiencia al proceso de inversión del Fondo Especial, se procederá con la realización de subastas garantizando como mínimo los principios de libre concurrencia, publicidad y transparencia, para la adjudicación de los recursos entre los establecimientos de crédito que tengan una calificación AA+ o superior en instrumentos a la vista, para el caso de la reserva de liquidez o en depósitos a término para el resto de los recursos del Fondo.

El artículo 2.1.17.1.3. - Procedimiento para el traslado de recursos a favor del fondo especial- en su numeral 2 indica:

“Recibidos los listados mencionados por parte del Icetex, dicha entidad procederá a realizar la respectiva subasta cuando corresponda. A más tardar al día hábil siguiente de la realización de la respectiva subasta, las entidades financieras procederán al traslado de los saldos objeto de este decreto, a favor del Fondo Especial”.

El artículo 2.1.17.1.7 - Inversión de los recursos - establece que los recursos del Fondo Especial se invertirán de la siguiente manera:

1. “No menos de un veinte por ciento (20%) se destinará a la conformación de la reserva de que trata el artículo 6° de la Ley 1777 de 2016, la cual se denominará reserva de liquidez para los efectos del presente decreto y se invertirá en depósitos a la vista. La subasta de la reserva de liquidez se asignará en lotes del cincuenta por ciento (50%) de los recursos y se adjudicará a los dos (2) establecimientos de crédito que ofrezcan las mejores tasas de rentabilidad.  

También harán parte de esta subasta los traslados trimestrales de recursos que no coincidan con la realización de la subasta anual de que trata el inciso 2° del artículo 2.1.17.1.10.  

2. Los recursos restantes, que se denominará portafolio de inversión para los efectos del presente decreto, se destinarán a la constitución de depósitos a término fijo con plazo de vencimiento de un año. El Icetex organizará las posturas de mayor a menor y adjudicará los recursos así:  

a) Un veinticinco por ciento (25%) a los establecimientos de crédito que ofrezcan las dos (2) mejores tasas de rentabilidad;  

b) Un veinte por ciento (20%) al establecimiento de crédito que ofrezca la tercera y cuarta mejor tasa de rentabilidad;  

c) Un diez por ciento (10%) a los establecimientos de crédito que ofrezcan la quinta mejor tasa de rentabilidad.  

3. En el caso que no se cuente con el número de participantes de que tratan los numerales 1 y 2 del presente artículo o no se presenten establecimientos de crédito a la convocatoria de la subasta, los recursos no adjudicados podrán invertirse, de conformidad con las instrucciones que para el efecto defina la Junta Directiva del Icetex, en Títulos de Tesorería de la Nación (TES) cuya fecha de vencimiento, al momento de su adquisición por parte del Fondo, no sea mayor a dos (2) años”.  

En el artículo 2.1.17.1.9 del Decreto número 953 del 15 de junio de 2016, se define la operatividad de la subasta así:

“(…) El Icetex definirá los aspectos técnicos y operativos para el adecuado desarrollo de la subasta, para lo cual deberá tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

1. Los mecanismos de convocatoria para los participantes.

2. Información y divulgación de las condiciones de la subasta, incluyendo monto de recursos, plazo y las condiciones operativas para la presentación de las ofertas.

3. Mecanismo de adjudicación de la subasta, siempre dentro de los parámetros mínimos definidos en el presente título”.

Para la primera subasta, la asignación de los recursos subastados se realizará conforme a lo estipulado, en el artículo 2°: Transitorio del Decreto número 953 de 2016, así:

“(…)  

Para la realización de la primera subasta serán aplicables en lo pertinente, los artículos 2.1.17.1.3, 2.1.17.1.8 y 2.1.17.1.9 del Decreto número 2555 de 2010, así como las siguientes reglas:  

1. Un veinte por ciento (20%) se destinará a la conformación de la reserva de liquidez y se invertirá de acuerdo con lo dispuesto en numeral 1 del artículo 2.1.17.1.7 del Decreto número 2555 de 2010.  

2. Un veinte por ciento (20%) de los recursos se destinarán a la constitución de depósitos a término fijo con un plazo de vencimiento de tres (3) meses. Estos recursos se subastarán y se asignarán en lotes del cincuenta por ciento (50%) a los dos (2) establecimientos de crédito que ofrezcan las mejores tasas de rentabilidad. Una vez los instrumentos se acerquen a su fecha de vencimiento, el Icetex podrá optar por renovarlos o, según sea requerido, podrá transferirlos a la reserva de liquidez. Estos instrumentos solo podrán ser renovados tres (3) veces y al cabo de la última renovación estos harán parte de la subasta de que trata el numeral 2 del artículo 2.1.17.1.7 del Decreto número 2555 de 2010.  

3. El sesenta por ciento (60%) de los recursos restantes se destinarán a la constitución de depósitos a término fijo con plazo de vencimiento de un año de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 2.1.17.1.7 del Decreto número 2555 de 2010. (…)”.  

De acuerdo con lo anterior, el Icetex estructurará y publicará en la página web de la entidad www.icetex.gov.co, las “Condiciones de Participación para la Subasta”, en las cuales definirán los aspectos técnicos y operativos para el adecuado desarrollo de cada una.

5.1 Periodicidad de la Subasta

Para la reserva de liquidez la subasta se realizará cada tres (3) meses. Para el portafolio de inversión se realizará anualmente de acuerdo con las fechas de vencimiento de los depósitos a término fijo en que están invertidos estos recursos de conformidad con lo preceptuado en el artículo 2.1.17.1.10 del Decreto número 953 del 15 de junio de 2016.

5.2 Requisitos de participación en la Subasta

Los interesados en participar en la subasta deberán cumplir con las siguientes condiciones:

• Ser un establecimiento de crédito sometido a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia.

• Contar con una calificación de riesgo crediticio de largo plazo igual o superior a AA+, o su equivalente, otorgada por una sociedad calificadora de riesgo vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Adicionalmente, los establecimientos de crédito interesados en participar en la(s) subasta(s) de los recursos, deberán remitir al Icetex una carta de intención, según lo definido en las Condiciones de Participación para la Subasta.

5.3 Cronograma de Subastas

El Icetex deberá detallar el Cronograma de la Subasta en las “Condiciones de Participación para la Subasta”.

5.4 Comunicaciones por medios electrónicos

El correo electrónico del representante legal o apoderado del establecimiento de crédito, o en su defecto, un correo electrónico dispuesto por el establecimiento de crédito, surtirá las veces de dirección electrónica para comunicaciones o notificaciones dentro del proceso de subasta ascendente, la cual será reconocida para la recepción oficial de todas las comunicaciones referente a subastas que emita el Icetex al establecimiento de crédito.

El establecimiento de crédito acepta, con el hecho de presentar la carta de intención, que cualquier notificación o requerimiento podrá hacerse mediante el correo electrónico definido.

5.5 Monto a Subastar

El monto total a subastar, es el resultado de la consolidación de la información contenida en los listados que cada una de las entidades financieras reporten según la fecha indicada en el cronograma.

El Icetex solamente dará cumplimiento en el traslado de recursos adjudicados producto de la subasta, siempre y cuando las entidades financieras transfieran la totalidad de recursos reportados.

Si por algún motivo, en la fecha estipulada no fueren trasladados al fondo especial la totalidad de los recursos subastados, el Icetex ajustará los montos a adjudicar, de acuerdo con los recursos recibidos y considerando los porcentajes de participación definidos en el Decreto número 953 de 2016.

Por lo anterior, no podrá existir reclamación alguna en contra del Icetex, teniendo en cuenta que la diferencia de lo reportado y lo transferido al fondo especial se dará por una causa imputable a un tercero y el Icetex no tiene capacidad de disposición sobre el ingreso real de dichos recursos ni tampoco podrá cumplir la adjudicación de la subasta con otros recursos.

5.6 Tasa de arranque o tasa de piso

El Icetex definirá la tasa de arranque o tasa piso según como lo estipule en las “Condiciones de Participación para la Subasta”.

5.7 Tasas de Interés Ofrecidas  

Las tasas de interés ofrecidas por los establecimientos de crédito en las subastas, deberán ser tasas fijas expresadas en términos efectivos anuales (E.A.), dichas tasas deberán ser reportadas a dos (2) decimales. Una vez los recursos sean adjudicados, la tasa ofrecida se deberá mantener durante el tiempo que el adjudicatario mantenga los recursos y hasta la fecha de la próxima subasta.

5.8 Evento de Subasta  

Con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1777 del 1° de febrero de 2016 y al Decreto número 953 del 15 de junio de 2016, con relación al traslado de recursos al fondo especial, el Icetex realizará las subastas según corresponda, como se detalla a continuación:

5.8.1 Subasta de reserva de liquidez  

El monto a subastar para la reserva de liquidez, corresponde como mínimo al veinte por ciento (20%) de los recursos efectivamente transferidos por las instituciones financieras, según lo informado en los listados que entreguen al Icetex con la fecha de corte correspondiente.

Asignación de los recursos  

La adjudicación de los recursos de la subasta de reserva de liquidez se hará a los dos (2) establecimientos de crédito que ofrezcan las mejores dos (2) tasas de rentabilidad, por lo cual se asignará en lotes del cincuenta por ciento (50%) de los recursos a cada uno.

Inversión de los recursos y obligaciones  

La inversión de los recursos deberá hacerse en depósitos a la vista (cuentas de ahorros o cuentas corrientes), para lo cual, se deberá mantener la tasa de interés fija por la cual el establecimiento de crédito hizo su propuesta y en virtud de la cual se le adjudicaron los recursos, durante un periodo mínimo de tres (3) meses, tiempo en el cual se realizará la nueva subasta de reserva de liquidez.

La transferencia de los recursos a cada uno de los establecimientos de crédito a quienes se les asignaron los recursos de la reserva de liquidez se realizará luego de haber efectuado la apertura de las respectivas cuentas de ahorros o corrientes. Por lo anterior, el plazo entre la adjudicación y la transferencia efectiva de los recursos, dependerá de los tiempos que tome la apertura de cada una de las cuentas de ahorros o cuentas corrientes.

El Icetex se circunscribe al contrato de cuentas de ahorros y corrientes que el establecimiento de crédito disponga, sin embargo, se debe tener en cuenta lo siguiente:

– El Icetex, no autoriza, ni requiere sobregiros en sus cuentas corrientes, por lo tanto, no firmará pagarés en blanco ni cartas de instrucciones.

– Las cuentas de ahorros o corrientes deberán capitalizar con liquidación de intereses diariamente.

– Los dos (2) establecimientos de crédito a quienes se les adjudiquen los recursos de la subasta de reserva de liquidez, deberán cubrir al menos cinco (5) operaciones gratis cada mes, entiéndase operaciones de cumplimiento vía Sebra, traslados entre cuentas, retiros y operaciones ACH a plazas principales.

– Las cuentas de ahorros o corrientes que se dispongan por parte de los establecimientos de crédito a quienes se les adjudiquen los recursos de la reserva de liquidez, no aceptarán tarjeta débito, ni chequera, ni débitos por Proveedor de Servicios Electrónicos (PSE). El único medio de manejo habilitado de estas cuentas, será por portal bancario y/o cartas con firmas autorizadas y condiciones de manejo.

– Estas cuentas de ahorros o corrientes deben quedar marcadas como exentas de retención en la fuente, teniendo en cuenta que el Icetex, fue creado mediante Decreto número 2586 de 1950, es una entidad financiera de naturaleza especial, conforme con el artículo 2°, parágrafo 2°, de la Ley 1002 de 2005, tiene régimen tributario aplicable a los establecimientos públicos; por lo cual, conforme con el artículo 22 del Estatuto Tributario, no son contribuyentes de renta.

Adicionalmente, los dos (2) establecimientos de crédito a los que les sean adjudicados los recursos de reserva de liquidez, deberán dar cumplimiento a lo siguiente:

– Garantizar el acceso a la banca electrónica.

– Cubrir como mínimo cinco (5) dispositivos de seguridad para acceder a su banca electrónica (token), y/o proveer los mecanismos necesarios para la autenticación segura al portal.

– Permitir cumplimiento vía Sebra.

5.8.2 Subasta de inversión a tres (3) meses  

El monto a subastar para inversión en depósitos a término fijo con un plazo de vencimiento de tres (3) meses, corresponde al veinte por ciento (20%) de los recursos efectivamente transferidos por las instituciones financieras, según lo informado en los listados que entreguen al Icetex con la fecha de corte correspondiente.

Según el artículo 2° del Decreto número 953 de Junio de 2016, la subasta para inversión a tres (3) meses solo aplica para la primera subasta de recursos de cuentas abandonadas.

Asignación de los recursos  

La adjudicación de los recursos de la subasta para inversión en depósitos a término fijo con un plazo de vencimiento de tres (3) meses, se hará a los dos (2) establecimientos de crédito que ofrezcan las mejores dos (2) tasas de rentabilidad, por lo cual se asignará en lotes del cincuenta por ciento (50%) de los recursos a cada uno.

Inversión de los Recursos y Obligaciones  

La inversión de los recursos deberá hacerse en Depósitos Término Fijo (CDT) de tres (3) meses, base de 360. Cuando los depósitos a término fijo con un plazo de vencimiento de tres (3) meses se acerquen a su fecha de vencimiento, el Icetex podrá optar por renovarlos, o según sea requerido, podrá destinarlos a la reserva de liquidez.

En caso de optar por renovarlos, el Icetex evaluará que la tasa de interés ofrecida se ajuste a condiciones de mercado.

En todos los casos, estos depósitos a término fijo con un plazo de vencimiento de tres (3) meses, solo podrán ser renovados tres (3) veces y al cabo de la última renovación estos harán parte de la subasta de inversión para depósitos a término fijo con un plazo de vencimiento de un (1) año.

5.8.3 Subasta de inversión a un (1) año

El monto a subastar para inversión en depósitos a término fijo con un plazo de vencimiento de un (1) año, corresponde a lo establecido por el Icetex en las Condiciones de Participación para la Subasta, de acuerdo a los recursos efectivamente transferidos por las instituciones financieras, según lo informado en los listados que entreguen al Icetex con la fecha de corte correspondiente.

Asignación de los recursos  

La adjudicación de los recursos de la subasta para inversión en depósitos a término fijo con un plazo de vencimiento de un (1) año, se hará una vez que el Icetex organice las posturas de mayor a menor y asignará los recursos así:

– Un 25% al establecimiento de crédito que ofrezca la primera mejor tasa de rentabilidad.

– Un 25% al establecimiento de crédito que ofrezca la segunda mejor tasa de rentabilidad.

– Un 20% al establecimiento de crédito que ofrezca la tercera mejor tasa de rentabilidad.

– Un 20% al establecimiento de crédito que ofrezca la cuarta mejor tasa de rentabilidad.

– Un 10% al establecimiento de crédito que ofrezca la quinta mejor tasa de rentabilidad.

Inversión de los Recursos y Obligaciones  

La inversión de los recursos deberá hacerse en Depósitos Termino Fijo (CDT) de un (1) año, base de 360.

5.9 Inversión en títulos de tesorería de la Nación –TES- Recursos de Cuentas Abandonadas

Los recursos que no se adjudiquen en las subastas, tanto de liquidez como de inversión, se deberán invertir en Títulos de Tesorería de la Nación (TES) cuya fecha de vencimiento, al momento de adquisición por parte del Fondo Especial, no sea mayor a dos (2) años, según lo estipulado en el artículo 2.1.17.1.7, numeral 3 del Decreto número 953 de 2016.

El Icetex podrá invertir en los Títulos de Tesorería de la Nación (TES), emitidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en los siguientes valores:

• TES clase B, (pesos y UVR)

• TES de control monetario (pesos)

• TES al descuento –TCO– (pesos)

La inversión en pesos en TES de Clase B, también se podrán realizar en cupones teniendo en cuenta la fecha de vencimiento de los mismos.

La inversión en los Títulos de Tesorería de la Nación (TES), será en condiciones de mercado y podrá hacerse mediante el mercado primario a través de creadores de mercado o secundario a través del mercado público de valores, lo anterior, teniendo en cuenta la disponibilidad de los recursos, por lo cual la Vicepresidencia Financiera del Icetex, definirá en cuál mercado realizará las inversiones.

5.9.1 Inversión en mercado primario-creadores de mercado

El Icetex, podrá participar en las subastas que realice el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP) a través de los creadores de mercado, para la inversión en Títulos de Tesorería de la Nación (TES), siempre y cuando las referencias a subastar se ajusten a las necesidades de plazo, monto y fechas de las subastas del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

5.9.2 Inversión en mercado secundario – Mercado público de valores

Para realizar la inversión en los Títulos de Tesorería de la Nación (TES), la Vicepresidencia Financiera del Icetex, deberá solicitar tres (3) cotizaciones en el mercado secundario a entidades que estén vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia y que participen en el mercado público de valores.

La adquisición de los Títulos de Tesorería de la Nación (TES), se realizará con el intermediario que ofrezca la mejor tasa en su cotización y, que cuenten con cupo aprobado por la Junta Directiva del Icetex. No obstante, el cupo asignado no limita el monto a invertir.

De no lograrse la adquisición del monto requerido en los Títulos de Tesorería de la Nación (TES), la Vicepresidencia Financiera del Icetex, deberá continuar solicitando cotizaciones hasta invertir el total de los recursos que no se adjudicaron inicialmente en las subastas.

En todos los casos, la Vicepresidencia Financiera del Icetex definirá los plazos (no mayor a dos años) y montos a invertir en los Títulos de Tesorería de la Nación (TES), con el fin de prever futuras necesidades de liquidez.

De acuerdo con las necesidades de liquidez que presente el Fondo Especial, el Icetex venderá a precio de mercado los Títulos de Tesorería de la Nación (TES).

Para vender los Títulos de Tesorería de la Nación (TES), la Vicepresidencia Financiera del Icetex mediante el mercado secundario deberá solicitar tres (3) cotizaciones a intermediarios en el mercado público de valores colombiano, que se encuentren vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia.

La venta de los Títulos de Tesorería de la Nación (TES), se realizará con el intermediario que ofrezca la mejor tasa en su cotización y, que cuenten con cupo aprobado por la Junta Directiva del Icetex. No obstante, el cupo asignado no limita el monto de la venta.

La responsabilidad y las atribuciones para la compra y venta de los Títulos de Tesorería de la Nación (TES), estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de Icetex y demás funcionarios encargados a realizar dichas operaciones.

5.10 Primera Subasta  

Con relación al primer traslado de recursos al fondo especial, el Icetex realizará el 29 de julio de 2016 tres (3) subastas: (i) subasta de reserva de liquidez (20% de los recursos efectivamente transferidos), (ii) subasta de inversión a tres (3) meses (20% de los recursos efectivamente transferidos), y (iii) subasta de inversión a un (1) año (60% de los recursos efectivamente transferidos), según lo estipulado en el Artículo 2 del Decreto número 953 de 2016.

5.11 Plan de continuidad de la subasta - recursos cuentas abandonadas  

En el evento que no se puedan realizar las subastas ascendentes electrónicas por medio de la plataforma tecnológica contratada, el Icetex activará el Plan de Continuidad, por lo cual procederá a realizar las subastas de forma presencial, las cuales se realizarán en el Icetex.

El Plan de Continuidad se activará en el momento que el proveedor de la plataforma tecnológica, confirme que no es posible realizar las subastas electrónicas.

Una vez el Icetex, tenga dicha confirmación, procederá a notificar a los establecimientos de crédito que previamente manifestaron su intención en participar en la subasta e informará la hora de inicio de cada una de las subastas presenciales.

El Icetex contará con un equipo de trabajo que garantizará técnica y jurídicamente la transparencia y operación de las subastas presenciales, el cual estará conformado por funcionarios de las siguientes dependencias: Oficina de Control Interno, Vicepresidencia Financiera, Oficina Asesora Jurídica, Secretaría General y Grupo de Contratos.

5.12 Subasta Ascendente Presencial  

A continuación se señala el procedimiento a seguir para la realización de cada evento de subasta ascendente presencial:

Preparación  

– Cada establecimiento de crédito que desee participar en el evento de subasta ascendente presencial, deberá designar un (1) único Delegado el cual deberá estar presente en el lugar y hora indicado previamente por el Icetex para realizar el evento. Teniendo en cuenta que es una subasta presencial, cada establecimiento de crédito participante deberá enviar un (1) Delegado.

– Para todos los efectos del Plan de Continuidad el Delegado será el Proponente.

– El Delegado deberá presentar certificación original expedida por el establecimiento de crédito, donde avale su delegación y vinculación con el establecimiento de crédito.

– Cada Delegado podrá contar con el apoyo de máximo una (1) persona del establecimiento de crédito que represente, no obstante, el único autorizado para presentar los lances será el Delegado.

– El evento de subasta ascendente presencial iniciará con los asistentes que se encuentren en la hora de inicio notificada a los Proponentes por activación del Plan de Continuidad.

Participación en cada evento de subasta ascendente presencial  

– El evento de subasta ascendente presencial se desarrollará bajo la modalidad de tasa visible, donde las tasas de las ofertas serán conocidas por los asistentes.

– La tasa de arranque –tasa piso– de la subasta ascendente presencial, será la indicada por el Icetex en las Condiciones de Participación para la Subasta.

– Los establecimientos de crédito presentarán sus posturas de tasa por escrito, en el formulario suministrado por el Icetex, diligenciando la totalidad de los campos y deberá estar firmado por el Delegado.

– El margen mínimo y máximo de mejora serán los definidos por el Icetex en las Condiciones de Participación para la Subasta.

– El evento de subasta ascendente presencial finalizará cuando no haya más lances de mejora por parte de los Delegados.

– Cuando al finalizar la subasta ascendente presencial, dos o más establecimientos de crédito hayan realizado una misma postura, es decir, por una misma tasa, el empate será

resuelto por medio de balotas como se establezca en las Condiciones de Participación para la Subasta.

Proceso de subasta ascendente presencial  

– Cada Delegado presentará certificación original expedida por el establecimiento de crédito que representa, donde avale su delegación y vinculación con el establecimiento de crédito con el fin de que esta sea validada por el Icetex.

– Para dar inicio a la subasta, cada uno de los Delegados de los establecimientos de crédito deberán firmar el registro de asistencia que el Icetex disponga para tal fin.

– Un funcionario del Icetex informará a los asistentes el inicio de cada ronda.

– Los Delegados harán sus lances utilizando los sobres y formularios suministrados por el Icetex.

– Cada subasta se realizará por rondas, las cuales están compuestas por los lances efectuados por los Delegados, en cada ronda solamente se recibirá un (1) lance por Delegado, en el caso que se presente más de un lance por Delegado en la misma ronda, estos serán anulados y no serán tenidos en cuenta para la clasificación de las posturas de la ronda.

– Se recibirá un máximo de un (1) lance por cada Delegado de establecimiento de crédito en cada ronda.

– Criterios para anular un lance:

a) Que se presente más de un lance en una ronda por el mismo establecimiento de crédito;

b) Que presenten tasas variables;

c) Que no sea legible;

d) Que no cuente con la firma del Delegado;

e) Que no se diligencie completo el formulario.

– Un funcionario del Icetex recogerá los sobres cerrados a todos los Delegados.

– Un funcionario del Icetex abrirá los sobres con los lances iniciales de tasas y las comunicará a los asistentes a la subasta.

– Un funcionario del Icetex registrará los lances válidos y organizará las posturas de mayor a menor, en cada ronda.

– Los Delegados que presenten un lance no válido, no participarán de la ronda y se mantendrá como oferta el último lance válido presentado.

– La Entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciban lances que mejoren las tasas ofrecidas.

Finalización del evento de subasta  

Los resultados del evento de subasta ascendente presencial serán conocidos, una vez finalice el evento de subasta y se suscriba el acta de cierre, el Icetex hará pública la adjudicación de los recursos de las subastas en la página web de la entidad.

El acto de adjudicación de los recursos a los establecimientos de crédito es irrevocable y obliga al adjudicatario.

6. ANEXOS

6.1 Anexo 1. Formato traslado de saldos cuentas abandonadas

El nombre del archivo debe cumplir con la siguiente nomenclatura

taopaipai2
 

Registro ENCABEZADO (Datos generales de la información enviada por una entidad financiera).

taopaipai3
taopaipai3
 

Registro DETALLE (Información detallada de cada una de las cuentas que se trasladarán)

taopaipai4
taopaipai4
 

taopaipai5
taopaipai5
 

6.2. Anexo 2. Mecanismo de comunicación.  

1. Objetivo  

Definir la guía de Intercambio de información para el procedimiento de Cuentas Abandonadas entre el Icetex y las Entidades Financieras.

Objetivos Específicos:  

• Suministrar el mecanismo de comunicación en operación normal.

• Suministrar el mecanismo de intercambio de información ante fallas en la comunicación vía web, por parte de cualquiera de las Entidades Financieras o el Icetex y definición de la aplicación del Régimen Transitorio para el primer traslado de recursos por concepto de cuentas abandonadas.

En este anexo se contempla todo lo relacionado con el Intercambio de información que se genera entre la Institución Financiera y el Icetex, a partir de la aplicación del decreto reglamentario.

Específicamente se definen los mecanismos de comunicación en operación normal, en situaciones de contingencia y un régimen transitorio para el primer traslado.

2. Alcance  

El alcance definido para el mecanismo de comunicación implica dos situaciones:

Operación normal: Inicia con el suministro de información de contacto por parte de la Institución Financiera y finaliza con la recepción exitosa de los archivos enviados por las Instituciones Financieras.

Situación de Contingencia: Inicia con la identificación de un incidente de falla en el intercambio de información por cualquiera de las partes y finaliza con la recepción de los archivos enviados por las Instituciones Financieras.

3. Definiciones  

Régimen Transitorio: Es el mecanismo de comunicación establecido por el Icetex, para aplicar en el primer traslado previsto de las Instituciones Financieras.

SFTP: Protocolo de transferencia de archivos que utiliza SSH para asegurar los comandos y los datos que se transfieren entre el cliente y el servidor.

Situación de Contingencia: Es el evento derivado de fallas técnicas, humanas, fenómenos naturales que se presente de manera imprevista para alguna de las partes y que no permita la transmisión de información de manera normal.

4. Contactos y Registro de Información  

El Icetex dispondrá de los siguientes canales para recibir comunicaciones relacionadas con la operación de cuentas abandonadas:

Soporte Operativo para transmisión de información

taopaipai6
 

Cumplimiento Financiero (Traslado y Reintegro de Recursos)

taopaipai7
 

Cada Institución financiera deberá efectuar un registro de Información ante el Icetex, diligenciando un formato en Excel denominado “Registro Instituciones Financieras”, el cual deberá ser remitido al correo electrónico cuentasabandonadas@icetex.gov.co, anexando una comunicación suscrita por el Representante Legal, antes del 15 de julio del 2016.

Cada vez que se requiera reportar una novedad o actualización sobre la información previamente registrada en Icetex, la Institución Financiera deberá remitir el formato en las condiciones señaladas anteriormente, diligenciando de nuevo todos los campos contenidos en el formato.

5. Canales de Intercambio de Información  

Se tiene contemplado un período de pruebas para la transmisión de la información prevista en este documento, el cual será establecido en el cronograma anual que establezca Icetex.

En caso de presentarse una situación de contingencia por parte de Icetex, esta será informada en la página web de la entidad. Si esta situación se presenta para la Institución Financiera, deberá reportarla al correo opctasabandonadas@icetex.gov.co para establecer contacto y definir el mecanismo de contingencia a aplicar.

Cuando se requiera, la encriptación archivos se debe realizar mediante el programa PGP.

El procedimiento de cargue de información, estará disponible para consulta, el Manual de Usuario que se publicará en la página web del Icetex, en la sección Cuentas Abandonadas.

5.1 Canal de Intercambio – Operación Normal

Una vez se cuente con la información reportada por cada Institución mediante el formato “Registro Instituciones Financieras”, Icetex procederá con la creación y habilitación del Usuario en la plataforma donde cada Institución efectuará el cargue de los archivos. El usuario y contraseña asignados, serán remitidos al correo electrónico del contacto autorizado por la Institución.

El acceso a la plataforma para el cargue de información estará disponible, ingresando al portal de Icetex www.icetex.gov.co. Lo primero que deberá registrar para acceder, es el nombre de usuario y la contraseña asignada, entregados por Icetex al contacto autorizado.

A partir del ingreso, cada Institución procederá con el cargue de información requerido, de acuerdo con las opciones previstas en el Manual del Usuario.

La plataforma de Cuentas Abandonadas contará con un pre-validador de la información, el cual contará con una validación de estructura y cifras de control. El proceso de validación, puede tardar un tiempo según el tamaño de los archivos, por esta razón, en la misma opción de cargue, se visualizarán los estados de la validación: En progreso, Validación Exitosa, Validación Fallida.

En caso que el resultado final sea Validación Fallida, se habilitará la opción para descargar el detalle de los errores de la validación. De igual forma, el sistema marca los archivos y el contenido como RECHAZADO. En caso contrario, se marcará como CORRECTO.

La plataforma de cuentas abandonadas contempla la opción de confirmación para el cargue definitivo de los archivos.

Una vez los archivos queden cargados exitosamente, se van a generar unas cifras de control, que indican al usuario el número total de registros cargados, los montos totales y solicita una reconfirmación por parte del usuario.

La información cargada, deberá ser ratificada mediante firma digital del representante legal habilitado para el efecto, al momento de realizar la confirmación del cargue.

5.2. Canal de Intercambio – Operación en Contingencia

El intercambio de información, en situaciones de contingencia siempre debe ser cifrado.

La llave pública de cifrado así como las características del mecanismo de encripción, serán establecidas con cada entidad. La encriptación archivos se debe realizar mediante el programa PGP.

Se tiene previsto dos (2) canales de operación, para situaciones de contingencia:

5.2.1. Transmisión de información por canal SFTP

La dirección de acceso así como la configuración de Ingreso al SFTP, será definido con cada entidad. Una vez establecido el canal, se procederá de la siguiente manera:

– Ingresa a la herramienta SFTP con su respectivo usuario y contraseña.

– Realiza el cargue de los archivos planos.

– Espera confirmación vía correo electrónico del estado de cargue del archivo.

El proceso de cargue, prevalidación y recepción definitiva del archivo, se realizará por esta vía. El usuario podrá cargar y validar los archivos, el número de veces que requiera, hasta que se valide la transmisión exitosa, dentro de los plazos establecidos para la transmisión del archivo.

Una vez la Institución recibe la confirmación de la validación exitosa del archivo por correo electrónico, la Entidad Financiera deberá ratificar esta información enviando dentro de los plazos del cronograma, carta del Representante Legal con información certificada por el Revisor Fiscal. Este documento debe contar con cifras de control, como mínimo con el nombre del archivo, el total de los registros, el total de las cuentas y suma de los saldos.

La comunicación referida en el punto anterior, deberá ser remitida al correo electrónico opctasabandonadas@icetex.gov.co y en físico a los datos de contacto de Soporte Operativo para transmisión de información, referidos en el Numeral 4.3. de este documento.

5.2.2. Transmisión de información por medio magnético

El proceso de cargue y prevalidación del archivo, se realizará por correo electrónico, esta información deberá ser remitida a opctasabandonadas@icetex.gov.co Una vez el archivo quede validado exitosamente, el Icetex confirmará al usuario autorizado, todo dentro de los plazos establecidos para la transmisión del archivo.

Para que esta información quede en firme ante Icetex, la Institución deberá remitir un cd que contenga la misma información validada por correo electrónico, junto con una comunicación firmada por el Representante Legal y certificada por Revisor Fiscal. Este documento debe contar con cifras de control, como mínimo con el nombre del archivo, el total de los registros, el total de las cuentas y suma de los saldos.

La comunicación referida en el punto anterior, deberá ser remitida al correo electrónico opctasabandonadas@icetex.gov.co y en físico a los datos de contacto de Soporte Operativo para transmisión de información, referidos en este anexo numeral 4.

5.2.3. Régimen Transitorio de Comunicación para el primer envío de información  

Para el inicio de la operación del procedimiento de Cuentas Abandonadas se tiene definido un Régimen Transitorio de envío de información, que es el contemplado en el numeral 5.2.2. de este anexo.

5.2.4. Retorno a la Operación Normal  

Icetex o la Entidad Financiera informará mediante correo electrónico a los contactos autorizados, la finalización de la contingencia.

6.3 Anexo 3. Formato de valoración cuentas abandonadas  

El nombre del archivo debe cumplir con la siguiente nomenclatura:

taopaipai8
 

Registro ENCABEZADO (Datos generales de la información de valoración remitida por las instituciones financieras).

taopaipai9
 

6.4 Anexo 4. Formato de solicitud de reintegro de Cuentas Abandonadas  

El nombre del archivo debe cumplir con la siguiente nomenclatura:

taopaipai10
 

Registro ENCABEZADO (Datos generales de la información enviada por la Institución financiera).

taopaipai11
 

6.5 Anexo 5. Formato de cesión Cuentas Abandonadas

El nombre del archivo debe cumplir con la siguiente nomenclatura:

taopaipai15
 

Registro ENCABEZADO (Datos generales de la información enviada por una entidad financiera).

taopaipai13
 

El registro detalle corresponde a las líneas sucesivas al registro encabezado del archivo de texto y contiene la siguiente información:

taopaipai14