Instituto Colombiano de Desarrollo Rural

ACUERDO 320 DE 2013

(Noviembre 15)

“Por el cual se adopta el reglamento interno para el funcionamiento del Consejo Directivo del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder)”.

El Consejo Directivo del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder),

En ejercicio de las facultades legales y estatutarias, en especial las que le confiere el literal f) del artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 10 del artículo 7º del Decreto 3759 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, Incoder, creado por el Decreto 1300 de 2003 es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, dotado de personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa.

Que la Dirección y Administración del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), conforme al Decreto 3759 de 2009 está a cargo del consejo directivo y del gerente general, quienes desempeñarán sus funciones en los términos establecidos por la Constitución Política, la ley, los estatutos internos y demás normas reglamentarias.

Que el literal f) del artículo 76 de la Ley 489 de 1998, dispone que corresponde a los consejos directivos de los establecimientos públicos las funciones que les señalen la ley, el acto de creación y los estatutos internos.

Que el numeral 10 del artículo 7º del Decreto 3759 de 2009, asignó al Consejo Directivo del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), entre otras funciones, la de aprobar, adoptar y modificar su propio reglamento.

Que en mérito de lo expuesto, el Consejo Directivo del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder),

ACUERDA:

ART. 1º—Objeto. El presente acuerdo establece el reglamento interno, que regirá la organización y funcionamiento del Consejo Directivo del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder).

CAPÍTULO I

Del consejo directivo

ART. 2º—Principios. Los integrantes del Consejo Directivo del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), así como los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios constitucionales y legales que regulan las actuaciones administrativas, el derecho agrario y desarrollo rural y, tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

ART. 3º—Integración. El Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), de acuerdo con lo establecido en el artículo 6º del Decreto 3759 de 2009, tiene un consejo directivo integrado por:

1. El Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural o su delegado, quien lo presidirá.

2. El director general del Departamento Nacional de Planeación o su delegado.

3. El Ministro de Comercio, Industria y Turismo, o su delegado.

4. El Ministro del Interior, o su delegado.

5. El Ministro de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial o su delegado.

6. El presidente del Banco Agrario o su delegado.

7. El presidente del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario (Finagro), o su delegado.

8. Un delegado de los gremios del sector agropecuario.

9. Un delegado de las organizaciones campesinas.

10. Un delegado del Consejo Nacional de Secretarías de Agricultura (Consa).

11. Un delegado de las comunidades indígenas.

12. Un delegado de las comunidades negras.

13. Un delegado de las organizaciones de mujeres campesinas.

PAR. 1º—El(a) gerente general del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), concurrirá a las sesiones del consejo directivo con voz pero sin voto. Así mismo, podrán asistir los servidores públicos y demás personas que el consejo directivo invite a sus deliberaciones, con voz pero sin voto.

PAR. 2º—Los miembros del consejo directivo, excepto quienes tengan el carácter de empleados públicos, deberán allegar el acto de delegación ante la secretaría del consejo directivo.

PAR. 3º—En aquellos casos en los cuales los miembros del consejo directivo sean particulares, no adquieren por este hecho la calidad de empleados públicos. Sus responsabilidades, incompatibilidades e inhabilidades se regirán por la ley, los estatutos internos y el reglamento.

PAR. 4º—Para la elección de los representantes de las organizaciones campesinas, de los gremios del sector agropecuario, de las organizaciones de mujeres campesinas, del Consejo Nacional de Secretarías de Agricultura y de las Comunidades Negras e Indígenas, debe estarse a lo previsto en la reglamentación vigente. El período de estos representantes será de dos (2) años; si al vencimiento del período correspondiente no son remplazados o reelegidos, se dará aplicación a las normas vigentes y específicas que regulen la representación de dichas organizaciones.

PAR. 5º—En aplicación del Decreto 2941 de 2010, para los miembros del consejo directivo, que no son servidores públicos, sus faltas temporales deberán ser justificadas hasta un máximo de tres (3), luego de lo cual se considerará que debe elegirse uno nuevo.

En cuanto a las faltas absolutas de dichos miembros, la secretaría del consejo directivo informará al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural a efectos de activar el mecanismo de selección pertinente.

ART. 4º—Delegados. Los miembros titulares del consejo directivo que tengan facultad para designar delegados comunicarán por escrito, con un término no inferior a tres (3) días al secretario del consejo directivo, el nombre de los delegados que los remplazarán en forma permanente o temporal.

En atención al artículo 75 de la Ley 489 de 1998, las respectivas delegaciones a que alude el artículo 3º del presente acuerdo, requerirán de acto administrativo escrito, donde expresamente se designe la aludida delegación, que en todo caso recaerá sobre funcionarios del nivel directivo o asesor.

En el mismo acto designarán los suplentes que reemplazarán, a los permanentes, en sus faltas temporales.

PAR.—Los delegados podrán ser llamados a las deliberaciones del consejo directivo, en cualquier momento, debido a la especialidad de los objetivos del instituto y para efectos del buen desarrollo de las sesiones del consejo directivo. Los delegados tendrán voz y voto, de conformidad con la facultad delegada; en caso de estar presente en la misma sesión el miembro principal, se entiende reasumida la delegación.

ART. 5º—Funciones del consejo directivo. El consejo directivo, ejercerá las funciones que se enuncian, teniendo en cuenta los objetivos y funciones del Instituto:

1. Formular, a propuesta del representante legal, la política general del Instituto y los planes y programas que conforme a la Ley Orgánica de Planeación y a la Ley Orgánica de Presupuesto deben proponerse para su incorporación a los planes sectoriales y a través de estos al Plan Nacional de Desarrollo.

2. Formular a propuesta del representante legal, la política de mejoramiento continuo del instituto, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo administrativo.

3. Conocer y analizar las evaluaciones semestrales de ejecución presentadas por la administración de la entidad.

4. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura que considere pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca, de conformidad con lo dispuesto en sus actos de creación o reestructuración.

5. Aprobar el anteproyecto de presupuesto anual del instituto.

6. Señalar los criterios generales para la ejecución de los planes, programas, proyectos y recursos del Instituto, para el cumplimiento del objeto y funciones para el cual fue creado.

7. Establecer los procedimientos de tipo misional que deban adelantarse para el cumplimiento del objeto y funciones para el cual fue creado el Instituto.

8. Estudiar y aprobar las modificaciones al presupuesto de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

9. Estudiar y aprobar el programa anual mensualizado de caja (PAC), de los recursos propios.

10. Aprobar, adoptar y modificar su propio reglamento.

11. Las demás funciones que le señale la ley.

PAR. 1º—Para el cumplimiento de sus funciones, las actividades del consejo directivo del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), deberán ajustarse a lo establecido en la Ley 489 de 1998 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen; a las disposiciones aprobadas en los estatutos y demás normas relacionadas con el tema.

ART. 6º—Presidente y secretario.

El consejo directivo del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), será presidido por el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural o su delegado, de conformidad con lo establecido en el artículo 6º numeral 1º del Decreto 3759 de 2009, artículo 73 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que los modifiquen, sustituyan o adicionen.

Actuará como secretario del consejo directivo del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), el secretario(a) general del instituto.

PAR.—En el evento en que el (la) presidente(a) del consejo directivo deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la presidencia del consejo será ocupada por el servidor público del nivel directivo o asesor que indique el presidente. Para ello, se dejará la constancia en la respectiva acta o excusa, sin que ello implique la delegación de su asistencia y voto para efectos del respectivo quórum, salvo que el presidente expresamente lo señale.

ART. 7º—Funciones de la presidencia.

1. Convocar al consejo directivo del Incoder.

2. Instalar y moderar las sesiones del consejo directivo.

3. Someter a consideración de los integrantes del consejo directivo, los asuntos de orden del día.

4. Someter a votación de los integrantes del consejo directivo, los asuntos de orden del día que lo requieran.

5. Las demás que determine la ley y el consejo directivo.

ART. 8º—Funciones de la secretaría. El secretario del consejo desarrollará las siguientes funciones:

1. Elaborar y enviar las convocatorias a sesión ordinaria —presencial o no presencial—, anexando el orden del día y los respectivos soportes técnicos y jurídicos completos, mínimo con cinco (5) días hábiles de anticipación a la sesión, indicando fecha, lugar y hora. Para agilizar el envío de estas convocatorias podrá utilizar el correo electrónico institucional.

2. Elaborar y enviar las convocatorias a sesión extraordinaria —presencial o no presencial—, utilizando los medios electrónicos idóneos y con los atributos de seguridad necesarios, anexando el orden del día y los respectivos soportes técnicos y jurídicos, mínimo con dos (2) días hábiles de anticipación a la sesión; indicando fecha y hora. Para agilizar el envío de estas convocatorias podrá utilizar el correo electrónico institucional.

3. Llamar a lista y verificar quórum.

4. Expedir las certificaciones de las decisiones adoptadas por el consejo directivo, que le sean requeridas.

5. Elaborar las actas de la cada sesión del consejo. El acta debe estar suscrita por el presidente y el secretario del consejo, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

6. Informar en cada sesión sobre las sugerencias de modificación o solicitudes de aclaración formuladas por los miembros del consejo.

7. Comunicar, al finalizar cada sesión, los resultados de las votaciones y el texto definitivo de los acuerdos aprobados.

8. Llevar el archivo, control y custodia de las actas, acuerdos y documentación del consejo.

9. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el consejo directivo.

10. Coordinar el trámite de firmas de los acuerdos aprobados y publicación de los mismos para efectos de vigencia.

11. Remitir copia de los acuerdos en firme, a la subgerencia responsable de su cumplimiento y, a la oficina asesora jurídica para efectos de relatoría.

12. Coordinar la publicación de los proyectos de acuerdo en la página web, cuando se requiera.

13. Elaborar informes de seguimiento, conforme a los lineamientos y requerimientos que indique el consejo directivo y presentarlo a sus miembros al finalizar cada semestre.

14. Coordinar las gestiones necesarias para garantizar la presencia de los representantes de los gremios, delegados de las organizaciones campesinas y mujeres campesinas, comunidades indígenas, negras.

15. Las demás que determine el consejo directivo.

ART. 9º—Sesiones. El consejo directivo funcionará en mesas de trabajo, con el fin de lograr un consenso sobre los temas sometidos a aprobación y tendrá las siguientes reuniones:

a) Reunión ordinaria presencial y, no presencial (virtual). Se realizarán por lo menos una vez al mes, previa citación escrita a los miembros del consejo directivo por el presidente o gerente general del instituto; con anticipación no menor a cinco (5) días hábiles e indicación de la fecha, el lugar, la hora, los temas a tratar y anexando copia de todos los documentos técnicos y jurídicos correspondientes.

En las reuniones ordinarias el consejo directivo podrá ocuparse de temas no indicados en la convocatoria, a solicitud de cualquiera de los miembros o del gerente general del instituto.

b) Reunión extraordinaria presencial y, no presencial (virtual). Se realizarán por solicitud del presidente del consejo directivo o del gerente general del instituto, en cualquier tiempo cuando las circunstancias lo ameriten; previa citación a los miembros del consejo directivo con anticipación no menor a dos (2) días hábiles e indicación de la fecha, el lugar, la hora, los temas a tratar y anexando copia de todos los documentos técnicos y jurídicos correspondientes.

En las reuniones extraordinarias, el consejo directivo deliberará, votará y decidirá únicamente sobre los temas específicos señalados en la convocatoria.

PAR. 1º—El consejo directivo sesionará presencialmente en la ciudad de Bogotá, D.C., pero podrá hacerlo en cualquier otra ciudad del país, cuando el mismo consejo lo considere conveniente o a través de sesiones no presenciales-virtuales.

PAR. 2º—Cuando alguno de los miembros del consejo no pueda asistir, deberá comunicarlo por escrito, enviando a la secretaría del consejo la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.

PAR. 3º—Cuando las circunstancias lo ameriten, la sesión no presencial podrá realizarse en conferencia virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos, de lo cual se dejará constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 del CPACA - Ley 1437 de 2011.

El mismo día de la sesión virtual se abrirá un espacio para discusión en donde se recibirán, vía correo, las observaciones, preguntas, sugerencias y ajustes que los consejeros consideren pertinentes; cerrado el tiempo de discusión se realizará la votación virtual.

PAR. 4º—Cuando tres (3) o más de los miembros del consejo directivo, estimen inconveniente realizar la sesión de manera virtual, por requerir los temas de una discusión presencial, deberán manifestarlo a la secretaría del consejo, la cual deberá en su lugar convocar a una sesión presencial.

En todo caso, los consejeros que estimen necesaria la sesión presencial, deberán argumentar las razones que tengan para ello.

ART. 10.—Presentación de temas. Para facilitar la presentación de los temas del orden del día, el subgerente o directivo que tenga a cargo el asunto deberá elaborar una ficha técnica con la información suficiente y se encargará de hacer la presentación sucinta de cada uno de ellos ante el consejo directivo.

ART. 11.—Quórum deliberatorio y decisorio. El consejo directivo podrá instalarse y sesionar válidamente con la mayoría de sus miembros.

Las decisiones se tomarán con el voto favorable de la mayoría simple de los asistentes, salvo que requiera una mayoría calificada o el voto favorable del Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural; para estos casos se observará lo dispuesto en normas legales vigentes.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, o a las que sean necesarias hasta cuando el asunto quede decido.

ART. 12.—Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados el presidente del consejo directivo instalará la sesión.

a) Seguidamente el secretario del consejo directivo informará al presidente sobre las invitaciones efectuadas para la sesión, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto el cual será sometido a consideración y aprobación del consejo por parte del presidente. Los integrantes del consejo podrán modificar o adicionar el orden día, lo cual se someterá a votación.

b) El subgerente o directivo que tenga a cargo el tema hará una presentación verbal del caso junto con su concepto técnico al consejo y absolverá las dudas e inquietudes que se le formulen.

c) Surtida la intervención del subgerente o directivo los miembros del consejo deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas.

d) Evacuados los asuntos del orden del día aprobado, el secretario del consejo informará al presidente el agotamiento de todos los temas, procediendo el presidente a levantar la sesión.

PAR.—Los miembros del consejo que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su posición, de lo cual se dejará constancia en el acta o en documento separado.

ART. 13.—Denominación de los actos. Las decisiones del consejo directivo se adoptarán por medio de acuerdos, que llevarán la firma del presidente y del secretario del mismo y su conservación y custodia estarán a cargo del secretario del consejo directivo.

PAR. 1º—De las reuniones del consejo directivo se levantarán actas, que una vez aprobadas deberán ser firmadas por el presidente y el secretario del mismo, y se harán constar en un libro especial de actas. Las copias darán fe cuando sean expedidas y autenticadas por dicho secretario.

PAR. 2º—Los acuerdos y actas se enumerarán consecutivamente con indicación del día, mes y año en que se expidan.

ART. 14.—Honorarios. Los miembros del consejo directivo, tal y como lo estipulan los artículos 13 del Decreto 128 de 1976 y artículo 19 literal f) de la Ley 4ª de 1992, podrán recibir honorarios por su asistencia a las sesiones, que estarán a cargo de la entidad y fijados en los términos y condiciones señalados en el Decreto 1486 de 1999 o en las demás normas que lo modifiquen o sustituyan.

En concordancia con el precitado decreto, por las reuniones de juntas o consejos directivos no presenciales, se pagará la mitad de los honorarios establecidos.

PAR. 1º—El instituto reconocerá los gastos de viaje de los miembros del consejo directivo que residan en ciudad diferente al lugar de las reuniones, siempre y cuando estos no tengan la calidad de servidores públicos. Si se tratare de traslado para cumplimento de misiones especiales en el ejercicio de funciones propias del consejo directivo, los gastos de viaje, viáticos y autorización correspondiente serán definidos por el mismo consejo con el voto favorable del Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural.

Los gastos de desplazamiento se entienden como el valor del transporte por cualquier medio idóneo, en que incurran miembros del consejo directivo, cuyos lugares habituales de trabajo estén fuera del domicilio principal de la entidad.

PAR. 2º—Los trámites para el reconocimiento y pago de honorarios, se realizarán por la secretaría general del instituto, la cual deberá aplicar las normas vigentes en materia contable, presupuestal y antitrámites.

CAPÍTULO II

Régimen de inhabilidades e incompatibilidades

ART. 15.—Inhabilidades e incompatibilidades. Para efectos de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, los integrantes del consejo directivo del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), estarán sujetos al régimen de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades previstas en el Decreto-Ley 128 de 1976, en el artículo 40 de la Ley 734 de 2002, artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 y, demás disposiciones que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.

CAPÍTULO III

Disposiciones generales

ART. 16.—Suministro de información. Ningún miembro del consejo directivo del Instituto podrá revelar asuntos que por su naturaleza tengan el carácter de reservados, de conformidad con las normas legales. La misma disposición aplica para los asistentes a las sesiones del consejo directivo.

Los resultados de la investigación técnico-científica del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), serán divulgados por los funcionarios que designen los reglamentos, con carácter meramente informativo.

ART. 17.—Certificaciones. Las certificaciones sobre el ejercicio de los cargos de los miembros del consejo directivo, serán expedidas por la secretaría general del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder).

ART. 18.—Vigencia. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 15 de noviembre de 2013.