ACUERDO 3334 DE 2006 

(Marzo 2)

“Por el cual se reglamentan la utilización de medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de administración de justicia”.

La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial de las conferidas por los artículos 85 numeral 13 y 95 de la Ley 270 de 1996; artículos 107, 111, 315 y 320 del Código de Procedimiento Civil; artículo 267 del Código Contencioso Administrativo; Ley 906 de 2004 y Ley 734 de 2002 y de conformidad con lo aprobado en sesión de la Sala Administrativa del 1º de febrero de 2006,

ACUERDA

I. Disposiciones generales

ART. 1º—Definiciones. Para efectos de aplicación del presente acuerdo se entenderá por:

a) Actos de comunicación procesal. Son todos aquellos actos o actividades de comunicación definidas en la ley, que ponen en conocimiento de las partes, terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas, las providencias y órdenes del juez o del fiscal, relacionadas con el proceso, así como de estos con aquellos;

b) Autoridad judicial. Son los magistrados, jueces y secretarios de los despachos judiciales, que en el ejercicio de su función judicial suscriben los actos de comunicación procesal;

c) Certificado. Es mensaje de datos u otro registro firmado por la entidad de certificación que identifica, tanto a la entidad de certificación que lo expide, como al suscriptor del certificado y contiene la clave pública de este. Para efectos de la aplicación del presente acuerdo un certificado digital es una clase de certificado;

d) Correo electrónico. Es el mensaje de datos que contiene correo electrónico de texto. El correo electrónico puede contener archivos adjuntos de texto, imágenes entre otros. Entiéndase los archivos adjuntos como parte íntegra del correo electrónico.

e) Entidad de certificación. Es aquella persona jurídica que, autorizada conforme a la ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas electrónicas de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a la seguridad de comunicaciones basadas en las firmas electrónicas;

f) Estampado cronológico. Mensaje de datos firmado por una entidad de certificación que sirve para verificar que otro mensaje de datos no ha cambiado en un período que comienza en la fecha y hora en que se presta el servicio y termina en la fecha en que la firma del mensaje de datos generado por el prestador del servicio de estampado, pierde validez.

g) Firma electrónica. Son los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo, que puedan ser utilizados para identificar al firmante en relación con el mensaje de datos e indicar que el firmante aprueba la información recogida en el mensaje de datos. Para efectos de la aplicación del presente acuerdo una firma digital es una clase de firma electrónica, adicionalmente la firma electrónica evidencia cualquier modificación al mensaje de datos posterior al envío.

h) Firmante. Es la autoridad judicial o la persona que posee la clave privada para la creación de la firma electrónica y que actúa por cuenta propia.

i) Mensaje de datos. Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como el correo electrónico e Internet. Para efectos de la aplicación de este acuerdo la noción de mensaje de datos no aplica a documentos enviados vía fax.

j) Sistema de información. Es todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar, conservar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

k) Sitio web. Es el sitio(s) o página(s) web, ubicado(s) en la red pública Internet, que utilicen las autoridades judiciales para cumplir con lo dispuesto en este acuerdo.

l) Servidor seguro. Sistema tecnológico según el cual, un tercero de confianza, generalmente una entidad de certificación, valida ante el usuario de una página web, que la página visitada efectivamente corresponde a la que se cree.

m) Sistema de gestión de casos. Programa tecnológico que permite interactuar remotamente en un trámite judicial de una manera segura y efectiva.

n) Suscriptor. Persona a cuyo nombre se expide un certificado.

ART. 2º—Ámbito de aplicación. El presente acuerdo se aplicará en lo pertinente, a los procedimientos civil, contencioso administrativo, laboral, penal y disciplinario, respecto de los actos de comunicación procesal, susceptibles de realizarse a través de mensajes de datos y método de firma electrónica, así como en lo relacionado con los documentos contenidos en medios electrónicos y su presentación, en los términos de los respectivos códigos de procedimiento.

ART. 3º—Gradualidad. Las previsiones de este acuerdo, se aplicarán a los despachos que cuenten con la infraestructura tecnológica, iniciando en las ciudades de Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y Bucaramanga en los despachos del equipo de cambio judicial del proyecto de mejoramiento en la resolución de conflictos judiciales.

ART. 4º—Desarrollo de los actos de comunicación. Para el desarrollo de los actos de comunicación procesal a través de mensajes de datos y métodos de firma electrónica, se observarán las siguientes reglas:

a) El Consejo Superior de la Judicatura deberá asignar a las autoridades judiciales sujetas al presente acuerdo, una dirección de correo electrónico.

b) El Consejo Superior de la Judicatura deberá procurar a las autoridades judiciales sujetas a este acuerdo, el método de firma electrónica que para el efecto defina.

c) El uso y control de la dirección de correo electrónico, así como del método de firma electrónica, será responsabilidad exclusiva de la autoridad judicial conforme a lo dispuesto en este acuerdo, o en cualquier otro acuerdo o reglamento técnico que defina el Consejo Superior de la Judicatura.

d) La dirección de correo electrónico y el método de firma electrónica definido por el Consejo Superior de la Judicatura, serán utilizados exclusivamente para realizar actos de comunicación procesal y cumplir con las responsabilidades propias de cada autoridad judicial.

e) La autoridad judicial dará a conocer, el correo electrónico asignado y la posibilidad de su utilización en los actos de comunicación procesal, mediante aviso que será fijado de manera permanente en el despacho, en la página web de la rama judicial y en los escritos que la autoridad judicial suscriba.

f) Los despachos judiciales que cuenten con los medios técnicos, podrán publicar en el sitio web, las notificaciones que deban ser fijadas en el despacho. Sin embargo, esta publicación no lo exonera de efectuar la notificación por el medio que legalmente corresponde, pues solo tiene carácter informativo.

g) El Consejo Superior de la Judicatura definirá el procedimiento para la edición y publicación de notificaciones en el sitio web y definirá las reglas para el uso de servidor seguro en la publicación.

h) El uso de mensajes de datos y métodos de firma electrónica conforme a este acuerdo, será opcional para los usuarios de la administración justicia, frente al uso de los medios tradicionales.

i) Los mensajes de correo electrónicos, las publicaciones en la página web de la rama judicial y el acuse de recibo consecutivo, utilizados por las autoridades judiciales para cumplir el presente acuerdo, deberán incluir en un lugar visible el siguiente texto:

“La interceptación abusiva en el envío, el recibo, la comunicación o el almacenamiento de la información relativa a actos de comunicación procesal, constituye un delito que será perseguido y sancionado acorde con los artículos 192 - 197 del título XVI sobre los delitos contra la eficaz y recta impartición de justicia del Código Penal Colombiano.”

Juzgado _______ de la ciudad de ___________.

El mensaje de datos adjunto ha sido recibido por el Juzgado _______ de _____, a las 00:00 a.m. del __ de __ de ____ y ha sido radicado con el número ____.

Para efectos de términos, el horario del despacho es el fijado para el mismo por el Consejo Superior de la Judicatura”.

II. Actos de comunicación procesal

ART. 5º—Equivalencia funcional. Los actos de comunicación procesal que se realicen por correo electrónico, así como los documentos que pueden ser presentados como mensajes de datos en los términos de la ley procesal, tendrán el mismo valor probatorio que la información que conste por escrito, siempre y cuando el firmante utilice una firma electrónica avalada por una entidad de certificación autorizada conforme a la ley y la información que contienen sea accesible para su posterior consulta.

ART. 6º—Conservación de los mensajes de datos. Los actos de comunicación procesal que se realicen por correo electrónico y los documentos presentados como mensajes de datos, que cumplan con las características que señala el artículo anterior, que en los términos de la ley deban ser conservados, se guardarán en condiciones que permitan que la información sea accesible para su posterior consulta y que garanticen que permanezca completa e inalterada.

Para la conservación de los mensajes de datos que se utilicen para realizar actos de comunicación procesal, se almacenará toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

El Consejo Superior de la Judicatura a través de un reglamento técnico, definirá las normas para que los todos mensajes de datos asociados con una actuación judicial sean conservados conforme a las condiciones de este acuerdo y a las definidas en la ley.

ART. 7º—Fe pública. El certificado que se utilice en un acto de comunicación procesal conforme a este acuerdo, no confiere la autenticidad o la fe pública que conforme a la ley procesal solo puede ser otorgada por los funcionarios públicos a los actos, documentos y certificaciones propias de su función.

ART. 8º—Certificados extranjeros. Para efectos de que los mensajes de datos certificados en el extranjero, puedan ser utilizados como medio de prueba en los términos de la ley procesal, se requerirá:

a) El certificado emitido por una entidad de certificación extranjera y no autorizada por la ley, deberá ser reconocido solidariamente, por una entidad de certificación autorizada en los mismos términos y condiciones exigidos en la ley para la emisión de certificados por parte de las entidades de certificación autorizadas.

b) El reconocimiento de los certificados emitidos por entidades de certificación extranjeras no autorizadas, realizado por entidades de certificación autorizadas para tal efecto en Colombia, se hará constar en un certificado expedido por estas últimas.

c) El efecto del reconocimiento de cada certificado, se limitará a las características propias del tipo de certificado reconocido solidariamente y por el período de validez del mismo.

ART. 9º—Envío y recepción de los mensajes de datos. Los actos de comunicación procesal y los mensajes de datos enviados bajo los términos de la presente reglamentación, salvo prueba en contrario, se tendrán por emitidos en el lugar donde el emisor tenga su domicilio y por recibido en el lugar donde el destinatario tenga el suyo.

ART. 10.—Recepción de los actos de comunicación procesal y de los mensajes de datos. Los actos de comunicación procesal y los mensajes de datos se entenderán recibidos por el destinatario, bien sea el usuario o la autoridad judicial, en el momento en que se genere en el sistema de información de la autoridad judicial el acuse de recibo junto con la radicación consecutiva propia de cada despacho. Para estos efectos, la Sala Administrativa implementará el correspondiente programa que genere de manera confiable el acuse de recibo.

Exceptúanse de esta norma, las notificaciones personales realizadas en las actuaciones y procesos disciplinarios, que conforme al artículo 102 de la Ley 734 de 2002 se efectúen a través del correo electrónico del investigado o su defensor, caso en el cual la notificación se entenderá surtida en la fecha del reporte de envío del correo electrónico, el cual deberá ser anexado al expediente.

ART. 11.—Recepción de mensajes por parte de las autoridades judiciales. Las autoridades judiciales deberán observar las siguientes reglas en la recepción de los mensajes de datos:

a) Si el originador del mensaje de datos remitido a la autoridad judicial, considera que la transmisión generó un error en el mensaje, deberá avisar inmediatamente a la autoridad judicial, sobre la ocurrencia de tal hecho.

b) La autoridad judicial deberá llevar un estricto control y relación de los mensajes recibidos en su sistema de información. La no realización del control y relación, será causal de mala conducta por desconocimiento de los acuerdos de esta Sala, en atención a que su observancia constituye un deber y su incumplimiento se encuentra erigido como falta disciplinaria en el Código Único Disciplinario.

c) Con miras a procurar que la casilla del correo electrónico no se llene, la autoridad judicial o el administrador del sistema del correo electrónico, deberán procurar mantenerlo al mínimo de la capacidad y contar con las medidas adecuadas de protección de la información.

ART. 12.—Prueba de la recepción de los actos de comunicación procesal emitidos por la autoridad judicial. Para efectos de demostrar la recepción de los actos de comunicación procesal remitidos por la autoridad judicial, se señala:

a) Será prueba de la recepción de mensaje de datos por la autoridad judicial de conocimiento, el acuse del recibo junto con la radicación consecutiva generada por el sistema de información de la autoridad judicial.

b) Frente a una diferencia entre el contenido del acuse de recibo aportado por el destinatario del mensaje, y los datos generados por el control interno del sistema de información de la autoridad judicial, prevalecerá este último.

c) Para efectos del cumplimiento de los términos procesales, si el sistema de información de la autoridad judicial rechaza el mensaje, el originador deberá cumplir el acto de comunicación procesal con el documento físico y conforme a lo establecido en la ley procesal e informar a la autoridad judicial, de la situación dentro del siguiente día hábil en que haya ocurrido el rechazo citado.

d) La autoridad judicial que reciba actos de comunicación procesal, mediante mensajes de datos conforme a las condiciones establecidas en el presente acuerdo, hará una impresión del mensaje de correo electrónico enviado y lo incorporará al expediente.

ART. 13.—Remisión de actos de comunicación procesal por parte de la autoridad judicial. Las autoridades judiciales sujetas al presente acuerdo podrán remitir actos de comunicación procesal, a través del correo electrónico, siempre y cuando se encuentran avaladas por una entidad certificadora autorizada en los términos de la ley, para lo cual en el ámbito de su competencia, el Consejo Superior de la Judicatura llevará a cabo las contrataciones que se requieran para tal fin.

La autoridad judicial remitirá los actos de comunicación procesal, a la dirección de correo electrónico suministrada por la parte o a la que aparezca inscrita en la Cámara de Comercio donde esté registrado el destinatario del acto de comunicación procesal, o en la dirección aportada bajo juramento.

ART. 14.—Recepción de los mensajes de datos. Los mensajes de datos se entienden recibidos de la siguiente manera:

a) Cuando el destinatario ha confirmado mediante acuse de recibo la recepción, o este se ha generado automáticamente.

b) Cuando el destinatario o su representante, realiza cualquier actuación que permita concluir que ha recibido el mensaje de datos.

c) Cuando los actos de comunicación procesal emanados de la autoridad judicial, no han sido devueltos al sistema de información de la autoridad judicial, dentro de los tres (3) días calendario siguiente a su remisión.

ART. 15.—Copias de decisiones o de actos de comunicación procesal. Cuando se soliciten copias o habiendo expirado el término de validez de la firma electrónica o del certificado, la autoridad judicial encargada de su custodia, deberá avalar la originalidad y la vigencia del documento requerido.

ART. 16.—Aplicación del acuerdo. El Consejo Superior de la Judicatura, una vez haya implementado la firma electrónica para los despachos judiciales en los términos de la ley y del reglamento, a través del Cendoj, definirá los procedimientos técnicos referidos a la interoperabilidad de los sistemas de información de las autoridades judiciales, a las normas técnicas que deben observar los usuarios, a la implementación de los métodos de firma electrónica en los despachos judiciales, a la seguridad de los mensajes de datos que se utilicen en la gestión las autoridades judiciales y a la privacidad de los datos e información de los usuarios.

III. Campo de aplicación

ART. 17.—En el procedimiento civil y contencioso administrativo. El presente acuerdo se aplicará en el procedimiento civil, en el procedimiento laboral, así como en el contencioso administrativo, a las comunicaciones que envíen los despachos judiciales; a las citaciones que para efectos de notificación personal, deban hacerse a los comerciantes inscritos en el registro mercantil y a las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia; a las notificaciones del auto admisorio de la demanda, que por aviso deba efectuarse a las personas jurídicas de derecho privado con domicilio en Colombia y a la presentación y recepción de memoriales.

ART. 18.—En el procedimiento penal. El presente acuerdo se aplicará en el nuevo proceso penal, tratándose de las notificaciones que deban surtirse mediante correo electrónico; de las citaciones que deban surtirse en los términos de los artículos 171 y 172 de la Ley 906 de 2004.

ART. 19.—En el procedimiento disciplinario. El presente acuerdo se aplicará en el procedimiento disciplinario, en materia de las notificaciones que pueden surtirse a través de medios electrónicos, tal como se encuentran reguladas en su artículo 10 y en el artículo 102 de la Ley 734 de 2002.

ART. 20.—Vigencia. El presente acuerdo entrará a regir a partir de su publicación en la Gaceta de la Judicatura.

Comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 2 de marzo de 2006.

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