ACUERDO PSAA06-3387 DE 2006 

(Abril 7)

“Por el cual se crean unas oficinas de apoyo y unas oficinas de servicios para los juzgados administrativos y se determina su estructura, funciones y planta de personal”.

La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, especialmente de lo dispuesto por el artículo 257 numeral 2º de la Constitución Nacional y por el 85 numerales 7º, 13 y 14 de la Ley 270 de 1996, dando cumplimiento al artículo 63 de la Ley 446 de 1998, así como en desarrollo de lo dispuesto por el Acuerdo 1856 de 2003 y de conformidad con lo aprobado en sesión de la Sala del 5 de abril de 2006.

ACUERDA:

ART. 1º—Crear, para la atención de los juzgados administrativos del Circuito Judicial Administrativo de Bogotá, una oficina de apoyo, con la siguiente estructura y planta de personal:

Nº de cargosDenominación del cargoGrado
 Jefatura de la oficina 
1Profesional universitario20
1Asistente administrativo9
1Asistente administrativo5
 Grupo de depósitos y títulos judiciales y de auxiliares de la justicia 
1Profesional universitario11
1Asistente administrativo9
 Grupo de notificaciones 
5Asistentes administrativos5
 Grupo de reparto 
5Asistentes administrativos5
 Grupo de archivo y correspondencia 
4Asistentes administrativos5

ART. 2º—Funciones. A los cargos descritos en el artículo anterior, les corresponden las siguientes funciones:

Jefatura de oficina

Profesional universitario grado 20:

1. Actuar como jefe de la oficina, en tal virtud deberá coordinar la actividad de la misma y responder por su correcto funcionamiento.

2. Velar porque se cumplan a cabalidad las funciones de la oficina, de conformidad con lo señalado en el artículo 13 del Acuerdo 1856 del 2003.

3. Dirigir, controlar e impartir instrucciones al personal de la oficina, así como utilizar los mecanismos legales a su alcance para que los empleados a su cargo cumplan con sus deberes.

4. Rendir informe de la gestión de la oficina y de sus responsabilidades al director seccional de administración judicial.

5. Representar, en su oficina, a la dirección seccional, cumpliendo y haciendo cumplir las disposiciones que de ella emanen y acatar las decisiones que adopte el Consejo Superior de la Judicatura y el Seccional de la Judicatura con relación al apoyo técnico dirigido a los juzgados administrativos del Circuito Judicial Administrativo de Bogotá.

6. Elaborar y presentar a la dirección ejecutiva seccional, para su consideración y aprobación, el programa de actividades de la oficina, cuyo desarrollo se evaluará periódicamente.

7. Permanecer bajo la continua supervisión de la dirección ejecutiva seccional, mediante una directa comunicación para todos los casos, circunstancias o eventualidades que surjan con ocasión del cumplimiento de deberes y funciones.

8. Comunicar a la dirección ejecutiva seccional, oportunamente, todas las situaciones administrativas de los empleados de la oficina, para los trámites a que haya lugar.

9. Vigilar, aprobar y responder con su firma por el reparto diario, manual o sistematizado, de los procesos que ingresen a los juzgados administrativos del Circuito Judicial Administrativo de Bogotá, de conformidad con la ley y los acuerdos de Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

10. Controlar la actividad de fotocopiado.

11. Programar la recolección y traslado de los procesos terminados de los juzgados administrativos del Circuito Judicial Administrativo de Bogotá, a los archivos respectivos, para su custodia y depósito en los mismos.

12. Llevar, bajo la información que suministre el coordinador de grupo, el registro y control de la prescripción de los títulos judiciales, en los términos de los acuerdos que profiera la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

13. Suministrar los nombres de los auxiliares de la justicia que requieran los juzgados administrativos del Circuito Judicial Administrativo de Bogotá, y en relación con ellos, suministrar la información y el apoyo requerido por los despachos judiciales, conforme a las normas legales y del Consejo Superior.

14. Bajo las directrices del director seccional, implantar, modificar y optimizar los procedimientos inherentes a las funciones de la oficina.

15. Responder por la custodia y adecuado manejo de los bienes y equipos que estén a su disposición en el despacho.

16. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a su cargo.

Asistente administrativo grado 9:

1. Brindar apoyo integral al jefe de la oficina, en el desarrollo de las funciones que a éste le corresponden, especialmente en aquellas que de manera específica no correspondan a ninguno de los grupos de la oficina.

2. Asesorar al jefe de la oficina en la resolución de los asuntos de competencia de ésta.

3. Actuar como secretario(a) de la jefatura de la oficina.

4. Asistir a la jefatura con todas las técnicas modernas de manejo de oficina, archivo y secretariado ejecutivo.

5. Atender al despacho de la oficina, elaborar adecuadamente los oficios y demás documentos que requiera la jefatura.

6. Atender al público y ofrecer correcta información sobre títulos y depósitos judiciales, prescripción de los mismos y arancel judicial.

7. Manejar, actualizar y responder por el archivo de la jefatura de la oficina, además de mantener actualizado el inventario de suministros.

8. Reportar a la jefatura, en forma inmediata, las irregularidades o dificultades encontradas en el desarrollo de las labores que tiene señaladas.

9. Responder por la custodia y adecuado manejo de los bienes y equipos que estén a su disposición.

10. Las demás que conforme a su condición de secretario(a), le asigne el jefe de la oficina.

Asistente administrativo grado 5:

1. Brindar apoyo logístico al jefe y al secretario(a) de la oficina, en el desarrollo de las funciones que a éstos les corresponden.

2. Actuar como mensajero(a) de la oficina.

3. Entregar la correspondencia que se produzca en la oficina, para lo cual deberá llevar los registros del caso.

4. Colaborar, por instrucciones del jefe de la oficina, en tareas que correspondan a los grupos de la misma.

5. Las demás que conforme a su condición de mensajero(a), le asigne el jefe de la oficina.

Grupo de depósitos y títulos judiciales y de auxiliares de la justicia

Profesional universitario grado 11:

1. Actuar como coordinador(a) del grupo, en tal virtud deberá controlar la actividad del mismo y responder por su correcto funcionamiento.

2. Velar y responder porque se cumplan a cabalidad las funciones del grupo, de conformidad con lo señalado en los numerales 1º, 2º, 7º, 8º, 10 y 17 del artículo 13 del Acuerdo 1856 del 2003.

3. Dirigir, controlar e impartir instrucciones al personal del grupo, bajo las directrices del jefe de la oficina, así como utilizar los mecanismos legales a su alcance para que los empleados a su cargo cumplan con sus deberes.

4. Rendir informe de la gestión del grupo y de sus responsabilidades al jefe de la oficina.

5. Atender las visitas de la personería, procuraduría y demás entes de control, sobre investigaciones a los auxiliares de la justicia que prestan sus servicios a los juzgados administrativos del Circuito Judicial Administrativo de Bogotá.

6. Las demás que conforme a su condición de coordinador(a) de grupo le asigne el jefe de la oficina.

Asistente administrativo grado 9:

1. Brindar apoyo integral al coordinador(a) del grupo, en el desarrollo de todas las funciones que a este(a) le corresponden.

2. Manejar y controlar la correspondencia que corresponde administrar al grupo.

3. Controlar el manejo de los documentos que se tramiten en el grupo.

4. Asistir a la jefatura con todas las técnicas modernas de manejo de oficina, archivo de los documentos a su cargo y secretariado ejecutivo.

5. Atender al público y ofrecer correcta información acerca de los asuntos del grupo.

6. Responder por la custodia y adecuado manejo de los bienes y equipos que estén a su disposición.

7. Manipular, manejar y administrar, bajo las directrices del coordinador del grupo, los títulos judiciales, comprobantes y demás documentos que le sean entregados, así como controlarlos, devolverlos y responder por ellos.

8. Dentro de los plazos fijados por la ley, brindar la información necesaria sobre auxiliares de la justicia que prestan sus servicios a los juzgados administrativos del Circuito Judicial Administrativo de Bogotá.

9. Las demás que conforme a lo señalado en el primer numeral, le asigne el coordinador del grupo, bajo las directrices que señale el jefe de la oficina.

Grupo de notificaciones

Asistente administrativo grado 5

1. Cumplir a cabalidad, bajo la dirección del jefe de la oficina, con las funciones del grupo, de conformidad con lo señalado en los numerales 1º, 2º, 3º, 9º y 17 del artículo 13 del Acuerdo 1856 del 2003.

2. Realizar, conforme a las normas legales, la notificación personal de las providencias que profieran los juzgados administrativos del Circuito Judicial Administrativo de Bogotá.

3. Rendir informes detallados de las diligencias de notificación encomendadas, tanto al jefe de la oficina como a los despachos judiciales.

4. Suministrar información al público acerca de las gestiones de notificación.

5. Llevar el registro de las notificaciones asignadas, las practicadas y las fallidas.

6. Las demás que conforme a su condición de notificador(a) les asigne el jefe de la oficina.

Grupo de reparto

Asistente administrativo grado 5

1. Cumplir a cabalidad, bajo la dirección del jefe de la oficina, con las funciones del grupo, de conformidad con lo señalado en los numerales 1º, 2º, 4º, 5º, 6º, 12 y 17 del artículo 13 del Acuerdo 1856 del 2003.

2. Recibir, para posteriormente someter a reparto, los documentos que deban ser objeto de dicho trámite y que se dirijan a los juzgados administrativos del Circuito Judicial Administrativo de Bogotá.

3. Realizar las diligencias de presentación personal, cuando el documento que se radica deba ser objeto de dicho trámite.

4. Realizar, conforme a las normas legales, así como a los procedimientos que fije la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y bajo las directrices de la dirección ejecutiva y la dirección seccional, el reparto de las demandas, despachos comisorios, peticiones y demás asuntos que se dirijan a los juzgados administrativos del Circuito Judicial Administrativo de Bogotá.

5. Rendir informes detallados de las diligencias de reparto encomendadas, tanto al jefe de la oficina, como a los despachos judiciales.

6. Suministrar información al público acerca de la gestión del reparto.

7. Llevar el registro de los asuntos sometidos a reparto.

8. Responder por la custodia y adecuado manejo de los bienes y equipos que estén a su disposición.

9. Colaborar con la clasificación, selección y distribución de los expedientes en los correspondientes casilleros.

10. Organizar los expedientes con sus respectivas carátulas por paquetes, para su posterior traslado a los diferentes juzgados, según su ubicación.

11. Entregar las demandas, según reparto aleatorio, al respectivo juzgado, asegurando la custodia adecuada durante el traslado de los mismos.

12. Las demás que conforme a lo señalado en el primer numeral, le asigne el jefe de la oficina.

Grupo de archivo y correspondencia

Asistente administrativo grado 5

1. Cumplir a cabalidad, bajo la dirección del jefe de la oficina, con las funciones del grupo, de conformidad con lo señalado en los numerales 1º, 2º, 11, 17, 20, 21, 22, 23, 24 y 29 del artículo 13 del Acuerdo 1856 del 2003.

2. Rendir informes detallados sobre su gestión al jefe de la oficina, así como a los despachos judiciales, respecto de aspectos puntuales sobre los que sean requeridos.

3. Dar información a los usuarios sobre el estado de los procesos a fotocopiar, atender visitas de los funcionarios que requieran llevar a cabo diligencias sobre los expedientes que se encuentran en trámite de ser fotocopiados (Procuraduría, Fiscalía, etc.).

4. Llevar el registro de las tareas asignadas, tales como desarchivos, degloses y fotocopiado.

5. Responder por la custodia y adecuado manejo de los bienes y equipos que estén a su disposición.

6. Recibir y radicar los procesos para fotocopiar, enviados por los juzgados administrativos del respectivo circuito judicial administrativo, en el libro y base de datos, así como llevar su control.

7. Elaborar los oficios de salida y de comunicación de culminación del trabajo de fotocopiado, a los respectivos juzgados y hacer entrega de los mismos.

8. Llevar las estadísticas diarias de la producción y consumo de insumos, por cada una de las máquinas de fotocopiado.

9. Estar pendiente del normal funcionamiento de las máquinas de fotocopiado, solicitar su mantenimiento y el abastecimiento de insumos.

10. Sacar rápida y adecuadamente las fotocopias de acuerdo a las solicitudes respectivas, en orden estricto de llegada y organizar los expedientes con sus correspondientes copias.

11. Prestar, bajo la dirección del jefe de la oficina, los expedientes requeridos por los funcionarios o empleados de la rama judicial, o por los usuarios externos, y diligenciar los controles respectivos de préstamo, así como archivar los expedientes prestados, cuando sean regresados.

12. Las demás que conforme a lo señalado en el primer numeral, les asigne el jefe de la oficina.

ART. 3º—Crear, para la atención de los juzgados administrativos de los circuitos judiciales administrativos de Medellín y Cali, una oficina de apoyo en cada uno de ellos, con la siguiente estructura y planta de personal:

Nº de cargosDenominación del cargoGrado
1Profesional universitario (jefatura de oficina)15
1Profesional universitario (depósitos y títulos judiciales y auxiliares de la justicia)11
1Profesional universitario (reparto y notificaciones)11
1Profesional universitario (archivo y correspondencia)11
7Asistentes administrativos5

ART. 4º—Funciones. A los cargos descritos en el artículo anterior, les corresponden las siguientes funciones:

Profesional universitario grado 15:

1. Actuar como jefe de la oficina, en tal virtud deberá coordinar la actividad de la misma y responder por su correcto funcionamiento.

2. Velar porque se cumplan a cabalidad las funciones de la oficina, de conformidad con lo señalado en el artículo 13 del Acuerdo 1856 del 2003.

3. Dirigir, controlar e impartir instrucciones al personal de la oficina, así como utilizar los mecanismos legales a su alcance para que los empleados a su cargo cumplan con sus deberes.

4. Rendir informe de la gestión de la oficina y de sus responsabilidades al director seccional de administración judicial.

5. Distribuir los asistentes administrativos de la oficina, conforme a las circunstancias y necesidades, para que bajo las órdenes del jefe de la oficina o de los profesionales universitarios grado 11, cumplan con las funciones relativas a los depósitos y títulos judiciales, notificaciones, reparto, auxiliares de la justicia, archivo y correspondencia.

6. Representar, en su oficina, a la dirección seccional, cumpliendo y haciendo cumplir las disposiciones que de ella emanen y acatar las decisiones que adopte el Consejo Superior de la Judicatura y el seccional de la judicatura con relación al apoyo técnico dirigido a los juzgados administrativos del respectivo circuito judicial administrativo.

7. Elaborar y presentar a la dirección ejecutiva para su consideración y aprobación, el programa de actividades de la oficina, cuyo desarrollo se evaluará periódicamente.

8. Permanecer bajo la continua supervisión de la dirección ejecutiva seccional, mediante una directa comunicación para todos los casos, circunstancias o eventualidades que surjan con ocasión del cumplimiento de deberes y funciones.

9. Comunicar a la dirección ejecutiva seccional, oportunamente, todas las situaciones administrativas de los empleados de la oficina, para los trámites a que haya lugar.

10. Aprobar con su firma el reparto diario, conforme a la información que reciba del profesional universitario grado 11 responsable de dicha actividad, de los procesos que ingresen a los juzgados administrativos del respectivo circuito judicial administrativo.

11. Aprobar la programación, proyectada por el correspondiente profesional universitario grado 11, de la recolección y traslado de los procesos terminados por los juzgados administrativos del respectivo circuito judicial administrativo, a los archivos respectivos, para su custodia y depósito en los mismos.

12. Llevar, conforme a la información que le suministre el respectivo profesional universitario grado 11, el registro y control de la prescripción de los títulos judiciales, en los términos de los acuerdos que profiera la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

13. Llevar y organizar, conforme a la información que le suministre el respectivo profesional universitario grado 11, los listados de auxiliares de la administración de justicia que prestan sus servicios a los juzgados administrativos del respectivo circuito, y en relación con ellos, suministrar la información y el apoyo requerido por los despachos judiciales.

14. Bajo las directrices del director seccional, implantar, modificar y optimizar los procedimientos inherentes a las funciones de la oficina.

15. Responder por la custodia y adecuado manejo de los bienes y equipos que estén a su disposición en el despacho.

16. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a su cargo.

Profesional universitario grado 11, encargado de los depósitos y títulos judiciales y auxiliares de la justicia:

1. Brindar apoyo integral al jefe de la oficina en todos los aspectos relacionados con los depósitos y títulos judiciales y auxiliares de la justicia que prestan sus servicios en los juzgados administrativos del respectivo circuito.

2. Velar y responder porque se cumplan a cabalidad las funciones de la oficina, en cuanto hace a los numerales 1º, 2º, 7º, 8º, 10 y 17 del artículo 13 del Acuerdo 1856 del 2003.

3. Dirigir, controlar, impartir instrucciones y responder por el personal que se le asigne, bajo las directrices del jefe de la oficina, así como utilizar los mecanismos legales a su alcance para que los empleados a su cargo cumplan con sus deberes.

4. Rendir informe de su gestión y de sus responsabilidades al jefe de la oficina.

5. Manipular, manejar y administrar, los títulos judiciales, comprobantes y demás documentos que le sean entregados, así como controlarlos, devolverlos y responder por ellos.

6. Las demás que conforme a lo señalado en el primer numeral, le asigne el jefe de la oficina.

Profesional universitario grado 11, encargado de las notificaciones y el reparto:

1. Brindar apoyo integral al jefe de la oficina en todos los aspectos relacionados con las notificaciones y el reparto.

2. Velar y responder porque se cumplan a cabalidad las funciones de la oficina, en cuanto hace a los numerales 1º, 2º, 3º, 4º, 5º, 6º, 9º, 12 y 17 del artículo 13 del Acuerdo 1856 del 2003.

3. Dirigir, controlar, impartir instrucciones y responder por el personal que se le asigne, bajo las directrices del jefe de la oficina, así como utilizar los mecanismos legales a su alcance para que los empleados a su cargo cumplan con sus deberes.

4. Rendir informe de su gestión y de sus responsabilidades al jefe de la oficina.

5. Las demás que conforme a lo señalado en el primer numeral, le asigne el jefe de la oficina.

Profesional universitario grado 11, encargado del archivo y la correspondencia:

1. Brindar apoyo integral al jefe de la oficina en todos los aspectos relacionados con el archivo y la correspondencia.

2. Velar y responder porque se cumplan a cabalidad las funciones de la oficina, en cuanto hace a los numerales 1º, 2º, 9º, 11, 17, 20, 21, 22, 23, 24 y 29 del artículo 13 del Acuerdo 1856 del 2003.

3. Dirigir, controlar, impartir instrucciones y responder por el personal que se le asigne, bajo las directrices del jefe de la oficina, así como utilizar los mecanismos legales a su alcance para que los empleados a su cargo cumplan con sus deberes.

4. Rendir informe de su gestión y de sus responsabilidades al jefe de la oficina.

5. Las demás que conforme a lo señalado en el primer numeral, le asigne el jefe de la oficina.

Asistentes administrativos grado 5 asignados al profesional universitario grado 11 encargado de los depósitos y títulos judiciales y auxiliares de la justicia:

1. Cumplir a cabalidad, bajo la dirección del profesional universitario grado 11 del cual dependen, con las funciones señaladas en los numerales 1º, 2º, 7º, 8º, 10 y 17 del artículo 13 del Acuerdo 1856 del 2003.

2. Brindar apoyo integral al profesional universitario grado 11 del cual dependen, en el desarrollo de todas las funciones que a este(a) le corresponden.

3. Controlar el manejo de los documentos que tramite el profesional universitario grado 11 del cual dependen.

4. Atender al público y ofrecer correcta información acerca de los asuntos a su cargo.

5. Responder por la custodia y adecuado manejo de los bienes y equipos que estén a su disposición.

6. Manipular, manejar y administrar, bajo las directrices del profesional universitario grado 11 del cual dependen, los títulos judiciales, comprobantes y demás documentos que le sean entregados, así como controlarlos, devolverlos y responder por ellos.

7. Dentro de los plazos fijados por la ley brindar la información necesaria sobre auxiliares de la justicia que prestan sus servicios a los juzgados administrativos del respectivo circuito.

8. Las demás que conforme a lo señalado en el primer numeral, le asigne el profesional universitario grado 11 del cual dependen, bajo las directrices que señale el jefe de la oficina.

Asistentes administrativos grado 5 asignados al profesional universitario grado 11 encargado de las notificaciones y el reparto:

1. Cumplir a cabalidad, bajo la dirección del profesional universitario grado 11 del cual dependen, con las funciones señaladas en los numerales 1º, 2º, 3º, 4º, 5º, 6º, 9º, 12 y 17 del artículo 13 del Acuerdo 1856 del 2003.

2. Realizar, conforme a las normas legales, la notificación personal de las providencias que profieran los juzgados administrativos del respectivo circuito judicial administrativo.

3. Rendir informes detallados de las diligencias de notificación encomendadas, al jefe de la oficina, al profesional universitario grado 11 del cual dependan y a los despachos judiciales.

4. Suministrar información al público acerca de las gestiones de notificación.

5. Llevar el registro de las notificaciones asignadas, las practicadas y las fallidas.

6. Recibir, para posteriormente someter a reparto, los documentos que deban ser objeto de dicho trámite y que se dirijan a los juzgados administrativos del respectivo circuito judicial administrativo.

7. Realizar las diligencias de presentación personal, cuando el documento que se radica deba ser objeto de dicho trámite.

8. Realizar, conforme a las normas legales, así como a los procedimientos que fije la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y bajo las directrices de la dirección ejecutiva y la dirección seccional, el reparto de las demandas, despachos comisorios, peticiones y demás asuntos que se dirijan a los juzgados administrativos del respectivo circuito judicial administrativo.

9. Rendir informes detallados de las diligencias de reparto encomendadas al jefe de la oficina, al profesional universitario grado 11 del cual dependan y a los despachos judiciales.

10. Suministrar información al público acerca de la gestión del reparto.

11. Llevar el registro de los asuntos sometidos a reparto.

12. Responder por la custodia y adecuado manejo de los bienes y equipos que estén a su disposición.

13. Entregar las demandas, según reparto aleatorio, al respectivo juzgado, asegurando la custodia adecuada durante el traslado de los mismos.

14. Las demás que conforme a lo señalado en el primer numeral, le asigne el profesional universitario grado 11 del cual dependen, bajo las directrices que señale el jefe de la oficina.

Asistentes administrativos grado 5 asignados al profesional universitario grado 11 encargado del archivo y la correspondencia:

1. Cumplir a cabalidad, bajo la dirección del profesional universitario grado 11 del cual dependan, con las funciones señaladas en los numerales 1º, 2º, 9º, 11, 17, 20, 21, 22, 23, 24 y 29 del artículo 13 del Acuerdo 1856 del 2003.

2. Rendir informes detallados sobre su gestión al jefe de la oficina, al profesional universitario grado 11 del cual dependan y a los despachos judiciales, respecto de aspectos puntuales sobre los que sean requeridos.

3. Dar información a los usuarios sobre el estado de los procesos a fotocopiar, atender visitas de los funcionarios que requieran llevar a cabo diligencias sobre los expedientes que se encuentran en trámite de ser fotocopiados (Procuraduría, Fiscalía, etc.).

4. Llevar el registro de las tareas asignadas, tales como desarchivos, degloses y fotocopiado.

5. Responder por la custodia y adecuado manejo de los bienes y equipos que estén a su disposición.

6. Recibir y radicar los procesos para fotocopiar, enviados por los juzgados, en el libro y base de datos, así como llevar su control.

7. Elaborar los oficios de salida y de comunicación de culminación del trabajo de fotocopiado, a los juzgados del respectivo circuito judicial administrativo, y hacer la entrega de los mismos.

8. Llevar las estadísticas diarias de la producción y consumo de insumos, por cada una de las máquinas de fotocopiado.

9. Estar pendiente del normal funcionamiento de las máquinas de fotocopiado, solicitar su mantenimiento y el abastecimiento de insumos.

10. Sacar rápida y adecuadamente las fotocopias de acuerdo a las solicitudes respectivas, en orden estricto de llegada y organizar los expedientes con sus correspondientes copias.

11. Prestar, bajo la dirección del jefe de la oficina, los expedientes requeridos por los funcionarios o empleados de la rama judicial o por los usuarios externos y diligenciar los controles respectivos de préstamo, así como archivar los expedientes prestados, cuando sean regresados.

12. Las demás que conforme a lo señalado en el primer numeral, le asigne el profesional universitario grado 11 del cual dependen, bajo las directrices que señale el jefe de la oficina.

ART. 5º—Crear, para la atención de los juzgados administrativos de los circuitos judiciales administrativos de Barranquilla, Cartagena, Tunja y Bucaramanga, una oficina de servicios en cada uno de ellos, con la siguiente estructura y planta de personal:

Nº de cargosDenominación del cargoGrado
1Profesional universitario (jefatura de oficina)11
4Asistentes administrativos5

ART. 6º—Funciones. A los cargos descritos en el artículo anterior, les corresponden las siguientes funciones:

Profesional universitario grado 11:

1. Actuar como jefe de la oficina, en tal virtud deberá coordinar la actividad de la misma y responder por su correcto funcionamiento.

2. Velar porque se cumplan a cabalidad las funciones de la oficina, de conformidad con lo señalado en el artículo 18 del Acuerdo 1856 del 2003.

3. Dirigir, controlar e impartir instrucciones al personal de la oficina, así como utilizar los mecanismos legales a su alcance para que los empleados a su cargo cumplan con sus deberes.

4. Rendir informe de la gestión de la oficina y de sus responsabilidades al director seccional de administración judicial.

5. Distribuir los asistentes administrativos, conforme a las circunstancias y necesidades, para que cumplan con las funciones relativas a los depósitos y títulos judiciales, notificaciones, reparto, auxiliares de la justicia que prestan sus servicios a los juzgados administrativos del respectivo circuito, archivo y correspondencia.

6. Representar, en su oficina, a la dirección seccional, cumpliendo y haciendo cumplir las disposiciones que de ella emanen y acatar las decisiones que adopte el Consejo Superior de la Judicatura y el Seccional de la Judicatura con relación al apoyo técnico dirigido a los juzgados administrativos del respectivo circuito judicial administrativo.

7. Elaborar y presentar a la dirección ejecutiva para su consideración y aprobación, el programa de actividades de la oficina, cuyo desarrollo se evaluará periódicamente.

8. Permanecer bajo la continua supervisión de la dirección ejecutiva seccional, mediante una directa comunicación para todos los casos, circunstancias o eventualidades que surjan con ocasión del cumplimiento de deberes y funciones.

9. Comunicar a la dirección ejecutiva seccional, oportunamente, todas las situaciones administrativas de los empleados de la oficina, para los trámites a que haya lugar.

10. Aprobar con su firma el reparto diario, conforme a la información que reciba de los asistentes administrativos responsables de dicha actividad, de los procesos que ingresen a los juzgados administrativos del respectivo circuito judicial administrativo.

11. Llevar el registro y control de la prescripción de los títulos judiciales, en los términos de los acuerdos que profiera la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

12. Llevar y organizar los listados de auxiliares de la administración de justicia que prestan sus servicios a los juzgados administrativos del respectivo circuito, y en relación con ellos, suministrar la información y el apoyo requerido por los despachos judiciales.

13. Bajo las directrices del director seccional, implantar, modificar y optimizar los procedimientos inherentes a las funciones de la oficina.

14. Responder por la custodia y adecuado manejo de los bienes y equipos que estén a su disposición en el despacho.

15. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a su cargo.

Asistentes administrativos grado 5 a los que se les asignen funciones relativas a los depósitos y títulos judiciales:

1. Cumplir a cabalidad, bajo la dirección del jefe de la oficina, con las funciones señaladas en los numerales 1º, 2º, 7º, 8º y 17 del artículo 18 del Acuerdo 1856 del 2003.

2. Brindar apoyo integral al jefe de la oficina, en el desarrollo de todas las funciones que a este(a) le corresponden.

3. Atender al público y ofrecer correcta información acerca de los asuntos a su cargo.

4. Responder por la custodia y adecuado manejo de los bienes y equipos que estén a su disposición.

5. Manipular, manejar y administrar, bajo las directrices del jefe de la oficina, los títulos judiciales, comprobantes y demás documentos que le sean entregados, así como controlarlos, devolverlos y responder por ellos.

6. Las demás que conforme a lo señalado en el primer numeral, le asigne el jefe de la oficina.

Asistentes administrativos grado 5 a los que se les asignen funciones relativas a auxiliares de la justicia:

1. Cumplir a cabalidad, bajo la dirección del jefe de la oficina, con las funciones señaladas en los numerales 1º, 2º, 10 y 17 del artículo 18 del Acuerdo 1856 del 2003.

2. Brindar apoyo integral al jefe de la oficina, en el desarrollo de todas las funciones que a este(a) le corresponden.

3. Atender al público y ofrecer correcta información acerca de los asuntos a su cargo.

4. Responder por la custodia y adecuado manejo de los bienes y equipos que estén a su disposición.

5. Las demás que conforme a lo señalado en el primer numeral, le asigne el jefe de la oficina.

6. Dentro de los plazos fijados por la ley brindar la información necesaria sobre auxiliares de la justicia que prestan sus servicios a los juzgados administrativos del respectivo circuito.

Asistentes administrativos grado 5 a los que se les asignen funciones de reparto:

1. Cumplir a cabalidad, bajo la dirección del jefe de la oficina, con las funciones señaladas en los numerales 1º, 2º, 4º, 5º, 6º, 12 y 17 del artículo 18 del Acuerdo 1856 del 2003.

2. Recibir, para posteriormente someter a reparto, los documentos que deban ser objeto de dicho trámite y que se dirijan a los juzgados administrativos del respectivo circuito judicial administrativo.

3. Realizar las diligencias de presentación personal, cuando el documento que se radica deba ser objeto de dicho trámite.

4. Realizar, conforme a las normas legales, así como a los procedimientos que fije la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y bajo las directrices de la dirección ejecutiva y la dirección seccional, el reparto de las demandas, despachos comisorios, peticiones y demás asuntos que se dirijan a los juzgados administrativos del respectivo circuito judicial administrativo.

5. Rendir informes detallados, de las diligencias de reparto encomendadas, al jefe de la oficina y a los despachos judiciales.

6. Suministrar información al público acerca de la gestión del reparto.

7. Llevar el registro de los asuntos sometidos a reparto.

8. Responder por la custodia y adecuado manejo de los bienes y equipos que estén a su disposición.

9. Entregar las demandas, según reparto aleatorio, al respectivo juzgado, asegurando la custodia adecuada durante el traslado de los mismos.

10. Las demás que conforme a lo señalado en el primer numeral, le asigne el jefe de la oficina.

Asistentes administrativos grado 5 a los que se les asignen funciones de notificaciones:

1. Cumplir a cabalidad, bajo la dirección del jefe de la oficina, con las funciones señaladas en los numerales 1º, 2º, 3º, 9º y 17 del artículo 18 del Acuerdo 1856 del 2003.

2. Realizar, conforme a las normas legales, la notificación personal de las providencias que profieran los juzgados administrativos del respectivo circuito judicial administrativo.

3. Rendir informes detallados de las diligencias de notificación encomendadas, al jefe de la oficina y a los despachos judiciales.

4. Suministrar información al público acerca de las gestiones de notificación.

5. Llevar el registro de las notificaciones asignadas, las practicadas y las fallidas.

6. Responder por la custodia y adecuado manejo de los bienes y equipos que estén a su disposición.

7. Las demás que conforme a lo señalado en el primer numeral, le asigne el jefe de la oficina.

Asistentes administrativos grado 5 a los que se les asignen funciones de archivo y correspondencia:

1. Cumplir a cabalidad, bajo la dirección del jefe de la oficina, con las funciones señaladas en los numerales 1º, 2º, 11, 17, 20, 21, 22, 23, 24 y 29 del artículo 18 del Acuerdo 1856 del 2003.

2. Rendir informes detallados sobre su gestión al jefe de la oficina y a los despachos judiciales, respecto de aspectos puntuales sobre los que sean requeridos.

3. Dar información a los usuarios sobre el estado de los procesos a fotocopiar, atender visitas de los funcionarios que requieran llevar a cabo diligencias sobre los expedientes que se encuentran en trámite de ser fotocopiados (Procuraduría, Fiscalía, etc.).

4. Llevar el registro de las tareas asignadas, tales como desarchivos, degloses y fotocopiado.

5. Responder por la custodia y adecuado manejo de los bienes y equipos que estén a su disposición.

6. Recibir y radicar los procesos para fotocopiar, enviados por los juzgados, en el libro y base de datos, así como llevar su control.

7. Elaborar los oficios de salida y de comunicación de culminación del trabajo de fotocopiado, a los juzgados administrativos del respectivo circuito judicial administrativo y hacer la entrega de los mismos.

8. Llevar las estadísticas diarias de la producción y consumo de insumos, por cada una de las máquinas de fotocopiado.

9. Estar pendiente del normal funcionamiento de las máquinas de fotocopiado, solicitar su mantenimiento y el abastecimiento de insumos.

10. Sacar rápida y adecuadamente las fotocopias de acuerdo a las solicitudes respectivas, en orden estricto de llegada y organizar los expedientes con sus correspondientes copias.

11. Prestar, bajo la dirección del jefe de la oficina, los expedientes requeridos por los funcionarios o empleados de la rama judicial o por los usuarios externos y diligenciar los controles respectivos de préstamo, así como archivar los expedientes prestados, cuando sean regresados.

12. Las demás que conforme a lo señalado en el primer numeral, le asigne el jefe de la oficina.

ART. 7º—El régimen salarial y prestacional de los cargos creados por este acuerdo, será el establecido para la rama judicial.

ART. 8º—Las direcciones ejecutivas seccionales de administración judicial, con competencia sobre los circuitos judiciales administrativos donde se encuentren ubicadas las oficinas, asumirán todas las medidas administrativas, logísticas y financieras necesarias para su funcionamiento.

ART. 9º—En concordancia con lo establecido por el Acuerdo 1856 de 2003, las oficinas de apoyo y de servicios de los juzgados administrativos, tendrán un comité coordinador.

ART. 10.—El comité coordinador de las oficinas de apoyo y de servicios que mediante el presente acuerdo se crean, estará conformado así:

1. El director ejecutivo seccional de administración judicial, quien lo presidirá.

2. Un juez coordinador, elegido por los jueces administrativos del circuito judicial al que corresponda la oficina.

3. El presidente de la Sala Administrativa del Consejo Seccional al que pertenezca la oficina.

4. El jefe de la oficina, quien actuará como secretario y tendrá voz pero no voto.

ART. 11.—Además de las establecidas en el Acuerdo 1856 de 2003, los comités coordinadores de las oficinas de apoyo y de servicios de los juzgados administrativos, tendrán las siguientes funciones:

1. Definir los criterios para la selección de los candidatos o aspirantes a los cargos de las oficinas.

2. Adoptar políticas que permitan brindar una adecuada atención al público.

3. Asistir al jefe de la oficina en los asuntos que este requiera.

4. Coordinar la logística necesaria para el cabal cumplimiento de las funciones a cargo de la oficina.

ART. 12.—La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, conforme a sus facultades constitucionales y legales, y cuando las circunstancias lo ameriten, ponderará la necesidad de aumentar, suprimir o modificar las oficinas que se crean por medio del presente acuerdo.

ART. 13.—El presente acuerdo rige a partir de su publicación en la Gaceta de la Judicatura, no obstante la provisión de los cargos solo podrá hacerse a partir del momento en que la Sala Administrativa del Consejo Superior informe sobre el particular.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 7 de abril de 2006.

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