Comisión Rectora del Sistema General Regalías

ACUERDO 36 DE 2016

(Enero 25)

“Por el cual se adopta el Reglamento Único de los Órganos Colegiados de Administración y Decisión (OCAD)”.

(Nota: Compilado por el Acuerdo 45 de 2017 artículo 3.1.1.1 y derogado por el artículo 7.2° de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías)

La Comisión Rectora del Sistema General de Regalías,

en ejercicio de sus facultades y, en especial de las conferidas por el numeral 1º del artículo 5° de la Ley 1530 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que el Acto Legislativo 05 de 2011 constituyó el Sistema General de Regalías (SGR), y modificó los artículos 360 y 361 de la Constitución Política, dictando disposiciones sobre el régimen de regalías y compensaciones;

Que en desarrollo del mandato constitucional fue expedida la Ley 1530 de 2012 “por la cual se regula la organización y el funcionamiento del sistema general de regalías”, que determina la distribución, objetivos, fines, administración, ejecución, control, el uso eficiente y la destinación de los ingresos provenientes de la explotación de los recursos naturales no renovables, precisando las condiciones de participación de sus beneficiarios;

Que el artículo 4º de la Ley 1530 de 2012 establece que la Comisión Rectora del SGR es el órgano encargado de dictar, mediante acuerdos, las regulaciones de carácter administrativo orientadas a asegurar el adecuado funcionamiento del Sistema;

Que el numeral 1º del artículo 5º de la Ley 1530 de 2012 señala que la Comisión Rectora es la encargada de definir las directrices generales, procesos, lineamientos, metodologías y criterios para el funcionamiento del SGR;

Que el Capítulo 3 del Título 4 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1082 de 2015 reglamenta lo relacionado con la organización y funcionamiento de los OCAD de los Fondos de Compensación y de Desarrollo Regional, de las asignaciones directas, del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación, de los municipios ribereños del Río Grande de la Magdalena y del Canal del Dique;

Que mediante el Acuerdo 4 del 25 de mayo de 2012 la Comisión Rectora del SGR adoptó el Reglamento Único Interno de los OCAD y de sus secretarías técnicas, el cual requiere ser actualizado en atención al desarrollo del SGR;

Que en desarrollo de lo establecido por el artículo 40 de la Ley 1744 de 2014, la Comisión Rectora del SGR adoptó el Acuerdo 32 del 28 de julio de 2015, implementando el Sistema de Evaluación por Puntajes con el que se busca mejorar el proceso de selección, evaluación, viabilidad, priorización y aprobación de proyectos en los OCAD;

Que en cumplimiento de lo señalado en el artículo 41 de la Ley 1744 de 2014, la Comisión Rectora del SGR estableció el alcance, requisitos, términos y condiciones para la rendición de cuentas de los OCAD, como una herramienta para garantizar un adecuado control y seguimiento al SGR, mediante Acuerdo o 33 del 25 de agosto de 2015;

Que el artículo 2º de la Ley 1753 de 2015 “por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país” incorporó como parte integral de la ley el documento denominado “Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018: Todos por un nuevo país”;

Que el artículo 166 de la Ley 1753 de 2015 modificó el artículo 42 de la Ley 1530 de 2012 y señaló que los OCAD departamentales estarán conformados, en cuanto a la representación de los gobiernos municipales, por un número equivalente al diez por ciento (10%) de los alcaldes del departamento o sus delegados e indicó que la Comisión Rectora del SGR señalaría lo relacionado con las elecciones de representantes de alcaldes ante los OCAD;

Que en desarrollo de lo anterior es necesario que la Comisión Rectora del SGR dicte los lineamientos relacionados con las elecciones de los representantes de los alcaldes ante los OCAD;

Que el artículo 167 de la Ley 1753 de 2015 modificó el artículo 159 de la Ley 1530 de 2012 y señaló que los OCAD regionales estarán conformados, en cuanto a la representación de los gobiernos municipales, por dos (2) alcaldes por cada uno de los departamentos que conforman la región y un (1) alcalde adicional elegido por los alcaldes de las ciudades capitales de los departamentos de la región;

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

ART. ÚNICO.—Adoptar el Reglamento Único de los Órganos Colegiados de Administración y Decisión (OCAD), cuyo texto es el siguiente:

Reglamento único de los órganos colegiados de administración y decisión (OCAD)”

CAPÍTULO I

De los OCAD

ART. 1º—Naturaleza e integración. Los OCAD del SGR son órganos sin personería jurídica que desempeñan funciones públicas en los términos establecidos en la Constitución Política, la ley, el reglamento y lo señalado por la Comisión Rectora. Son los responsables de definir los proyectos de inversión sometidos a su consideración que se financiarán con recursos del SGR, así como de evaluar, viabilizar, priorizar, aprobar, designar su ejecutor y la instancia encargada de contratar la interventoría, de conformidad con lo previsto en la Ley 1530 de 2012.

Los OCAD están integrados por representantes del gobierno nacional, departamental y municipal o distrital. Para el caso del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación cuenta con representantes de las universidades públicas y privadas.

Estos órganos colegiados contarán con una Secretaría Técnica y un Presidente, y se regirán en lo pertinente por el presente acuerdo.

PAR. 1º—Todos los miembros de los OCAD actuarán ad honorem.

PAR. 2º—El Departamento Nacional de Planeación, en el marco de sus competencias relacionadas con el SGR, podrá adoptar medidas que le permitan implementar una estrategia subregional de acompañamiento y apoyo a las entidades territoriales y a los OCAD, en desarrollo de lo señalado por la Ley 1753 de 2015 Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 y el documento “Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018: Todos por un nuevo país”, que forma parte integral de la mencionada ley.

ART. 2º—Funciones de los OCAD. De acuerdo con la Ley 1530 de 2012, la ley bienal de presupuesto del SGR y el Decreto 1082 de 2015, son funciones de los OCAD las siguientes:

Para su operación:

1. Elegir al Presidente y la Secretaria Técnica, cuando corresponda.

2. Conformar los comités consultivos.

Para la planeación de la inversión:

3. Adoptar las líneas programáticas para la región, cuando corresponda.

4. Aprobar los informes de gestión y rendir cuentas.

5. Definir la priorización de giros entre los proyectos de inversión.

6. Priorizar los sectores para la aplicación del Sistema de Evaluación por Puntajes.

7. Realizar los ejercicios de planeación regional y la priorización de los proyectos para la programación del presupuesto del SGR.

Para la definición de los proyectos de inversión sometidos a su consideración que pretendan ser financiados con recursos del SGR:

8. Evaluar los proyectos susceptibles de ser financiados con recursos del SGR.

9. Viabilizar los proyectos de inversión a ser financiados o cofinanciados con recursos del SGR, excepto aquellos cofinanciados con recursos del Presupuesto General de la Nación (PGN).

10. Priorizar los proyectos de inversión a ser financiados o cofinanciados con recursos del SGR.

11. Aprobar los proyectos de inversión sometidos a su consideración.

12. Designar la entidad pública ejecutora de los proyectos de inversión.

13. Designar la instancia encargada de adelantar la contratación de la interventoría en los términos del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, en atención a la importancia, naturaleza o cuantía del proyecto de inversión. Cuando el OCAD no realice esta designación, el cumplimiento de dicho artículo corresponderá al ejecutor del proyecto.

14. Aprobar los ajustes y la liberación de recursos.

15. Prorrogar el plazo para el cumplimiento de los requisitos previos al acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección.

Para otras decisiones sobre el uso de los recursos:

16. Aprobar el pago de compromisos adquiridos con anterioridad al 31 de diciembre de 2011, de conformidad con lo señalado en el artículo 144 de la Ley 1530 de 2012.

17. Aprobar las vigencias futuras presupuestales y de ejecución.

18. Designar y decidir sobre la medida de gestor temporal de conformidad con lo señalado en el Decreto 1082 de 2015.

Las demás que señale la ley, el reglamento y los acuerdos de la Comisión Rectora del SGR.

PAR.—Los miembros de los OCAD no son responsables por la ejecución de los proyectos de inversión; tal responsabilidad es exclusiva de las entidades públicas designadas como ejecutoras por los OCAD.

CAPÍTULO II

De la Secretaría Técnica de los OCAD

ART. 3º—Funciones de las secretarías técnicas de los OCAD. Son funciones de las secretarías técnicas de los OCAD, las siguientes:

Para la operación y gestión de la información del OCAD:

1. Convocar a todos sus integrantes e invitados permanentes a más tardar el 15 de marzo del primer año de gobierno de alcaldes y gobernadores, para realizar la primera sesión de OCAD.

2. Hacer pública y mantener actualizada a través del canal dispuesto en el menú principal del sitio web de la entidad que ejerza esta labor, y fijar en un lugar público visible, la siguiente información:

a) Listado con la identificación de los miembros del OCAD y referencia a los actos administrativos de delegación, si hubiere lugar a ello;

b) Convocatoria a los miembros e invitados permanentes del OCAD, así como las actas y acuerdos de las diferentes sesiones del OCAD;

c) Relación de proyectos presentados, viabilizados, priorizados y aprobados por el OCAD, así como el ejecutor designado para los mismos. Para los OCAD regionales, dicha información se debe divulgar y mantener actualizada a través del canal dispuesto en el menú principal del sitio web y en un lugar público visible del departamento que ejerza como Secretaría Técnica. En los demás departamentos que lo conforman, se dispondrá de un vínculo a la página web del departamento sede de dicha secretaría.

3. Informar a todas las entidades territoriales que hagan parte del ámbito de competencia del OCAD y a la Secretaría Técnica de la Comisión Rectora, la decisión de los miembros del órgano colegiado en relación a la designación de secretaría técnica para los OCAD regionales. Lo anterior, en los quince (15) días siguientes a la sesión.

4. Proporcionar la infraestructura logística, técnica y humana requerida para el funcionamiento de los OCAD. Así mismo, debe coordinar y participar en las mesas de trabajo que se requieran para discutir y preparar los diferentes temas que se presenten a consideración y decisión de los miembros del órgano colegiado y verificar el cumplimiento de los compromisos allí adquiridos.

5. Realizar la entrega oficial de los documentos en los que consten las decisiones del OCAD y un empalme cuando exista cambio de Secretaría Técnica.

6. Realizar la gestión documental, con ocasión de su labor.

Para la planeación de la inversión:

7. Convocar a los comités consultivos y otros actores relevantes para realizar los ejercicios de planeación regional de que trata el artículo 24 de la Ley 1530 de 2012.

8. Remitir a la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a más tardar el 21 de septiembre del año en el cual se programe el presupuesto bienal del SGR, la priorización de proyectos de inversión que harán parte del anexo indicativo del presupuesto bienal y un documento técnico que contenga los principales aspectos, objetivos y metas que se esperan cumplir con dicha priorización. Lo anterior respecto a los OCAD regionales y del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación.

Para la preparación de proyectos que deben ser sometidos a consideración del OCAD:

9. Remitir el proyecto de inversión al formulador, cuando la instancia encargada de adelantar el estudio de viabilidad de los proyectos de inversión determine que el mismo no es viable. Lo anterior, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a dicha decisión.

10. Recibir las solicitudes de ajustes y liberación de recursos, y someterlas a consideración de los OCAD en la siguiente sesión.

11. Recibir los proyectos de inversión presentados a consideración del OCAD.

12. Remitir los proyectos de inversión a la instancia encargada de adelantar la verificación de requisitos, según lo dispuesto en el artículo 2.2.4.1.1.4.4 del Decreto 1082 de 2015.

13. Remitir los proyectos de inversión a los comités consultivos para su concepto.

Para la convocatoria de la sesiones de OCAD:

14. Convocar por solicitud del presidente a los miembros del órgano colegiado y a los invitados permanentes.

15. Aplicar el Sistema de Evaluación por Puntajes a los proyectos que se presentan a consideración de los miembros del OCAD.

16. Remitir a los miembros del OCAD los resultados de la aplicación del Sistema de Evaluación por Puntajes anexo a la citación a sesión.

17. Informar a la entidad que presenta el proyecto de inversión el resultado de la aplicación del Sistema de Evaluación por Puntajes, antes de la sesión del OCAD, cuando el proyecto obtenga un puntaje por debajo del límite inferior establecido por el Acuerdo 32 de 2015 suscrito por la Comisión Rectora del SGR.

18. Preparar y allegar toda la documentación necesaria para las sesiones como los estudios, informes o documentos que deban ser objeto de examen, análisis o deliberación por el respectivo OCAD.

19. Presentar ante los miembros de los OCAD todos los proyectos que cumplan con la verificación de requisitos que realice el Departamento Nacional de Planeación, el Departamento Administrativo de Ciencia y Tecnología e Innovación y las secretarías de planeación de las entidades territoriales, según corresponda, en la siguiente sesión del OCAD.

Durante las sesiones de OCAD:

20. Verificar el quórum en las sesiones de los OCAD.

21. Presentar a consideración de los miembros del OCAD los proyectos de inversión.

22. Presentar los resultados de la aplicación del Sistema de Evaluación por Puntajes.

23. Registrar en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión del SGR (SUIFP-SGR) las decisiones del OCAD relativas a la priorización, aprobación y designación de ejecutor, prórrogas del cumplimiento de requisitos previos al acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección, así como las solicitudes de ajuste y liberación de recursos.

24. Informar al OCAD los ajustes y liberaciones hechos por la entidad designada como ejecutora, de conformidad con lo señalado por la Comisión Rectora del SGR.

25. Presentar al OCAD los cierres de proyectos de inversión comunicados por las entidades ejecutoras.

26. Presentar al OCAD los informes que le comunique el Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación.

27. Presentar en todas las sesiones del OCAD un informe de los proyectos sometidos a su consideración, en las diferentes etapas del ciclo de proyectos, y en el grado de cumplimiento de los requisitos establecidos en los acuerdos de la Comisión Rectora.

28. Diligenciar el módulo de “Decisión Sesión” en el SUIFP–SGR al finalizar cada sesión.

Después de las sesiones de OCAD:

29. Levantar el acta de cada sesión, de conformidad con los formatos que disponga la Comisión Rectora del SGR y presentarla a consideración de todos los miembros del OCAD.

30. Elaborar los acuerdos de cada sesión, de conformidad con los formatos que disponga la Comisión Rectora del SGR.

31. Suscribir los acuerdos y actas, conjuntamente con el presidente del respectivo OCAD, y registrarlos en el SUIFP-SGR.

32. Expedir la certificación de cumplimiento de requisitos previos al acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección.

33. Notificar los acuerdos mediante los cuales se designa la entidad pública designada ejecutora y la instancia designada para adelantar la contratación de la interventoría.

34. Reportar a la Dirección General de Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su registro, dentro del mes siguiente a la aprobación correspondiente, de las vigencias futuras presupuestales aprobadas por el OCAD con cargo al monto máximo de recursos que se pueda afectar de posteriores bienalidades.

35. Registrar en el SUIFP-SGR e informar a los miembros del OCAD de los ajustes y la liberación de recursos.

Para el control social y rendición de cuentas:

36. Preparar los informes de rendición de cuentas.

37. Divulgar el informe de rendición de cuentas.

38. Publicar el informe de rendición de cuentas en la Plataforma Integrada de Información del SGR (Maparregalías).

39. Reportar al Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación, la fecha de divulgación del informe de rendición de cuentas y los mecanismos de divulgación, a través de Maparregalías.

Para el control presupuestal:

40. Solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la disponibilidad de recursos del SGR para la priorización de proyectos.

41. Controlar la aprobación de proyectos y su concordancia con la estimación de disponibilidad de recursos y el Plan Bienal de Caja.

42. Proponer la priorización de giros entre los proyectos de inversión con base en la cual se establecerá el cronograma de flujos.

43. Registrar en el aplicativo que disponga el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la programación de giros, definida por los ejecutores de los proyectos de inversión aprobadas por el OCAD.

Para el monitoreo, seguimiento, control y evaluación:

44. Adelantar las gestiones que se requieran en relación a la designación de gestor temporal, ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

45. Suministrar de forma veraz, oportuna e idónea, la información requerida para realizar el monitoreo; identificar las situaciones que puedan afectar la correcta utilización de los recursos del SGR y el cumplimiento de los resultados programados; así como implementar de forma inmediata las acciones de mejora que se requieran.

Las demás que le sean asignadas en desarrollo de la ley, el reglamento y los acuerdos de la Comisión Rectora del SGR.

ART. 4º—Periodo de la Secretaría Técnica. El periodo de la Secretaría Técnica para los OCAD regionales será anual, contado a partir del 1° de abril de cada año y deberá elegirse en la primera sesión de cada anualidad.

CAPÍTULO III

De la presidencia de los OCAD

ART. 5º—Presidencia. La Presidencia de los OCAD será ejercida por uno de los tres niveles de gobierno; para el caso del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación, podrá ejercerla las universidades.

El periodo del presidente del OCAD será anual contado a partir del 1° de abril de cada año y deberá elegirse en la primera sesión de cada anualidad.

ART. 6º—Funciones del presidente de los OCAD. Son funciones del presidente de los OCAD:

1. Solicitar a la Secretaría Técnica que convoque a las sesiones del OCAD.

2. Presidir las sesiones, señalar el Orden del Día en que deben considerarse los asuntos y dirigir los debates.

3. Suscribir las actas y acuerdos.

4. Las demás que le asigne la ley, el reglamento y los acuerdos de la Comisión Rectora del SGR.

CAPÍTULO IV

De las sesiones de los OCAD

ART. 7º—Sesiones. Los OCAD sesionarán por solicitud del presidente mínimo una vez cada semestre y participarán sus miembros o delegados, los invitados permanentes y otros asistentes. Estos últimos deberán registrarse ante la Secretaría Técnica del OCAD antes del inicio de la sesión los cuales no tendrán voz ni voto.

Cada nivel de gobierno representado en los OCAD, así como el conjunto de universidades en el caso del OCAD del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación tendrá derecho a un (1) voto, así como la obligación de votar cuando lo solicite el presidente del OCAD. Por lo anterior, las decisiones del órgano colegiado se adoptan con un mínimo de dos (2) votos en el mismo sentido.

PAR.—Dos o más OCAD podrán sesionar simultáneamente, siempre que se garanticen las condiciones establecidas en el presente reglamento.

ART. 8º—Modalidades de sesión. Las sesiones de los OCAD podrán realizarse de forma presencial o no presencial.

Son sesiones presenciales aquellas en las que sus miembros se encuentren reunidos físicamente en el mismo recinto y puedan realizar la deliberación, interactuar y decidir simultáneamente.

Son sesiones no presenciales aquellas cuando por cualquier medio los miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva inmediata, de acuerdo con el medio empleado, siempre que ello se pueda probar. En este evento, serán válidas las decisiones de los OCAD cuando vía fax, correo electrónico o cualquier otro medio escrito adecuado para ello, todos sus miembros expresen el sentido de su decisión.

PAR.—La Secretaría Técnica de la Comisión Rectora del SGR podrá dar orientaciones para el desarrollo de las reuniones no presenciales, mediante circular.

ART. 9º—Primera sesión. La Secretaría Técnica de los OCAD convocará a sus integrantes e invitados permanentes a más tardar el 15 de marzo de cada año para realizar la elección del presidente, la designación de la Secretaría Técnica, cuando corresponda, y del comité consultivo, y se pondrá en conocimiento de los integrantes el presente reglamento interno. Para el efecto, solicitará a la Secretaría Técnica de la Comisión Rectora el listado de los miembros del gobierno nacional y de los alcaldes, según corresponda.

Cuando coincida con año de programación de presupuesto, se presentará la estrategia para el desarrollo de los ejercicios de planeación de que trata el artículo 24 de la Ley 1530 de 2012.

PAR.—Para los OCAD regionales, a más tardar dentro de los quince (15) días posteriores a esta sesión, se realizará un empalme presencial entre la Secretaría Técnica entrante y la saliente, en la que se hará entrega oficial del estado de los proyectos, los saldos disponibles para aprobación, las actas, acuerdos, informes, claves de acceso a los sistemas de información del SGR, entre otros.

ART. 10.—Vocero del OCAD. Los representantes de los alcaldes y gobernadores miembros de los OCAD y de las universidades, previo al inicio de cada sesión, elegirán un vocero quien coordinará la definición del sentido del voto del nivel que representan en todos los asuntos que son competencia del OCAD y dirimirá las diferencias que se presenten a lo largo de la sesión dentro de su nivel de gobierno. Dicha decisión debe ser informada a la Secretaría Técnica al inicio de la sesión.

ART. 11.—Citación. Las citaciones a los miembros del OCAD y a los invitados permanentes deben realizarse con una antelación de siete (7) días hábiles a la fecha de la sesión mediante comunicación física o electrónica.

En todo caso, los documentos y requisitos solicitados en los acuerdos de la Comisión Rectora para la toma de decisiones sobre los proyectos de inversión, deberán estar disponibles en el SUIFP-SGR el día de la citación.

La citación deberá contener como mínimo:

a) Modalidad de la sesión;

b) Fecha, lugar, hora de inicio y cierre;

c) Orden del día;

d) Saldo disponible por fuente de financiación y entidad beneficiaria de recursos del SGR;

e) Nombre y código BPIN de los proyectos que se presenten a consideración;

f) Resultados de la aplicación del Sistema de Evaluación por Puntajes para cada uno de los proyectos que se presenten a consideración de los miembros del OCAD;

g) Información de otras decisiones que se presenten al OCAD;

h) Acta y acuerdo de la última sesión realizada.

No podrá citarse a sesión sin haber suscrito el acta y el acuerdo de la sesión anterior.

ART. 12.—Duración de las sesiones. Las sesiones de los OCAD tendrán una duración de un (1) día, prorrogable una sola vez por el mismo plazo, cuando en la misma sesión así se solicite y aprueben los miembros del OCAD.

ART. 13.—Aplazamiento de las sesiones. La sesión del OCAD podrá aplazarse antes del inicio de las mismas por fuerza mayor o caso fortuito. Le corresponde a la Secretaría Técnica acreditar la ocurrencia de los hechos y comunicarla a los miembros del OCAD informando la fecha en que se realizará la sesión aplazada, la cual solo podrá llevarse a cabo después de cinco (5) días de superados los hechos que dieron lugar a dicho aplazamiento.

Si existe imposibilidad de llevar a cabo la sesión en los términos y condiciones de la citación inicial, dicha sesión del OCAD se tendrá por no citada.

ART. 14.—Actas. De lo que ocurra en la sesión del OCAD se dejará constancia en acta que será suscrita por el presidente y el secretario técnico, la cual se realizará de conformidad con los formatos dispuestos por la Comisión Rectora del SGR, a través del SUIFP-SGR.

Previo a la suscripción del acta, la Secretaría Técnica remitirá el proyecto de la misma a los integrantes del OCAD para su revisión y aprobación, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la realización de la sesión.

Los miembros del OCAD podrán efectuar las observaciones que consideren oportunas o manifestar por escrito o por medio electrónico y en forma expresa que imparten su aprobación, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo del proyecto de acta. En ausencia de manifestación dentro del término señalado, se entenderá impartida la aprobación del miembro respectivo.

En el evento de existir observaciones, estas deben ser atendidas por la Secretaría Técnica del OCAD, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de las mismas y remitirlas para consideración de los miembros del OCAD, para la posterior suscripción de la misma.

El acta aprobada será soporte para expedir los acuerdos.

ART. 15.—Acuerdos. Las decisiones del OCAD se adoptarán mediante acuerdo, el cual será suscrito por el Presidente y el Secretario Técnico y expedido dentro de los dos (2) días siguientes a la suscripción del acta correspondiente. Este se realizará de conformidad con los formatos dispuestos por la Comisión Rectora del SGR, a través del SUIFP-SGR.

El acuerdo se publicará en el SUIFP-SGR dentro de los diez (10) días posteriores a la fecha de la sesión y se notificará a las entidades públicas designadas ejecutoras y a las instancias designadas para adelantar la contratación de la interventoría.

PAR. 1º—Podrá integrarse una comisión para aprobación de actas en la respectiva sesión, según lo determinen los miembros del respectivo OCAD. En ese evento se observarán los términos contemplados en el presente artículo. Para el efecto, la Secretaría Técnica enviará el proyecto de acta a todos los miembros de conformidad con el artículo primero del Acuerdo 026 de 2014 para sus observaciones, y a quienes conformen la comisión aquí prevista, para su aprobación.

PAR. 2º—En todo caso, la suscripción y publicación de los acuerdos en el último año de gobierno, deben realizarse antes de que este finalice.

ART. 16.—Sede. Las sedes de los diferentes OCAD serán las siguientes, sin perjuicio de que puedan sesionar en otros lugares, para el ejercicio de sus funciones:

1. Para el Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación, en la medida en que su ámbito de competencia abarca todo el territorio nacional, será la ciudad de Bogotá, D.C.

2. Para los Fondos de Desarrollo Regional y del Fondo de Compensación Regional (60%), será la ciudad capital del departamento cuya dependencia ejerza como Secretaría Técnica del respectivo OCAD.

3. Para el caso de las asignaciones directas de los departamentos, será la ciudad capital del departamento beneficiario.

4. Para el caso de las asignaciones directas de los municipios y el 40% del Fondo de Compensación Regional, será el municipio beneficiario.

5. Para el caso del OCAD de los municipios ribereños del Río Grande de la Magdalena y del Canal del Dique y de los OCAD de las Corporaciones Autónomas Regionales, será la ciudad en la que se encuentre ubicada la corporación que ejerza como Secretaría Técnica del respectivo OCAD.

CAPÍTULO V

OCAD de municipios que reciben menos de 2.000 smmlv

ART. 17.OCAD de municipios que reciben menos de 2.000 smmlv. Los municipios cuyas asignaciones directas o asignaciones del Fondo de Compensación Regional (40%), no superen los 2.000 smlmv podrán conformar su propio OCAD o decidir que los proyectos de inversión sean viabilizados, priorizados y aprobados por el OCAD departamental.

ART. 18.Adhesión al OCAD departamental. Cuando los municipios cuyas asignaciones directas o asignaciones del Fondo de Compensación Regional (40%) no superen los 2.000 smlmv decidan que los proyectos de inversión sean viabilizados, priorizados y aprobados por el OCAD departamental deben:

1. Entregar a la secretaría técnica del OCAD departamental:

1.1. Certificación donde conste:

a) Saldo disponible a la fecha de la solicitud;

b) Relación de todos los proyectos presentados por el municipio, con su nombre y código BPIN, clasificados en:

• Proyectos aprobados que ya cuentan con certificación de cumplimiento de requisitos previos al acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección o acto administrativo unilateral que decreta el gasto con cargo a los recursos del proyecto, según el caso.

• Proyectos aprobados que aún no cuentan con certificación de cumplimiento de requisitos previos al acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección o acto administrativo unilateral que decreta el gasto con cargo a los recursos del proyecto, según el caso.

• Proyectos en trámite que no han sido aprobados por el OCAD municipal.

1.2. Archivo físico de todos los proyectos aprobados en el OCAD municipal.

2. Comunicar a la Secretaría Técnica del OCAD departamental y a la Secretaria Técnica de la Comisión Rectora del SGR, su intención de adhesión al OCAD departamental adjuntando copia de la certificación de que trata el numeral anterior.

La Secretaría Técnica del OCAD departamental debe comunicar a los miembros del órgano colegiado la decisión de adherirse por parte de un municipio en la sesión siguiente a que esto ocurra.

Así mismo, la Secretaría Técnica del OCAD municipal debe entregar a la Secretaría Técnica del OCAD departamental la información del SUIFP-SGR actualizada, y esta última debe solicitar la deshabilitación del serial y el usuario del OCAD municipal en el SUIFP- SGR, así como el traslado de todos los proyectos de inversión del OCAD municipal que se adhirió, en el estado en que se encuentren, para continuar su trámite en el OCAD departamental.

ART. 19.Instalación de OCAD para municipios que decidan no continuar adheridos al OCAD departamental. En el evento en que un alcalde, en ejercicio de su autonomía, decida conformar su propio OCAD debe:

1. Comunicar por escrito al OCAD departamental su intención de no seguir adherido.

2. Solicitar a la secretaría técnica del OCAD departamental certificación donde conste:

2.1. Saldo disponible a la fecha de la solicitud.

2.2. Relación de todos los proyectos presentados por el municipio, con su nombre y código BPIN, clasificados en:

a) Proyectos aprobados que ya cuentan con certificación de cumplimiento de requisitos previos al acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección o acto administrativo unilateral que decreta el gasto con cargo a los recursos del proyecto, según el caso;

b) Proyectos aprobados que aún no cuentan con certificación de cumplimiento de requisitos previos al acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección o acto administrativo unilateral que decreta el gasto con cargo a los recursos del proyecto, según el caso;

c) Proyectos en trámite que no han sido aprobados por el OCAD departamental.

3. Solicitar a la Secretaría Técnica de la Comisión Rectora del SGR la convocatoria a la sesión de instalación del OCAD, con por lo menos quince (15) días de antelación a la fecha que proponga para dicha sesión.

PAR.—La Secretaría Técnica del OCAD departamental debe entregar a la Secretaría Técnica del OCAD municipal la información del SUIFP-SGR actualizada, y esta última debe solicitar al Departamento Nacional de Planeación, el traslado de los proyectos de inversión que correspondan a sus asignaciones, tramitados en el OCAD departamental al que estuvo adherido, para continuar su trámite en el OCAD municipal.

PAR. TRANS.—Los municipios que decidieron no continuar adheridos al OCAD departamental y hayan instalado el OCAD municipal antes de la entrada en vigencia del presente acuerdo, a más tardar el 1° de marzo de 2016, a través de su Secretaría Técnica, deben solicitar a la Secretaría Técnica del respectivo OCAD departamental la relación de los proyectos de que trata el numeral 2.2 de este artículo y solicitar por escrito al Departamento Nacional de Planeación su traslado, en el estado en que se encuentren, para continuar su trámite en el OCAD municipal.

ART. 20.Sesión de instalación de OCAD para municipios que decidieron no continuar adheridos al OCAD departamental. La Secretaría Técnica de la Comisión Rectora del SGR convocará a la sesión de instalación del OCAD municipal presencial en la que se debe:

1. Elegir el presidente del OCAD.

2. Conformar el comité consultivo.

3. Poner en conocimiento de los miembros del OCAD el reglamento interno.

4. Presentar la certificación que contiene el saldo disponible para aprobación y la relación de proyectos en trámite, de que trata el artículo anterior.

5. Realizar los ejercicios de planeación.

6. Realizar la priorización de sectores para el Sistema de Evaluación por Puntajes.

7. Fijar fecha de la siguiente sesión.

El acta de la sesión de instalación debe dar cuenta de las anteriores decisiones del OCAD.

El Secretario Técnico del OCAD municipal debe solicitar al secretario técnico del OCAD departamental, la entrega del archivo físico de todos los proyectos. Así mismo, le corresponde tramitar la asignación de serial y usuario del SUIFP-SGR, para lo cual debe allegar al Departamento Nacional de Planeación:

1. Copia del acta de posesión del secretario de planeación o quien haga sus veces en el municipio o distrito.

2. Copia del acta de instalación del OCAD municipal.

3. Dirección electrónica oficial de la Secretaría Técnica del OCAD municipal.

4. Copia de la certificación que contiene el saldo disponible para aprobación y la relación de proyectos en trámite, de que trata el artículo anterior.

PAR.—En la primera sesión del OCAD municipal no procederá la viabilización, priorización o aprobación de proyectos de inversión o ajustes a los mismos.

CAPÍTULO VI

De las elecciones de los representantes de los alcaldes ante los OCAD regionales, departamentales, de las Corporaciones Autónomas Regionales beneficiarias de recursos de regalías, y de los municipios ribereños del Río Grande de la Magdalena y del Canal del Dique

ART. 21.—Derechos. Los alcaldes tienen derecho a elegir y ser elegidos como representantes ante los OCAD regionales, departamentales, de las Corporaciones Autónomas Regionales, y de los municipios Ribereños del Río Grande de la Magdalena y del Canal del Dique. El ejercicio de este derecho es indelegable.

ART. 22.—Representantes a elegir. De conformidad con lo previsto en los artículos 42, 159 de la Ley 1530 de 2012 y los artículos 2.2.4.3.5.1 y 2.2.4.3.6.1 del Decreto 1082 de 2015 se elegirán para cada anualidad, los siguientes representantes:

1. Para los OCAD regionales:

1.1. Dos (2) alcaldes por cada uno de los departamentos que componen el respectivo OCAD.

1.2. Un (1) alcalde adicional que represente a las ciudades capitales de los departamentos que componen el respectivo OCAD, el cual deberá ser elegido por los alcaldes de las ciudades capitales.

2. Para los OCAD departamentales:

2.1. El número equivalente al diez por ciento (10%) de los alcaldes del departamento. En aquellos departamentos donde existen menos de (10) distritos y municipios se elegirán dos (2) alcaldes.

3. Para los OCAD de las Corporaciones Autónomas Regionales:

3.1. El número equivalente al diez por ciento (10%) de los alcaldes del departamento o de cada departamento en los que la corporación autónoma regional tenga su jurisdicción. En aquellos departamentos donde existen menos de diez (10) distritos y municipios se elegirán dos (2) alcaldes.

4. Para el OCAD de los municipios ribereños del Río Grande de la Magdalena y del Canal del Dique:

4.1. Dos (2) alcaldes en representación de los municipios ribereños del Río Grande de la Magdalena y del Canal del Dique. Estos representantes serán elegidos de los departamentos cuyos gobernadores no hayan sido elegidos para representar a los departamentos en dicho OCAD.

ART. 23.—Periodo de representación. Los alcaldes serán elegidos para un período anual, que inicia el 1º de abril de cada año.

PAR.TRANS.—Los integrantes de los OCAD del 2015 ejercerán su representación hasta el 31 de marzo de 2016.

ART. 24.—Organización de las elecciones. La organización de las elecciones de que trata este acuerdo estará a cargo de la Secretaría Técnica de la Comisión Rectora del SGR, la cual es ejercida por el Departamento Nacional de Planeación, en articulación y con el apoyo de las secretarías técnicas de los OCAD a los que se refiere este acuerdo.

La Secretaría Técnica de la Comisión Rectora del SGR organizará las elecciones de conformidad con lo previsto en el anexo del presente acuerdo, y podrá realizar modificaciones al mencionado anexo, que deberán ser informadas a los miembros de la Comisión Rectora del SGR.

ART. 25.—Términos para la convocatoria a elecciones. Las elecciones de los representantes de los alcaldes ante los OCAD regionales, departamentales, de las Corporaciones Autónomas Regionales, y de los municipios ribereños del Río Grande de la Magdalena y del Canal del Dique se realizarán una vez cada cuatro (4) años, en jornadas en la que se elegirán los representantes para cada anualidad del respectivo periodo.

Las elecciones podrán convocarse entre enero y marzo del primer año de gobierno de las administraciones municipales.

La Secretaría Técnica de la Comisión Rectora publicará en la página web del SGR la convocatoria a elecciones, que contendrá el cronograma correspondiente a cada jornada, y el calendario electoral. Este último se comunicará por escrito a los alcaldes.

PAR.—Para el inicio de la jornada electoral se requerirá la presencia de la mayoría absoluta de los alcaldes que pueden participar en las elecciones. En caso de que no se cumpla lo anterior, se convocará a una segunda jornada que se realizará con los alcaldes que asistan.

ART. 26.Cuociente electoral. La elección de los alcaldes ante los OCAD de que trata este acuerdo se realizará mediante el cuociente electoral.

ART. 27.Actas de escrutinio. En las oficinas de la Secretaría Técnica de la Comisión Rectora del SGR reposarán las actas originales de escrutinio, y en las Secretarías Técnicas de los OCAD, reposarán copias de las mismas.

ART. 28.Publicación de resultados. La Secretaría Técnica de la Comisión Rectora publicará los resultados, en la página web del SGR, a los tres (3) días hábiles posteriores a la realización de las elecciones.

ART. 29.Reclamaciones. Los candidatos inscritos podrán presentar reclamaciones escritas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de la publicación ante la Secretaría Técnica de la Comisión Rectora, encargada de dar el respectivo trámite.

CAPÍTULO VII

Disposiciones finales

ART. 30.Pronunciamientos técnicos sectoriales. Los pronunciamientos técnicos de los ministerios o departamentos administrativos solicitados por los ministerios líderes de los OCAD deben ser registrados y cargados en el SUIFP-SGR antes del inicio de la sesión del OCAD correspondiente, por parte de las entidades del orden nacional que los emitieron.

En caso de que la instancia viabilizadora se haya apoyado en dictámenes de personas jurídicas públicas o privadas, o personas naturales con experiencia y reconocida trayectoria e idoneidad, respecto de los proyectos, dichos documentos deben ser registrados y cargados en el SUIFP-SGR antes del inicio de la sesión del OCAD correspondiente, por parte de la Secretaría Técnica del OCAD.

ART. 31.Cronograma de flujos. Para la elaboración del cronograma de flujos de los OCAD Regionales, del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación y de los municipios ribereños del Río Grande de la Magdalena y del Canal del Dique, la respectiva Secretaría Técnica realizará una propuesta de criterios para la priorización de giros entre los proyectos de inversión conforme al Plan Bienal de Caja y los lineamientos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para ser puesta a consideración del OCAD.

La Secretaría Técnica debe registrar la programación de giros definida por los ejecutores de los proyectos de inversión en el aplicativo que disponga el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En caso de encontrar que la disponibilidad de caja resulte incompatible con la programación de giros, la secretaría técnica debe comunicar tal situación a la entidad ejecutora en un término no mayor a tres (3) días, para que se efectúen los ajustes correspondientes.

ART. 32.Vigencia y derogatoria. El presente acuerdo rige a partir de su publicación y deroga el Acuerdo 4 de 2012.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 25 de enero de 2016.

El Director General, Departamento Nacional de Planeación, Presidente Comisión Rectora del Sistema General de Regalías,

Simón Gaviria Muñoz.

El Subdirector General Territorial y de Inversión Pública, Departamento Nacional de Planeación, Secretario Técnico Comisión Rectora del Sistema General de Regalías,

Manuel Fernando Castro.

(Nota: Compilado por el Acuerdo 45 de 2017 artículo 3.1.1.1 de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías)

ANEXO

Organización de la jornada electoral

(Nota: Compilado por el Acuerdo 45 de 2017 artículo 3.1.1.1 de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías)

1. Garantías. La Secretaría Técnica de la Comisión Rectora y las Secretarías Técnicas de los OCAD protegerán el ejercicio de los derechos a elegir y ser elegido, otorgarán plenas garantías en el proceso electoral y actuarán con imparcialidad.

Para realizar las elecciones podrá solicitarse el acompañamiento de la Registraduría Nacional del Estado Civil o de la Procuraduría General de la Nación, con el fin de garantizar la transparencia e imparcialidad de los procesos electorales.

2. Jornadas electorales. Las elecciones se desarrollarán así:

2.1. Una jornada en cada departamento donde se elegirá:

a) Dos (2) alcaldes por cada uno de los departamentos que componen los OCAD regionales;

b) El número equivalente al diez por ciento (10%) de los alcaldes del departamento para los OCAD departamentales. En aquellos departamentos donde existen menos de (10) distritos y municipios se elegirán dos (2) alcaldes;

c) El número equivalente al diez por ciento (10%) de los alcaldes del departamento o de cada departamento en el que la corporación autónoma regional tenga su jurisdicción. En aquellos departamentos donde existen menos de diez (10) distritos y municipios se elegirán dos (2) alcaldes.

2.2. Una jornada donde se elegirá, por cada región:

Un (1) alcalde elegido por los representantes de las ciudades capitales de los departamentos que componen cada OCAD regional.

2.3. Una jornada donde se elegirá:

a) Dos (2) alcaldes en representación de los municipios ribereños, para el OCAD del Río Grande de la Magdalena y del Canal del Dique. Estos representantes serán elegidos de los departamentos cuyos gobernadores no hayan sido elegidos para representar al respectivo departamento en dicho OCAD.

3. Cuociente electoral. A fin de asegurar la representación proporcional de los alcaldes, para la elección de los representantes de que trata este acuerdo se empleará el sistema de cuociente electoral.

El cuociente será el número que resulte de dividir el total de votos válidos por el de puestos por proveer. Si se tratare de la elección de solo dos alcaldes, el cuociente será la cifra que resulte de dividir el total de votos válidos por el número de puestos por proveer más uno.

La adjudicación de puestos a cada lista se hará en proporción a las veces que el cuociente quepa en el respectivo número de votos válidos. Si quedaren cargos por proveer se adjudicarán a los residuos, en orden descendente.

Nota: Si el número de votos a favor de dos o más candidatos o listas fuere igual, la elección se decidirá a la suerte, para lo cual, colocadas en una urna las papeletas con los nombres de los candidatos o de quienes encabezan las listas que hubiesen obtenido igual número de votos, un ciudadano designado por la corporación escrutadora extraerá de la urna una de las papeletas. El nombre que esta contuviere será el del candidato o lista a cuyo favor se declara la elección.

4. Desarrollo de las jornadas electorales. Las jornadas de elecciones se desarrollarán de conformidad con el cronograma e indicaciones señaladas por la Secretaría Técnica de la Comisión Rectora del SGR.

Para el desarrollo de cada jornada electoral se conformará una comisión de escrutinio que contará con un delegado de la Secretaría Técnica de la Comisión Rectora del SGR y un delegado de la Secretaría Técnica del OCAD respectivo. En caso de contar con el acompañamiento de la Registraduría Nacional del Estado Civil o de la Procuraduría General de la Nación, estas entidades serán parte de la comisión de escrutinio.

Esta comisión realizará inspección pública de la urna, dará inicio a las votaciones, realizará el escrutinio y suscribirá los formatos que disponga la Secretaría Técnica de la Comisión Rectora del SGR.

5. Registro. Durante la jornada, los alcaldes deberán presentar a la comisión de escrutinio su documento de identificación y copia del acto administrativo de posesión los cuales serán validados con el censo de alcaldes.

6. Inscripción de las candidaturas. Los alcaldes podrán inscribir su candidatura o lista para representar a los alcaldes en los OCAD, dependiendo sea el caso, desde el día de la convocatoria a elecciones y hasta el día de la jornada electoral, previo al inicio de la votación.

La inscripción de candidatura o lista será válida con la presentación de su documento de identificación y copia del acto administrativo de posesión.

7. Reclamaciones. La Secretaría Técnica de la Comisión Rectora del SGR decidirá las reclamaciones hechas sobre los escrutinios, cuando sean presentadas por los candidatos inscritos, se adjunten pruebas con base en los soportes de las elecciones y obedezcan a alguna de las siguientes causales:

7.1. Cuando funcionen mesas de votación en lugares o sitios no autorizados.

7.2. Cuando la elección se realice en días distintos de los señalados en la convocatoria.

7.3. Cuando las actas de escrutinio no estén firmadas por los miembros de la comisión de escrutinio.

7.4. Cuando se hayan destruido o perdido los votos depositados en las urnas y no exista acta de escrutinio en la que conste el resultado de las votaciones.

7.5. Cuando el número de sufragantes exceda al número de alcaldes que pueden participar en la elección.

7.6. Cuando el candidato o las listas de candidatos no se hayan inscrito.

7.7. Cuando aparezca de manifiesto que en las actas de escrutinios se incurrió en error aritmético al sumar los votos consignados en ella.

(Nota: Compilado por el Acuerdo 45 de 2017 artículo 3.1.1.1 y derogado por el artículo 7.2° de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías)