Servicio Nacional de Aprendizaje

ACUERDO 4 DE 2012 

(Marzo 16)

“Por el cual se regulan aspectos de la autorización de programas de formación de empresas y del registro de programas de las instituciones de educación superior (IES), entidades de formación para el trabajo y el desarrollo humano e instituciones de educación media de carácter técnico, aprobadas por el Gobierno Nacional, se dictan otras disposiciones y se deroga el Acuerdo 16 de 2003”.

El Consejo Directivo Nacional del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA,

en ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 38 y s.s. de la Ley 789 de 2002 y el numeral 17 del artículo 3º del Decreto 249 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 789 de 2002 en los artículos 37 y 38 introdujo nuevas disposiciones en relación con el reconocimiento o autorización de programas de formación profesional y metódica.

Que el artículo 15 del Decreto 933 del 11 de abril de 2003, establece que el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, reconocerá los cursos y programas de formación y capacitación de los establecimientos especializados o instituciones educativas reconocidas por el Estado y autorizará a las empresas que impartan directamente los cursos o programas de formación y capacitación.

Que el consejo directivo nacional del SENA con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones relacionadas con el reconocimiento y autorización de programas, expidió el Acuerdo 16 de 2003.

Que en virtud de las funciones asignadas al consejo directivo nacional del SENA en el Decreto 249 de 2004, el numeral 17 del artículo 3º estableció entre otras, la de “Reglamentar el reconocimiento de programas de formación profesional integral metódica y completa a establecimientos especializados e instituciones educativas, así como la autorización de estos programas a las empresas que los impartan directamente”.

Que el Decreto 3756 de 2009, modificó el artículo 4º del Decreto 2020 de 2006 y dictó otras disposiciones referentes a la certificación de calidad de la formación para el trabajo.

Que el Decreto 4904 de 2009, reglamentó la organización, oferta y funcionamiento de la prestación del servicio educativo para el trabajo y el desarrollo humano y dictó otras disposiciones.

Que en el marco del mejoramiento de la calidad de los programas y la gestión de la formación ofrecida por el SENA y sus aliados, y atendiendo la normatividad citada, es necesario que el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, actualice las disposiciones, para la autorización y registro de programas de formación de empresas que forman directamente a sus aprendices y del registro de programas objeto de contrato de aprendizaje de las instituciones de educación superior (IES), entidades de formación para el trabajo y el desarrollo humano, y de las instituciones de educación media de carácter técnico, aprobadas por el Gobierno Nacional.

En mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

CAPÍTULO I

Autorización y registro de programas

ART. 1º—Competencia. Para efectos del contrato de aprendizaje, el SENA tiene competencia para:

• Autorizar formación a empresas que formen directamente sus aprendices.

• Registrar programas ofrecidos por empresas que formen directamente sus aprendices.

• Registrar programas ofrecidos por entidades de formación para el trabajo y el desarrollo humano del nivel de técnico laboral.

• Registrar programas ofrecidos por instituciones de educación superior.

• Registrar programas del nivel de educación media de carácter técnico.

ART. 2º—Definiciones.

Autorización. Es el proceso mediante el cual el SENA evalúa, autoriza y registra programas ofrecidos por empresas que formen directamente a sus aprendices.

Registro. Es el proceso mediante el cual el SENA valida el cumplimiento de requisitos a programas de formación objeto de contrato de aprendizaje para registrar en el sistema de gestión virtual de aprendices.

Reconocimiento oficial. Es el acto administrativo de creación que constituye el reconocimiento de carácter oficial de las instituciones educativas, expedido por la autoridad competente.

CAPÍTULO II

Requisitos y procedimiento para la autorización de programas a empresas que formen directamente a sus aprendices para el cumplimiento de cuota regulada

ART. 3º—Las empresas que no cuenten con certificación de calidad de programas en la NTC 5581 (Programas de formación para el trabajo, requisitos), deben solicitar al SENA la autorización de sus programas, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Solicitud escrita de la autorización del programa de formación, dirigida al director regional del SENA del domicilio principal de la empresa, firmada por el representante legal.

2. Certificado original de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o entidad competente, con una vigencia no mayor a cuarenta y cinco (45) días calendario.

3. Paz y salvo con cada una de las entidades de seguridad social, cajas de compensación familiar a que están afiliados sus trabajadores, ICBF y SENA, por concepto de aportes parafiscales y contrato de aprendizaje.

4. Estructura curricular del programa por competencias laborales, con una ejecución máxima de un (1) año.

5. Descripción de los recursos de infraestructura tecnológica y ambientes de aprendizaje.

6. Relación de docentes con certificación de competencia laboral en una norma de competencia relacionada con “orientación de procesos formativos” o en una norma relacionada con el área técnica del programa que orienta el docente.

7. Listado de personal administrativo que atiende el programa, con certificación de competencia laboral en por lo menos una norma relacionada con las funciones que ejecuta.

8. Procesos de administración educativa documentados: inscripción, selección, ingreso, seguimiento al proceso de formación en etapa lectiva y práctica, evaluación, certificación, servicios al alumnado y seguimiento a los egresados.

PAR.—Los programas de formación autorizados se deben diseñar con una duración entre 880 y 1.000 horas y deberán contemplar el cincuenta por ciento (50%) de etapa lectiva y 50% de etapa productiva.

CAPÍTULO III

Requisitos y procedimiento para el registro de programas

ART. 4º—El registro de programas para efectos del contrato de aprendizaje en el sistema gestión virtual de aprendices del SENA, se otorga a:

1. Programas ofrecidos por empresas que formen directamente a sus aprendices para el cumplimiento de la cuota regulada y que cuenten con certificación de calidad bajo la norma NTC 5581 (Programas de formación para el trabajo, requisitos).

2. Programas ofrecidos por empresas que formen directamente a sus aprendices para el cumplimiento de la cuota regulada y que cuenten con la autorización del programa por parte del SENA.

3. Programas de formación para el trabajo ofrecidos por entidades o instituciones educativas reconocidas por el Estado, de conformidad con las leyes 30 de 1992 y 115 de 1994 y demás que la contemplen, modifiquen o adicionen.

ART. 5º—Las empresas que formen directamente a sus aprendices para el cumplimiento de la cuota regulada y que no estén certificadas en la norma NTC 5581, deben solicitar al SENA la autorización del programa previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 3º del presente acuerdo.

ART. 6º—Los programas de formación titulada ejecutados por el SENA objeto de contrato de aprendizaje, serán registrados de forma automática en el sistema gestión virtual de aprendices.

ART. 7º—Requisitos para el registro de programas ofrecidos por empresas. Son requisitos para el registro de programas ofrecidos por empresas que formen directamente a sus aprendices, para el cumplimiento de la cuota regulada y que cuenten con certificación de calidad bajo la norma NTC 5581:

• Solicitud escrita del registro del programa de formación, dirigida al director regional del SENA del domicilio principal de la empresa, firmada por el representante legal.

• Copia del certificado de calidad vigente del programa expedido por un organismo de tercera parte debidamente acreditado por una entidad acreditadora del Gobierno Nacional.

• Certificado original de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o entidad competente, con una vigencia no mayor a cuarenta y cinco (45) días calendario.

• Paz y salvo con cada una de las entidades de seguridad social, cajas de compensación familiar a que están afiliados sus trabajadores, ICBF y SENA, por concepto de aportes parafiscales y contrato de aprendizaje.

ART. 8º—Los requisitos para el registro de programas de formación para el trabajo ofrecidos por entidades o instituciones educativas reconocidas por el Estado, deberán cumplirse de conformidad con las leyes 30 de 1992 y 115 de 1994 y demás que la contemplen, modifiquen o adicionen.

ART. 9º—Programas ofrecidos por entidades educativas de formación para el trabajo y desarrollo humano. Para el registro de programas ofrecidos por entidades educativas de formación para el trabajo y desarrollo humano, se deben cumplir los siguientes requisitos:

• Solicitud escrita del registro del programa de formación, dirigida al director regional del SENA del domicilio principal de la entidad o institución, firmada por el representante legal.

• Copia del certificado de calidad del programa expedido por un organismo de tercera parte debidamente acreditado por una entidad acreditadora del Gobierno Nacional vigente.

• Certificado original de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o entidad competente, con una vigencia no mayor a cuarenta y cinco (45) días calendario.

• Paz y salvo con cada una de las entidades de seguridad social, cajas de compensación familiar a que están afiliados sus trabajadores, ICBF y SENA, por concepto de aportes parafiscales y contrato de aprendizaje.

• Copia del acto administrativo vigente del registro del programa expedido por la Secretaría de Educación.

• Fotocopia de la licencia de funcionamiento de la entidad o reconocimiento de carácter oficial.

ART. 10.—Programas ofrecidos por instituciones de educación superior. Los programas ofrecidos por instituciones de educación superior tendrán un registro automático en el sistema gestión virtual de aprendices del SENA. Para efectos de este registro, todas las instituciones de educación superior deben enviar al SENA los programas, en cuyo diseño curricular se establezcan prácticas empresariales que afiancen los conocimientos teóricos.

PAR. 1º—Las instituciones de educación superior deberán remitir los programas a la dirección de promoción y relaciones corporativas de la dirección general del SENA o la que haga sus veces, en un término máximo de seis (6) meses contados a partir de la publicación en el Diario Oficial del presente acuerdo.

Para nuevos programas con registro calificado, las instituciones de educación superior deberán remitir los respectivos programas, dentro de los seis (6) meses siguientes, contados a partir de la expedición del registro calificado, otorgado por el Ministerio de Educación, MEN.

PAR. 2º—No serán objeto de registro, los programas que contemplen las modalidades establecidas en el artículo 7º del Decreto 933 de 2003.

ART. 11.—Instituciones de educación media de carácter técnico. Las instituciones de educación media de carácter técnico serán objeto de registro automático en el sistema de gestión virtual de aprendices, tomando como referencia la información oficial del Ministerio de Educación Nacional (MEN).

ART. 12.—Vigencia de la autorización de programas a empresas que formen directamente sus aprendices. La autorización otorgada por el SENA a los programas de formación para el trabajo, ofrecidos por las empresas, tendrá una duración de siete (7) años, contados a partir de la fecha en que quede en firme el acto administrativo que la otorga.

PAR.—Las empresas y entidades de formación para el trabajo y desarrollo humano que actualmente cuentan con el reconocimiento y autorización de programas por parte del SENA en el marco del Acuerdo 16 de 2003, tendrán un plazo de un (1) año, a partir de la expedición del presente acuerdo para cumplir con el procedimiento establecido en el presente acuerdo y enviar la documentación necesaria para la actualización del registro de los programas en la plataforma SGVA.

ART. 13.—Renovación de la autorización de los programas ofrecidos por empresas que formen directamente sus aprendices. La empresa deberá solicitar la renovación de la autorización del programa con seis (6) meses de antelación al vencimiento de la autorización, dando cumplimiento al artículo 3º del presente acuerdo.

ART. 14.—Evaluación de la calidad a los programas autorizados a empresas que formen directamente sus aprendices. La regional del SENA que otorgue la autorización deberá realizar seguimiento anual, a la calidad de estos programas, de conformidad con la metodología de evaluación y seguimiento diseñado por el área competente de la dirección general del SENA.

PAR.—El SENA podrá efectuar visitas de seguimiento o solicitar información cuando lo considere procedente, para verificar la calidad de los programas autorizados y registrados.

ART. 15.—Vigencia del registro de programas en el sistema de gestión virtual de aprendices. La vigencia del registro de programas objeto de contrato de aprendizaje, establecidos en este acuerdo, será de siete (7) años para los programas a empresas que formen directamente sus aprendices. Para los programas ofrecidos por entidades educativas de formación para el trabajo y desarrollo humano será la señalada en el artículo 3.7 del Decreto 4904 de 2009 o en las normas que lo contemplen, adicionen o modifiquen.

ART. 16.—Renovación del registro a programas de formación autorizados y registrados por el SENA. La solicitud de renovación del registro de programas deberá realizarse con una antelación de seis (6) meses al vencimiento de la vigencia del registro de(los) programa(s), dando cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 3º, 8º y 10 del presente acuerdo y el artículo 3.7 del Decreto 4904 de 2009. El no cumplimiento a esta disposición dará lugar a la cancelación automática de la autorización y registro de programas.

ART. 17.—Domicilio. El registro de los programas en el sistema de gestión virtual de aprendices y la autorización de los programas para que las empresas formen directamente sus aprendices, aplica única y exclusivamente para el domicilio principal y las sedes localizadas en el departamento donde otorgó el registro y autorización de programas.

PAR.—Para las sedes ubicadas fuera del departamento donde se otorgó la autorización y/o registro, deberá tramitarse nueva autorización y/o registro ante la regional del SENA que corresponda.

ART. 18.—Trámite de solicitudes. El director regional del SENA, deberá pronunciarse sobre la solicitud de registro y/o autorización de programas dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud con el lleno de los requisitos exigidos por el SENA.

El director regional del SENA, dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de radicación de la solicitud de registro, debe remitir a la dirección de promoción y relaciones corporativas la relación de los programas objeto de contrato de aprendizaje en los formatos que esta dirección determine.

ART. 19.—Documentación incompleta. En caso que la documentación esté incompleta, el SENA requerirá por una sola vez al solicitante la información y documentación faltante y hará las observaciones a que haya lugar. La institución educativa o la empresa deberán adicionar la información y atender las observaciones relacionadas con la solicitud de registro y autorización del programa presentado, dentro del plazo establecido en el Código Contencioso Administrativo.

Si transcurrido este término no se realizan los ajustes correspondientes, se archivará el expediente, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud.

ART. 20.—Competencia regional. Cuando el SENA para el estudio y autorización de los programas requeridos por la empresa, no cuente en los centros de formación con expertos en la especialidad, podrá solicitar el apoyo de expertos en las mesas sectoriales o equipos técnicos.

ART. 21.—Cancelación del registro y/o autorización. El director regional del SENA, podrá cancelar mediante acto administrativo debidamente motivado, el registro y/o autorización, en los siguientes casos:

a) Incumplimiento de cualquiera de los requisitos que dieron origen al registro o autorización.

b) Cuando la institución educativa o la empresa, cambie las condiciones del programa objeto de contrato de aprendizaje, especialmente lo relacionado con la duración de la etapas lectiva y práctica, así como los horarios máximos de 48 horas semanales y 8 horas diarias.

c) Incumplimiento de la obligación de verificar el proceso de formación de los aprendices en la etapa práctica.

d) Incumplimiento de informar al SENA sobre las irregularidades que detecten en el desarrollo de los contratos de aprendizaje de los aprendices.

e) Uso del logo del SENA para publicitar asuntos diferentes a lo estrictamente establecido en el acto administrativo que otorgó el registro o autorización de programas objeto del contrato de aprendizaje.

f) Ofrecer el programa fuera del domicilio principal sin haber tramitado ante el SENA la nueva autorización y/o registro del programa.

g) Suministrar información falsa.

h) Cobrar a los aprendices por la búsqueda de un contrato de aprendizaje.

PAR. 1º—Cuando el registro o autorización del programa haya sido cancelado por alguna de las causales señaladas en este artículo, no podrán solicitar la autorización y/o registro del mismo programa dentro del año siguiente a su cancelación.

PAR. 2º—Cuando la cancelación de que trata el artículo 16 del presente acuerdo se produzca por la no renovación del registro y/o autorización del programa, esta se dará de manera automática y no requerirá acto administrativo que así lo disponga.

CAPÍTULO IV

Reembolso a las empresas

ART. 22.—Reembolso a las empresas con programas autorizados. El SENA reembolsará el costo de la formación a las empresas con programas autorizados y en las cuantías aprobadas en las convocatorias abiertas para tal fin, de conformidad con lo señalado en el parágrafo 3º del artículo 38 de la Ley 789 de 2002.

En ningún caso el monto reembolsable al año por empresa podrá superar el 50% del valor de los aportes parafiscales pagados al SENA por la respectiva empresa durante la vigencia fiscal inmediatamente anterior.

De la liquidación del monto a reembolsar a la empresa el SENA descontará:

• Los servicios prestados directamente por el SENA a la empresa, por concepto de la Ley 344 de 1996 y/o demás programas del SENA que impliquen contrapartidas de aportes parafiscales.

• El costo del recurso humano, técnico, pedagógico o administrativo utilizado por la empresa para impartir la formación del programa autorizado, que haya sido suministrado por el SENA u otra entidad del Estado a través de convenio, alianza o cualquier otro mecanismo.

El director general impartirá los lineamientos generales que se aplicarán para realizar las convocatorias mencionadas en este artículo.

PAR. 1º—Las empresas interesadas en el reembolso previsto en el artículo 38 de la Ley 789 de 2002, que tengan programas autorizados, deberán solicitar la renovación de la autorización, en las condiciones y plazos señalados en este acuerdo para adquirir el derecho al reembolso.

PAR. 2º—Las instituciones de educación para el trabajo y el desarrollo humano no tienen derecho al reembolso económico contemplado en este artículo, ni directamente ni a través de empresas a las cuales presten servicios.

ART. 23.—Fuentes de financiación para el reembolso. Para dar cumplimiento a lo previsto en el parágrafo 3º del artículo 38 de la Ley 789 de 2002, el SENA tramitará ante las instancias correspondientes la apropiación de las partidas presupuestales necesarias para la financiación de estos reembolsos.

ART. 24.—Vigencia y derogatorias. El presente acuerdo rige a partir de la publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial el Acuerdo 16 de 2003.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 16 de marzo de 2012.