Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía

 

Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía

ACUERDO 4 DE 2016

(Junio 28)

“Por el cual se aprueba el reglamento interno del comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía”.

La Junta Directiva de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía,

en ejercicio de las facultades legales, estatutarias y reglamentarias, en especial las conferidas en el numeral 3º del artículo 8º del Decreto-Ley 353 de 1994, modificado por el artículo 5º de la Ley 973 de 2005, y

CONSIDERANDO:

Que la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, es una empresa industrial y comercial del Estado de carácter financiero del orden nacional, organizada como establecimiento de crédito, de naturaleza especial, dotada de personería jurídica autonomía administrativa y capital independiente, vinculada al Ministerio de Defensa Nacional y vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, creada por la Ley 87 de 1957, modificada por el Decreto 353 de 1994, la Ley 973 de 2005 y la Ley 1305 de 2009.

Que la Superintendencia Financiera de Colombia, mediante Decreto 2555 de 2010 o estatuto orgánico del sistema financiero en la parte 10, libro 5 título 2 artículo 10.5.1.1.1 se dispone el ejercicio de las funciones de las empresas industriales y comerciales del Estado.

Que a la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, en desarrollo de su objeto social, le son aplicables las disposiciones de la Circular Básica Jurídica 7 de 1996, reexpedida por la Circular Externa 29 de 2014 especialmente en lo que respecta al gobierno corporativo y sistema de control interno que deben implementar y poner en funcionamiento las entidades vigiladas por el ente de inspección.

Que el Acuerdo 8 del 30 de noviembre de 2008, mediante el cual se adopta el estatuto de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, en el artículo 9º numeral 14 se establece “crear comités de apoyo de conformidad con las disposiciones legales y las emanadas de la Superintendencia Financiera de Colombia”.

Que mediante Acuerdo 8 del 24 de septiembre de 2009, se estableció el reglamento del comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, derogando el Acuerdo 11 del 17 de septiembre de 2007.

Que el Acuerdo 2 del 27 de enero de 2011, modificó el reglamento del comité de auditoría de la entidad, derogando el Acuerdo 8 del 24 de septiembre de 2009.

Que en acatamiento de los aspectos contenidos en la parte I título I capítulo IV de la Circular Básica Jurídica 29 de la Superintendencia Financiera de Colombia, se dispuso la creación del reglamento del comité de auditoría, documento que debe ser adoptado por la junta directiva y mantenerse a disposición de la SFC cuando lo solicite; que tiene dentro de sus principales objetivos evaluar la estructura del sistema de control interno de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia y los procedimientos que protejan razonablemente sus recursos; alineado con el modelo estándar de control interno y velar porque las actividades y operaciones de la entidad cumplan con la misión institucional.

Que de acuerdo con el numeral 6.1.2.3 de la Circular Externa 29 de 2014 la junta directiva de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, debe adoptar el reglamento interno del comité de auditoría de la entidad.

Que la junta directiva de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, en sesión ordinaria del 28 de abril de 2016, mediante acta de la misma fecha, aprobó el Acuerdo 2 de 2016 que dispone la unificación de los comités de la entidad, en cuanto a su integración, organización y reglamentación, estableciéndose en el numeral 17 del artículo 17 dentro de las funciones del comité de auditoría “establecer su propio reglamento interno” y derogando entre otras disposiciones el Acuerdo 2 del 27 de enero de 2011 y la Resolución Interna 159 de 2013.

Que por lo anteriormente expuesto, se hace necesario expedir el reglamento que ha de regir al comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía.

ACUERDA:

ART. 1º—Definición del comité de auditoría. Es un órgano eminentemente de asesoría y apoyo de la junta directiva, que depende de esta, encargado de la evaluación del sistema de control interno de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, así como de su mejoramiento continuo; en ningún momento sustituye la responsabilidad colegiada que le corresponde a la junta directiva de la entidad, por lo que este se limita a servir de apoyo al máximo órgano en la toma de decisiones relacionadas con el sistema de control interno y el mejoramiento de este.

ART. 2º—Integración del comité. El comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía estará integrado por tres (3) miembros de la junta directiva u órgano equivalente, quienes serán designados por la misma y su periodo será el mismo fijado como miembro de la junta directiva, contado a partir de la fecha de su designación en la sesión de junta respectiva, sus miembros deberán tener experiencia y conocimientos en los temas relacionados con las funciones asignadas al mencionado órgano social y ser en su mayoría independientes a la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía; además de cumplir con los requisitos exigidos por las circulares externas 14 y 38 de 2009, incorporadas por la Circular Externa 29 de 2014.

Se deberá procurar que los periodos de permanencia de los miembros no sean coincidentes, de forma tal que el comité siempre pueda contar con un miembro experimentado en las funciones del mismo.

PAR. 1º—Las decisiones del comité de auditoría se tomarán por mayoría simple.

PAR. 2º—Los miembros del comité de auditoría de la entidad podrán ser reelegidos para el periodo siguiente, siempre que ostenten la calidad de miembros permanentes o delegados de la junta directiva.

ART. 3º—Deberes de los miembros del comité de auditoría. Los integrantes del comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, además de las responsabilidades que les corresponden por ser miembros del comité, deberán:

a) Asistir a las reuniones ordinarias o extraordinarias a las que sean convocados;

b) Justificar su inasistencia al comité dentro de los cinco días hábiles a la celebración de la respectiva sesión del comité;

c) Preparar los temas que van a tratarse en cada una de las reuniones a las que asistan;

d) Abstenerse de participar en deliberaciones y decisiones en asuntos que puedan implicar conflicto de interés.

ART. 4º—Presidente y secretario técnico. El comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía tendrá un presidente y secretario técnico designados de la siguiente manera:

El presidente del comité de auditoría será designado por la junta directiva para un periodo de un (1) año, será seleccionado por votación mayoritaria de la totalidad de los miembros presentes en la junta directiva, así mismo designarán al presidente suplente del comité de auditoría para un periodo igual, que reemplazará al presidente principal elegido en sus faltas temporales o absolutas.

El secretario técnico del comité de auditoría será el jefe de la oficina de control interno de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía.

ART. 5º—Funciones del presidente del comité de auditoría. Son funciones del presidente del comité de auditoría.

a) Servir de intermediario en la comunicación con los órganos y dependencias internas;

b) Presidir las reuniones del comité y velar porque sus actuaciones se ajusten dentro de los parámetros de este acuerdo y de la legislación que rige la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía;

c) Presentar ante la junta directiva de la entidad, la información y recomendaciones obtenidas en desarrollo de sus funciones;

d) Mantener informada a la junta directiva sobre todo lo relacionado con sus funciones, dejando un soporte documental que permita a los nuevos miembros del comité conocer de la información requerida para el ejercicio de sus funciones.

PAR. ÚNICO.—El suplente del presidente del comité, desarrollará las funciones del presidente principal en caso de faltas temporales o absolutas del mismo.

ART. 6º—Funciones del secretario técnico del comité de auditoría.

a) Apoyar al presidente del comité en el cumplimiento de sus funciones;

b) Convocar a las reuniones consultando la periodicidad con la cual se deben adelantar, y en todo caso cuando lo considere conveniente, o por solicitud de cualquiera de sus miembros, de acuerdo con lo dispuesto en el presente reglamento;

c) Convocar a los miembros del comité y a los invitados a este, confirmando su asistencia a la respectiva sesión;

d) Elaborar las actas de las reuniones que adelante el comité de auditoría;

e) Conservar el archivo de las actas del comité, velando por la seguridad y conservación de la información y documentación que con ocasión de las actividades del comité de auditoría, tenga bajo su responsabilidad;

f) Hacer seguimiento a los compromisos acordados en las sesiones del comité de auditoría y su cumplimiento;

g) Las demás que se le asigne el presidente, sin perjuicio que las actividades del comité deban desarrollarse con la colaboración de sus tres (3) integrantes.

ART. 7º—Funciones del comité. El comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía tendrá las siguientes funciones:

1. Proponer para aprobación de la junta directiva, la estructura, procedimientos y metodologías necesarios para el funcionamiento del sistema de control interno.

2. Presentar a la junta directiva, las propuestas relacionadas con las responsabilidades, atribuciones y límites asignados a los diferentes cargos y áreas respecto de la administración del sistema de control interno, incluyendo la gestión de riesgo.

3. Evaluar periódicamente la estructura del sistema de control interno de la entidad de forma tal que se pueda establecer si los procedimientos diseñados se adecúan a los parámetros del MECI y protegen razonablemente los activos de la entidad, así como los de terceros que administre o custodie, y si existen controles para verificar que las transacciones están siendo adecuadamente autorizadas y registradas.

4. Informar a la junta directiva sobre el no cumplimiento de la obligación de los administradores de suministrar la información requerida por los órganos de control para la realización de sus funciones.

5. Velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en las normas que resulten aplicables de acuerdo con la naturaleza jurídica de la entidad, verificando que existen y se apliquen los controles necesarios.

6. Estudiar los estados financieros de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía y elaborar el informe correspondiente para someterlo a consideración de la junta directiva, con base en la evaluación no solo de los proyectos correspondientes, con sus notas, sino también de los dictámenes, observaciones de las entidades de control, resultados de las evaluaciones efectuadas por los comités competentes y demás documentos relacionados con los mismos.

7. Proponer a la junta directiva los programas y controles para prevenir, detectar y responder adecuadamente a los riesgos de fraude y mala conducta, entendiendo por fraude un acto intencionado cometido para obtener una ganancia ilícita, y por mala conducta, violación de leyes, reglamentos o políticas internas, y evaluar la efectividad de dichos programas y controles.

8. Recomendar a la junta directiva las prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

9. Supervisar las funciones y actividades de la auditoría interna u órgano que haga sus veces, con el objeto de determinar su independencia y objetividad en relación con las actividades y procesos que audita, y el cumplimiento de los planes, sistemas de control para determinar la existencia de limitaciones que impidan su adecuado desempeño y verificar si el alcance de su labor satisface las necesidades de control de la entidad y los resultados obtenidos por cada una de las dependencias de la entidad.

10. Efectuar seguimiento a los niveles de exposición de riesgo, sus implicaciones para la entidad y las medidas adoptadas para su control o mitigación, por lo menos cada seis (6) meses, o con una frecuencia mayor si así resulta procedente, y presentar a la junta directiva un informe sobre los aspectos más importante de la gestión realizada.

11. Evaluar los informes de control interno practicados por los auditores internos, la contraloría, contralor normativo u otros órganos, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones.

12. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.

13. Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones dadas por la junta directiva, en relación con el sistema de control interno.

14. Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones.

15. Analizar el funcionamiento de los sistemas de información, su confidencialidad e integridad para la toma de decisiones.

16. Presentar al máximo órgano social, por conducto de la junta directiva, los candidatos para ocupar el cargo de revisor fiscal, sin perjuicio del derecho de los accionistas de presentar otros candidatos en la respectiva reunión. En tal sentido, la función del comité será recopilar y analizar la información suministrada por cada uno de los candidatos y someter a consideración del máximo órgano social los resultados del estudio efectuado.

17. Establecer su propio reglamento interno.

18. Elaborar el informe que la junta directiva deberá presentar al máximo órgano social respecto al funcionamiento del sistema de control interno, el cual deberá incluir entre otros aspectos:

a) Las políticas generales establecidas para la implementación del sistema de control interno de la entidad;

b) El proceso utilizado para la revisión de la efectividad del sistema de control interno, con mención expresa de los aspectos relacionados con la gestión de riesgos;

c) Las actividades más relevantes desarrolladas por el comité de auditoría;

d) Las deficiencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las medidas adoptadas, incluyendo entre otros temas aquellos que pudieran afectar los estados financieros y el informe de gestión;

e) Las observaciones formuladas por los órganos de supervisión y las sanciones impuestas, cuando sea del caso;

f) Presentar la evaluación de la labor realizada por la oficina de control interno, incluyendo entre otros aspectos el alcance del trabajo desarrollado, la independencia de la función y los recursos que se tienen asignados.

19. Las demás que le fije la junta directiva, en su reglamento interno.

ART. 8º—Convocatoria a las reuniones del comité de auditoría.

El presidente del comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, por conducto del secretario técnico del comité, convocará a sesiones ordinarias a los miembros con cinco (5) días hábiles de antelación a la celebración de la respectiva sesión.

En el caso de las reuniones extraordinarias, que serán convocadas por el secretario técnico del comité o por cualquiera de sus miembros, la convocatoria se realizará con tres (3) días de anticipación, o en un término menor cuando la situación de urgencia lo amerite.

El comité podrá convocar a sesiones no presenciales, mediante correo electrónico enviado por el secretario técnico del comité, comunicación que contendrá el orden del día y la información necesaria para que cada miembro del comité haga su pronunciamiento por el mismo medio al correo electrónico institucional del que convoca.

Para la convocatoria a las diferentes reuniones, esta se hará por medio de una comunicación escrita para cada miembro del comité de auditoría, la cual se remitirá de acuerdo con los medios de comunicación disponibles, sean estos electrónicos o físicos, donde también se enviará el orden del día de la sesión, junto con el material y la información necesaria para la deliberación de los mencionados escritos y se dejará copia impresa en la carpeta que para tal efecto se disponga.

ART. 9º—Periodicidad de las sesiones del comité de auditoría. El comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía deberá reunirse durante el año por lo menos cada tres (3) meses, o con una frecuencia mayor cuando lo ameriten los resultados de las evaluaciones del sistema de control interno.

A las reuniones de comité de auditoría pueden ser citados con la frecuencia que sea necesaria, con el fin de suministrar las explicaciones pertinentes acerca de asuntos de control interno, el gerente de la entidad, los subgerentes, el jefe de control interno, el revisor fiscal, así como otros funcionarios de la entidad que el comité considere necesario o conveniente del nivel directivo, asesor o jefes de área, quienes participarán como invitados a la respectiva sesión del comité.

ART. 10.—Quórum decisorio. El comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía podrá sesionar válidamente con la asistencia de dos (2) de los tres (3) miembros.

PAR. 1º—Las decisiones del comité de auditoría se tomarán por mayoría simple.

PAR. 2º—En el evento de existir un empate en la votación, se convocará una sesión extraordinaria del comité de auditoría, a la que asistirán los tres miembros, con el fin de realizar el desempate y adoptar la decisión correspondiente.

ART. 11.—Registro de las decisiones del comité de auditoría. El comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía registrará las decisiones y actuaciones por él surtidas en actas, que deberán cumplir con lo estipulado en el artículo 189 del Código de Comercio, serán suscritas por los miembros del comité y el secretario técnico.

Los documentos que conozca el comité y que sean el soporte de las decisiones adoptadas, así como los de los informes que deba presentar el comité de auditoría en ejercicio de sus funciones, formarán parte integral de las actas, por lo que, en caso de no trascribirse, deberán ser anexados a las mismas y foliarse.

El secretario técnico del comité de auditoría, velará por la adecuada conservación y preservación de las actas, atendiendo lo dispuesto en las normas documentales.

ART. 12.—Informes del comité de auditoría. El comité de auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía elaborará un informe anual del resultado de su gestión y las actividades desarrolladas en el periodo a informar, y hará mención expresa de la gestión de riesgos de la entidad, dicho informe deberá ser presentado a la junta directiva, quien lo aprobará para ser presentado ante la asamblea general en la respectiva sesión.

Cuando se realice y exponga el mencionado informe, este formará parte de las actas, documentos que serán presentados a la junta directiva para su conocimiento.

En caso de situaciones que revistan especial importancia para la entidad o circunstancias extraordinarias que así lo ameriten, el comité de auditoría elaborará un informe dirigido a la junta directiva y a la gerencia general de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía.

ART. 13.—Relación funcional del comité de auditoría. En ejercicio de sus funciones legales y reglamentarias, el comité de auditoría de la entidad, articulará sus actividades y establecerá los canales de comunicación adecuados con las siguientes instancias:

1. Junta directiva: Al ser un órgano de apoyo de la junta directiva de la entidad en materia de control interno.

2. Gerencia general: Por ser el responsable del desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas.

3. Revisoría fiscal: Al ser un facilitador en el estudio y evaluación del sistema de control interno que debe adelantar dicho órgano.

4. Oficina de control interno: Como órgano de evaluación independiente y objetiva del sistema de control interno y su función de comunicación con los entes externos, requiere una comunicación permanente con el comité de auditoría.

ART. 14.—Interpretación del presente reglamento. El presente documento que contiene las disposiciones atinentes al comité de auditoría de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, y, en desarrollo de lo reglado por el ente de vigilancia y control se interpretará en primer lugar, observando lo ordenado por la Superintendencia Financiera de Colombia en la materia, posteriormente, por lo ordenado en las leyes 973 de 2005 y 1305 de 2009, el estatuto de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía y la jurisprudencia que le sea aplicable.

ART. 15.—Vigencia. Este reglamento rige a partir de su aprobación por parte de la junta directiva de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, y deroga todas las disposiciones anteriores que le sean contrarias.

ART. 16.—Modificaciones y reformas al reglamento del comité de auditoría. El presente reglamento será modificado o reformado por la junta directiva de acuerdo con las circunstancias de la entidad y la entrada en vigencia de nuevas normas que dispongan otras situaciones no contempladas en este reglamento.

Dado en Bogotá, D.C., a 28 de junio de 2016.