Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación

ACUERDO 6 DE 2015

(Septiembre 24)

“Por el cual se adopta el manual de contratación del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, Icfes”.

La Junta Directiva del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, Icfes,

en ejercicio de sus atribuciones legales y especialmente en las conferidas por el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009, “por la cual se fijan parámetros y criterios para organizar el sistema de evaluación de resultados de la calidad de la educación, se dictan normas para el fomento de una cultura de la evaluación, en procura de facilitar la inspección y vigilancia del Estado y se transforma el Icfes”, y por el numeral 4º del artículo 6º del Decreto 5014 de 2009, “por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, Icfes, y

CONSIDERANDO:

Que el inciso 1º del artículo 12 de la Ley 1324 del 13 de julio de 2009 dispuso la transformación del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación Superior, Icfes, en una empresa estatal de carácter social del sector educación nacional, entidad pública descentralizada del orden nacional, de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional;

Que a su vez el inciso 2º del artículo 12 ibídem estableció como órganos de dirección y administración a la junta directiva y al representante legal del Icfes;

Que respecto al régimen jurídico del Icfes, el mismo artículo dispuso que los actos que realice el Icfes para el desarrollo de sus actividades, estarán sujetos a las disposiciones del derecho público;

Que frente al régimen de contratación que el Icfes debe aplicar, en desarrollo de su objeto y en razón a su naturaleza especial, se sujetará a las disposiciones del derecho privado;

Que no obstante lo anterior, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, el cual ordena que las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del estatuto general de contratación de la administración pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal;

Que el Decreto 1082 de 2015, “por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional”, el cual recopiló entre otros el Decreto 1510 de 2013, “por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública”, en lo relacionado con contratación estatal, define como partícipes del sistema de compras y contratación pública, entre otros, a las entidades estatales que adelantan procesos de contratación;

Que así, de forma general son entidades estatales todos los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos, sin que el régimen de contratación aplicable sea relevante. De esta forma, hacen parte del sistema de compras y contratación pública las entidades estatales regidas por las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, así como las demás entidades estatales que adelantan procesos de contratación de conformidad con un régimen contractual distinto previsto en la ley;

Que el artículo 2.2.1.2.5.3 manual de contratación del Decreto 1082 de 2015, dispone que “Las entidades estatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente (D. 1510/2013, art. 160)”;

Que según lo anterior, aun cuando el Icfes cuenta con un régimen de contratación especial, el mismo debe ajustarse a unas reglas previamente definidas y adoptadas por la entidad, y conocidas por el público interesado;

Que mediante la Resolución Icfes 127 del 26 de enero de 2010, la directora general de la época, expidió el manual de contratación de la entidad, en cumplimiento de lo ordenado por la junta directiva en el Acuerdo 3 del 15 de enero de 2010, modificada a su vez, por las resoluciones 200 y 2014 del mismo año;

Que posteriormente, la junta directiva mediante el Acuerdo 14 del 26 de agosto de 2011 modificó el manual de contratación adoptado por la Resolución Icfes 127 del 26 de enero de 2010;

Que teniendo en cuenta que la última modificación que se realizó al manual de contratación de la entidad data del año 2011, y que las normas que regulan a nivel nacional el sistema de compras y contratación pública han tenido importantes innovaciones en los últimos 3 años, es necesario que el Icfes ajuste sus políticas de contratación a las mismas, con el fin de propender porque los procesos que se llevan en el instituto se fundamenten en políticas normativas que estén encaminadas hacia una mayor efectividad y transparencia de las operaciones, lo cual garantizará, el cumplimiento del plan anual de compras y del plan de acción que establezca la entidad;

Que según el numeral 4º del artículo 6º del Decreto 5014 de 2009, “por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, Icfes” a la junta directiva le corresponde la función de expedir el manual de contratación de la entidad;

Que en la reunión de la junta directiva que se celebró el día 24 de septiembre de 2015, según consta en el acta 60, se aprobó la adopción del nuevo manual de contratación del Icfes;

Que en mérito de lo expuesto se,

ACUERDA:

ART. 1º—Adoptar el manual de contratación del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, Icfes, el cual desarrolla los principios generales y determina las reglas aplicables a la gestión de su actividad contractual.

ART. 2º—El siguiente será el texto del nuevo manual de contratación del Icfes:

"TÍTULO I

Aspectos generales

ART. 1º—Objeto. Este manual de contratación contiene los procedimientos y las reglas, bajo las cuales se tramitará la selección de los contratistas que se requieren para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009 según el cual corresponde al Icfes “ofrecer el servicio de evaluación de la educación en todos sus niveles y adelantar investigación sobre los factores que inciden en la calidad educativa, con la finalidad de ofrecer información para mejorar la calidad de la educación. De la misma manera el Icfes podrá realizar otras evaluaciones que le sean encargadas por entidades públicas o privadas y derivar de ellas ingresos, conforme a lo establecido en la Ley 635 de 2000”.

ART. 2º—Régimen legal de los contratos. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009 y en concordancia con la previsión contenida en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, los contratos que celebre el Icfes se sujetarán a los principios consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, a las disposiciones del derecho privado y, al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en el estatuto de contratación estatal. De la misma manera, el Icfes podrá celebrar, bajo las reglas dispuestas para el efecto, los contratos y convenios de ciencia y tecnología así como los contratos de tipo asociativo que se autorizan en la Ley 489 de 1998.

ART. 3º—Principios que rigen la contratación en el Icfes. El Icfes en el desarrollo de su actividad contractual atenderá los principios de la función administrativa consignados en la Constitución, en el Código Contencioso Administrativo, CCA, y en la Ley 489 de 1998, en especial los siguientes:

a) Principio de igualdad. Este principio determina que en los procedimientos de selección todas las personas o entidades que tengan interés y se encuentren en las mismas situaciones de hecho y de derecho deben recibir tratamiento igualitario y, en consecuencia, en cada procedimiento deben disponerse condiciones que no impliquen discriminación o favorecimiento para ninguna en particular;

b) Principio de la buena fe. El postulado de la buena fe impone presumir que en la celebración y ejecución de los contratos, las partes actúan de manera honesta y leal, bajo los valores de la confianza, seguridad y credibilidad, que deben gobernar las relaciones contractuales; por tal razón, en todas sus actuaciones el Icfes se impondrá a sí mismo, y exigirá de sus contratistas el sometimiento a este principio;

c) Principio de moralidad. En atención a lo señalado por la Honorable Corte Constitucional el Icfes aplicará en materia contractual el concepto de moralidad administrativa que hace referencia al “conjunto de principios, valores y virtudes fundamentales aceptados por la generalidad de los individuos, que deben informar permanentemente las actuaciones del Estado, a través de sus organismos y agentes, con el fin de lograr la convivencia de sus miembros, libre, digna y respetuosa, así como la realización de sus asociados tanto en el plano individual como en su ser o dimensión social” y considerará que a diferencia de lo que puede suceder con la moral en general, en el campo de la moralidad administrativa existen conductas no solo generalmente aceptadas como inmorales, sino ilegales y hasta penalmente sancionadas, tales como el cohecho por dar u ofrecer, el tráfico de influencias y la celebración indebida de contratos...”;

d) Principio de eficacia. En virtud del principio de eficacia las medidas y reglas previstas en el presente manual se aplicarán de tal manera que sirvan efectivamente al cumplimiento del objeto y los fines de la empresa;

e) Principio de economía. En virtud de este principio los trámites previstos en este manual se adelantarán sin dilaciones o retardos injustificados, que impidan o retarden la selección objetiva de los contratistas. Asimismo, todos los funcionarios deberán considerar que los recursos económicos y de personal deben utilizarse con austeridad y de tal manera que se obtengan las mejores condiciones en materia de precio y forma de ejecución del contrato.

En desarrollo de este mismo principio, los encargados de la contratación deben abstenerse de rechazar los ofrecimientos por la ausencia de requisitos o falta de documentos que no afecten sustancialmente la oferta o aquellos no necesarios para la comparación de las propuestas;

f) Principio de celeridad. En virtud del principio de celeridad, los funcionarios impulsarán de manera oficiosa los procedimientos, suprimirán los trámites innecesarios, utilizarán y exigirán únicamente el trámite de formas y formatos que sirvan para llevar a cabo en forma ágil la evaluación de las propuestas u ofrecimientos y considerarán todos los argumentos y pruebas que presenten los interesados;

g) Principio de imparcialidad. Bajo este postulado los funcionarios encargados de adelantar los procedimientos de selección y la vigilancia y control de la ejecución de los contratos actuarán sin considerar ninguna clase de discriminación y tratarán de forma igualitaria a todos los proponentes y contratistas, al tiempo que exigirán única y exclusivamente el cumplimiento de las reglas previstas en cada caso y el ajuste de las ofertas a las condiciones y características objetivas dispuestas para el efecto;

h) Principio de publicidad. En desarrollo del principio de publicidad, el Icfes suministrará, a través de su página web o de los medios de que disponga, información previa y suficiente a la comunidad sobre los procedimientos que adelante y los contratos que celebre, detallando las condiciones esenciales de cada negocio jurídico;

i) Principio de transparencia. Este principio impone que los procedimientos de selección, además de promover la competencia deban realizarse con base en criterios definidos de selección objetiva y bajo reglas claras que garanticen la imparcialidad e igualdad de oportunidades entre los invitados a contratar;

j) Principio de la autonomía de la voluntad. En virtud de este principio el Icfes podrá celebrar cualquier contrato lícito y deberá cumplirlo de acuerdo con las disposiciones civiles y comerciales y el presente manual;

k) Principio de la confidencialidad. En virtud de este principio, el Icfes y el contratista deben mantener la reserva de la información que sea suministrada por las partes con ocasión de los procedimientos de selección o los contratos que suscriban, siempre que legalmente esté sometida a dicha limitación, efecto para el cual podrán acordar obligaciones encaminadas a su protección, de conformidad con las normas existentes sobre la materia y la costumbre mercantil;

l) Principio de la libre competencia. En virtud de este principio el Icfes adoptará en sus procedimientos de selección los mecanismos que garanticen la participación de los eventuales oferentes, en condiciones tales que no impliquen restricciones técnicas, legales o económicas injustificadas.

m) (Nota: Adicionado por el Acuerdo 2 de 2017 artículo 1° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

ART. 4º—De la competencia para la celebración de los contratos. La celebración de los contratos del Icfes se realizará por el director, en su calidad de representante legal. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 9º y siguientes, de la Ley 489 de 1998, el numeral 14 del artículo 9º del Decreto 5014 de 2009 y la Resolución 21 de 2010, por la cual se establece el manual específico de funciones y competencias laborales del Icfes, el director cuenta con facultades para delegar total o parcialmente, la competencia para adelantar procedimientos de selección y celebrar contratos, sin perjuicio del deber de control y vigilancia que en todo caso le corresponde.

ART. 5º—De las inhabilidades e incompatibilidades y de los conflictos de interés. Toda persona que presente oferta o contrate con el Icfes deberá manifestar que no se encuentra incursa en causal alguna de inhabilidad o incompatibilidad para contratar. Esta manifestación se entenderá expresada con la aceptación o suscripción de la oferta y/o del contrato que debe celebrarse mediante escrito, salvo situaciones urgentes que lo impidan.

En los procedimientos de selección que adelante el Icfes y en los contratos que esta celebre, se aplicarán las reglas sobre inhabilidades e incompatibilidades aplicables para la contratación estatal, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, así como las previstas en la Ley 1474 de 2011.

En desarrollo de lo estipulado en los estatutos y demás normas pertinentes, quienes intervienen en la actividad contractual deben evitar conflictos entre sus intereses personales y los de la entidad.

TÍTULO II

Aspectos precontractuales

ART. 6º—De la planeación. El Icfes atendiendo al principio de planeación y en cumplimiento de su misión deberá propender por la definición oportuna y suficiente de las necesidades de contratación. En tal sentido, la empresa debe, no solamente definir sus necesidades de contratación para una o varias vigencias fiscales, cuantificar sus costos y definir sus prioridades, sino, también, elaborar un plan anual de compras que recogerá la totalidad de las necesidades de la entidad y se sujetará al presupuesto aprobado para la vigencia fiscal correspondiente.

Para tales efectos debe además realizar un análisis y estudio de mercado que servirá de soporte para la elaboración de los estudios previos y de los pliegos de condiciones.

ART. 7º—El proyecto de pliego de condiciones. El Icfes, en aquellos casos en que la modalidad de selección sea el procedimiento de invitación pública, debe elaborar y publicar, un proyecto de pliego de condiciones e incluir en este la información que más adelante se señala, así como aquella que considere pertinente y haya obtenido al realizar el respectivo estudio previo y de mercado.

Lo anterior, con el fin que, previo a la apertura del procedimiento de invitación pública, la empresa pueda recibir de los posible interesados, observaciones que pueden resultar útiles para la fijación de las reglas definitivas que habrán de regir el respectivo proceso de selección, así como, para la definición adecuada de las características técnicas y económicas del bien o el alcance de los servicios que pretende contratar.

El proyecto de pliego de condiciones deberá contener como mínimo:

a) La descripción técnica, detallada y completa del bien por adquirir y/o la descripción del alcance de los servicios o el detalle de la obra requeridos;

b) La modalidad del proceso;

c) Los requisitos para participar y determinar cuáles proponentes están debidamente habilitados, dentro de los estos, además de la capacidad jurídica, se incluirán los relativos a la capacidad técnica, operacional, administrativa y financiera de los eventuales oferentes y cualquier otro que se requiera, de acuerdo con el objeto del contrato;

d) Los documentos que acrediten las condiciones habilitantes, así como los demás documentos que deben presentarse con la propuesta;

e) La determinación de lo que constituye la oferta y que por ende será objeto de la verificación de cumplimiento de las condiciones exigidas, así como, de calificación y asignación de puntaje;

f) Los criterios objetivos y factores de evaluación y calificación técnica y económica que permitirán escoger la mejor oferta y adjudicar el contrato y su justificación;

g) Los criterios que se aplicarán en caso de que dos o más ofertas obtengan la misma calificación y los incentivos cuando a ello haya lugar;

h) El presupuesto oficial;

i) Las condiciones generales de la contratación y, de resultar pertinente, el proyecto de la minuta del contrato, así como las medidas o forma de supervisión que habrán de aplicarse;

j) Causales de rechazo de la oferta;

k) Las garantías que deben constituirse y las condiciones en que deben otorgarse;

l) Supervisión y/o interventoría;

m) Plazo para la expedición de adendas;

n) Cronograma del proceso de selección.

o) (Nota: Adicionado por el Acuerdo 2 de 2017 artículo 2° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

PAR.—No será necesario para publicar el proyecto de pliego de condiciones, contar con el certificado de disponibilidad presupuestal.

ART. 8º—Publicación del proyecto de pliego. En el caso de las invitaciones abiertas, el proyecto de pliego de condiciones debe ser publicado de acuerdo con las normas que le sean exigibles. Asimismo, se publicará, por un término mínimo de tres (3) días hábiles, junto los documentos de planeación y los estudios previos y de mercado que sirvieron de base para la elaboración de los mismos. Dicha publicación debe efectuarse en la página web de la empresa o en el medio que la entidad considere pertinente.

El Icfes, con el fin de asegurar la comprensión del pliego de condiciones, analizará y estudiará todas las observaciones que los eventuales oferentes presenten respecto del proyecto y realizará las modificaciones que resulten pertinentes. Lo anterior no implica obligación alguna de referirse o pronunciarse respecto de cada una de ellas.

ART. 9º—Modificación del proyecto de pliego de condiciones. El proyecto de pliego de condiciones o el documento que contiene las condiciones de selección y contratación, podrá ajustarse o modificarse antes de que la entidad adopte la decisión de ordenar la apertura del proceso de invitación abierta.

En todo caso, la publicación del proyecto de pliego de condiciones no obliga a la entidad a dar apertura al procedimiento de invitación abierta.

TÍTULO III

De los procedimientos de selección

CAPÍTULO 1

Modalidades y criterios

ART. 10.—Modalidades. El Icfes seleccionará a sus contratistas a través de las siguientes modalidades y procedimientos:

a) Invitación abierta: Procedimiento de selección a través del cual el Icfes convoca e invita públicamente a presentar ofertas, a personas indeterminadas naturales o jurídicas, nacionales y/o extranjeras, o a entidades que tengan capacidad para contratar, dentro de las cuales, con base en los factores objetivos definidos en el respectivo pliego de condiciones, selecciona aquella que presente la oferta más favorable para la entidad. La invitación se surtirá a través de los medios que disponga la ley para el efecto y mediante publicación en la página web de la entidad o utilizando medios masivos idóneos, tales como Internet, publicación de avisos en lugares visibles o accesibles de la empresa, entre otros;

b) Invitación cerrada: Procedimiento de selección a través del cual el Icfes convoca e invita a determinadas personas, naturales o jurídicas, nacionales y/o extranjeras y a entidades que tengan capacidad para contratar, a presentar ofertas, dentro de las cuales será seleccionada aquella que, con base en los factores objetivos definidos en la respectiva invitación, presente la más favorable para la entidad. El número de invitados no podrá ser inferior a dos y las invitaciones, junto con el documento que contiene las condiciones de selección y contratación se remitirán a la dirección de las empresas que aparezcan registradas en las bases de datos de la entidad o en cualquier otra fuente de información.

En este tipo de procedimiento, la entidad podrá exigir como requisito para participar, que los proponentes se encuentren inscritos y habilitados en el directorio de proveedores a que se refiere el artículo 30 del presente manual;

c) Contratación directa: Procedimiento mediante el cual el Icfes invita a una persona natural o jurídica, nacional y/o extranjera, y/o a cualquiera que de acuerdo con la ley tenga capacidad para contratar, a suscribir un contrato con la entidad. El Icfes podrá utilizar el procedimiento dispuesto para la contratación directa, únicamente en los casos previstos en el presente manual. En cada caso el director deberá justificar por escrito, el uso de esta modalidad de contratación;

d) Invitación a inscritos en la lista de habilitados: Procedimiento a través del cual el Icfes, sin importar la cuantía, invita a presentar una oferta a aquellas personas que han sido previamente habilitadas por cumplir los requisitos exigidos para ser inscritas en la lista que la entidad disponga para el efecto.

Este procedimiento podrá utilizarse para la selección de los contratistas que se requieran para el suministro de bienes, obras o servicios que sean calificados por la junta directiva como críticos o de especial relevancia.

El Icfes divulgará los requerimientos para la inscripción en esta lista, así como todo lo relativo al trámite que deben surtir los interesados en obtener la habilitación.

PAR.—(Nota: Adicionado por el Acuerdo 2 de 2017 artículo 3° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

ART. 11.—Criterios para determinar el procedimiento. El Icfes adelantará los procedimientos de selección de acuerdo con lo siguiente:

a) Invitación abierta. Cuando el precio de los bienes, obras o servicios por contratarse sea superior a novecientos salarios mínimos legales mensuales (900 smlmv), salvo que por la naturaleza del contrato, por decisión de la junta directiva y/o por razón de su objeto, procediere otro procedimiento de los regulados en el presente manual;

b) Invitación cerrada. El procedimiento de invitación cerrada se aplicará en los siguientes casos:

i) Cuando se trate de bienes que por razones técnicas, tecnológicas, de seguridad o confidencialidad deban ser adquiridos o suministrados por empresas, firmas o personas determinadas;

ii) Cuando las prestaciones requeridas correspondan al suministro de bienes y/o servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización. En estos casos, el Icfes podrá utilizar el mecanismo de subasta inversa o la adquisición a través de bolsas de productos;

iii) Cuando el valor del bien, obra o servicio por contratarse sea igual o inferior a novecientos salarios mínimos legales mensuales (900 smlmv) y superior a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 smlmv), salvo que, por razón de condiciones diferentes al precio, deba aplicarse otro procedimiento de selección regulado en el presente manual;

c) Contratación directa. El Icfes seleccionará de manera directa, en los siguientes casos:

i) Cuando el valor del bien, obra o servicio por contratarse sea igual o inferior cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 smlmv);

ii) Cuando exista un solo proveedor de los bienes, equipos, o elementos que se pretenden adquirir, circunstancia que debe surgir del estudio de mercado, y la cual debe estar acreditada por el proponente;

iii) Cuando se trate de trabajos o servicios que por su naturaleza o complejidad solamente puedan encomendarse o ejecutarse por personas determinadas;

iv) Cuando se trate de la contratación de servicios profesionales que se celebren en consideración a las calidades especiales de la persona que se contrata;

v) Cuando se trate de una situación de urgencia extrema o manifiesta, que no permita llevar a cabo ninguno de los procedimientos de selección establecidos en el presente manual, circunstancia que debe ser certificada por escrito por el director de la entidad;

vi) Cuando se trate de la compra o arriendo de bienes inmuebles que requiera el Icfes;

vii) Cuando se trate de contratos que deban celebrarse con el titular del derecho de propiedad intelectual o su representante;

viii) Cuando se trate de la compra o el suministro de materiales, equipos, repuestos o insumos de fabricantes o distribuidores únicos o exclusivos o por requerirse técnicamente, de marcas determinadas;

ix) Cuando dentro del procedimiento de selección (invitación abierta o invitación cerrada) no se presente ninguna propuesta, ninguna se ajuste a lo previsto y exigido en el pliego de condiciones o invitación, o cuando el procedimiento de selección resulte fallido;

d) Invitación a inscritos en la lista de habilitados. Cuando se trate del suministro o adquisición de bienes, servicios o la ejecución de obras que la entidad haya calificado como críticos o de especial relevancia.

PAR. 1º—Sin perjuicio de las reglas y criterios antes indicados, la junta directiva de la empresa podrá decidir, una vez analizado el caso y teniendo en cuenta la naturaleza especial del objeto a contratar, la complejidad de las características técnicas, o el impacto de la contratación en los proyectos y planes del Icfes, que no se requerirán varias ofertas y autorizar la aplicación de un procedimiento diferente a los que con base en la cuantía y demás criterios se prevén en este manual.

Esta decisión tendrá como principio fundamental la selección objetiva, y los principios establecidos en el artículo 3º del presente manual de contratación.

CAPÍTULO 2

Reglas generales aplicables a los procedimientos de selección

ART. 12.—Publicidad de los documentos y actos. El Icfes publicará en su página web o en el medio que considere idóneo, la siguiente documentación expedida en desarrollo de sus procedimientos de selección:

a) El proyecto de pliego de condiciones, en el caso de la invitación abierta, y los estudios previos y de mercado;

b) El pliego de condiciones y sus adendas, en el caso de invitación abierta, o el documento que contiene la invitación y las condiciones de selección y contratación;

c) Las solicitudes de aclaración presentadas por los interesados así como la respuesta a cada una de ellas;

d) Los informes de verificación y evaluación, las observaciones a los informes que hayan presentado los diferentes proponentes, y las correspondientes respuestas, el informe final y la decisión de adjudicación o selección de contratista, o de declaratoria de fallido.

ART. 13.—Utilización de medios electrónicos. Los procedimientos de selección podrán tramitarse por medios electrónicos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 527 de 1999, siempre que se cuente con los recursos necesarios para hacerlo.

ART. 14.—El pliego de condiciones definitivo, o documento que contiene la invitación y las condiciones de selección y contratación. El pliego de condiciones o el documento que contiene la invitación y las condiciones de selección y contratación debe incluir, como mínimo, la siguiente información.

a) El objeto del contrato, la descripción técnica, detallada y completa del bien, el alcance de los servicios o el detalle de la obra requerida;

b) La modalidad de selección del contratista, los fundamentos jurídicos que soportan dicha modalidad;

c) Los requisitos y condiciones para participar de acuerdo con el objeto del contrato;

d) Las reglas especiales que rigen dicho procedimiento, tales como el plazo de presentación de la oferta, documentos que deben presentarse simultáneamente con la oferta, factores y criterios de evaluación que determinarán la oferta más favorable;

e) El presupuesto oficial (disponibilidad presupuestal) y cronograma;

f) Las condiciones generales de la contratación. La información relativa a las condiciones generales implica precisar lo requerido precisando la calidad, cantidad, alcance o dimensiones del bien obra o servicio, así como el tipo de contrato que celebrará con quien resulte seleccionado. De la misma manera deben precisarse: la forma de pago, las garantías que habrán de constituirse para amparar los riesgos previsibles y las condiciones en que deben otorgarse.

g) (Nota: Adicionado por el Acuerdo 2 de 2017 artículo 4° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

PAR. 1º—No se requerirá pliego de condiciones en los casos de contratación directa

ART. 15.—El pliego de condiciones o documento que contiene la invitación y las condiciones de selección y contratación podrá prever y/o contener, una disposición según la cual, una vez surtida la verificación de las condiciones jurídicas, financieras y técnicas, se adelantarán fases o etapas de negociación con el fin de obtener las mejores condiciones económicas y/o competitivas para la empresa.

ART. 16.—Presentación de las propuestas. Se exigirá que las propuestas se presenten por escrito y en idioma castellano, y que sean entregadas en sobre cerrado en original y copia, en la forma y oportunidad exigidas, cumpliendo las demás condiciones de selección y contratación establecidas en el presente manual y en el respectivo pliego de condiciones o en el documento que contiene la invitación y las condiciones de selección y contratación.

No obstante lo anterior, el Icfes podrá autorizar la presentación de propuestas por correo certificado, fax, mensaje de datos o medios electrónicos, siempre que se cumplan los requisitos establecidos en el pliego de condiciones o en el documento que contiene la invitación y las condiciones de selección y contratación, así como, las previsiones dispuestas en la Ley 527 de 1999 y demás normas relativas a los documentos electrónicos. En estos casos, la empresa deberá garantizar, hasta su apertura, la confidencialidad de las ofertas recibidas.

Igualmente podrá incluirse la posibilidad de presentar propuestas alternativas, caso en el cual se consignarán de manera clara y precisa las condiciones para su evaluación y aceptación.

Se exigirá que toda propuesta contenga la aceptación expresa de las condiciones de la contratación, así como, la manifestación relativa al conocimiento y aceptación de las reglas contenidas en este manual de contratación.

PAR.—(Nota: Adicionado por el Acuerdo 2 de 2017 artículo 5° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

ART. 17.—Aclaraciones y modificaciones al pliego de condiciones o el documento que contiene la invitación y las condiciones de selección y contratación y reuniones informativas. Los interesados o invitados podrán, dentro del periodo establecido para el efecto, solicitar por escrito, aclaraciones y/o modificaciones al pliego de condiciones o al documento que contiene la invitación y las condiciones de selección y contratación, el Icfes debe responder dichas solicitudes como mínimo con dos (2) días de antelación a la fecha del cierre. Estas solicitudes de aclaración o modificación y sus respuestas, en el caso de invitación abierta, deben publicarse en la página web de la entidad o en el medio que de acuerdo con el pliego de condiciones se haya considerado idóneo. Tratándose de modificaciones, estas deben efectuarse mediante adendas.

En el caso de invitación cerrada, las respuestas deben ser remitidas a la dirección indicada por los invitados interesados.

El Icfes podrá, si lo considera necesario, celebrar una reunión informativa con el fin de precisar el alcance de la contratación, así como resolver las dudas e inquietudes que le fueren planteadas por los interesados.

ART. 18.—Criterios de calificación y evaluación de las ofertas. El Icfes en los procedimientos de invitación abierta y cerrada establecerá los criterios y/o factores de evaluación y calificación que aplicará y la ponderación que respecto de los mismos efectuará para determinar, en términos de costo-beneficio, la propuesta más favorable para la empresa.

Dichos factores y/o criterios podrán consistir entre otros, en factores relacionados con el propio oferente, como son la experiencia, el cumplimiento de contratos anteriores, la evaluación de desempeño de proveedores y contratistas, la capacidad técnica, su organización, infraestructura y equipos, así como factores técnicos y económicos, entre otros los siguientes:

— Equipos ofrecidos

— Personal técnico propuesto

— Tecnología ofrecida

— Calidad del servicio poscontractual

— Aseguramiento o gestión de la calidad

— Cumplimiento de normas técnicas

— Transferencia de tecnología y actualización tecnológica

— Plazo

— Valor o precio

Además de los anteriores factores, el Icfes tendrá en cuenta la participación nacional/ extranjera y el origen de bienes y servicios, de acuerdo con lo previsto en la Ley 816 de 2003.

Tratándose de contratos cuyo objeto es la adquisición de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización, se tendrá el menor precio ofrecido, como único factor de evaluación.

La evaluación de las ofertas será realizada por un comité evaluador integrado por funcionarios de la entidad, o contratada con un tercero. Este será el encargado de verificar y revisar el cumplimiento de las condiciones habilitantes que confieren a los proponentes el derecho a la evaluación de sus ofertas y cotejar los ofrecimientos de quienes resulten habilitados, con los resultados que, en materia de precio y condiciones de mercado, hayan sido establecidos en el estudio elaborado por la entidad o con los resultados obtenidos de los asesores internos o externos que hayan sido designados o contratados para adelantarlo.

La evaluación de las propuestas debe realizarse dentro del término establecido. Se aplicarán para el efecto, los requisitos, factores y criterios de evaluación, su ponderación y el procedimiento establecido. El término dispuesto para la evaluación podrá ampliarse por el tiempo que el Icfes estime necesario, siempre que las ofertas se encuentren vigentes.

Durante esta etapa, el comité podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones y/o precisiones que considere necesarias en relación con los ofrecimientos presentados, así como la presentación de documentos y certificados que considere convenientes, y no se requieran para la calificación de las ofertas, ni influyan en la asignación de puntaje. En desarrollo de lo anterior, los proponentes no podrán adicionar ni modificar sus ofertas en aspectos que hayan sido considerados como factores de calificación.

ART. 19.—La selección del contratista. El Icfes seleccionará al proponente que haya presentado la oferta más favorable para la entidad. Esta decisión deberá proferirse dentro del término previsto en el pliego de condiciones o en el documento que contiene la invitación y las condiciones de selección y contratación. Dicho término podrá prorrogarse, siempre que no se hubiere vencido y las propuestas se mantuvieren vigentes.

La decisión, dentro del término que se establezca en el pliego de condiciones o en el documento que contiene las condiciones de selección y contratación, será comunicada por escrito a través del medio que resulte idóneo, oportuno y adecuado, al proponente que resulte favorecido. Con el fin de informar la decisión a todos los demás proponentes, será publicada en la página web de la empresa.

Si el proponente seleccionado para celebrar el contrato no acepta la decisión, se niega a suscribirlo o no lo hace dentro del término previsto en el pliego de condiciones o en el documento que contiene las condiciones de selección y contratación, el Icfes queda facultado para contratar, con el proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta fuere favorable para la empresa y estuviere vigente a la fecha. En este caso podrá igualmente, contratar directamente sin necesidad de agotar de nuevo, ninguno de los procedimientos de selección previstos en el presente manual.

ART. 20.—Suspensión de los procesos de selección. El Icfes podrá suspender el procedimiento de selección en cualquiera de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias de interés particular o general que requieran analizarse y que puedan afectar la normal culminación del proceso.

La decisión de suspender será adoptada por el ordenador del gasto o su delegado mediante comunicación en la que se señalará el término de la suspensión, la cual será publicada en la página web de la empresa.

ART. 21.—Cancelación de los procesos de selección. La empresa podrá cancelar el proceso de selección antes de la etapa de cierre y presentación de ofertas, mediante decisión motivada, cuando aparezcan circunstancias técnicas, operativas, económicas, de mercado, o de fuerza mayor, orden de autoridad o razones de utilidad o conveniencia que impidan la selección del proponente y puedan justificar esta decisión.

ART. 22.—Declaración de fallido del procedimiento de selección. El Icfes podrá declarar fallido el procedimiento de selección cuando no reciba ninguna propuesta, cuando ninguna de las presentadas resulte admisible o favorable para la entidad o, cuando ninguna cumpla con los requisitos, factores o condiciones previstos en el pliego de condiciones o en el documento que contiene las condiciones de selección y contratación.

La decisión correspondiente se comunicará a los proponentes a través del medio que resulte oportuno.

En caso de declararse fallido el proceso de selección (invitación abierta o invitación cerrada) la entidad podrá seleccionar al contratista directamente, de acuerdo con lo establecido en el numeral ix) del literal c) del artículo 11 del presente manual o podrá acudir nuevamente a los procesos inicialmente utilizados, a partir de la etapa de pliego de condiciones o invitación definitiva.

CAPÍTULO 3

Reglas particulares aplicables a los procedimientos de selección

ART. 23.—Reglas aplicables al procedimiento de selección del contratista mediante invitación abierta. El Icfes aplicará al procedimiento de invitación abierta, las siguientes reglas:

1. Publicará un aviso y el pliego de condiciones, en la página web de la empresa y/o en lugares visibles y accesibles de las instalaciones del Icfes o en cualquier medio idóneo que garantice la publicidad del procedimiento, de acuerdo con lo previsto en el artículo 14 del presente manual.

Dicho aviso contendrá como mínimo, la siguiente información:

a) El objeto del contrato, esto es, las prestaciones que el Icfes requiere que le sean provistas;

b) Las características técnicas del bien o servicio requerido;

c) El plazo de ejecución, y el valor del presupuesto dispuesto para el efecto;

d) El lugar y la fecha de presentación de las ofertas, y

e) El lugar en el que los interesados pueden consultar el pliego de condiciones de la contratación.

f) (Nota: Adicionado por el Acuerdo 2 de 2017 artículo 6° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)

2. Vencido el término para presentar ofertas, el Icfes procederá a la apertura de los sobres y levantará un acta donde dejará constancia de los nombres o razón social de los oferentes. Concluido lo anterior, el Icfes, a través del comité de evaluación o de la persona que para el efecto haya designado, procederá a: (i) verificar y revisar el cumplimiento de las condiciones habilitantes que confieren a los proponentes el derecho a la evaluación de sus ofertas, (ii) cotejar los ofrecimientos recibidos con los resultados de los estudios previos y (iii) aplicar los factores de evaluación que se hubieren establecido en cada caso. Cumplido lo anterior, dentro del término dispuesto y en los términos que se consignan en el artículo 17 del presente manual, procederá a calificar las ofertas de los que resulten habilitados.

3. Culminada la etapa de revisión y evaluación de las ofertas, el Icfes publicará por un término mínimo de (3) tres días hábiles, en la página web de la entidad y en el lugar que la entidad haya indicado en el pliego de condiciones, los informes de verificación de las condiciones que habilitan la participación, y la evaluación de los aspectos técnicos y económicos de las propuestas presentadas. Durante este término, los participantes podrán presentar sus observaciones, que igualmente serán publicadas en la página web de la entidad, al día siguiente del vencimiento del plazo para presentarlas.

Posteriormente, en la fecha prevista en el pliego de condiciones, el evaluador presentará al director o a su delegado el informe final, que debe contener un pronunciamiento sobre las observaciones planteadas respecto de las propuestas, el orden de elegibilidad de las mismas y la recomendación de la que considera la mejor propuesta e indicará el proponente que en su opinión debe ser el adjudicatario del contrato.

4. El director o su delegado adoptará la decisión de adjudicación que será comunicada al proponente seleccionado, en el plazo previsto en el pliego de condiciones, a través del medio que resulte idóneo para tales fines.

ART. 24.—Reglas aplicables al procedimiento de selección del contratista mediante invitación cerrada. El Icfes en los procedimientos de invitación cerrada aplicará las siguientes reglas:

1. Enviará como mínimo a dos (2) personas nacionales y/o extranjeras, naturales y/o jurídicas o a las instituciones jurídicas que de acuerdo con la ley tengan capacidad para contratar, la invitación para presentar oferta o el documento que contiene las condiciones de selección y contratación.

2. Vencido el plazo para la presentación de las propuestas, el Icfes procederá a la apertura de los sobres y levantará un acta donde dejará constancia del nombre o razón social o identificación de los proponentes. Posteriormente, continuará con la revisión y verificación del cumplimiento de las condiciones habilitantes exigidas y procederá luego, dentro del término dispuesto y de acuerdo con lo que se dispone en el artículo 17 del presente manual, a evaluar y calificar las ofertas de los que resulten habilitados.

3. Revisadas y evaluadas las ofertas, el Icfes, dentro del término previsto en el documento que contiene la invitación y las condiciones de selección y contratación, publicará en la página web de la entidad o en el lugar previamente establecido, los informes de revisión de las condiciones que habilitan la participación y los de evaluación de los aspectos técnicos y económicos de las propuestas presentadas. Durante este término, los participantes podrán presentar sus observaciones que, igualmente, serán publicadas en la página web de la entidad, al día siguiente del vencimiento del plazo para presentarlas.

4. Concluido lo anterior, seleccionará al proponente que presente la propuesta más favorable para la entidad. Dicha decisión se comunicará al proponente seleccionado, en el término previsto en la invitación respectiva, a través del medio que resulte idóneo para tales fines.

ART. 25.—Reglas aplicables al procedimiento de selección del contratista que utilice el mecanismo de subasta inversa. Para la adquisición y suministro de bienes de condiciones técnicas uniformes, el Icfes podrá utilizar el mecanismo de subasta inversa, siempre que existan como mínimo dos (2) propuestas. Este procedimiento podrá adelantarlo directamente, o a través de terceros contratados por el Icfes y autorizados para realizar adquisiciones a través de bolsas de productos.

Se entiende por subasta inversa aquel mecanismo, presencial o electrónico, que utiliza la entidad para la adquisición de bienes y servicios que se encuentren estandarizados y que tengan las mismas características técnicas. Las condiciones de la subasta serán señaladas en los respectivos pliegos de condiciones o en el documento que contiene las condiciones de selección y contratación.

Cuando sea el Icfes quien adelante el procedimiento, lo surtirá en dos fases: En la primera se seleccionará a los oferentes que cumplan todos los requisitos técnicos y legales previstos en el pliego de condiciones o en el documento que contiene las condiciones de selección y contratación. En la segunda, los proponentes, que cumplieron en la fase inicial presentarán una primera oferta de precio. A continuación y durante el tiempo que se haya determinado para el efecto, los participantes, en igualdad de condiciones, pujarán hacia la baja de precios. La subasta culmina con la selección del proveedor que ofrezca el menor precio.

Los pliegos de condiciones determinarán el margen mínimo de mejora de ofertas, por debajo del cual los lances no serán aceptables.

Si algún oferente no hiciere uso de su derecho de puja y no presenta posturas adicionales, se tomará como definitiva su oferta inicial.

De lo anterior, se dejará constancia escrita en un acta que debe ser suscrita por los funcionarios responsables del procedimiento de selección.

En tales casos los bienes y servicios de características técnicas uniformes que son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos, el Icfes debe contar con una ficha técnica que debe contener, como mínimo:

1. Identificación del bien y sus características.

2. Unidad de medida.

3. Calidad mínima.

ART. 26.—Reglas aplicables al procedimiento de selección del contratista mediante invitación a inscritos en la lista de habilitados. A través de este procedimiento el Icfes seleccionará a los contratistas que requiera para la ejecución de obras o el suministro de bienes o servicios calificados como críticos o de especial relevancia. Serán invitados a presentar oferta quienes hayan sido seleccionados e inscritos en la lista de habilitados.

Este procedimiento se inicia con una etapa de habilitación previa en la que, quienes se encuentren interesados en conformar la lista de habilitados deben presentar y acreditar el cumplimiento de los requisitos de habilitación exigidos relativos a la capacidad jurídica, financiera, técnica, operacional, entre otras.

Dicha etapa de habilitación se desarrollará teniendo en cuenta las siguientes reglas:

a) La entidad, elaborará el listado de obras, bienes o servicios que por su impacto en el que hacer misional deben ser considerados como críticos o de especial relevancia y como consecuencia de ello, pueden adquirirse mediante el presente procedimiento. El listado deberá ser sometido previamente a decisión de la junta directiva. Surtida la aprobación, la secretaría general elaborará un cronograma en el que se fijarán las fechas en que debe adelantarse la preparación del documento de “Condiciones de habilitación previa” en el que se definirán los requerimientos técnicos mínimos que deben cumplir los interesados en conformar la lista de habilitados que podrán participar en los procedimientos de selección que se adelanten durante el período de vigencia establecido para la habilitación obtenida y el período en que debe surtirse dicha habilitación por los interesados en participar.

Dicho documento debe contener como mínimo:

1. Una descripción general y una proyección de la demanda anual de las obras, bienes o servicios que hayan sido calificados como críticos o de especial relevancia, así como la información que permita a los interesados dimensionar el alcance de los contratos que respecto de los mismos celebraría el Icfes, así como las actividades y prestaciones que en caso de contratarse debe proporcionar al Icfes.

2. Las condiciones requeridas para obtener la habilitación previa, esto es, la descripción de las condiciones de capacidad técnica, financiera y jurídica y de experiencia general y específica mínima exigida, igualmente deben precisarse los documentos exigidos para acreditar todas y cada una de las condiciones.

3. La cronología del proceso, la forma, el plazo y el lugar de presentación de lo exigido para obtener la calificación de los habilitados que integrarán la correspondiente lista. Igualmente se determinará el término dentro del cual podrán subsanarse las omisiones relativas a la acreditación de las condiciones o requisitos.

4. El documento “Condiciones de habilitación previa” se publicará en la página web del Icfes. Cualquier persona podrá formular por escrito, preguntas sobre el contenido de las condiciones exigidas para obtener la calificación de habilitado y/o solicitar aclaraciones y modificaciones a las mismas, durante el período que se establezca para el efecto. El Icfes responderá las preguntas y solicitudes de aclaración dentro del plazo previsto en el referido documento de “condiciones de la habilitación previa” y podrá reservarse el derecho de responder a las solicitudes de modificación que se hayan presentado en forma extemporánea. Las respuestas se publicarán en la página web de la entidad o en el lugar indicado en el documento “Condiciones de habilitación previa”. Las “Condiciones de habilitación previa” podrán modificarse y las modificaciones deberán publicarse en la página web de la entidad.

5. El lugar, fecha y hora límite para la presentación de lo exigido para integrar la lista de habilitados serán establecidos en el documento “Condiciones de habilitación previa”. Al vencimiento de la fecha y hora límite para la presentación de las solicitudes, el Icfes abrirá los sobres y levantará un acta donde dejará constancia de los nombres o razón social de quienes solicitaron ser admitidos en la lista de habilitados;

b) La secretaría general designará un comité verificador y evaluador encargado de revisar las solicitudes y la documentación presentada por los interesados. Dicho comité deberá verificar que se cumplan todas las condiciones mínimas requeridas y de considerarlo necesario, solicitará aclaraciones y/o la presentación de documentos adicionales. Cualquier requerimiento deberá atenderse dentro de la oportunidad que para el efecto sea señalada;

c) El comité verificador y evaluador elaborará, dentro del plazo definido en el documento “Condiciones de habilitación previa”, un informe motivado de evaluación, que será publicado en la página web de la entidad por el término de tres (3) días hábiles, durante los cuales los proveedores interesados podrán formular inquietudes y observaciones;

d) Concluido lo anterior, el Icfes procederá a conformar la lista de habilitados, que será publicada y permanecerá en la página web del Icfes durante la vigencia de la habilitación, que se determinará en la respectiva convocatoria;

e) Conformada la lista de habilitados, el Icfes podrá adelantar el o los procedimientos de selección que requiera. En estos procedimientos únicamente podrán participar los habilitados, quienes ostentan el derecho de participar durante el período que haya sido determinado por la empresa.

En el evento en que no se presente ningún interesado en conformar la lista de habilitados, el Icfes podrá elaborar un nuevo documento de “Condiciones de habilitación previa”, con el fin de efectuar una nueva invitación a quienes estén interesados en conformar la(s) lista(s) de habilitados que tendrán derecho a participar en los procedimientos de invitación cerrada que adelante la entidad.

PAR. 1º—La conformación de la lista de habilitados, no genera para el Icfes obligación alguna de iniciar los respectivos procedimientos de selección. No obstante, una vez vencido el término de su habilitación, los proveedores que deseen mantener esta calidad, deberán concurrir a obtener de nuevo la habilitación previa en la fecha y condiciones que para el efecto determine la entidad.

PAR. 2º—La invitación a conformar la lista de habilitados no otorga a estos, derecho alguno para reclamar ningún tipo de daño o perjuicio, en caso de que no se adelanten procedimientos de selección mediante invitación previa habilitación. El único derecho que surge para el proveedor habilitado es el de participar en tales procedimientos.

PAR. 3º—Se perderá la calificación de habilitado y será excluido de la lista quien siendo contratista: i) Estar incurso en causales de disolución y liquidación y/o, ii) se haya hecho efectiva alguna(s) de las garantías del contrato.

TÍTULO IV

Generalidades

ART. 27.—De la disponibilidad presupuestal. Para el desarrollo del procedimiento de selección, la entidad deberá verificar que cuenta con la disponibilidad presupuestal y por ende, con los recursos que le permiten atender los desembolsos de la respectiva contratación.

ART. 28.—Comité asesor de contratación. El Icfes conformará e integrará un comité de contratación, para los procesos que se adelanten mediante invitación abierta y cuando el ordenador del gasto lo requiera, de acuerdo a la complejidad del proceso, el cual cumplirá las funciones que se listan en el artículo siguiente.

Dicho órgano estará conformado por:

a) El secretario(a) general o su delegado;

b) El subdirector(a) de abastecimiento y servicios generales;

c) El subdirector(a) financiero;

d) El jefe de la oficina asesora de planeación;

e) El jefe de la oficina asesora jurídica.

De lo discutido en ese comité se levantará un acta que recogerá las posiciones y las recomendaciones que cada uno de sus integrantes efectuó para cada caso en concreto. El secretario del comité de contratación será el abogado de la subdirección de abastecimiento y servicios generales que haya sido designado como líder de proceso, y será este quien levante las actas

A este comité también asistirán los responsables de las áreas técnicas que estén solicitando la respectiva contratación con el propósito que pongan en conocimiento de los miembros del comité todos los aspectos técnicos requeridos para la contratación.

ART. 29.—Funciones del comité. El comité de contratación cumplirá las siguientes funciones:

1. Estudiar y aprobar los estudios previos de las contrataciones que se tramiten.

2. Asesorar al director general o a su delegado, en las decisiones que deban adoptarse con relación a los procedimientos de selección de contratistas, los contratos, sus adiciones, prórrogas o modificaciones y, en general, sobre todos los asuntos contractuales que requieran su intervención, cuando cualquiera de estos lo solicite.

3. Realizar recomendaciones sobre las decisiones que deban adoptarse respecto de situaciones complejas que se presenten durante la etapa precontractual, contractual y poscontractual.

ART. 30.—Directorio de proveedores. El Icfes conformará y mantendrá actualizado un directorio interno de proveedores. Cualquier persona, entidad o institución, con capacidad para contratar podrá ser inscrita en el directorio de proveedores del Icfes.

Para tales fines, el Icfes diseñará e implementará los formularios de inscripción que, conforme a las necesidades y requerimientos de la actividad misional de la empresa, sean necesarios. Los interesados deberán diligenciar tales formularios y anexar la documentación que de acuerdo con sus condiciones sea exigible. Esta reposará en la empresa que periódicamente podrá solicitar su actualización o establecer de manera general los períodos dentro de los cuales debe cumplirse con la actualización.

No será un requisito para la contratación estar inscrito en el directorio de proveedores; sin embargo, la información que allí repose podrá ser utilizada por la empresa para escoger los invitados a participar en los procesos de selección, especialmente, para el desarrollo de los procedimientos de invitación cerrada y contratación directa.

PAR.—La lista de habilitados que se conforme para dar aplicación al procedimiento previsto el artículo 26 (invitación a inscritos en la lista de habilitados), es diferente del directorio de proveedores a que se refiere la presente disposición. Sin perjuicio de lo anterior, quienes conformen la referida lista de habilitados serán inscritos en el respectivo directorio.

TÍTULO IV(sic)

Del contrato

CAPÍTULO 1

Las formas contractuales y su perfeccionamiento

ART. 31.—La solemnidad de los contratos y las minutas contractuales. Para efectos del presente manual, el Icfes podrá celebrar todo tipo de contratos, entendiendo por tales, los actos jurídicos generadores de obligaciones previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad. Los contratos de la empresa, salvo situaciones de urgencia, requieren para su perfeccionamiento, que el acuerdo se efectúe por escrito.

En aquellos eventos en que dentro del procedimiento de selección se hubiere incluido una minuta del contrato, se entiende que, sin perjuicio de las observaciones que respecto de la misma pueden presentarse durante la selección, ha sido aceptada por ambas partes, de manera que solo podrá ser objeto de ajustes y/o modificaciones, si se logra un acuerdo con el proponente seleccionado y dichos ajustes no implican una modificación de las condiciones y/o requisitos esenciales que fueron determinantes en la evaluación de la oferta y selección del contratista.

ART. 32.—Publicidad, expediente único de los contratos. Todo contrato celebrado con el Icfes, sus modificaciones adiciones, prórrogas, la liquidación y cierre de expediente contractual deberán publicarse, en el sistema electrónico para la contratación pública, Secop, y en la página web de la entidad durante el término de vigencia del contrato y cuatro (4) meses más.

Cada contrato deberá contar con un expediente en el que se archivarán la totalidad de los documentos relativos al mismo, incluyendo los de ejecución, pagos, interventoría o supervisión y liquidación. Cuando con ocasión del contrato se generen documentos o productos de carácter confidencial o sujetos a reserva, estos se sujetarán a los procedimientos establecidos en el área encargada de su salvaguarda.

ART. 33.—Cláusula de indemnidad. En todos los contratos la empresa debe incluir una cláusula de indemnidad, según la cual el contratista se obliga a mantenerla indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros, que tenga como causa las actuaciones del contratista.

CAPÍTULO 2

Régimen de garantías

ART. 34.—Las garantías y su constitución. El Icfes, atendiendo a la naturaleza y el objeto del contrato, la forma de pago y los riesgos de cada contratación, determinará la necesidad de exigir la constitución y el otorgamiento de garantías que permitan ampararla contra los riesgos propios del contrato, así como el monto de las mismas.

ART. 35.—Riesgos que debe ampararse. La garantía debe amparar los perjuicios que se deriven del ofrecimiento o del incumplimiento del contrato, según el caso.

Una vez se realice un análisis de los riesgos de la contratación, se precisarán las garantías y amparos requeridos. Sin perjuicio de otras garantías es viable considerar las siguientes:

1. Garantía de seriedad de la oferta.

Esta garantía debe amparar a la empresa de los perjuicios derivados de: a) la no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado; b) el incumplimiento de ampliar la vigencia de la garantía, en caso de prórroga o cualquier otro pacto que implique modificaciones en el plazo para adjudicar o suscribir el contrato; c) el retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de la misma; d) no otorgar la garantía de cumplimiento que ampare a la empresa de los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales;

2. Garantía de cumplimiento de obligaciones.

En aquellos casos en que se exija garantía de cumplimiento, y de acuerdo con lo pactado, deberá tenerse en cuenta que la misma debe amparar los riesgos derivados de:

a) El indebido manejo o incorrecta inversión del anticipo;

b) La no devolución del pago anticipado, en caso de incumplimiento de las obligaciones;

c) El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones pactadas en el contrato;

d) La deficiente calidad de los bienes o equipos suministrados o el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para los bienes o equipos;

e) La mala calidad o insuficiencia de los productos entregados o mala calidad del servicio prestado, de acuerdo con las condiciones pactadas en el contrato;

f) El incumplimiento de las obligaciones laborales a cargo del contratista derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato;

g) La inestabilidad y deficiente calidad de la obra, y

h) Cualquier otro riesgo que la empresa considere que debe gozar de amparo.

Cuando el objeto del contrato implique transferencia de conocimientos y de tecnología, la garantía deberá amparar igualmente, los riesgos derivados del incumplimiento de dichas obligaciones.

El contratista deberá reponer el valor amparado por la garantía cuando resulte afectado por razón de siniestros.

3. Garantía de responsabilidad extracontractual.

Adicionalmente, el Icfes podrá exigir al contratista el otorgamiento de garantías de responsabilidad extracontractual que amparen a la empresa de eventuales reclamaciones de terceros derivadas de daños irrogados por actuaciones hechos u omisiones del contratista o sus subcontratistas, en aquellos casos en que se autorice la subcontratación.

Cualquier otra garantía que le permita a la empresa mantenerse indemne frente a eventuales daños.

ART. 36.—Clases de garantías. Se podrán otorgar, como mecanismo de cobertura de riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:

1. Garantía de seguro contenido en una póliza.

2. Patrimonio autónomo.

3. Garantía bancaria.

ART. 37.—La aprobación de la garantía única. El Icfes solo aprobará la garantía que con sujeción a lo dispuesto en el respectivo contrato, ampare el cumplimiento idóneo y oportuno de las obligaciones contractuales.

CAPÍTULO 3

Requisitos de ejecución

ART. 38.—Requisitos para la ejecución de los contratos. Para la ejecución de todos los tipos de acuerdos y/o contratos se requerirá de:

a) La existencia de registro presupuestal;

b) La aprobación de la garantía única de cumplimiento o de cualquiera de los mecanismos de cobertura del riesgo que hubiere exigido la empresa y hubieren sido otorgados por el contratista.

CAPÍTULO 4

De las modificaciones y/o adiciones y de la suspensión de los contratos

ART. 39.—De las modificaciones y su trámite. Si durante la ejecución del contrato es necesario introducir modificaciones, las partes de común acuerdo podrán efectuarlas, para lo cual suscribirán el contrato modificatorio correspondiente y se ordenará su publicación, según el caso.

La modificación podrá consistir en la supresión o adición de trabajos, suministros, servicios u obras, así como en acuerdos de ampliación del término de ejecución, cambios relacionados con el precio etc. Dichas modificaciones darán lugar a la actualización o ampliación de la garantía única de cumplimento.

Toda modificación deberá estar debidamente justificada y avalada por el interventor y/o supervisor del contrato y acompañada, de ser el caso, de la documentación que resulte necesaria y que sirva de soporte a la misma.

En desarrollo de lo anterior, el Icfes deberá incluir en todos los contratos que celebre que toda modificación planteada por el contratista, deberá solicitarse a través del supervisor y/o interventor del mismo, por lo menos con quince (15) días hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento del plazo del contrato, excepto cuando el plazo fuere inferior, en cuyo caso, la solicitud se efectuará con un término no inferior a cinco (5) días hábiles. El supervisor y/o interventor del contrato se encargará de iniciar y efectuar el trámite correspondiente ante el área responsable.

ART. 40.—Suspensión del plazo de ejecución. Cuando durante el desarrollo del contrato se presenten circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito, o alguna circunstancia ajena a la responsabilidad de las partes, que impida la normal ejecución del mismo, podrá suspenderse el término de ejecución del contrato. Para el efecto, se levantará un acta motivada suscrita por ambas partes. El término de la suspensión debe ser determinado o determinable, preferiblemente se indicarán tanto la fecha de suspensión, como la de reanudación del contrato, así como los acuerdos que resulten necesarios para minimizar los sobrecostos derivados de esta circunstancia.

El contratista deberá informar a la aseguradora este hecho y una vez se reinicie la ejecución ampliar la garantía única.

CAPÍTULO 5

De la vigilancia y supervisión de contrato y del pago al contratista

ART. 41.—El supervisor y/o interventor de los contratos. El Icfes para cada uno de los contratos que celebre designará un supervisor que será el encargado de observar, vigilar y controlar la ejecución y el cumplimiento de las obligaciones previstas en la ley, en el pliego de condiciones o documento que contiene la invitación y las condiciones de selección y contratación, en el respectivo contrato.

Las obligaciones del supervisor y/o interventor serán aquellas consignadas en el manual de funciones de la entidad y/o en el contrato que para el efecto se suscriba. En todo caso las labores y actuaciones del supervisor y/o interventor deben propender por el logro de los fines que la empresa persigue en cada contratación, así como, por el cumplimiento de la totalidad de los principios consignados en la Constitución, la ley y este manual y por el éxito en la ejecución del contrato.

Igualmente, el supervisor y/o interventor tendrá a su cargo las facultades, obligaciones y deberes de que trata la Ley 1474 de 2011(1), en lo que sea aplicable a la naturaleza especial del Icfes.

ART. 42.—Derecho de turno y pago. El Icfes respetará el orden de presentación de las facturas. Únicamente por razones de interés público, el director general del Icfes o su delegado podrán modificar dicho orden dejando constancia de tal actuación.

Lo dispuesto en este artículo no se aplicará respecto de aquellos pagos cuyos soportes hayan sido presentados en forma incompleta o se encuentren pendientes del cumplimiento de requisitos previstos en el contrato del cual se derivan.

CAPÍTULO 6

De la terminación y liquidación de los contratos

ART. 43.—Terminación de los contratos. Los contratos terminarán al vencimiento del término pactado para su ejecución o cuando se hayan ejecutado las obligaciones contraídas por las partes; por vencimiento del plazo estipulado, cuando las partes de común acuerdo así lo determinen y/o unilateralmente por cualquiera de las partes previo aviso a la otra parte de su decisión con 15 días hábiles de antelación.

Vencido el plazo de ejecución del contrato, el supervisor y/o interventor procederá a verificar el cumplimiento de las obligaciones, a elaborar el informe final en el que describirá con exactitud las actividades, productos o bienes entregados y sus especificaciones técnicas y a recibir aquellos que se encuentren a satisfacción.

ART. 44.—Liquidación de los contratos. Vencido el plazo de ejecución del contrato, si así se hubiere previsto, las partes procederán a liquidarlo de común acuerdo, dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o el establecido en el respectivo contrato.

En esta etapa el Icfes y el contratista acordarán los ajustes, las revisiones y los reconocimientos a que haya lugar y los consignarán en el acta de liquidación que debe elaborarse para tal efecto, en el que consignarán además su declaratoria de encontrarse a paz y salvo, cuando a ello haya lugar.

De igual forma y en el evento en que existieren diferencias entre ellas, las partes podrán en esta etapa lograr acuerdos, conciliaciones y transacciones encaminados a poner fin a las divergencias presentadas, con el fin de poder declararse a paz y salvo, aspectos que se incluirán y de los que se dejará constancia en el acta de liquidación.

En caso de no lograr acuerdos las partes deberán dejar consignadas en el acta, las salvedades que consideren pertinentes.

En aquellos casos en que el contratista se obligue a ejecutar actividades con posterioridad a la extinción del contrato, el Icfes deberá exigir al contratista, si es del caso, la extensión o ampliación de las garantías de cumplimiento, estabilidad de la obra, calidad del bien o servicio suministrado, provisión de repuestos y accesorios, pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, y cualquiera de las demás garantías, si su extensión resulta necesaria por razón de las prestaciones que se ejecutarán con posterioridad al vencimiento del término inicialmente pactado,

TÍTULO V

Controversias contractuales

ART. 45.—Posibilidad de pactar los mecanismos de solución de controversias contractuales. El Icfes deberá solucionar de manera rápida y oportuna, los conflictos y diferencias que surjan con los contratistas con ocasión de la ejecución de los contratos que celebre. Para tales fines podrá estipular en los contratos la posibilidad de acudir a mecanismos alternativos de solución de conflictos, tales como conciliación, amigable composición, transacción y arbitraje.

En desarrollo de lo anterior y en relación con el arbitraje, el Icfes podrá pactar en sus contratos cláusulas compromisorias en las que acordará que las diferencias que surjan entre ellas con ocasión de la celebración, ejecución, terminación o liquidación del contrato se sometan a la decisión de árbitros. Asimismo podrá, cuando en el contrato no hubiere pactado cláusula compromisoria, suscribir un compromiso que tendrá como fin acordar, igualmente, que las diferencias que hubieren surgido entre ellas sean resueltas por un tribunal de arbitramento.

La integración y conformación de este tribunal dependerá de la cuantía del mismo y la designación de los árbitros, el funcionamiento y costos del mismo se regirán por las normas vigentes en la materia.

Asimismo, podrá acudir al arbitramento o pericia técnicos, mecanismos a través de los cuales se acordará que las diferencias de carácter técnico, sean sometidas al criterio y decisión de expertos designados de común acuerdo por las partes, cuya decisión será definitiva y tendrá efectos de transacción.

De la misma manera podrá acordar que los conflictos se decidan a través de amigable composición.

TÍTULO VII(sic)

De los convenios asociativos

ART. 46.—Los convenios de cooperación, asistencia o ayuda internacionales. El Icfes podrá celebrar con organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales o personas jurídicas extranjeras, convenios de cooperación, asistencia o ayuda internacional a través de los cuales sea posible desarrollar los fines y proyectos misionales de la entidad.

Dichos convenios o acuerdos de cooperación, podrán someterse a las reglas de tales organismos, evento en el cual el Icfes deberá solicitar el acto de creación, funciones y reglas de contratación de tales organismos.

En dichos convenios de cooperación, el Icfes, debe indicar de manera precisa los aportes entregados por la organización o persona cooperante y por el Icfes. En caso de que alguna de las partes entregue aportes en especie, dichos aportes deben ser cuantificados en moneda nacional.

ART. 47.—Los convenios asociativos con entidades públicas y personas privadas. El Icfes igualmente podrá celebrar los convenios asociativos que permita el ordenamiento jurídico y que se regirán por la normativa especial que resulte aplicable según la materia.

Si se trata de convenios asociativos con entidades públicas, encaminados al cumplimiento de funciones administrativas o a la prestación conjunta de servicios públicos, dichos acuerdos se regirán por lo dispuesto en el artículo 95 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que reglamenten, modifiquen o adicionen.

Si se trata de convenios asociativos con particulares cuyo objeto sea el cumplimiento de las actividades propias de la entidad pública, dichos acuerdos se regirán por lo dispuesto en el artículo 96 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que reglamenten, modifiquen o adicionen.

Si se trata de convenios asociativos en materia de ciencia y tecnología, se aplicarán las disposiciones y régimen especial que regula dichas actividades, en especial el Decreto 393 de 1991, y demás normas que los reglamenten, modifiquen y/o sustituyan.

ART. 48.—Alianzas estratégicas comerciales. El Icfes podrá realizar acuerdos cooperativos en los que dos o más empresas se unen para lograr ventajas competitivas como capacidad de producción, calidad, crédito, precio, servicio, diseño, imagen e información, que no alcanzarían por sí mismas.

TÍTULO VII(sic)

Disposiciones transitorias

ART. 49.—Vigencia y derogatoria. El presente manual rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones y reglamentos internos que le sean contrarios.

ART. 50.—Copia del manual de contratación. Copia del manual de contratación deberá estar a disposición del público, tanto en medio físico como a través de la página web del Icfes.

ART. 51.—Procedimientos en curso. Los procedimientos de contratación y contratos que se encuentren en curso se continuarán rigiendo por la normatividad y manuales vigentes en el momento de inicio del procedimiento".

ART. 3º—Vigencias y derogatorias. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias, en especial las contenidas en la Resolución 127 del 26 de enero de 2010, en los acuerdos 14 del 26 de agosto de 2011 y 16 del 27 de diciembre de 2012.

ART. 4º—Publicación. El presente acuerdo se publicará en la página web de la entidad, para lo cual se remitirá copia íntegra a la dependencia encargada.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 24 de septiembre de 2015.

(1) Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.