Financiera de Desarrollo Territorial S.A., Findeter

ACUERDO 7 DE 2011 

(Agosto 29)

“Por la cual se reglamenta el comité de auditoría de la junta directiva de la Financiera de Desarrollo Territorial S.A. Findeter, y se deroga el Acuerdo 4 del 29 de julio de 2009”.

La Junta Directiva de la Financiera de Desarrollo Territorial S.A., Findeter,

En desarrollo de lo dispuesto en la Circular Externa 014 de 2009, expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia y en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los artículos 22 y 23 de la Ley 222 de 1995 y el numeral 3º del artículo 73 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, corresponde a las juntas directivas de las entidades, administrar de manera diligente los negocios de la sociedad, entre los cuales se encuentra la facultad de ordenar y vigilar que los procedimientos de control interno de la entidad se ajusten a las necesidades de la misma.

Que la Superintendencia Financiera de Colombia expidió la Circular 014 de 2009 por medio del cual se establecieron las instrucciones relativas a la revisión y adecuación del sistema de control interno (SCI).

Que la Circular 038 de la Superintendencia Financiera modificó la Circular Externa 014 de 2009 y el numeral 7º del Capítulo IX título primero, control interno de la Circular Básica Jurídica 007 de 1996.

Que el numeral 7.7.1.2 de la Circular Básica Jurídica establece que para el adecuado cumplimiento de la labor que le corresponde a las juntas directivas u órganos equivalentes de las entidades sometidas a inspección y vigilancia, estas deben contar con un comité de auditoría dependiente de ese órgano social, encargado de la evaluación del control interno de la misma, así como de su mejoramiento continuo, sin que ello implique una sustitución de la responsabilidad que de manera colegiada le corresponde a la junta directiva u órgano equivalente en la materia, desarrollando funciones de carácter eminentemente de asesoría y apoyo.

Que es necesario ajustar el comité de auditoría de la junta directiva de la Financiera de Desarrollo Territorial S.A. Findeter a los lineamientos establecidos en la Circular Externa 38 y al numeral 7º del Capítulo IX título primero control interno de la Circular Básica Jurídica 007 de 1996.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Conformación del comité de auditoría. Se conforma el comité de auditoría de la junta directiva de la Financiera de Desarrollo Territorial S.A. Findeter, que estará integrado por los siguientes miembros:

1. El representante del Presidente de la República ante la junta directiva, quien lo presidirá.

2. El delegado del Departamento Nacional de Planeación.

3. Un representante de las entidades territoriales

PAR.—El comité de auditoría no sustituye la responsabilidad que le corresponde a la junta directiva y a la administración, sobre la supervisión e implementación del control interno de la entidad: su responsabilidad queda limitada a servir de apoyo a la junta directiva en la toma de decisiones atinentes al control y mejoramiento de aquel.

ART. 2º—Funciones del presidente. Corresponderá al presidente del comité, citar a las sesiones y coordinar las actividades del mismo.

ART. 3º—Funciones del comité. El comité de auditoría tendrá como funciones primordiales las siguientes:

i) Proponer para aprobación de la junta directiva, la estructura, procedimientos y me­todologías necesarios para el funcionamiento del SCI;

ii) Presentarle a la junta directiva las propuestas relacionadas con las responsabilidades, atribuciones y límites asignados a los diferentes cargos y áreas respecto de la administración del SCI, incluyendo la gestión de riesgos;

iii) Evaluar la estructura del control interno de la entidad, de forma tal que se pueda establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos de la entidad, así como los de terceros que administre o custodie, y si existen controles para verificar que las transacciones están siendo adecuadamente autorizadas y registradas;

iv) Informar a la junta directiva sobre el no cumplimiento de la obligación de los administradores de suministrar la información requerida por los órganos de control para la realización de sus funciones;

v) Velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en las normas aplicables, verificando que existen los controles necesarios;

vi) Estudiar los estados financieros y elaborar el informe correspondiente para someterlo a consideración de la junta directiva, con base en la evaluación no sólo de los proyectos correspondientes, con sus notas, sino también de los dictámenes, observaciones de las en­tidades de control, resultados de las evaluaciones efectuadas por los comités competentes y demás documentos relacionados con los mismos;

vii) Proponer a la junta directiva, programas y controles para prevenir, detectar y responder adecuadamente a los riesgos de fraude y mala conducta, entendiendo por fraude un acto intencionado cometido para obtener una ganancia ilícita, y por mala conducta la violación de leyes, reglamentos o políticas internas, y evaluar la efectividad de dichos programas y controles;

viii) Supervisar las funciones y actividades de la auditoría interna, con el objeto de determinar su independencia y objetividad en relación con las actividades que audita, de­terminar la existencia de limitaciones que impidan su adecuado desempeño y verificar si el alcance de su labor satisface las necesidades de control de la entidad;

ix) Efectuar seguimiento sobre los niveles de exposición de riesgo, sus implicaciones para la entidad y las medidas adoptadas para su control o mitigación, por lo menos cada seis (6) meses, o con una frecuencia mayor si así resulta procedente, y presentar a la junta directiva un informe sobre los aspectos más importante de la gestión realizada;

x) Evaluar los informes de control interno practicados por los auditores internos, contraloría, contralor normativo u otros órganos, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones;

xi) Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones dadas por la junta directiva u órgano equivalente, en relación con el SCI;

xii) Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones;

xiii) Analizar el funcionamiento de los sistemas de información, su confiabilidad e integridad para la toma de decisiones;

xiv) Presentar al máximo órgano social, por conducto de la junta directiva, los candidatos para ocupar el cargo de revisor fiscal, sin perjuicio del derecho de los accionistas de presentar otros candidatos en la respectiva reunión. En tal sentido, la función del comité será recopilar y analizar la información suministrada por cada uno de los candidatos y someter a consideración del máximo órgano social los resultados del estudio efectuado;

xv) Elaborar el informe que la junta directiva deberá presentar al máximo órgano social respecto al funcionamiento del SCI, el cual deberá incluir entre otros aspectos:

a) Las políticas generales establecidas para la implementación del SCI de la entidad;

b) El proceso utilizado para la revisión de la efectividad del SCI, con mención expresa de los aspectos relacionados con la gestión de riesgos;

c) Las actividades más relevantes desarrolladas por el comité de auditoría;

d) Las deficiencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las me­didas adoptadas, incluyendo entre otros temas aquellos que pudieran afectar los estados financieros y el informe de gestión;

e) Las observaciones formuladas por los órganos de supervisión y las sanciones impuestas, cuando sea del caso;

f) Si existe o no un departamento de auditoría interna o área equivalente. Si existe, presentar la evaluación de la labor realizada por la misma, incluyendo entre otros aspectos el alcance del trabajo desarrollado, la independencia de la función y los recursos que se tienen asignados. En caso de no existir, señalar las razones concretas por las cuales no se ha considerado pertinente contar con dicho departamento o área;

xvi) Las demás que le fije la junta directiva, en su reglamento interno.

ART. 4º—Reuniones del comité. El comité deberá reunirse mínimo cada tres (3) meses, o con una frecuencia mayor cuando así lo ameriten los resultados de las evaluaciones del SCI, o se detecten deficiencias en el sistema de control interno que requieran una evaluación y correctivos urgentes o cuando existan cambios significativos en las políticas de la Entidad o en la normatividad que regula las operaciones de la misma.

A las reuniones del comité pueden ser citados con la frecuencia necesaria y con el fin de suministrar las explicaciones pertinentes acerca o los asuntos de control interno, el presidente de la entidad, el vicepresidente financiero o quien detente el cargo equivalente, el jefe de la oficina de control interno, el revisor fiscal, así como cualquier otro funcionario que el comité considere conveniente.

Con todo, las personas mencionadas anteriormente deberán ser citadas siempre que este órgano se reúna para conocer y/o evaluar los documentos a que se hace referencia en el artículo tercero del presente acuerdo.

ART. 5º—Actas e informes del comité. Las decisiones y actuaciones del comité de auditoría deberán quedar consignadas en actas, las cuales deberán cumplir con lo dispuesto en el artículo 189 del Código de Comercio. Los documentos conocidos por el comité que sean sustento de sus decisiones, deberán formar parte integral de las actas, por lo cual, en caso de no ser transcritos, deberán presentarse como anexos de las mismas. Así, cada vez que se entregue un acta, deberá suministrarse al interesado tanto el cuerpo inicial de la misma como todos sus anexos, los cuales deberán estar adecuadamente identificados y foliados, y mantenerse bajo medidas adecuadas de conservación y custodia.

Cuando se detecten situaciones que revistan importancia significativa, se deberá remitir un informe especial a la junta directiva y al representante legal.

La junta directiva deberá presentar a la asamblea general de accionistas o asociados al cierre del ejercicio económico, un informe sobre las labores desarrolladas por el comité.

ART. 6º—Vigencia y derogatorias. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga el Acuerdo 004 del 29 de julio de 2009.

Comuníquese y cúmplase.