Archivo General de la Nación

ACUERDO 7 DE 2014

(Octubre 15)

“Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones”.

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,

En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 76 de la Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012, el Acuerdo 9 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto 2126 de octubre 16 de 2012, el Presidente de la República aprobó la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación, y se determinaron las funciones de sus dependencias, y que el numeral 9º del artículo 3º estableció que es función del consejo directivo: “Expedir normas y reglamentos generales sobre el desarrollo de la función archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional y territorial”.

Que el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, establece como obligatoria la conformación de los archivos públicos. “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”.

Que el artículo 12 de la Ley 594 de 2000, establece que: “La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos”.

Que el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, establece como obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo se encuentren los archivos de las entidades públicas, la “(...) de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, (...)”.

Que el artículo 34 de la Ley General de Archivos, señala como competente al Archivo General de la Nación, para fijar: “(...), los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en la ley y sus disposiciones”.

Que el artículo 2º de la Ley 1712 de 2014, establece como principio de máxima publicidad de la información que se encuentra en posesión, control o custodia del sujeto obligado.

Que el artículo 7º de la Ley 1712 de 2014, establece como obligación del sujeto obligado, tener a disposición del público la información, en medios físicos, remotos o locales de comunicación electrónica.

Que el artículo 13 de la Ley 1712 de 2014, establece como obligación de los sujetos obligados el crear y mantener actualizados los registros de activos de la información.

Que se hace necesario establecer un procedimiento técnico archivístico para la reconstrucción de expedientes en las entidades y organismos de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, departamental, distrital, municipal; entidades territoriales indígenas, los territorios especiales y demás que se creen por ley; las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Que en mérito de lo expuesto;

ACUERDA:

TÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Ámbito de aplicación. El presente acuerdo aplica a todas las entidades del Estado en sus diferentes niveles: nacional, departamental, distrital, municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por ley, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas, y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.

ART. 2º—Objeto. El presente acuerdo establece el procedimiento técnico archivístico que debe seguirse para la reconstrucción de los expedientes, a partir de la función archivística.

ART. 3º—Definiciones.

a) Integridad de los expedientes. Los expedientes deberán ser conformados respetando los principios archivísticos, con la totalidad de los documentos que lo integran;

b) Reconstrucción de expedientes. Proceso técnico que debe adelantarse con aquellos expedientes que se han deteriorado, extraviado o se encuentran incompletos, para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad.

TÍTULO II

De la determinación de la pérdida total o parcial y reconstrucción de expedientes

ART. 4º—Determinación de la pérdida total o parcial de expedientes. De acuerdo con las evidencias materiales de la pérdida parcial o total de los expedientes se debe proceder a verificar los instrumentos de consulta y registro con los que cuente la entidad responsable de la custodia, tales como inventarios documentales, sistemas de registro y control de préstamos de expedientes, así como testimonios y evidencias aportadas por los titulares de los expedientes o la información aportada por las autoridades para identificar cuáles son los expedientes que se han perdido parcial o totalmente.

ART. 5º—De la reconstrucción. Advertida la pérdida total o parcial de los expedientes y su identificación, incluidos los casos en que la pérdida haya sido parcial, se realizará un diagnóstico integral de los mismos para determinar, cuáles son los expedientes que deben ser intervenidos y, posteriormente reconstruidos.

ART. 6º—Instrumentos y trámites a utilizar para facilitar la reconstrucción de los expedientes. Se deberán utilizar instrumentos archivísticos como: inventarios documentales, cuadros de clasificación, tablas de retención documental, tablas de valoración documental, sistemas de registro y control de correspondencia y comunicaciones oficiales, generados tanto por la entidad responsable de adelantar el proceso de reconstrucción como de entidades en las que puedan reposar tipos documentales o expedientes completos que faciliten la labor, con el fin de lograr, en lo posible, la reconstrucción total o parcial de los expedientes, según corresponda.

TÍTULO III

Procedimiento para la reconstrucción

ART. 7º—Procedimiento a seguir para la reconstrucción de expediente. Para la reconstrucción de los expedientes se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. De inmediato, informar, a la entidad propietaria de la información, de lo cual se dejará constancia de la pérdida del o los expedientes, por parte del jefe inmediato a la sección y/o subsección que tenga a su cargo el expediente, al secretario general o el funcionario de igual o superior jerarquía.

2. Presentar la correspondiente denuncia a la Fiscalía General de la Nación, toda vez que los archivos e información pública son bienes del Estado.

3. Cumplido el procedimiento establecido en el artículo 5º del presente acuerdo, se procederá a elaborar el acto administrativo, de apertura de la investigación por pérdida de expediente.

4. Investigación por pérdida de expediente, que debe incluir la declaración de pérdida del expediente y la información que se debe reconstruir.

5. Los secretarios generales de las entidades, o quienes hagan sus veces, deberán realizar un seguimiento periódico sobre el avance de la reconstrucción de los expedientes hasta que culminen todas las acciones que correspondan.

6. Reconstrucción del expediente: con las copias de los documentos obtenidos debidamente certificadas o autenticadas según el caso, se procederá a conformar el o los expedientes, dejando constancia del procedimiento realizado, el cual hará parte integral del mismo.

ART. 8º—Requerimiento a terceros. Cuando se identifique en los diferentes instrumentos archivísticos que la información para la reconstrucción de los expedientes se encuentra en poder de terceros, el funcionario competente solicitará a quien la tiene en su poder, expida copia auténtica o copia con la anotación que “el documento es fiel copia del que reposa o se encuentra en sus archivos”, para que forme parte del expediente reconstruido.

ART. 9º—Práctica de pruebas. El funcionario competente, practicará las pruebas que estime conducentes y pertinentes, conforme lo reglamentado en el Código de Procedimiento Civil o en su defecto el Código General del Proceso, con el fin de lograr la integridad, veracidad y autenticidad de la información contenida en los expedientes.

La práctica de pruebas puede consistir en visitas de inspección a archivos y/o sistemas de información donde se pueda encontrar información que sea pertinente para la correspondiente reconstrucción.

ART. 10.—Valor probatorio de los expedientes reconstruidos. El valor probatorio de los expedientes reconstruidos, será la que le asignen los códigos de procedimiento de cada especialidad del derecho.

ART. 11.—Autenticidad de los expedientes reconstruidos. El funcionario competente, encargado del procedimiento de reconstrucción, durante la ejecución del mismo, deberá asegurar que los expedientes reconstruidos cumplan con requisitos de autenticidad, integridad, veracidad y fidelidad.

ART. 12.—Principio de prueba por escrito. Cuando con los instrumentos archivísticos disponibles no sea posible la reconstrucción total de los expedientes, se dará aplicación al principio de prueba por escrito.

TÍTULO IV

Disposiciones finales

ART. 13.—Deber de denunciar. Conforme lo ordena el artículo 67 del Código de Procedimiento Penal Colombiano, Ley 906 de 2004 o aquellas que la complementen o la modifiquen, toda persona tiene el deber de denunciar ante la autoridad competente cuando conozca de la comisión de delitos que deban investigarse de oficio. Si es servidor público y es el competente, iniciar la correspondiente investigación; si no lo es, poner en conocimiento de la autoridad competente para que se adelanten las investigaciones a que haya lugar.

Lo anterior para dar cumplimiento a lo ordenado en el numeral c) del artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

ART. 14.—Deber de reconstrucción. Inmediatamente conocida la pérdida de los expedientes, se dará inicio al proceso de reconstrucción. De no ser el funcionario competente, comunicará a quien tenga la competencia para su reconstrucción.

ART. 15.—Incumplimiento de la normatividad archivística. Cuando se advierta la pérdida total o parcial de los expedientes y no sea posible su reconstrucción por no contar la entidad o institución, con los correspondientes instrumentos archivísticos o haber incumplido con la función archivística, esta será sancionada conforme lo ordena el artículo 35 literal a) de la Ley 594 de 2000.

Lo anterior sin perjuicio de las demás sanciones que se le puedan imponer por tal omisión.

ART. 16.—Apoyo de organismos de control. Cuando exista pérdida total o parcial de expedientes, el funcionario que adelante la reconstrucción, dará cumplimiento a lo ordenado en el artículo 51 de la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos.

ART. 17.—Vigencia y derogatorias. El presente acuerdo rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Expedido en Bogotá, D.C., a 15 de octubre de 2014.