Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior

ACUERDO 9 DE 2010

(Abril 28)

“Por el cual se adopta el nuevo código para el buen gobierno y el nuevo código de ética y conducta del Icetex”.

(Nota: Derogado por el Acuerdo 6 de 2018 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior)

(Nota: Derogado por el Acuerdo 7 de 2018 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior)

La Junta Directiva,

en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias en especial las que le confiere el artículo 7º de la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, el numeral 6º del artículo 9º del Decreto 1050 del 6 de abril de 2006 y el Acuerdo 13 del 24 de febrero de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que el numeral 6º del artículo 9º del Decreto 1050 del 6 de abril de 2006 establece que es función de la junta directiva adoptar el código para el buen gobierno y el código de ética y conducta del Icetex.

Que el 21 de febrero de 2007 la junta directiva aprobó el Acuerdo 14, por medio del cual se adopta el código para el buen gobierno y el código de ética y conducta del Icetex, el cual fue modificado por medio del Acuerdo 8 del 12 de marzo de 2008.

Que de conformidad con las últimas disposiciones en materia de políticas de riesgos, de las operaciones de tesorería, del sistema de administración de riegos de lavado de activos y financiación del terrorismo, SARLAFT, y al modelo estándar de control interno, MECI, y el sistema de gestión de calidad, se requiere actualizar el código para el buen gobierno y el código de ética y conducta del Icetex.

Conforme al artículo 4º del Acuerdo 36 del 25 de septiembre de 2008, en el cual se señalan las funciones del comité de buen gobierno y ética, entre ellas la correspondiente a someter a aprobación de la junta directiva las modificaciones o ajustes que se requieran a los códigos mencionados, se hace necesario presentar la propuesta de actualización de ambos códigos para su correspondiente aprobación.

En virtud de lo anterior,

ACUERDA:

ART. 1º—Adoptar el código de ética y conducta del Icetex como guía de valores en los servidores públicos del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez” Icetex, el consta de los siguientes capítulos:

I. Objeto.

II. Destinatarios.

III. Principios éticos y valores.

IV. Disposiciones particulares.

V. Prevención de actos incorrectos.

VI. Régimen sancionatorio.

(Nota: Derogado por el Acuerdo 7 de 2018 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior)

(Nota: Derogado por el Acuerdo 6 de 2018 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior)

ART. 2º—Adoptar el código para el buen gobierno del Icetex, como compromiso de orientar todas las actuaciones en el ejercicio de la función pública hacia el logro de los objetivos y el cumplimiento de la misión y la visión del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez”, Icetex, el cual consta de los siguientes capítulos:

I. Orientación estratégica de la entidad.

II. Política de buen gobierno para la administración de la entidad.

III. Órganos de control externo y vigilancia.

IV. Políticas de buen gobierno para la gestión de la entidad.

V. Políticas de comunicación e información.

VI. Compromiso frente a los conflictos de interés.

VII. Conductas para las operaciones de tesorería.

VIII. Comités de apoyo a la junta directiva.

IX. Indicadores.

X. Divulgación.

(Nota: Derogado por el Acuerdo 7 de 2018 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior)

(Nota: Derogado por el Acuerdo 6 de 2018 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior)

ART. 3º—El código para el buen gobierno y el código de ética y conducta del Icetex adoptados por medio del presente acuerdo hacen parte integral del mismo.

(Nota: Derogado por el Acuerdo 7 de 2018 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior)

(Nota: Derogado por el Acuerdo 6 de 2018 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior)

ART. 4º—Vigencia. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias en especial los acuerdos 14 del 21 de febrero de 2007 y 36 de 25 de septiembre de 2008, y los artículos 1º y 3º del Acuerdo 8 del 12 de marzo de 2008.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 28 de abril de 2010.

(Nota: Derogado por el Acuerdo 6 de 2018 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior)

(Nota: Derogado por el Acuerdo 7 de 2018 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior)

Código de ética y conducta

Bogotá, D.C., abril de 2010

Tabla de contenido

1. Objeto.

2. Destinatarios.

3. Principios éticos y valores.

3.1. Principios generales.

3.2. Valores institucionales.

4. Disposiciones particulares.

4.1. Políticas aplicables a la prevención de potenciales conflictos de interés.

4.2. Conflictos de interés para los funcionarios de la dirección de tesorería o la dependencia que haga sus veces.

4.3. Conducta para las operaciones de tesorería.

4.4. Confidencialidad de la información.

4.5. Prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.

4.6. Relación con los clientes y/o usuarios.

4.7. Relación con los proveedores.

4.8. Regalos.

5. Actos incorrectos.

6. Régimen sancionatorio.

1. Objeto.

De conformidad con la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, el Decreto 1050 del 6 de abril de 2006, el Decreto 2792 de julio 27 de 2009, el Icetex como entidad financiera de naturaleza especial está autorizado legalmente para realizar operaciones financieras relacionadas con su objeto legal. Bajo esta perspectiva le son aplicables algunas de las disposiciones relacionadas en la Circular Básica Contable y Financiera y Básica Jurídica, expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia y delimitadas a las operaciones que son objeto de la inspección, vigilancia y control de ese órgano supervisor.

En este contexto legal se adopta el código de ética y conducta el cual servirá de guía para la formación de valores en los servidores públicos.

El código de ética y conducta es la compilación de reglas que guiarán a los servidores del instituto, sin distinción alguna, impulsados por un comportamiento basado en principios éticos y en un marco de valores aplicables a todas y cada una de las acciones que desempeñan diariamente en los sitios de trabajo por medio del autocontrol, con el propósito de crecer a nivel personal y laboral, desempeñando adecuadamente las tareas asignadas, mejorando la productividad y eficiencia que rigen la conducta profesional y personal.

Es así como el código de ética y conducta se consolida como una serie de lineamientos de conducta orientados bajo el principio del interés general, que implica el cumplimiento de las disposiciones legales, disciplinarias, contractuales y reglamentarias de las autoridades y de la institución. Por lo tanto, cualquier funcionario que tenga información o conocimiento sobre violación alguna al presente código de ética y conducta, está en la obligación indelegable de reportarlo en forma inmediata a la presidencia y a su superior inmediato, ya que es un deber como ciudadanos denunciar ante las autoridades competentes la comisión de hechos que puedan constituir conductas punibles, en concordancia con los códigos Penal y de Procedimiento Penal y demás normas que sean aplicables.

2. Destinatarios.

Este código de ética y conducta se aplica a la junta directiva y a todos los servidores públicos, pasantes y contratistas vinculados al Icetex.

3. Principios éticos y valores.

3.1. Principios generales.

Todos los destinatarios de este código estarán obligados en todas sus actuaciones a:

• Cumplir con la Constitución, las leyes de la Nación, las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y políticas fijadas por el Icetex.

• Colaborar dentro del marco normativo aplicable vigente con las autoridades de supervisión, judiciales y administrativas en la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, así como en los delitos informáticos y demás delitos de que tenga conocimiento con ocasión del ejercicio de su actividad, proporcionando de manera veraz, oportuna y eficaz la información que soliciten las instancias de control correspondientes y cualquier interesado, sin perjuicio de la reserva que la Constitución y las leyes establezcan al igual que la regulación sobre manejo de la información.

• Actuar con buena fe, lealtad, diligencia y cuidado dando prelación en sus decisiones a los principios y valores del Icetex.

• No incurrir en situaciones que permitan, amparen o faciliten actos incorrectos que señala el presente código.

• Informar oportunamente a las autoridades administrativas correspondientes en la entidad todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero, que afecten los intereses o la reputación del Icetex, sus clientes y/o usuarios.

3.2. Valores institucionales.

• Honestidad: Trabajar de manera honrada, cuidando de manera justa y razonable los recursos asignados y, actuando con rectitud en todo momento.

• Respeto: Actuar reconociendo los derechos, opiniones y la dignidad de los demás, absteniéndose de ofenderlos y cuidando de no ir más allá de los límites establecidos.

• Responsabilidad: Cumplir con los compromisos adquiridos, reconociendo, aceptando y respondiendo por las acciones y decisiones generadas en ese proceso.

• Lealtad: Ser fieles al Icetex, convirtiendo en propios los objetivos corporativos.

• Transparencia: Actuar con claridad, sin ambigüedades y siguiendo permanentemente las políticas y normas de la institución, facilitando la vigilancia y monitoreo en el desempeño organizacional.


 

• Solidaridad: Sentir como propias las necesidades de nuestro público objetivo, y trabajamos en función de ellas.

• Vocación de servicio: Continuamente demostrar disposición a cuidar los intereses y satisfacer las necesidades de nuestros clientes tanto internos como externos, anticiparnos a conocer y responder de manera efectiva con un servicio de alta calidad.

4. Disposiciones particulares.

4.1. Políticas aplicables a la prevención de potenciales conflictos de interés.

Se entiende por conflicto de interés toda situación o evento de regulación, administración, operación o control institucional, en la que deba intervenir o participar alguno de los destinarios de este código en razón del ejercicio de sus funciones, cuya decisión tenga relación directa o indirecta con sus propios intereses personales o familiares según el grado de consanguinidad o afinidad señalado en el código para el buen gobierno y/o cuando esa decisión institucional esté en contra de los intereses de la entidad.

Cuando un miembro de junta directiva se encuentre incurso en una situación de conflicto de interés o considere poder estarlo, corresponderá a la junta directiva estudiar el caso y definir las acciones a seguir. Dicho análisis será realizado sin la presencia del respectivo miembro de junta.

En consecuencia, los servidores públicos, contratistas y pasantes vinculados al Icetex deberán abstenerse de:

a) Participar en actividades, negocios u operaciones contrarias a la ley, a los intereses del Icetex, que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar el buen nombre de la entidad.

b) Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en sentimientos de amistad, enemistad o relaciones familiares.

c) Otorgar a los constituyentes de fondos cualquier tipo de preferencia económica que esté por fuera de las políticas establecidas por el instituto y el convenio suscrito para la administración de cada fondo para las diferentes operaciones que realice.

d) Realizar cualquier operación utilizando información privilegiada en provecho suyo o de terceros.

e) Recibir remuneración, dádivas o cualquier otro tipo de compensación en dinero o en especie por parte de cualquier persona natural o jurídica, en razón del ejercicio de sus funciones y actividades que realiza.

f) Utilizar su condición de directivo, empleado, contratista, proveedor o pasante del Icetex para obtener beneficios personales.

g) Utilizar el nombre, razón social, sigla, marca, denominación de servicios o productos del Icetex, o cualquier elemento propio de la entidad para actividades particulares.

h) Ofrecer sus servicios, experiencia profesional o conocimientos a clientes y usuarios de la entidad.

i) Utilizar las instalaciones del Icetex o los elementos de trabajo para manejar o promover negocios a título personal o en provecho de terceros.

Si alguno de los destinatarios del presente código identifica la existencia de un conflicto de interés, deberá analizar la situación u operación con base en la normas legales que la rigen, los manuales y procedimientos establecidos e informar al representante legal, para que lo releve de tomar decisiones o realizar gestión alguna tendiente a intervenir de manera directa o indirecta sobre el caso en particular.

4.2. Conflictos de interés para los funcionarios de la dirección de tesorería o la dependencia que haga sus veces.

a) Inversiones personales

Los servidores públicos del Icetex que tengan como función la compra y venta de títulos valores tendrán las siguientes obligaciones:

• Revelar cualquier tipo de inversión personal con entidades con las cuales se manejen recursos financieros propios o administrados por el Icetex.

• Actualizar trimestralmente la información financiera en el formato de declaración de bienes y rentas.

Las anteriores restricciones no aplican a las inversiones realizadas en fondos de pensiones voluntarias, obligatorias, fondos de cesantías, carteras colectivas y cuentas de ahorro para el fomento de la construcción.

c) Realización de inversiones

• Las operaciones de compra/venta de inversiones, no podrán efectuarse causando detrimento alguno a los recursos de terceros, de la Nación, del TAE o de los propios de la entidad.

d) Dádivas

• Los funcionarios del área de tesorería del Icetex que realicen operaciones de compra y venta de títulos valores, no deben recibir ni dar ningún tipo de dádivas o regalos.

4.3. Conducta para las operaciones de tesorería.

El presente aparte, entre otros, tiene como finalidad servir de guía a los servidores públicos relacionados con las operaciones de tesorería y fijar el estándar mínimo de conducta que el Icetex espera de los servidores públicos relacionados con estas actividades.

a) Negociación

Los servidores públicos de la dirección de tesorería o la dependencia que haga sus veces en la realización de sus actividades, tienen el deber de conducirse con transparencia, confidencialidad y profesionalismo:

• Transparencia: En virtud de este principio todas las operaciones de tesorería deberán ser ejecutadas con estricta sujeción a las políticas, el manual de inversiones y demás reglas y procedimientos, previamente definidos y aprobados por la junta directiva o el representante legal del Icetex para lo cual se tendrán en cuenta las recomendaciones del comité financiero y de inversiones, comité de apoyo a la junta directiva.

• Confidencialidad: El compromiso como funcionario del Icetex exige mantener en reserva la información relacionada con el instituto, que no deba ser de dominio público, así como abstenerse de aprovecharla para fines particulares.

• Profesionalismo: Con fundamento en información seria, razonable y objetiva, deben actuar con el conocimiento necesario para desarrollar las actividades propias de la gestión de tesorería e inversiones, absteniéndose de dar información ficticia, incompleta o inexacta, así como omitir conductas que puedan provocar por error la compra o venta de valores o activos financieros en perjuicio de la entidad.

b) Estructura de negociación

• El funcionario encargado de realizar las operaciones de compra venta de títulos valores, deberá dejar un registro claro y preciso, a fin de evitar confusiones en el desarrollo y cumplimiento de las mismas. Toda operación deberá tener seguimiento del funcionario hasta el cumplimiento de la misma, suministrándole al área operativa información clara y concisa que le permita cumplirla.

• En cuanto sea aplicable, deberán cumplirse las prácticas comerciales, las regulaciones del mercado de valores y las que se hayan expedido sobre el particular, por la Superintendencia Financiera de Colombia y cuando se considere aplicable y conveniente aquellas recomendaciones de sanas prácticas que expida el autorregulador del mercado de valores de Colombia.

c) Uso de límites y atribuciones

• Los procedimientos, normas de control y medidas de seguridad establecidas para las operaciones son de obligatorio cumplimiento.

• Todas las operaciones que se realicen deberán ser autorizadas previamente por el comité financiero y de inversiones, excepto las de venta con ocasión de cubrir necesidades de liquidez.

• Todas las operaciones que se realicen estarán sujetas a los cupos de emisor y emisión, límites de grupo económico y límites de operaciones con contrapartes aprobados por la junta directiva; si alguna de estas sobrepasa el cupo, límite y atribución conferida debe ser solucionada previa a su ejecución ante la instancia pertinente y reportada a los órganos colegiados.

• Solo podrán efectuarse cierres de operaciones dentro de la dirección de tesorería y en los horarios que para tal efecto se tengan determinados. En casos de contingencia se establecerán otros espacios expresamente definidos por la vicepresidencia financiera.

d) Relaciones

Los servidores públicos del Icetex y en particular los de la dirección de tesorería en sus relaciones con la entidad, las contrapartes y los organismos de control y vigilancia, deberán dar cumplimiento a las siguientes reglas de conducta:

1. Con la entidad.

• Aplicar los principios éticos que rigen la conducta profesional de las personas que realizan operaciones de tesorería.

• No podrá ofrecer, solicitar, ni aceptar gratificaciones personales, comisiones o cualquier otra forma de remuneración en transacción o inversión realizada por la dirección de tesorería.

• No podrá realizar operaciones que no correspondan a precios de mercado, como tampoco registrar las operaciones con una naturaleza distinta a la operación celebrada.


 

• No podrá aprovecharse de su condición como funcionario del Icetex para realizar negocios propios.

• En ningún caso se podrán realizar operaciones de tesorería que generen conflicto de interés.

• Se debe reportar inmediatamente al oficial de cumplimiento, cualquier situación sospechosa, anomalía o inconsistencia que se presente en alguna operación, relacionada con lavado de activos y financiación del terrorismo.

• Solo se deben cumplir operaciones que cuenten con los soportes y registros correctos.

• Se debe reportar inmediatamente a presidencia y a la vicepresidencia financiera si los servidores públicos de la dirección de tesorería tienen familiares que trabajen en cargos de tesorería de las contrapartes y emisores con cupos y límites vigentes.

2. Con las contrapartes.

• Los servidores públicos no podrán realizar negociaciones de inversiones y de tesorería, con recursos propios o administrados del Icetex, sin tener el conocimiento adecuado de su contraparte, quien debe cumplir con los requisitos establecidos por las entidades reguladoras y por el Icetex; no obstante, cuando se realicen operaciones de compra o venta de inversiones de capital con personas distintas a las vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, es responsabilidad de los servidores públicos de la dirección de tesorería identificar al comprador o al vendedor y la actividad económica del mismo. En todo caso, esta contraparte deberá estar aprobada por parte de la junta directiva.

• Ejecutar las políticas de inversión conforme a los principios de negociabilidad y oportunidad expuestos en el manual de inversiones del Icetex.

3. Entre servidores públicos.

• Regirse con profesionalismo respetando las normas legales que le sean aplicables y las buenas prácticas.

• Mantener una relación basada en principios éticos y de respeto mutuo.

• Compartir con los demás servidores públicos, los conocimientos e información no sujeta a reserva, obtenidos en el desarrollo y cumplimiento de las operaciones, que permitan mejorar el desempeño de la dirección de tesorería.

4. Con entidades de vigilancia y control.

• Es deber de los servidores públicos de la dirección de tesorería investigar, conocer y aplicar las normas que rigen la actividad y las relaciones con el mercado, al igual de los servidores públicos de la oficina de riesgos en su rol pertinente a esta actividad.

• En el momento que una entidad de vigilancia, supervisión, administrativa, judicial y de control requiera información relacionada con las actividades de la dirección de tesorería, debe suministrarse y someterse a las pruebas que las normas legales establezcan.

e) Manejo de recursos

Los recursos físicos, tecnológicos e informáticos que el Icetex ha dispuesto para la realización y cumplimiento de las actividades de la dirección de tesorería, deberán ser usados para tal fin, tener una correcta utilización y conservación que en todo momento consulte las mejores prácticas en materia de seguridad de la información.

4.4. Confidencialidad de la información.

Se considera información confidencial, cualquier información que reciban los servidores públicos o terceros que tengan algún tipo de vínculo contractual con el Icetex en desarrollo o con ocasión de su vinculación, tanto de propiedad de la entidad como información que los servidores públicos hayan recibido de terceros, incluyendo, sin limitación, cualquier información de carácter legal, contable, tributario, técnico, tecnológico, financiero, jurídico o comercial de la entidad o de los terceros y de los clientes y usuarios de ambos.

Con el fin de evitar que, en razón de la labor o de las funciones, utilicen información confidencial en provecho de ellos mismos o de terceros, se establecen las siguientes políticas:

a) Guardar absoluta reserva sobre toda la información, políticas, procedimientos u operaciones que le sean suministrados, dados a conocer o a los que tenga acceso con ocasión de su trabajo.

b) Abstenerse de efectuar para sí o para terceros, arreglos, reproducciones, adaptaciones o cualquier otra clase de mutilación, deformación o modificación de la información confidencial que llegue a su conocimiento en desarrollo o con ocasión de su trabajo.

c) No podrá divulgar, apropiarse, ni usar la información del Icetex o de sus clientes y usuarios para fines distintos al desempeño de su cargo y al manejo de las relaciones con los mismos, y menos para efectuar transacciones que deriven utilidad o provecho personal del funcionario o de un tercero.

d) Evitar causar daño o pérdida de los documentos confidenciales que hayan llegado a poder del Icetex a través de la ejecución de las labores de sus servidores públicos.

e) Está prohibido divulgar o dar lectura a documentos expresamente confidenciales, dirigidos a otras dependencias.

f) No revelar información de la nómina del Icetex, a ningún funcionario o tercero, salvo que exista autorización legal.

g) Controlar el acceso a información confidencial de la entidad.

Cumplir las demás normas internas que se estipulen dentro del desarrollo del objeto legal del Icetex.

4.5. Prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.

La junta directiva, el representante legal, los servidores públicos, pasantes y contratistas del Icetex deberán cumplir estrictamente la normatividad existente y aplicable según la naturaleza de la entidad, relacionada con el sistema de administración de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo.

4.6. Relación con los clientes y/o usuarios.

Los destinatarios del presente código deberán abstenerse de realizar actos con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento que observan un comportamiento contrario a las leyes. Se debe informar con claridad a clientes y/o usuarios las condiciones y requisitos de los productos y servicios que ofrece la entidad, en especial que los servicios que ofrece el Icetex son gratuitos y no requiere intermediarios.

Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos deberán ser atendidos de manera oportuna y precisa, conforme a la ley y a los contratos respectivos.

4.7. Relación con los proveedores.

En los procesos de selección y contratación de proveedores se deberán incluir los criterios de calificación y evaluación definidos para cada caso en particular según la necesidad que se pretende satisfacer en la contratación. En todo caso, en la contratación se observarán los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal, así como el régimen de inhabilidades e incompatibilidades.

4.8. Regalos.

Los funcionarios del Icetex no podrán aceptar regalos y/o atenciones de terceros como contraprestación a los productos, operaciones y servicios que presta el Icetex.

5. Actos incorrectos.

Se entiende por acto incorrecto, para efecto de la aplicación de este código, el incumplimiento de las normas legales y de las disposiciones generales y particulares de este código, así como cualquier intento o actuación de un servidor público del Icetex de obtener un provecho indebido para sí mismo o para terceros, abusando de su posición, y aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe. Los actos incorrectos pueden involucrar a servidores públicos, clientes, usuarios, proveedores y terceros.

Lo anterior sin perjuicio de lo previsto por la ley en relación con los deberes y prohibiciones, inhabilidades e impedimentos aplicables a los servidores públicos.

6. Régimen sancionatorio.

Los destinatarios del presente código que incumplan el procedimiento y las normas señaladas, serán sancionados de conformidad con lo estipulado en la Ley 734 de 2002 código disciplinario único, el estatuto orgánico del sistema financiero y la normatividad vigente, sin perjuicio de las sanciones penales, fiscales y administrativas correspondientes.

Código para el buen gobierno

Bogotá, D.C., abril de 2010

Tabla de contenido

1. Orientación estratégica de la entidad.

1.1. Identificación, naturaleza y objeto.

1.2. Misión.

1.3. Visión.

1.4. Principios éticos y valores.

1.5. Grupos de interés.

2. Políticas de buen gobierno para la administración de la entidad.

2.1. Órganos de dirección y administración.

2.2. Compromisos con la gestión.

2.3. Delegación de funciones.

3. Órganos de control externo y vigilancia.

3.1. Órganos externos de control y vigilancia.

3.2. Política frente al control externo y vigilancia de la entidad.

4. Políticas de buen gobierno para la gestión de la entidad.

4.1. Compromiso con la integridad.

4.2. Compromiso para la erradicación de prácticas corruptas.

4.3. Compromiso con la administración del riesgo.

4.4. Compromisos en relación con el control interno.

4.5. Compromiso en la lucha antipiratería.

4.6. Uso de marca.

4.7. Gestión del talento humano.

5. Políticas de comunicación e información.

5.1. Con la comunicación pública.

5.2. Con la comunicación organizacional.

5.3. De confidencialidad.

5.4. Con la circulación y divulgación de la información.

5.5. Con el gobierno en línea.

5.6. Con la calidad.

5.7. Con la responsabilidad social con la comunidad.

5.8. Con la responsabilidad frente al medio ambiente.

5.9. Frente a la contratación.

5.10. Frente al MECI.

6. Compromiso frente a los conflictos de interés.

6.1. Procedimiento de resolución y divulgación de conflictos de interés.

7. Conducta para las operaciones de tesorería.

7.1. Negociación.

7.2. Estructura de negociación.

7.3. Uso de límites y atribuciones.

7.4. Relaciones.

7.5. Manejo de recursos.

8. Comités de apoyo a la junta directiva.

8.1. Comité para el buen gobierno y ética.

8.2. Funciones.

9. Indicadores de gestión.

10. Divulgación del código para el buen gobierno.

1. Orientación estratégica de la entidad.

1.1. Identificación, naturaleza y objeto.

El Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Icetex, es una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa, y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, creado por el Decreto 2586 de 1950, transformado por la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005 y el Decreto 2792 del 27 de julio de 2009. Cuyo objeto es el fomento social de la educación superior, priorizando en la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico en todos los estratos, a través de mecanismos financieros que hagan posible el acceso y la permanencia de las personas a la educación superior, la canalización y administración de recursos, becas y otros apoyos de carácter nacional e internacional, con recursos propios o de terceros. El Icetex cumplirá su objeto con criterios de cobertura, calidad y pertinencia educativa, en condiciones de equidad territorial. Igualmente otorgará subsidios para el acceso y permanencia en la educación superior de los estudiantes de estratos 1, 2 y 3.

El representante legal y la alta gerencia se comprometen a orientar todas sus actuaciones en el ejercicio de la función pública hacia el logro de los objetivos y el cumplimiento de la misión y la visión del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez”, Icetex.

1.2. Misión.

El Icetex es la entidad financiera del Estado, de naturaleza especial, que promueve y financia el acceso y la permanencia en la educación superior en Colombia y en el exterior; a través de crédito educativo, la gestión de recursos de cooperación internacional y de terceros, con criterios de equidad, cobertura, calidad y pertinencia, priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico; para contribuir al desarrollo social y económico del país.

1.3. Visión.

Seremos reconocidos como el gran motor financiador de la educación superior en Colombia, maximizando el número de créditos activos e incrementando las oportunidades de cooperación internacional; soportados en una operación financiera sostenible, un modelo de gestión efectivo, tecnología de punta y personal altamente calificado; orientado a alcanzar altos niveles de satisfacción en nuestros clientes.

1.4. Principios éticos y valores.

a) Principios generales

Todos los destinatarios de este código estarán obligados en todas sus actuaciones a:

• Cumplir con la Constitución, las leyes de la Nación, las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y políticas fijadas por el Icetex.

• Colaborar dentro del marco normativo aplicable vigente con las autoridades de supervisión, judiciales y administrativas en la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, así como en los delitos informáticos y demás delitos de que tenga conocimiento con ocasión del ejercicio de su actividad, proporcionando de manera veraz, oportuna y eficaz la información que soliciten las instancias de control correspondientes y cualquier interesado, sin perjuicio de la reserva que la Constitución y las leyes establezcan al igual que la regulación sobre manejo de la información.

• Actuar con buena fe, lealtad, diligencia y cuidado dando prelación en sus decisiones a los principios y valores del Icetex.

• Evitar situaciones que permitan, amparen o faciliten actos incorrectos, incluyendo aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o usarse en forma contraria a los intereses legítimos del Icetex.

• Informar oportunamente al respectivo jefe inmediato todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero, que afecte los intereses del Icetex, de sus clientes y/o usuarios.

b) Valores institucionales

• Honestidad: Trabajar de manera honrada, cuidando de manera justa y razonable los recursos asignados y, actuando con rectitud en todo momento.

• Respeto: Actuar reconociendo los derechos, opiniones y la dignidad de los demás, absteniéndose de ofenderlos y cuidando de no ir más allá de los límites establecidos.

• Responsabilidad: Cumplir con los compromisos adquiridos, reconociendo, aceptando y respondiendo por las acciones y decisiones generadas en ese proceso.

• Lealtad: Ser fieles al Icetex, convirtiendo en nuestros los objetivos de la institución.

• Transparencia: Actuar con claridad, sin ambigüedades y siguiendo permanentemente las políticas y normas de la institución, facilitando la vigilancia y monitoreo en el desempeño organizacional.

• Solidaridad: Sentir como propias las necesidades de nuestro público objetivo, y trabajamos en función de ellas.

• Vocación de servicio: Continuamente demostrar disposición a cuidar los intereses y satisfacer las necesidades de nuestros clientes tanto internos como externos, nos anticipamos a conocerlas y respondemos de manera efectiva con un servicio de alta calidad.

1.5. Grupos de interés.

El Icetex reconoce como sus grupos de interés todas aquellas personas o entidades con quienes mantiene una relación para el desarrollo de su objeto legal, de conformidad con la normatividad que le sea aplicable.

2. Políticas de buen gobierno para la administración de la entidad.

2.1. Órganos de dirección y administración.

De conformidad con el Decreto 1050 del 6 de abril de 2006, se consideran órganos de dirección y administración del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnico en el Exterior, Mariano Ospina Pérez, Icetex, la junta directiva y el presidente, quien es el representante legal de la entidad.

a) Junta directiva

Es el máximo órgano administrativo que formula la política general, los planes, programas y proyectos para el cumplimiento del objeto legal del Icetex, las funciones y operaciones autorizadas y todas aquellas inherentes a su naturaleza jurídica, acorde con lo dispuesto por la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005 y en los lineamientos y políticas del Gobierno Nacional en materia de crédito educativo.

Su conformación y designación están definidas en el Decreto 1050 del 6 de abril de 2006 y sus funciones establecidas en el Acuerdo 13 del 21 de febrero de 2007.

b) Representante legal

La representación legal del Icetex estará a cargo de un presidente, quien será agente del Presidente de la República, de su libre nombramiento y remoción, que deberá posesionarse ante él mismo y tendrá a su cargo la administración de la entidad.

El Presidente de la República, designará por ausencia temporal o absoluta del representante legal del Icetex, al funcionario que lo reemplazará. El encargo deberá realizarse mediante acto administrativo y tomará posesión en los mismos términos que lo hace el titular del cargo.

El representante legal tendrá además de las funciones señaladas por la ley, las previstas en el Decreto-Ley 3155 del 26 de diciembre 1968, en la Ley 18 del 28 de enero de 1988, en la Ley 30 del 28 de diciembre de 1992, en el Decreto 276 del 29 de enero de 2004, en el Decreto 380 del 12 de febrero de 2007, en el artículo 23 del Acuerdo 13 del 21 de febrero de 2007, en el estatuto orgánico del sistema financiero contenido en el Decreto-Ley 1328 del 15 de julio de 2009 y las demás que le sean aplicables.

2.2. Compromisos con la gestión.

El representante legal del Icetex y la alta gerencia, para fomentar e impulsar la educación superior y el liderazgo en el crédito educativo, se comprometen con un modelo de gestión eficiente en el manejo de los recursos, control de la calidad, seguridad de la información, control de actividades delictivas, la planeación con un modelo de operación por procesos y un sistema de evaluación y control que propenda por el mejoramiento continúo. El Icetex cumple con las premisas estratégicas señaladas en el plan estratégico de la entidad.

2.3. Delegación de funciones.

Cuando el representante legal del Icetex o algún miembro autorizado de la alta gerencia deleguen determinadas funciones, dicha delegación, será consecuente con los preceptos legales y con las obligaciones que asumieron al ser parte del sector público.

3. Órganos de control externo y vigilancia.

3.1. Órganos externos de control y vigilancia.

• Contraloría General de la República: Ejerce la vigilancia fiscal de acuerdo con las normas legales vigentes, sin perjuicio de las funciones de vigilancia señaladas en el estatuto orgánico del sistema financiero.

• Superintendencia Financiera de Colombia: Ejerce la inspección, vigilancia y control sobre las operaciones financieras que realice el Icetex.

• Departamento Administrativo de la Función Pública: Controla la administración del recurso humano y el desarrollo de control interno institucional.

• Procuraduría General de la República: Controla la actuación de los funcionarios públicos.

• Revisor fiscal: Cumple las funciones previstas en el libro segundo, titulo I, del Código de Comercio, en la Circular 100 de 1995 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia y demás normas definidas por los entes reguladores, y se sujeta a lo allí dispuesto. El revisor fiscal es elegido por la junta directiva quien determina y aprueba el presupuesto de la operación, así como removerlo libremente cuando lo consideren necesario. El revisor fiscal debe informar a la junta directiva además de los requisitos de ley, los hallazgos relevantes que efectué con el fin de que se cuente con la información necesaria para tomar decisiones.

• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN: Vigila el cumplimiento de todas las formalidades relacionadas a impuestos aplicables a la entidad.

• Secretaría de Hacienda Distrital y Municipales: Vigila el cumplimiento de todas las formalidades relacionadas con impuestos distritales y municipales aplicables a la entidad.

• Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF: Previene y detecta posibles operaciones de lavado de activos y financiación del terrorismo relacionado con las actividades de la entidad.

• Congreso de la República: Vigila el control político sobre las actuaciones del Icetex, en el desarrollo de su objeto legal y acorde con su naturaleza jurídica.

A través del proceso de homologación de cuentas del PUC público al PUC financiero la Contaduría General de la Nación recibe del Icetex reportes financieros teniendo en cuenta que se tiene como documento fuente el PUC financiero.

3.2. Política frente al control externo y vigilancia de la entidad.

El representante legal y su equipo directivo mantendrán unas relaciones armónicas con los órganos de control y suministrarán la información que legalmente estos requieran en forma oportuna, completa y veraz para que puedan desempeñar eficazmente su labor. Igualmente se comprometen a implantar las acciones de mejoramiento institucional concertados con los órganos de control y vigilancia y acatar como obligatorias las decisiones tomadas por los órganos externos de control y vigilancia, y el defensor del cliente, siempre que el cliente las acepte.

4. Políticas de buen gobierno para la gestión de la entidad.

4.1. Compromiso con la integridad.

El Icetex encaminará sus actividades de conformidad con los principios enunciados en la Constitución, los valores de la entidad y las demás normas vigentes, en los estatutos y en el presente código para el buen gobierno, orientadas hacia una gestión íntegra, con principios y valores éticos frente a todos sus grupos de interés.

4.2. Compromiso para la erradicación de prácticas corruptas.

El Icetex adoptará prácticas contra la corrupción, para lo cual creará compromisos tendientes a lograr este objetivo por parte de sus servidores públicos, pasantes y contratistas, preservando la moralidad, integridad y la transparencia en la administración pública, de acuerdo con lo preceptuado en la Ley 190 de 1995 y demás normas que la reglamenten.

En el desarrollo de esta política de lucha anticorrupción, la entidad vinculará a la ciudadanía por medio de los mecanismos de participación ciudadana para el control social de la gestión, en especial a través de la rendición de cuentas a la ciudadanía.

Adicionalmente el Icetex colaborará interinstitucionalmente suministrando la información solicitada por entidades que se encuentren legitimadas en la lucha contra la corrupción. Así mismo, en coordinación con los organismos de control, vigilancia, supervisión y autoridades judiciales, el Icetex realizará las actividades propias que le competen dentro del sistema SARLAFT.

4.3. Compromiso con la administración del riesgo.

El Icetex implementa los sistemas de administración de riesgo de conformidad con la normatividad que le es aplicable, adelantando las acciones pertinentes para el diseño y mantenimiento de los mismos, emprendiendo el tratamiento del riesgo de manera oportuna y eficiente; para ello establecerá acciones factibles y efectivas en el marco de la viabilidad jurídica, técnica, financiera y económica institucional.

De conformidad con lo descrito en la normatividad vigente será obligación de la entidad el revelar su exposición por tipo de riesgo, al igual que el desarrollo de sus políticas, mediante nota en los estados financieros que describa la gestión adelantada dentro del período respectivo.

La administración del riesgo velará por el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, en el marco de las políticas aprobadas por la junta directiva; de igual forma por una cultura que logre los siguientes objetivos:

• Una adecuada administración y control del riesgo que permita realizar operaciones propias del negocio con niveles de riesgo aceptables, de conformidad con el tamaño de la entidad y actividad operativa derivada de su negocio.

• La implementación de políticas, lineamientos generales y metodologías de identificación, medición, monitoreo y control de los diferentes tipos de riesgos a que está expuesto el Icetex.

4.4. Compromisos en relación con el control interno.

El Icetex ejercerá seguimiento y control de todas las actividades requeridas para el desarrollo de su objeto legal a través de la oficina de control interno de conformidad con las funciones establecidas a través del Decreto 380 del 12 de febrero de 2007 y las normas que le sean aplicables expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

4.5. Compromiso en la lucha antipiratería.

El Icetex implementará las acciones conducentes al cumplimiento de las normas de protección a la propiedad intelectual y los derechos de autor, e igualmente se compromete a excluir el uso de cualquier tipo de software o archivo de audio y video que no esté debidamente licenciado.

4.6. Uso de marca.

Todos los derechos de la marca Icetex son de su propiedad exclusiva y se encuentran registrados ante las autoridades competentes. El uso de la misma solo podrá ser autorizado por el Icetex previamente a la utilización por parte de un tercero.

4.7. Gestión del talento humano.

El Icetex se comprometerá con el desarrollo integral del talento humano con los conocimientos, competencias y habilidades necesarias para la operación y cumplimiento de los objetivos organizacionales, a través de la ejecución de los programas de inducción, capacitación, evaluación del desempeño, selección y bienestar social, en procura de lograr un clima organizacional adecuado soportado en una buena comunicación interna.

5. Políticas de comunicación e información.

5.1. Con la comunicación pública.

El Icetex se compromete a asumir la comunicación y la información como bienes públicos, a conferirles un carácter estratégico y orientarlas hacia el fortalecimiento de la identidad institucional y expansión de la capacidad productiva de los miembros de la entidad, para lo cual las acciones comunicativas se efectuarán de acuerdo con los parámetros que establezcan los procesos comunicacionales y el plan de comunicación de la entidad.

5.2. Con la comunicación organizacional.

El Icetex orienta la comunicación organizacional a la construcción de sentido de pertenencia y al establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración entre los servidores públicos de la entidad; para ello la administración establece procesos y mecanismos comunicativos que garanticen la interacción y la construcción de visiones comunes.

5.3. De confidencialidad.

El Icetex suscribirá acuerdos de confidencialidad en todos los casos en los cuales entregue información sobre sus actividades derivadas de la operación o del desarrollo de su objeto legal, bien sea para la suscripción de contratos o para atender solicitudes de un tercero, en cuyo caso se deberá conocer previamente el uso y destino de la información que se le solicite.

5.4. Con la circulación y divulgación de la información.

El Icetex establecerá un contacto permanente y correlativo con sus grupos de interés. Para lo cual adoptará mecanismos conducentes a la generación de información integral, oportuna, actualizada, clara, veraz y confiable, bajo políticas efectivas de producción, manejo, seguridad y circulación de la misma.

En cuanto al derecho de petición, la entidad se compromete a establecer políticas encaminadas a dar respuesta oportuna y de fondo a las peticiones planteadas por la comunidad, con el fin de que el acceso a la información sea eficaz.

5.5. Con el gobierno en línea.

El representante legal y su equipo de alta gerencia se comprometerán a poner especial interés en la aplicación efectiva del gobierno en línea, a través de la implantación de las acciones necesarias para mantener actualizada la página web de la entidad con la más completa información sobre la marcha de la administración en cuanto a procesos y resultados de la contratación, estados financieros, concursos para proveer cargos, plan estratégico, avances en el cumplimiento de metas y objetivos del plan estratégico, indicadores e informes de gestión; servicios que la entidad presta a la ciudadanía y forma de acceder a ellos así como el funcionamiento general de la entidad, entre otros.

5.6. Con la calidad.

En el Icetex fomentamos la educación a través de nuestros productos y servicios, en las áreas prioritarias que el país requiere, en concordancia con las políticas del plan de desarrollo. Para lograrlo, contamos con la participación de nuestros aliados estratégicos, con un sistema de gestión de la calidad que promueve el mejoramiento continuo, y con un equipo humano altamente calificado y orientado a satisfacer las necesidades de nuestros usuarios en cuanto al acceso y permanencia en el sistema educativo, tanto en el país como en el exterior; así mismo, brindamos apoyo en las iniciativas de mejoramiento de la calidad de las instituciones educativas con criterios de equidad, transparencia y responsabilidad social.

5.7. Con la responsabilidad social con la comunidad.

• Compromiso con la comunidad

En el Icetex la responsabilidad social se concibe como una filosofía de servicio y compromiso hacia la comunidad; especialmente con las poblaciones más vulnerables, brindando igualdad de oportunidades y apoyo para la formación del talento humano.

La entidad declara expresamente su compromiso con la protección de los derechos fundamentales, salvaguardando los parámetros básicos de protección a la vida, a la libertad, a la igualdad, a la dignidad humana, a la intimidad, al libre desarrollo de la personalidad, a la libertad de conciencia y de cultos, a la información, al trabajo, a la asociación, al respeto a la naturaleza, a la intervención ciudadana activa, y a la solidaridad, entre otros.


 

• Información y comunicación con la comunidad

El Icetex a través de diferentes mecanismos e instrumentos y con base en los modelos de comunicación pública, divulga oportuna y adecuadamente las políticas, programas, servicios y en general la información necesaria de la operatividad de los procesos internos, contando con canales adecuados y medios masivos de comunicación.

Los estados e informes económicos, financieros, contables y de gestión presentados a los respectivos entes de regulación y control por la entidad, y cualquier otra información sustancial, son dados a conocer oportunamente a la comunidad.

Los medios de información que utilizará entre otros, son: La página web como principal punto de información hacia la ciudadanía, boletines de prensa, folletos, correo electrónico, línea de atención gratuita y espacios concedidos por los medios masivos de comunicación.

• Compromiso con la rendición de cuentas

El Icetex realiza una efectiva rendición anual de cuentas con el objeto de informar a la ciudadanía sobre el proceso de avance y cumplimiento de las metas contenidas en el plan de desarrollo de la entidad y de la ejecución del presupuesto asignado para los programas y proyectos de la Institución.

• Atención de quejas y reclamos

La entidad cuenta con un sistema de atención al usuario con cobertura nacional, ante el cual se pueden presentar quejas, solicitudes, reclamaciones y consultas, proporcionándose una respuesta en los términos previstos por la ley. Este sistema cuenta con los siguientes canales: atención personalizada, escrita, virtual, chat y contact center.

Así mismo la entidad cuenta con un defensor del cliente, quien actúa como vocero de los clientes o usuarios ante el Icetex; el defensor conoce y resuelve de forma objetiva las quejas individuales, dentro de los términos de ley, que sean presentadas en relación con un posible incumplimiento por parte del Icetex.

Como muestra de respeto a los derechos de los clientes o usuarios y en aras de asegurar la absoluta transparencia en todas sus operaciones, el Icetex se compromete a acatar como obligatorias las decisiones tomadas por el defensor, siempre que el cliente la acepte y no contravenga la ley.

• Control social

El Icetex promueve la participación de la ciudadanía, organizaciones sociales y comunitarias, clientes y usuarios, veedurías y comités de vigilancia, entre otros, para prevenir, racionalizar, proponer, acompañar, vigilar y controlar la gestión pública, sus resultados y la prestación de los servicios públicos suministrados por el Estado y los particulares, garantizando la gestión al servicio de la comunidad. Así mismo facilita de manera oportuna la información requerida por la ciudadanía para el ejercicio del control social.

5.8. Con la responsabilidad frente al medio ambiente.

El Icetex presta especial atención al cumplimiento de las políticas que respecto al medio ambiente establezca el Gobierno Nacional y los organismos competentes y se compromete a respetar los procesos naturales, protegiendo el medio ambiente en general creando procedimientos para el manejo de los residuos sólidos aprovechables.

5.9. Frente a la contratación.

El Icetex de conformidad con la Ley 1002 de 2005, y con la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, se rige en la contratación por el derecho privado y para ello cuenta con un manual de contratación. En todo caso observa las disposiciones constitucionales sobre los principios de la función administrativa y la gestión fiscal, así como el régimen de inhabilidades e incompatibilidades.

5.10. Frente al MECI.

El Icetex aplica el modelo estándar de control interno MECI (adoptado por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 1599 de 2005) y vela por su cumplimiento por parte de todos los servidores públicos, para que desarrollen estrategias que conduzcan a una administración eficiente, eficaz, por medio de la autorregulación, la autogestión, el autocontrol y el mejoramiento continuo en el marco de los fines del Estado, y propiciando el control estratégico, el control de gestión y el control de evaluación.

El Icetex cuenta con una adecuada estructura del sistema de control interno, la cual constituye objeto de permanente revisión por parte de la junta directiva y de la administración, con el fin de desarrollar los correctivos y mejoras que determinen los resultados de la revisión y los nuevos estándares nacionales.

6. Compromiso frente a los conflictos de interés.

Se entiende por conflicto de interés toda situación o evento de regulación, administración, operación o control institucional, en la que deba intervenir o participar alguno de los destinarios de este código en razón del ejercicio de sus funciones, cuya decisión tenga relación directa o indirecta con sus propios intereses personales o familiares según el grado de consanguinidad o afinidad señalado en el código para el buen gobierno y/o cuando esa decisión institucional esté en contra de los intereses de la entidad.

Cuando un miembro de junta directiva se encuentre incurso en una situación de conflicto de interés o considere poder estarlo, corresponderá a la junta directiva estudiar el caso y definir las acciones a seguir. Dicho análisis será realizado sin la presencia del respectivo miembro de junta.

La junta directiva del Icetex, como máximo órgano de administración y dirección, determinará los mecanismos para el seguimiento de las reglas sobre conflictos de interés. En caso de que un miembro de la junta directiva y/o comité de apoyo a la misma se vea comprometido en un conflicto de interés, en la reunión de junta directiva, deberá informar la respectiva inhabilidad y declararse impedido para votar.

Adicionalmente, de conformidad con los principios y normas de conducta establecidas por el código de ética y conducta, así como por la legislación vigente, los directivos, servidores y proveedores del Icetex deberán abstenerse de:

a) Participar en actividades, negocios u operaciones contrarias a la ley, a los intereses del Icetex, que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar el buen nombre de la entidad.

b) Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en sentimientos de amistad, enemistad o relaciones familiares.

c) Otorgar a los ahorradores y constituyentes de fondos cualquier tipo de preferencia económica que esté por fuera de los parámetros y políticas establecidas por el instituto para las diferentes operaciones que realice.

d) Realizar cualquier operación utilizando información confidencial en provecho suyo o de terceros.

e) Recibir remuneración, dádivas o cualquier otro tipo de compensación en dinero o en especie por parte de cualquier persona natural o jurídica, en razón del trabajo o servicio prestado a la sociedad.

f) Abusar de su condición de directivo o empleado para obtener beneficios personales de proveedores, contratistas y usuarios.

g) Utilizar el nombre, razón social, sigla, marca, denominación de servicios o productos del Icetex, o cualquier elemento propio de la entidad para actividades particulares.

h) Ofrecer sus servicios, experiencia profesional o conocimientos a clientes y usuarios de la entidad.

i) Utilizar las instalaciones y los elementos de trabajo para manejar o promover negocios a título personal o en provecho de terceros.

6.1. Procedimiento de resolución y divulgación de conflictos de intereses.

Las personas involucradas, incursas o que crean que otro de ellos está inmersa en situaciones de conflicto de interés deberán revelarlo, informando al comité para el buen gobierno y ética y al ente de control competente, quienes definirán las acciones a seguir de acuerdo con la situación planteada.

Los grupos de interés deberán consultar con el comité para el buen gobierno y ética los eventos que puedan ofrecer dudas en relación con un posible conflicto de interés o manejo de información confidencial.

7. Conducta para las operaciones de tesorería.

El presente aparte tiene como finalidad servir de guía a los servidores públicos relacionados con las operaciones de tesorería y fijar el estándar mínimo de conducta que el Icetex espera de los servidores públicos relacionados con estas actividades.

7.1. Negociación.

Los servidores públicos de la dirección de tesorería en la realización de sus actividades, tienen el deber de conducirse con transparencia, confidencialidad y profesionalismo:

• Transparencia: En virtud de este principio todas las operaciones de tesorería deberán ser ejecutadas con estrictos niveles de eficiencia sujetos a políticas, reglas y procedimientos, previamente definidos y aprobados por la junta directiva del Icetex, e igualmente deberán seguirse las recomendaciones del comité financiero y de inversiones, órgano de apoyo a la junta directiva creado para esta materia.

• Confidencialidad: El compromiso como funcionario del Icetex exige mantener en reserva la información relacionada con el instituto, que no deba ser de dominio público, así como abstenerse de aprovecharla para fines particulares.

• Profesionalismo: Con fundamento en información seria, razonable y objetiva, deben actuar con profesionalismo en función de las actividades absteniéndose de dar información ficticia, incompleta o inexacta, así como omitir conductas que puedan provocar por error la compra o venta de valores o activos financieros en perjuicio de la entidad.

7.2. Estructura de negociación.

• En todo caso previo a concretar operaciones, se deberán tener en cuenta las recomendaciones de los miembros del comité financiero y de inversiones.

• En el momento de concretar operaciones es obligación dejar un registro claro y preciso, a fin de evitar confusiones en el desarrollo y cumplimiento de las mismas.

• Toda operación deberá tener seguimiento del funcionario hasta el cumplimiento de la misma, suministrándole al área operativa información clara y concisa que le permita cumplirla.

• Toda operación telefónica deberá cerrarse con claridad a fin de evitar que pueda dar lugar a interpretaciones equivocadas.

• Las negociaciones deben buscar obtener excedentes para el Icetex dentro de las circunstancias o condiciones de los mercados, teniendo en cuenta si la operación es única o forma parte de una operación estructurada, como es el caso de las subastas.

• En cuanto sea aplicable, deberán cumplirse las prácticas comerciales, las regulaciones del mercado de valores y las que se hayan expedido sobre el particular, por la Superintendencia Financiera de Colombia y cuando se considere aplicable y conveniente aquellas recomendaciones de sanas prácticas que expida el autorregulador del mercado de valores de Colombia.

7.3. Uso de límites y atribuciones.

• Los procedimientos, normas de control y medidas de seguridad establecidas para las operaciones son de obligatorio cumplimiento.

• Todas las operaciones que se realicen deberán ser autorizadas previamente por el comité financiero y de inversiones.

• Todas las operaciones que se realicen estarán sujetas a los cupos de emisor y emisión, límites de grupo económico y límites de operaciones con contraparte aprobados por la junta directiva; si alguna de estas sobrepasa el cupo límite y atribución conferida debe ser solucionada previa a su ejecución ante la instancia pertinente y reportada a los órganos colegiados.

• Solo podrán efectuarse cierres de operaciones dentro de la dirección de tesorería y en los horarios que para tal efecto se tengan determinados. En casos de contingencia se establecerán otros espacios expresamente definidos por la vicepresidencia financiera.

7.4. Relaciones.

Los servidores públicos del Icetex y en particular los servidores públicos de la dirección de tesorería en sus relaciones con la entidad, las contrapartes y los organismos de control y vigilancia, deberán dar cumplimiento a las siguientes reglas de conducta:

a) Con la entidad

• Aplicar los principios éticos que rigen la conducta profesional de las personas que realizan operaciones de tesorería.

• Ningún funcionario podrá ofrecer, solicitar, ni aceptar gratificaciones personales, comisiones o cualquier otra forma de remuneración en transacción o inversión realizada por la dirección de tesorería.

• Ningún funcionario podrá realizar operaciones que no correspondan a precios de mercado.

• Ningún funcionario podrá registrar las operaciones con una naturaleza distinta a la operación celebrada.

• Ningún funcionario del Icetex podrá aprovecharse de esta condición para realizar negocios propios.

• En ningún caso se podrán realizar operaciones de tesorería que generen conflicto de interés.

• Se debe reportar inmediatamente al oficial de cumplimiento, cualquier situación sospechosa, anomalía o inconsistencia que se presente en alguna operación, relacionada con lavado de activos y financiación del terrorismo.

• Solo se deben cumplir operaciones que cuenten con los soportes y registros correctos.

• Se debe reportar inmediatamente a presidencia y a la vicepresidencia financiera si los servidores públicos de la dirección de tesorería tienen familiares que trabajen en cargos de tesorería de las contrapartes y emisores con cupos y límites vigentes.

b) Con las contrapartes

• Los servidores públicos no podrán realizar negociaciones sin tener el conocimiento adecuado de su contraparte, quien debe cumplir con los requisitos establecidos por las entidades reguladoras y por el Icetex; no obstante, cuando se realicen operaciones de compra o venta de inversiones de capital con personas distintas a las vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, es responsabilidad de los servidores públicos de la dirección de tesorería identificar al comprador o al vendedor y la actividad económica del mismo. En todo caso, esta contraparte deberá estar aprobada por parte de la junta directiva.

• Ejecutar las políticas de inversión conforme a los principios de negociabilidad y oportunidad expuestos en el comité financiero y de inversiones, así como en condiciones razonables de mercado.

c) Entre servidores públicos

• Regirse con profesionalismo respetando las normas legales que le sean aplicables y las sanas prácticas comerciales.

• Conducir a la formación de un equipo profesional e integral.

• Mantener una relación basada en principios éticos y de respeto mutuo.

• Compartir con los demás servidores públicos, los conocimientos e información no sujeta a reserva, obtenidos en el desarrollo y cumplimiento de las operaciones, que permitan mejorar el desempeño de la dirección de tesorería.

d) Con entidades de vigilancia y control

• Es deber de los servidores públicos de la dirección de tesorería investigar, conocer y aplicar las normas que rigen la actividad y las relaciones con el mercado, al igual de los servidores públicos de la oficina de riesgos en su rol pertinente a esta actividad.

• En el momento que una entidad de vigilancia, supervisión, administrativa, judicial y de control requiera información relacionada con las actividades de la dirección de tesorería, debe suministrarse y someterse a las pruebas que las normas legales establezcan.

7.5. Manejo de recursos.

Los recursos físicos, tecnológicos e informáticos que el Icetex ha dispuesto para la realización y cumplimiento de las actividades de la dirección de tesorería, deberán ser usados para tal fin, tener una correcta utilización y conservación que en todo momento consulte las mejores prácticas en materia de seguridad de la información.

8. Comités de apoyo a la junta directiva.

De conformidad con el artículo 21 del Acuerdo 13 del 21 de febrero de 2007, la junta directiva del Icetex creará comités de apoyo integrados en algunos casos por uno de los miembros de la junta directiva como máximo órgano de administración y dirección.

De conformidad con el artículo 2º del Acuerdo 31 del 29 de agosto de 2008, la presidenta del Icetex podrá determinar mediante acto administrativo la conformación de los comités de apoyo a la junta directiva, señalar sus funciones y atribuciones.

8.1. Comité para el buen gobierno y ética.

El comité para el buen gobierno y ética del Icetex es la instancia organizacional encargada de promover y liderar el proceso de implantación de la gestión ética, encausado hacia la consolidación del ejercicio de la función pública en términos de eficacia, transparencia, integridad y servicio a la ciudadanía por parte de todos los servidores públicos de la entidad. Igualmente es el facultado en el tema de la prevención y manejo de los conflictos de interés dentro de la entidad.

El comité de para el buen gobierno y ética tendrá la siguiente conformación:

• El secretario general con voz y voto quien lo presidirá

• El vicepresidente financiero con voz y voto

• El jefe de la oficina de riesgos con voz y voto

• El jefe de la oficina de control interno con voz y voto

• El oficial de cumplimiento con voz y voto

• El asesor externo de la junta directiva con voz y voto

• Un representante de los funcionarios con voz y voto que será uno de los representantes principales ante la comisión de personal del Icetex.

• El coordinador del grupo de talento humano, quien ejercerá como secretario del comité.

• El comité para el buen gobierno y ética se reunirá ordinariamente dos veces al año y extraordinariamente las veces que se requieran, las cuales serán convocadas por el presidente del Icetex.

8.2. Funciones.

• Monitorear y hacer seguimiento al desarrollo y cumplimiento de las políticas generales y de dirección de la entidad y velar por el cumplimiento de las disposiciones estatutarias y reglamentarias relacionadas con el buen gobierno y ética y conducta de la entidad.

• Asegurarse de la difusión del código para el buen gobierno y de ética y conducta a través de una adecuada capacitación sobre los mismos a los funcionarios, contratistas y grupos de interés de la entidad.

• Realizar seguimiento a las políticas de contratación de la entidad, en aras del cumplimiento del principio de transparencia en los procesos contractuales.

• Hacer seguimiento a la política de gestión del talento humano en la entidad.

• Informarse y hacer seguimiento a los sistemas de control social que se ejercen sobre la entidad.

• Monitorear el comportamiento de los servidores públicos.

• Presentar al comité técnico de presidencia las recomendaciones generadas sobre los tema discutidos por el comité.

• Someter a aprobación de la junta directiva las modificaciones o ajustes que consideren necesarios en el código para el buen gobierno y al código de ética y conducta del Icetex.

• Administrar y tratar los casos de conflictos de interés que ocurran al interior de la entidad y de los cuales tenga conocimiento.

• Proponer los mecanismos y procedimientos para facilitar la prevención, el manejo y la divulgación de los conflictos de interés que puedan presentarse entre los grupos de interés.

• Velar por la divulgación de los conflictos de interés en los cuales pudieran estar incursos el presidente o su equipo directivo, los funcionarios de la entidad, los miembros externos de los comités, los miembros de la junta directiva y demás.

9. Indicadores de gestión.

Los indicadores de gestión del Icetex son los definidos en su plan estratégico y el balanced scorecard y estos a su vez constituyen los indicadores de los procesos de la entidad.

El establecimiento de los indicadores se realizó para cada objetivo estratégico y contempla las variables que permiten ejercer un control sobre el desempeño de cada indicador y sobre las metas y propósitos establecidos para cada uno de ellos, de igual forma orientan los esfuerzos de la entidad en la consecución de los objetivos planteados.

10. Divulgación del código para el buen gobierno.

El código para el buen gobierno se divulgará a todos los servidores públicos de la entidad, contratistas, estudiantes en pasantía y aliados estratégicos del Icetex.

(Nota: Derogado por el Acuerdo 7 de 2018 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior)

(Nota: Derogado por el Acuerdo 6 de 2018 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior)