ACUERDO 962 DE 2000 

(Noviembre 8)

“Por el cual se reorganiza el centro de atención de notificaciones adscrito a la oficina judicial de la dirección seccional de administración judicial de Bogotá - Cundinamarca y se crean unos cargos”.

La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las señaladas en el numeral 7º del artículo 85 de la Ley 270 de 1996,

ACUERDA:

ART. 1º—Estructura. El centro de atención de notificaciones, adscrito a la oficina judicial de la dirección seccional de administración judicial de Bogotá - Cundinamarca, contará con la siguiente estructura:

Coordinación

a) Grupo de atención al usuario;

b) Grupo de preparación y apoyo, y

c) Grupo de notificación.

ART. 2º—Funciones generales del centro de atención de notificaciones. Son funciones del centro de atención de notificaciones, las siguientes:

1. Programar y coordinar las actividades relativas a la prestación del servicio de notificaciones.

2. Recaudar las expensas por concepto de notificaciones y realizar los pagos que estén autorizados.

3. Recibir, revisar y registrar las solicitudes de notificaciones provenientes de los despachos judiciales.

4. Efectuar las notificaciones recibidas de los despachos judiciales, previa zonificación de la ciudad.

5. Informar oportunamente a los despachos judiciales sobre los resultados de las notificaciones.

6. Organizar, archivar y custodiar los expedientes y documentos relacionados con las notificaciones y devolverlos al despacho.

7. Atender al público y suministrar la información que solicite sobre notificaciones.

ART. 3º—Funciones de la coordinación del centro de atención de notificaciones. Son funciones de la coordinación del centro de atención de notificaciones, las siguientes:

1. Coordinar, controlar y supervisar las labores de los diferentes grupos del centro de atención de notificaciones incluyendo la del servicio de transporte y el recaudo y manejo de expensas.

2. Elaborar y presentar informes mensuales de gestión a la presidencia de la Sala Administrativa del Consejo Seccional de la Judicatura.

3. Firmar los formatos de avisos judiciales.

4. Verificar, evaluar y consolidar los informes de la gestión de los notificadores y de los juzgados, en relación con el proceso de notificaciones.

5. Elaborar, tramitar y controlar la ejecución del plan de compras del centro de atención de notificaciones.

6. Las demás que le asigne el director seccional.

ART. 4º—Funciones del grupo de atención al usuario. Son funciones del grupo de atención al usuario, las siguientes:

1. Apoyar eficazmente al coordinador del centro de atención de notificaciones en el cumplimiento de sus funciones.

2. Recibir de caja, custodiar y consignar los dineros recaudados por concepto de notificaciones.

3. Efectuar el arqueo diario de los recursos del centro de atención de notificaciones.

4. Colaborar con la realización de las actividades de pago de obligaciones, contraídas por el centro de atención de notificaciones y, ejercer el debido control sobre las mismas.

5. Recibir en ventanilla los valores de las notificaciones.

6. Digitar los datos en el formato de hoja de ruta.

7. Expedir recibos de pago de notificaciones.

8. Efectuar el cierre diario de caja y entregar los dineros al coordinador.

9. Atender con eficacia al público, a los despachos judiciales y a los demás interesados que requieran información del centro de atención de notificaciones.

10. Organizar, archivar y custodiar los documentos relacionados con las labores propias del centro de atención de notificaciones.

11. Las demás que le asigne el coordinador del centro de atención

ART. 5º—Funciones del grupo de preparación y apoyo. Son funciones del grupo de preparación y apoyo, las siguientes:

1. Digitar información e imprimir las hojas de ruta, la relación de las mismas y las de entrega diaria para cada notificador, y suscribirlas, cuando se requiera.

2. Zonificar, clasificar, distribuir y entregar al grupo de notificación los paquetes diarios de notificaciones.

3. Imprimir los formatos del acta de notificación personal y de aviso judicial adicionándolos a las solicitudes de notificaciones y colocarlos en las casillas de los notificadores.

4. Recibir y revisar los documentos para notificación y en caso de encontrar errores devolverlos al juzgado para los ajustes pertinentes.

5. Recibir de los notificadores, las hojas de ruta debidamente diligenciadas, ingresarlas al sistema y enviar al correo los avisos judiciales que se hayan fijado.

6. Realizar sendas rondas por los juzgados civiles del circuito y municipales, a fin de recoger y entregar el trabajo.

7. Las demás que le asigne el coordinador del centro de atención de notificaciones.

ART. 6º—Funciones del grupo de notificación. Son funciones del grupo de notificación, las siguientes:

1. Verificar la documentación de las notificaciones que le entregue el grupo de preparación y apoyo, y devolverla de inmediato, en caso de estar incompleta.

2. Diligenciar oportunamente los informes de notificación de las hojas de ruta, consignando las observaciones y firmándolos bajo la gravedad del juramento.

3. Hacer firmar de los notificados el acta de notificación personal y suscribirla en todos los caso, al igual que los avisos judiciales.

4. Entregar, el mismo día de la diligencia de notificación, las hojas de ruta y la documentación al grupo de preparación y apoyo.

5. Presentar por escrito las aclaraciones, descargos y justificaciones que se soliciten, respecto a las diligencias realizadas.

6. Las demás que le asigne el coordinador del centro de atención de notificaciones.

ART. 7º—Crear en la planta de personal del centro de atención de notificaciones, adscrito a la oficina judicial de la dirección seccional de administración judicial de Bogotá - Cundinamarca, cinco (5) cargos de asistente administrativo grado 5.

Planta de personal. La planta de personal del centro de atención de notificaciones, adscrito a la oficina judicial de la dirección seccional de administración judicial de Bogotá - Cundinamarca, es la siguiente:

Coordinación
Cargo
1Profesional universitario 11 (coordinador)
Grupo de atención al usuario
Cargo
1.Asistente administrativo 7
3.Asistente administrativo 5
Grupo de preparación y apoyo
Cargo
9.Asistente administrativo 5
Grupo de notificación
Cargo
12Asistente administrativo 5

ART. 8º—Las funciones de los cargos del centro de atención de notificaciones son las siguientes:

Profesional universitario 11 (coordinador)

1. Coordinar y controlar el funcionamiento del centro de atención de notificaciones, la recepción, distribución, registro y realización de las notificaciones que encomienden los despachos judiciales.

2. Organizar y programar los procedimientos y formatos necesarios para la realización de las notificaciones.

3. Supervisar la administración de los dineros recaudados y autorizar los gastos de transporte, portes de correo y fijación de avisos por parte del empleado encargado de la notificación, confrontando diariamente los ingresos con los recibos expedidos.

4. Zonificar la ciudad, hacer las asignaciones de estas zonas a los notificadores, de acuerdo con la demanda del servicio y efectuar los ajustes necesarios para asegurar la normal realización de las notificaciones.

5. Coordinar y controlar el servicio de transporte utilizado en la realización de las notificaciones.

6. Las demás que le asigne el director seccional.

Asistente administrativo 7 del grupo de atención al usuario

1. Apoyar al coordinador del centro de atención de notificaciones en el cumplimiento de sus funciones.

2. Efectuar el arqueo diario de los recursos del centro de atención de notificaciones.

3. Colaborar con la realización de las actividades de pago de obligaciones, contraídas por el centro de atención de notificaciones y, ejercer el debido control sobre las mismas.

4. Recibir, revisar y registrar las solicitudes de notificaciones.

5. Digitar la información de las notificaciones y operar el sistema de registro y control correspondiente.

6. Colaborar en la organización de la zonificación de la ciudad y la distribución de los notificadores en las mismas, de conformidad con la demanda del servicio.

7. Controlar, utilizando las herramientas informáticas, la realización, de notificaciones.

8. Atender público e informar oportunamente a los despachos judiciales y demás interesados sobre las notificaciones que realice el centro de atención de notificaciones.

9. Organizar, archivar y custodiar los expedientes y documentos relacionados con las notificaciones y, realizar las devoluciones del caso a los despachos judiciales.

10. las demás que le asigne el coordinador del centro de atención de notificaciones.

Asistente administrativo 5 del grupo de atención al usuario

1. Prestar el apoyo necesario al coordinador del centro de atención de notificaciones en el cumplimiento de sus funciones.

2. Recibir, revisar y registrar las solicitudes de notificación.

3. Digitar la información de las notificaciones y operar el sistema de registro y control correspondiente.

4. Recibir el valor de las notificaciones y efectuar la entrega de los recibos correspondientes.

5. Atender público e informar oportunamente a los despachos judiciales y demás interesados sobre las notificaciones que realice el centro de atención de notificaciones.

6. Organizar, archivar y custodiar los expedientes y documentos relacionados con las notificaciones y, realizar las devoluciones del caso a los despachos judiciales.

7. Las demás que le asigne el coordinador del centro de atención de notificaciones.

Asistente administrativo 5 del grupo de preparación y apoyo

1. Prestar el apoyo necesario al coordinador del centro de atención de notificaciones en el cumplimiento de sus funciones.

2. Digitar información e imprimir las hojas de ruta, la relación de las mismas y las de entrega diaria para cada notificador y suscribirlas, cuando sea requerido.

3. Distribuir y entregar al grupo de notificación los paquetes diarios de notificaciones.

4. Imprimir los formatos del acta de notificación personal y de aviso judicial y colocarlos en las casillas de los notificadores.

5. Recibir y revisar, en las rondas correspondientes, los documentos para notificación y en caso de encontrar errores devolverlos al juzgado para los ajustes pertinentes.

6. Recibir, de los notificadores, las hojas de ruta debidamente diligenciadas, ingresarlas al sistema y enviarlas al correo.

7. Verificar el cumplimiento de las notificaciones y preparar los informes correspondientes.

8. Distribuir diariamente en los juzgados las relaciones de entrega de hojas de ruta, documentos de la diligencia de notificación y los comprobantes de envío al correo.

9. Generar los informes de gestión de las actividades realizadas por el centro de atención de notificaciones.

10. Las demás que le asigne el coordinador del centro de atención de notificaciones.

Asistente administrativo 5 del grupo de notificación

1. Prestar el apoyo necesario al coordinador del centro de atención de notificaciones en el cumplimiento de sus funciones.

2. Recibir y revisar la documentación relacionada con las notificaciones a efectuar, de acuerdo con las indicaciones del coordinador del centro de atención de notificaciones.

3. Realizar oportunamente las notificaciones que se le asignen.

4. Elaborar y entregar los informes de notificaciones incluidos en las hojas de ruta, consignando las observaciones y firmándolos bajo la gravedad de juramento.

5. Firmar las actas de notificación personal y aviso judicial, una vez cumplida la labor de notificación.

6. Las demás que le asigne el coordinador del centro de atención de notificaciones.

PAR.—La oficina seccional de auditoría, efectuará visitas al centro de atención de notificaciones, para verificar el cumplimiento de las funciones establecidas por este acuerdo, y sobre las cuales informará por escrito a la Sala Administrativa del Consejo Seccional de la Judicatura.

ART. 9º—El director seccional de administración judicial de Bogotá - Cundinamarca designará los empleados que ocuparán los cargos del centro de atención de notificaciones, los cuales no podrán, desempeñar funciones diferentes a las establecidas por el presente acuerdo.

ART. 10.—El régimen salarial y prestacional de los cargos del centro de atención de notificaciones será el establecido para las direcciones seccionales de administración judicial.

ART. 11.—La dotación de las instalaciones locativas, equipos de cómputo, muebles y demás elementos necesarios para el funcionamiento del centro de atención de notificaciones estará a cargo de la dirección seccional de administración judicial de Bogotá - Cundinamarca.

ART. 12.—Aprópiense las partidas presupuestales necesarias para la ejecución de lo dispuesto en el presente acuerdo.

ART. 13.—El presente acuerdo rige a partir del día quince (15) de noviembre del año dos mil (2000) y deroga el Acuerdo 350 de 1998 y demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase

Dado en Bogotá, D.C., a 8 de noviembre de 2000.

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