Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar

ACUERDO 97 DE 2014 

(Abril 9)

“Por medio de la cual se establecen los requisitos para la adopción e implementación del Sistema de Prevención y Control del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, Siplaft, en las empresas o entidades operadoras del juego de lotería tradicional o de billetes, del juego de apuestas permanentes o chance y de apuestas en eventos hípicos y los demás juegos cuya explotación corresponda a las entidades territoriales”.

(Nota: Modificado por el Acuerdo 237 de 2015 artículo 7° del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar)

El Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar,

en ejercicio de sus facultades legales y las conferidas por el artículo 47 de la Ley 643 de 2001, modificadas por el artículo 2º del Decreto 4144 de 2011, y demás normas y disposiciones concordantes con la materia, y

CONSIDERANDO:

Que el marco legal colombiano relacionado con la prevención de actividades delictivas tiene como fundamento el desarrollo y adopción de sistemas que permitan a los distintos sectores de la economía prevenir que, a través de las empresas que los integran, sean utilizadas directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o financiación del terrorismo —LA/FT— o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades;

Que en desarrollo de lo previsto en el artículo 43 de la Ley 190 de 1995, modificado por el artículo 3º de la Ley 1121 de 2006, las personas que, entre otras, se dediquen profesionalmente a actividades de casinos o juegos de suerte y azar están sujetas al cumplimiento de las obligaciones establecidas en los artículos 102 a 107 del estatuto orgánico del sistema financiero (EOSF) (D. 663/93);

Que mediante la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006 se establece como objetivo de la Unidad de Información y Análisis Financiero de Colombia, UIAF, la detección, prevención y en general la lucha contra el LA/FT en todas las actividades económicas, para lo cual centralizará, sistematizará y analizará la información recaudada en desarrollo de lo previsto en los artículos 102 a 107 del estatuto orgánico del sistema financiero y sus normas remisoras, las normas tributarias, aduaneras y demás información que conozcan las entidades del Estado o privadas que puedan resultar vinculadas con operaciones de LA/FT;

Que en el artículo 2º del Decreto 1497 de 2002 que reglamentó parcialmente la Ley 526 de 1999, establece que las entidades públicas y privadas pertenecientes a sectores diferentes al financiero, asegurador y bursátil, deben reportar operaciones sospechosas a la UIAF, de acuerdo con el literal d) del numeral 2 del artículo 102 y los artículos 103 y 104 del estatuto orgánico del sistema financiero, cuando dicha Unidad lo solicite, en la forma y oportunidad que les señale;

Que el Presidente de la República haciendo uso de las facultades extraordinarias otorgadas por la Ley 1444 de 2011, para reformar la estructura de la Administración Pública Nacional, expidió el Decreto 4144 del 3 de noviembre de 2011, el cual modificó las competencias y composición del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar, CNJSA, y lo adscribió al Ministerio de Hacienda y Crédito Público;

Que el artículo 2º (sic) del Decreto 4144 de 2011, modificatorio del artículo 47 de la Ley 643 de 2001, establece como función del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar la vigilancia del cumplimiento de la Ley 643 de 2001 y de los reglamentos de las distintas modalidades de juegos de suerte y azar, cuya explotación corresponda a las entidades territoriales;

Que en virtud del artículo 10, inciso 2º de la Ley 1121 de 2006, las autoridades que ejerzan funciones de inspección, control o vigilancia, podrán aplicar el procedimiento e imposición de sanciones por el incumplimiento de normas y principios contenidos en los artículos 102 a 107 del estatuto orgánico del sistema financiero;

Que en virtud de lo dispuesto por el Consejo de Estado en fallo de fecha 14 de febrero de 2013, en el que precisa que “las funciones del CNJSA respecto de los juegos de carácter territorial, son esencialmente de orientación y regulación y no comprenden la posibilidad de imponer sanciones”, y que por tanto “las potestades sancionatorias, no fueron modificadas o derogadas por los decretos 4142 y 4144 de 2011 de creación y organización de Coljuegos y del CNJSA”, será la Superintendencia Nacional de Salud, previa información dada por el Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar, quien impondrá las sanciones a que hubiera lugar por el incumplimiento a lo preceptuado en el presente acuerdo;

Que el Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar en ejercicio de la función de vigilancia de los operadores y administradores del sector de juegos de suerte y azar del nivel territorial, debe velar para que estos cumplan con la normatividad antes señalada, razón por la cual están obligados a adoptar sistemas adecuados de prevención y control del LA/FT —Siplaft—, de modo tal que directamente o en el desarrollo de sus operaciones puedan prevenir ser utilizadas como vehículos para la realización de actividades delictivas;

Que el Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar, en Sesión número 62 celebrada el 9 de abril de 2014, analizó y discutió el contenido del presente acto administrativo;

Que en virtud de las anteriores consideraciones y para el adecuado cumplimiento de las normas invocadas;

ACUERDA:

ART. 1º—Objeto. Establecer los criterios y parámetros mínimos que los operadores y administradores de juegos de suerte y azar del nivel territorial (lotería tradicional o de billetes, apuestas permanentes o chance, apuestas en eventos hípicos y/o los demás juegos cuya explotación corresponda a las entidades territoriales), vigilados por el Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar, deben adoptar en la implementación y funcionamiento del Siplaft.

ART. 2º—Estándares mínimos. Los operadores y administradores de juegos de suerte y azar mencionados en el artículo anterior que en el momento de entrada en vigencia del presente acuerdo tengan implementado un sistema de prevención y control de LA/FT, deberán garantizar que cuentan, como mínimo, con los criterios y parámetros establecidos en el presente Acuerdo y los anexos técnicos expedidos por la UIAF.

ART. 3º—Efectos en los contratos de concesión. El presente acuerdo y los anexos técnicos expedidos por la UIAF hacen parte integral de los contratos de concesión suscritos entre las entidades concedentes y los diferentes concesionarios del juego de apuestas permanentes o chance y apuestas en eventos hípicos, que se encuentren en ejecución al momento de la entrada en vigencia del presente acuerdo y los que se suscriban con posterioridad al mismo, así como los contratos de concesión que se suscriban con ocasión a la operación de los demás juegos cuya explotación corresponda a las entidades territoriales.

PAR.—El incumplimiento de dicha implementación y de la omisión de reporte dará lugar a la imposición de sanciones administrativas, penales, disciplinarias, fiscales, contractuales o a la terminación de los contratos de concesión.

ART. 4º—Glosario. Para efectos del presente acuerdo se adopta el siguiente:

Glosario:

Administrador: Entidad encargada de la recaudación, fiscalización, liquidación, discusión, cobro, devolución, sanción y todos los demás aspectos relacionados con el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los derechos de explotación y gastos de administración con ocasión de la operación del juego.

Apostador: Persona que arriesga cierta cantidad de dinero en un juego de suerte y azar, del que espera obtener algún tipo de premio en dinero.

Apuestas en eventos hípicos: Modalidad de juego de suerte y azar, en el cual el jugador, en documento oficial, emitido por el operador autorizado o del registro generado por el sistema central de apuestas, determina el valor de su apuesta y selecciona los resultados de su preferencia frente a las carreras de caballos realizadas en hipódromos nacionales y/o foráneos, de modo que si acierta obtiene un premio en dinero.

Apuestas permanentes o chance: Es una modalidad de juego de suerte y azar en la cual el jugador, en formulario oficial, en forma manual o sistematizada, indica el valor de su apuesta y escoge un número de no más de cuatro (4) cifras, de manera que si su número coincide, según las reglas predeterminadas, con el resultado del premio mayor de la lotería o juego autorizado para el efecto, gana un premio en dinero, de acuerdo con un plan de premios predefinido y autorizado por el Gobierno Nacional mediante decreto reglamentario.

Concesionario: es la persona jurídica a quien la entidad concedente mediante un contrato de concesión se le ha autorizado la operación de un juego de suerte y azar, de conformidad con los requisitos establecidos en las normas del régimen propio y demás normas relacionadas con la operación de dichos juegos.

CNJSA: Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar.

Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procedimientos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice el operador obligado.

EOSF: estatuto orgánico del sistema financiero.

Entidad concedente: Son las empresas industriales y comerciales del Estado del orden departamental o del Distrito Capital, administradoras del juego de lotería tradicional, o las sociedades de capital público departamental de que trata la Ley del Régimen Propio, encargadas de conceder mediante licitación pública la operación de juegos de suerte y azar del nivel territorial.

Financiación del terrorismo. Delito tipificado en el artículo 345 del Código Penal como “El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

GAFI: Grupo de Acción Financiera Internacional. Organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos.

GAFISUD: Grupo de Acción Financiera Internacional de Sudamérica. Organismo intergubernamental dependiente del GAFI conformado por países de América del Sur incluido Colombia cuyo compromiso es adoptar las recomendaciones del GAFI.

Juegos de suerte y azar. Se consideran juegos de suerte y azar, en forma general, los que cumplan las condiciones establecidas por la Ley 643 de 2001 en el artículo 5º; y de forma específica los juegos de suerte y azar a que se refiere el presente acuerdo, están definidos en los artículos 11, 21 y 37 de la Ley 643 de 2001.

Lavado de activos: Delito tipificado en el artículo 323 del Código Penal como: “El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a treinta (30) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales vigentes”.

LA/FT: Abreviatura de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Lotería tradicional: Es una modalidad de juego de suerte y azar realizada en forma periódica por un ente legal autorizado, el cual emite y pone en circulación billetes indivisos o fraccionados de precios fijos singularizados con una combinación numérica y de otros caracteres a la vista obligándose a otorgar un premio en dinero, fijado previamente en el correspondiente plan al tenedor del billete o fracción cuya combinación o aproximaciones preestablecidas coincidan en su orden con aquella obtenida al azar en sorteo público efectuado por la entidad gestora.

Oficial de cumplimiento: funcionario de nivel directivo de la empresa o entidad, responsable de verificar la aplicación de la normativa inherente a la prevención de lavado de activos y la financiación del terrorismo, ejecutar el programa de cumplimiento tendiente a evitar que la entidad (sujeto obligado) sea utilizada para el cometimiento de estos delitos; y, velar por la observancia e implementación de los procedimientos, controles y buenas prácticas necesarios para la prevención de lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

Omisión de denuncia de particular. Delito señalado en el artículo 441 del Código Penal como “El que teniendo conocimiento de la comisión de un delito de genocidio, desplazamiento forzado, tortura, desaparición forzada, homicidio, secuestro, secuestro extorsivo o extorsión, narcotráfico, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, terrorismo, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, enriquecimiento ilícito, testaferrato, lavado de activos, cualquiera de las conductas contempladas en el título II y en el capítulo IV del título IV de este libro, en este último caso cuando el sujeto pasivo sea un menor de doce (12) años, omitiere sin justa causa informar de ello en forma inmediata a la autoridad, incurrirá en prisión de tres (3) a ocho (8) años”.

Operador obligado: Es la persona jurídica legalmente autorizada para operar un juego de suerte y azar del nivel territorial, de conformidad con los lineamientos establecidos en la Ley del Régimen Propio tales como operadores de lotería tradicional o billetes, apuestas permanentes o chance, apuestas en eventos hípicos y los demás juegos cuya explotación corresponda a las entidades territoriales.

Operación sospechosa: Se consideran operaciones sospechosas aquellas que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios o del sector de juegos de suerte y azar y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas a la UIAF.

Personas Expuestas Públicamente (PEP): Son personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo manejan o han manejado recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre estos o gozan o gozaron de reconocimiento público.

Riesgo de contagio: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la empresa de un operador obligado directa o indirectamente, por una acción u omisión de una persona natural o jurídica que posea vínculos legales o contractuales con la empresa.

Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre un operador obligado por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir el operador obligado al ser sancionado u obligado a indemnizar daños o perjuicios como resultado de incumplimiento de normas o regulaciones, obligaciones contractuales, actos de negligencia o involuntarios que afecten la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

Riesgo operativo: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad al incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos.

ROS: Reporte de operaciones sospechosas, que se deben realizar de conformidad con lo establecido en el presente acuerdo.

SIPLAFT: Es el sistema integral de prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo que deben adoptar los operadores obligados, con el fin de prevenir ser utilizados para fines delictivos.

SNS: Superintendencia Nacional de Salud

Sistema de Reporte en Línea, Sirel: Es un sistema de información en ambiente web, desarrollado por la UIAF como mecanismo principal para recibir los reportes de información en línea.

ST: Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar.

UIAF: Unidad de Información y Análisis Financiero. Es la entidad del Estado encargada de centralizar, sistematizar y analizar datos relacionados con operaciones de lavado de activos, es decir, la unidad es un filtro de información que se apoya en tecnología para consolidar y agregar valor a los datos recolectados, esto le permite detectar operaciones que pueden estar relacionadas con el delito de lavado de activos.

ART. 5º—Condiciones Siplaft. Las instrucciones, parámetros y requisitos que se fijan en el presente acuerdo y los anexos técnicos expedidos por la UIAF constituyen las reglas mínimas que deben observar los operadores obligados en la implementación de su propio Siplaft y estar acorde con lo dispuesto en el literal e) del numeral 2 del artículo 102 del Decreto 663 de 1993 (EOSF) y con los estándares internacionales sobre LA/FT, particularmente con las Recomendaciones 1, 22 y 28 del GAFI-Gafisud en lo pertinente.

La implementación del Siplaft constará en un documento escrito que será aprobado, para el caso de los operadores de juego de apuestas permanentes o chance por el concedente del juego, ya sea directamente por el departamento o a través de las loterías; para el caso de los operadores del juego de lotería tradicional el documento escrito deberá ser aprobado por el máximo órgano de gobierno de dicha entidad y para los concesionarios operadores de las apuestas en eventos hípicos la aprobación corresponde a los departamentos o al Distrito Capital según el caso. Una vez se apruebe el documento Siplaft por la entidad u órgano competente, este deberá ser remitido a la secretaría técnica del CNJSA para su verificación y validación final, sin la cual dicho documento no tendrá efectos.

ART. 6º—Fases del Siplaft. Se compone de dos fases que se describen a continuación:

a) Fase de prevención: el objetivo de esta fase es prevenir que se introduzcan a los juegos de suerte y azar del nivel territorial (lotería tradicional o de billetes, apuestas permanentes o chance, apuestas en eventos hípicos y demás juegos cuya explotación corresponda a las entidades territoriales), recursos provenientes de actividades relacionadas con el LA/FT;

b) Fase de control: El propósito de esta fase consiste en detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, que potencialmente puedan ser operaciones que den apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT o para financiarlas.

ART. 7º—Elementos del Siplaft. Los operadores obligados deberán implementar un Sistema Integral para la Prevención, Control y Auditoría de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (Siplaft) el cual debe contener como mínimo los siguientes elementos:

a) Las políticas que asumirá el operador en relación con el cumplimiento de las normas legales sobre prevención, control y auditoría de LA/FT;

b) Los procedimientos que se desarrollarán para cumplir el Siplaft, los cuales deben definir las responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección y control del operador;

c) Los mecanismos utilizados para desarrollar en debida forma los procedimientos;

d) Instrumentos que se aplicarán para la implementación del Siplaft;

e) Medidas de prevención, control y auditoría con las cuales contará el operador para implementar el sistema y vigilar su correcto funcionamiento;

f) Conservación de documentación y registros del Siplaft;

g) Obligaciones de la entidad administradora del juego respecto al sistema.

ART. 8º—(Modificado).* Políticas en materia de prevención, control y auditoría de LA/FT. Los operadores obligados deberán fijar las políticas que seguirán para el cumplimiento de las normas sobre LA/FT contenidas en los artículos 102 al 107 del estatuto orgánico del sistema financiero, en la Ley 1121 de 2006 y el presente acuerdo, de conformidad con su naturaleza, estructura y tamaño.

Las políticas que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del Siplaft y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación del operador, sus funcionarios y la de sus socios, para lo cual, las políticas mínimas a adoptar son las siguientes:

a) Identificar los ganadores de premios;

b) No establecer ninguna relación de negocios o de cualquier otro tipo, con personas naturales o jurídicas cuando se presenten dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones, licitud u origen de sus recursos;

c) Definir las responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección y control de la empresa del operador;

d) Diseñar un código de conducta de la empresa o entidad de conformidad con el numeral 2 del artículo 102 del Decreto 663 de 1993 (EOSF) que establezca adicionalmente las acciones correctivas por incumplimiento a las normas relacionadas con el Siplaft;

e) Colaborar con la administración de justicia, atendiendo de manera oportuna los requerimientos expresos de las autoridades competentes y auxiliándolas en la lucha contra los delitos de LA/FT, de conformidad con el numeral 7 del artículo 95 de la Constitución Nacional;

f) Conservar y reservar los documentos del SIPLAFT con las debidas medidas de control que garanticen seguridad, disposición de los mismos para el CNJSA, SNS, UIAF y las demás autoridades competentes;

g) Realizar los reportes a la UIAF y al CNJSA de la manera establecida en el artículo décimo primero del presente acuerdo;

h) Realizar capacitaciones a funcionarios y órganos de administración o quien haga sus veces y soportarlas documentalmente, para el cumplimiento de todas las disposiciones relacionadas con el Siplaft por parte de estos;

i) Mantener la reserva de la información que ha sido remitida a la UIAF y la identidad de las personas que hayan sido o vayan a ser objeto de cualquier reporte a la UIAF, al CNJSA o a cualquier otra autoridad, atendiendo lo señalado en el artículo 105 del EOSF, modificado por el artículo 2º de la Ley 1121 de 2006;

j) Presentar a la UIAF y al CNJSA cuando así se requiera, la información completa de la composición accionaria de la empresa operadora o concesionaria.

*(Nota: Modificado por el Acuerdo 237 de 2015 artículo 1° del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar)

ART. 9º—Procedimientos en materia de prevención, control y auditoría de LA/FT. Los operadores deberán establecer procedimientos que garanticen el cumplimiento de las políticas definidas en este acuerdo y que aseguren la transparencia en el ejercicio de la actividad y blinden la misma contra el LA/FT. De acuerdo con esto, el documento Siplaft deberá contener como mínimo los siguientes procedimientos:

a) Un procedimiento cuyo objetivo sea evitar que las personas naturales y jurídicas vinculadas con actividades delictivas, participen como accionistas, asociados, administradores, funcionarios o beneficiarios finales de la empresa o entidad operadora de juegos de suerte y azar del nivel territorial, así como asegurar el cumplimiento del artículo 27 de la Ley 1121 de 2006;

b) Un procedimiento para atender oportunamente las solicitudes de información que determine el CNJSA, la SNS, la UIAF y demás autoridades;

c) Un procedimiento que describa las actividades, controles y medios que se adelantarán para informar al apostador sobre los requisitos previos a la entrega de premios y la obligación de verificación de su identidad en dicho momento.

ART. 10.—Mecanismos de prevención, control y auditoría de LA/FT. El Siplaft deberá contar como mínimo con los siguientes mecanismos diseñados para cumplir adecuadamente las normas sobre LA/FT:

1.(Modificado).* Identificación del ganador del premio. Se consideran los siguientes:

a) Para el juego de lotería tradicional o de billetes: Los ganadores de premios correspondientes a premios mayores y premios secos, iguales o superiores a cinco millones de pesos ($5.000.000.00);

b) Para el juego de apuestas permanentes o chance y apuestas en eventos hípicos: Los ganadores de premios cuya suma sea igual o superior a quinientos mil pesos ($500.000.00).

La identificación del ganador del premio implica la recolección y conservación de la información que permita identificar plenamente a la persona natural ganadora a través del diligenciamiento del formulario, solicitando como mínimo los siguientes datos: nombres y apellidos completos; el tipo de documento de identificación, el número, la fecha y lugar de expedición; y la fecha y lugar de nacimiento con indicación expresa de si califica dentro de la definición de PEP consagrada en el artículo cuarto del presente acuerdo.

El formulario de identificación del ganador, debe contener la información que se presenta a continuación, y ser firmado por el ganador y por el funcionario de la entidad operadora del juego encargado del pago del premio.

Descripción
Identificación del ganador (nombre y apellidos completos – persona natural)
Tipo de documento de identificación: cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, carné diplomático o pasaporte.
Número de identificación
Lugar y fecha de nacimiento del ganador
Dirección y teléfono de residencia del ganador
Ocupación, oficio o profesión del ganador
Declaración del ganador de si tiene o no la condición de Persona Políticamente Expuesta (PEP).
Indicar si la persona es o no servidor público
Firma y huella del ganador
Copia de la cédula de ciudadanía
Fecha de diligenciamiento del formulario y nombre e identificación del funcionario de la empresa que lo diligencia

*(Nota: Modificado por el Acuerdo 237 de 2015 artículo 3° del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar)

2. Determinación y reporte de operaciones requeridas por la UIAF, el CNJSA y demás autoridades, de acuerdo a lo establecido en el siguiente artículo.

ART. 11.—(Modificado).* Reportes. El Siplaft obliga la generación de reportes que garanticen el cumplimiento del deber legal de colaborar con las autoridades a cargo de la lucha contra el delito de LA/FT.

1. Reportes internos sobre señales de alerta: El operador obligado debe reportar al oficial de cumplimiento cualquier evento contemplado en las señales de alerta establecidas en el numeral 1 del artículo 12 del presente acuerdo.

2. Reportes externos: Los reportes externos corresponden a los informes que deben remitirse a la UIAF de manera permanente, al CNJSA y a las autoridades competentes en el evento que estas lo demanden.

PAR. 1º—Reportes a la UIAF. Corresponde a los operadores obligados reportar a la UIAF la información sobre las operaciones que esta solicite para el cumplimiento de sus funciones y de conformidad con su competencia, en la forma y la periodicidad que para el efecto se determine en los anexos técnicos de este acuerdo. Los reportes que deben remitir los obligados según lo establecido en el presente acuerdo a la UIAF son:

1. Reportes de operaciones sospechosas, ROS.

Una operación sospechosa debe reportarse directamente a la UIAF y de manera inmediata, entendiéndose por inmediato el momento a partir del cual la empresa o entidad operadora de juegos de suerte y azar del nivel territorial toma la decisión de catalogar la operación como intentada o sospechosa. Para el efecto, no se necesita que el operador obligado tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni de identificar el delito o verificar que los recursos tienen origen ilícito; tan sólo se requiere que la operación le resulte sospechosa en los términos definidos en el presente acuerdo y/o dentro del manual de políticas de la misma empresa o entidad.

El envío de ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de responsabilidad para el operador reportante, ni para los directivos o empleados de la empresa o entidad, ni para las personas que hayan participado en su detección o en su reporte de conformidad con el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.

Los soportes de la operación reportada se deben organizar y conservar como mínimo por cinco (5) años, dado que pueden ser solicitados por las autoridades competentes.

Ninguna persona de la empresa o entidad podrá dar a conocer que se ha efectuado el reporte de una operación sospechosa a la UIAF, según lo determina el inciso cuarto del artículo 11 de la Ley 526 de 1999.

El reporte inmediato en ningún caso puede exceder de ocho (8) días calendario, contados a partir del conocimiento del hecho. Si en cualquier momento se conoce de una operación sospechosa efectuada en cualquier tiempo, se reportará de manera inmediata.

2. Reporte de ausencia de operaciones sospechosas.

Los operadores obligados deberán informar trimestralmente a la UIAF, la ausencia de reportes de operaciones sospechosas (ROS) durante este mismo periodo de tiempo, dicho reporte se realizará a la UIAF por el sistema SIREL dentro de los diez (10) últimos días del mes siguiente al cumplimiento del trimestre, tal y como se expone en el numeral 5 del presente artículo.

3. Reporte de ganadores de premios.

Todos los operadores obligados, deben reportar dentro de los últimos diez (10) días del mes siguiente a la realización de los sorteos o apuestas según el caso, la totalidad de los ganadores de premios por un valor igual o superior a:

3.1. Para el juego de lotería tradicional: ganadores de premios mayores o secos por sumas iguales o superiores a cinco millones de pesos ($5.000.000.00).

3.2. Para el juego de apuestas permanentes y apuestas en eventos hípicos: ganadores de premios por sumas iguales o superiores a quinientos mil pesos ($500.000.00).

4. Reporte de ausencia de ganadores de premios.

Todos los operadores obligados que no hayan pagado premios por los valores enunciados en el literal 3) del presente artículo, deberán reportar la ausencia de ganadores a la UIAF dentro de los diez (10) últimos días del mes siguiente al cumplimiento del trimestre, tal y como se expone en el numeral 5 del presente artículo.

5. Periodicidad de los reportes.

Los reportes de ausencia de operaciones sospechosas y de ganadores de premios, contemplados en el presente acuerdo, deben ser enviados a través del Sistema de Reporte en Línea (Sirel), en los siguientes periodos:

 TrimestresFecha envío
1 enero, febrero y marzoabril 21 al 30
2 abril, mayo y juniojulio 21 al 31
3 julio, agosto y septiembreoctubre 21 al 31
4 octubre, noviembre y diciembreenero 21 al 31 del año siguiente

PAR. 2º—Reporte al CNJSA. Corresponde a los operadores obligados a reportar al CNJSA, dentro de los diez (10) últimos días de cada mes, los datos personales y la totalidad de ganadores de premios de juegos de suerte y azar del nivel territorial, de los sorteos realizados en el mes inmediatamente anterior.

*(Nota: Modificado por el Acuerdo 237 de 2015 artículo 4° del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar)

ART. 12.—Instrumentos para la adecuada aplicación de los mecanismos de prevención, control y auditoría de LA/FT. El Siplaft debe soportarse en instrumentos que permitan ejecutar en forma efectiva, eficiente y oportuna los mecanismos de prevención, control y auditoría previstos por el operador para la prevención, control y auditoría de LA/FT, entre ellos los que se señalan a continuación:

1. Señales de alerta: Son eventos, hechos, cuantías o situaciones que llaman la atención y justifican un mayor análisis por parte del operador obligado, por cuanto escapan a lo que su experiencia ha establecido como normales.

Constituyen señales de alerta, además de las establecidas por el operador obligado, las siguientes:

a) Fraccionamiento de apuestas para evadir los montos de reporte del operador;

b) Transacción de grandes cantidades de dinero con baja actividad de juego;

c) Apuestas iguales, en proporciones anormales;

d) Personas que oculta o abiertamente mantienen un interés por entablar contacto con ganadores de los juegos o con funcionarios del operador obligado;

e) Personas que frecuentemente reclaman premios como ganadores de diferentes modalidades de juegos de suerte y azar;

f) Cambio de los hábitos de vida de los empleados del operador obligado o que se niegan a tomar vacaciones;

g) Funcionarios o empleados del operador obligado que usan su propia dirección para recibir la documentación de los apostadores.

PAR.—(Nota: Adicionado por el Acuerdo 237 de 2015 artículo 5° del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar)

2. Infraestructura tecnológica y consolidación electrónica de operaciones. Los operadores obligados deben contar con herramientas tecnológicas que les permitan realizar seguimiento de operaciones de sus apostadores, consolidar la información relacionada, generar los reportes a que hace referencia este acuerdo y en general implementar adecuadamente el Siplaft.

El soporte tecnológico del operador obligado debe estar acorde con sus actividades, operaciones, riesgo y tamaño y deberá estar descrito explícitamente en el Siplaft, a fin de ser aprobado por los órganos o entidades enunciadas en el artículo 5º del presente acuerdo. La descripción del soporte tecnológico deberá ser remitida a la secretaría técnica del CNJSA para su verificación y validación final.

3. Capacitación. Los operadores obligados deben diseñar y realizar programas de capacitación sobre el Siplaft dirigidos a todos los funcionarios y contratistas de la empresa o entidad. La capacitación debe cumplir como mínimo con las siguientes condiciones:

a) Realizarse mínimo una vez al año;

b) Contener la totalidad del marco normativo vigente sobre LA/FT y ser constantemente revisados y actualizados, en función de los ajustes que puedan presentarse en la normatividad vigente y/o el Siplaft implementado;

c) Ser impartida a todos los funcionarios del operador obligado sin excepción, incluido el máximo órgano de gobierno o quien haga sus veces, según el caso. Así mismo se debe capacitar en el proceso de inducción a los nuevos funcionarios, colaboradores y contratistas de la entidad o empresa cuando sea procedente. Cada capacitación debe estar debidamente documentada mediante acta de asistencia firmada por cada uno de los participantes;

d) Contar con mecanismos de evaluación que permitan establecer el nivel de entendimiento del Siplaft a fin de asegurar el logro de los objetivos propuestos;

e) Señalar el alcance del programa, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarán para evaluarlos. El contenido de los programas y respectiva divulgación al interior de la Empresa, deben constar por escrito;

f) Podrán utilizar la plataforma e-learning que provee la UIAF de manera gratuita, para lo cual deberán ingresar al siguiente enlace y registrarse http://190.27.225.207/virtual/login/ index.php

ART. 13.—(Modificado).* Medidas de control interno. El Siplaft debe prever medidas adecuadas de control interno y designar personas responsables de las mismas.

Son funciones y responsabilidades del máximo órgano de gobierno de las Loterías para efectos de implementar el Siplaft de este juego, las siguientes:

a) Fijar y aprobar las políticas y procedimientos contemplados en el Siplaft mediante acta;

b) Designar el o los funcionarios responsables de verificar la información suministrada por los ganadores de premios, los funcionarios responsables de la programación de los planes de capacitación y los funcionarios del control interno responsables del cumplimiento del Siplaft;

c) Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento del Siplaft;

d) Evaluar y aprobar la hoja de vida del oficial de cumplimiento de la entidad;

e) Incluir en el orden del día de sus reuniones, según el caso, con periodicidad semestral como mínimo, la presentación de los informes trimestrales del oficial de cumplimiento y del revisor fiscal cuando este último estime necesario pronunciarse sobre dichos informes y realizar seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas;

f) Definir los procedimientos para la adecuada conservación y archivo de documentos, incluida la estructura de los reportes y garantizar su confidencialidad y designar el funcionario o instancia responsable;

g) Realizar las capacitaciones de conformidad con lo señalado en el numeral 3) del artículo 12 del presente acuerdo;

h) Remitir a la secretaría técnica del CNJSA, el documento escrito de Siplaft aprobado por el máximo órgano de gobierno de la entidad para su verificación y validación;

i) Remitir a la secretaría técnica del CNJSA la hoja de vida del oficial de cumplimiento para su respectivo registro;

j) Ordenar a la administración la adopción de las políticas y procedimientos contemplados en el Siplaft.

Son funciones y responsabilidades de las entidades concedentes de los juegos de suerte y azar del nivel territorial, las siguientes:

a) Aprobar las políticas y procedimientos contemplados en el Siplaft presentadas por los concesionarios;

b) Evaluar y aprobar la hoja de vida del oficial de cumplimiento presentadas por los concesionarios;

c) Supervisar la realización de capacitaciones de conformidad con lo señalado en el numeral 3) del artículo 12 del presente acuerdo;

d) Remitir a la secretaría técnica del CNJSA, el documento escrito de Siplaft y la hoja de vida del oficial de cumplimiento, aprobados;

e) Asegurar que en los contratos de concesión se incluya como obligación los reportes de información contemplados en el presente acuerdo;

f) Ordenar al concesionario la adopción de las políticas y procedimientos contemplados en el Siplaft.

PAR.—Las loterías en su condición de operadoras del juego de lotería deben adoptar las políticas y procedimientos contemplados en el documento escrito de Siplaft aprobado por su máximo órgano de gobierno.

Son funciones y responsabilidades del máximo órgano de gobierno de los concesionarios de juegos de suerte y azar del nivel territorial, las siguientes:

a) Proponer al concedente del juego las políticas y procedimientos contemplados en el Siplaft fijadas mediante acta para su respectiva aprobación;

b) Designar el o los funcionarios responsables de verificar la información suministrada por los ganadores de premios, los funcionarios responsables de la programación de los planes de capacitación y los funcionarios del control interno responsables del cumplimiento del Siplaft;

c) Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento del Siplaft;

d) Proponer al concedente del juego la hoja de vida del oficial de cumplimiento para su evaluación y aprobación respectiva;

e) Incluir en el orden del día de sus reuniones, según el caso, con periodicidad semestral como mínimo, la presentación de los informes trimestrales del oficial de cumplimiento y del revisor fiscal cuando este último estime necesario pronunciarse sobre dichos informes y realizar seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas;

f) Definir los procedimientos para la adecuada conservación y archivo de documentos, incluido la estructura de los reportes, y garantizar su confidencialidad y designar el funcionario o instancia responsable;

g) Realizar las capacitaciones de conformidad con lo señalado en el numeral 3 del artículo 12 del presente acuerdo;

h) Remitir a la secretaría técnica del CNJSA, el documento escrito de Siplaft y la hoja de vida del oficial de cumplimiento aprobados por el concedente del juego, a fin de ser verificados, validados y registrados por dicha secretaría.

*(Nota: Modificado por el Acuerdo 237 de 2015 artículo 6° del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar)

ART. 14.—Revisoría fiscal. De conformidad con la normatividad vigente aplicable, a la Revisoría Fiscal de los concedentes y concesionarios de los juegos de suerte y azar del nivel territorial le corresponde entre otros deberes, velar por el cumplimiento de la ley y colaborar con las autoridades. En consecuencia, dicho órgano deberá establecer unos controles que le permitan evaluar el cumplimiento del Siplaft y presentar en las sesiones que adelante el máximo órgano social o quien haga sus veces de la entidad un informe sobre el resultado de su evaluación.

Así mismo, deberá poner a la brevedad en conocimiento de la citada instancia, las inconsistencias y fallas detectadas en el Siplaft y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.

ART. 15.—Oficial de cumplimiento. El oficial de cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

a) Ser del nivel directivo de la empresa o entidad del operador obligado, o el mismo representante legal según infraestructura de las mismas, y ser empleado directo con capacidad decisoria, por lo que, no podrán contratarse con terceros las funciones asignadas al oficial de cumplimiento;

b) Comprometerse en asistir a todas las capacitaciones que sobre lavado de activos y financiación del terrorismo se le convoque;

c) No pertenecer a los órganos de control de la empresa o de la entidad;

d) Registrarse y manifestar la aceptación por escrito como oficial de cumplimiento ante la secretaría técnica del CNJSA.

PAR.—La persona que sea designada como oficial de cumplimiento de un operador obligado, no podrá de manera concurrente ejercer dicho rol en más de una entidad o empresa.

ART. 16.—Funciones del oficial de cumplimiento. Al oficial de cumplimiento le corresponde desempeñar como mínimo las siguientes funciones:

a) Elaborar el documento que soporte el Siplaft y presentarlo para aprobación del máximo órgano de administración de la empresa o entidad o del concedente según el caso. Copia de la aprobación será remitida a la ST del CNJSA;

b) Implementar y desarrollar, en colaboración con la administración de la entidad o empresa, los procesos a través de los cuales se llevarán a la práctica las políticas del Siplaft;

c) Realizar los reportes establecidos en el presente acuerdo y sus anexos;

d) Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales o sospechosas y realizar el reporte de estas dos últimas a la UIAF;

e) Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al Siplaft;

f) Proponer al máximo órgano de gobierno o quien haga sus veces los ajustes o modificaciones necesarios al Siplaft;

g) Evaluar los informes presentados por la auditoría interna y los informes que presente el revisor fiscal referentes al Siplaft y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas. Si es del caso se debe informar a la UIAF;

h) Elaborar y someter a la aprobación del máximo órgano de gobierno o quien haga sus veces, los criterios objetivos para establecer señales de alerta en la determinación de las operaciones sospechosas;

i) Presentar al máximo órgano de gobierno o quien haga sus veces los informes periódicos por escrito donde exponga el resultado de su gestión. Estos informes son confidenciales para los demás funcionarios de la empresa o entidad;

j) Si es una entidad reportante nueva, el oficial de cumplimiento deberá realizar la inscripción ante la UIAF a través de su página web;

k) Debe solicitar el usuario, clave y matriz de autenticación información necesaria para ingresar al sistema de reporte en línea (Sirel) a través de la página web de la UIAF;

l) Mantener actualizados los datos de la entidad y/o empresa con la UIAF;

m) Monitorear permanentemente el cumplimiento de los reportes a través del sistema de reporte en línea (Sirel);

n) Revisar periódicamente los anexos técnicos, manuales y/o documentos de interés para las entidades del sector, publicados por la UIAF en su página web.

ART. 17.—Conservación documentos y registros del Siplaft. La adopción e implementación del Siplaft debe constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.

La documentación como mínimo deberá contar con respaldo físico, requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados y criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma.

Los documentos Siplaft deben conservarse por un término mínimo de 5 años, según lo establecido en el artículo 96 del EOSF, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 de 2003, con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades. Al cabo de este lapso pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

a) Que no exista solicitud de entrega de dicha información por parte de las autoridades competentes;

b) Que se conserven en un medio técnico que garantice su posterior reproducción exacta y la preservación de su valor probatorio, conforme lo previsto en los decretos 2620 de 1993 y en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y demás normas que los complementen o adicionen;

c) En los casos de fusión o venta, la nueva empresa obligada debe garantizar la continuidad en el estricto en cumplimiento de esta disposición.

ART. 18.—Modificaciones Siplaft. Cualquier modificación al Siplaft deberá ser aprobada por el órgano máximo de gobierno o quien haga sus veces o el concedente del juego según el caso, de conformidad con lo estipulado en el artículo 5º del presente acuerdo. La modificación se remitirá a la secretaría técnica del CNJSA dentro de los diez (10) días siguientes a su aprobación; sin dicha remisión no tendrá efectos la modificación realizada.

PAR.—Las modificaciones realizadas al documento Siplaft deberán ser informadas por los operadores obligados a sus empleados y remitirse copia actualizada del mismo a todas las dependencias, agencias y sucursales de su empresa o entidad, dejando constancia escrita de tal hecho. Tal envío podrá hacerse mediante correo electrónico.

ART. 19.—Incumplimiento a las disposiciones del acuerdo. En virtud de la función de vigilancia asignada al CNJSA, la secretaría técnica del CNJSA informará a la Superintendencia Nacional de Salud cualquier incumplimiento a las disposiciones en materia de prevención, control y auditoría del LA/FT además de las contenidas en el presente acuerdo y sus anexos, a fin de que la SNS adelante las actuaciones administrativas pertinentes e imponga las sanciones a que haya lugar, sin perjuicio de las sanciones que se deriven de las investigaciones administrativas, disciplinarias, fiscales y penales que adelanten las autoridades competentes.

ART. 20.—Visitas de vigilancia. El CNJSA en virtud de la función de vigilancia, a través de la secretaría técnica podrá realizar visitas de vigilancia y realizar requerimientos con el objeto de verificar el cumplimiento a las disposiciones contenidas en este acuerdo y sus anexos, sin perjuicio de las funciones de inspección, vigilancia y control que le corresponden a la SNS, para que esta en uso de sus facultades legales realice las respectivas investigaciones.

ART. 21.—Aplicación acuerdo. Las disposiciones contenidas en el presente acuerdo se aplicarán sin perjuicio de aquellos sectores y/o actividades económicas que también tienen una obligación de reporte específica de acuerdo con las resoluciones expedidas por la UIAF.

ART. 22.—Término de implementación Siplaft. Para la implementación del Siplaft por parte de los operadores obligados, el CNJSA establece como plazo máximo el 31 de diciembre de 2014.

ART. 23.—Publicidad. Los obligados con el presente acuerdo, deberán publicar el documento Siplaft aprobado y el nombre de la persona designada como Oficial de Cumplimiento, en un lugar visible de la empresa o entidad para conocimiento del público en general.

ART. 24.—Vigencia. El presente acuerdo rige a partir de su publicación.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 9 de abril de 2014.

(Nota: Modificado por el Acuerdo 237 de 2015 artículo 7° del Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar)