Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

Comisión de Regulación de Energía y Gas

CIRCULAR EXTERNA CONJUNTA 20111000000034 DE 2011 

(Junio 20)

Asunto: Modificación formatos D.6 Ventas a través de tanques estacionarios a usuarios finales y D.7 Ventas a través de puntos de venta de la Circular Conjunta SSPD - CREG 20091000000044 de 2009 (Reporte de información comercial básica del sector del gas licuado de petróleo)

La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios —SSPD— y la Comisión de Regulación de Energía y Gas —CREG—, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 689 de 2001 y en la Resolución SSPD 321 de 2003, imparten las siguientes instrucciones a comercializadores mayoristas, transportadores, distribuidores y comercializadores minoristas de la cadena de gas licuado de petróleo y teniendo en cuenta que:

• La SSPD en desarrollo de las obligaciones impuestas por la Ley 689 de 2001, se encuentra desarrollando el sistema único de información —SUI—, en conjunto con otras entidades.

• La información suministrada por los prestadores de servicios públicos a través del SUI, sirve de base para que la SSPD, la CREG, el MME y la UPME entre otras entidades, continúen desarrollando sus tareas de vigilancia, control, regulación y planeación.

• Mediante la Circular Conjunta SSPD-CREG 20091000000044 de 2009 se solicitó el reporte de información básica del sector del gas licuado de petróleo.

• Mediante comunicación con radicado SSPD 20115290168502 del 06/04/2011, la CREG solicitó modificar el formato D.6 Ventas a través de tanques estacionarios de la Circular Conjunta SSPD-CREG 20091000000044 de 2009, por la necesidad de conocer la participación en ventas de las empresas distribuidoras de GLP a nivel de municipio.

• Mediante comunicación con radicado SSPD 20112300179101 del 11-04-2011, la Superintendencia de Servicios Públicos remitió a la CREG el proyecto de circular conjunta para la modificación de los formatos D.6 Ventas a través de tanques estacionarios y D.7 Ventas a través de puntos de venta de la Circular Conjunta SSPD-CREG 20091000000044 de 2009.

• Mediante comunicación con radicado SSPD número 20115290232742 del 10/05/2011, la CREG manifestó lo siguiente en relación con el proyecto de circular conjunta para la modificación de los formatos D.6 Ventas a través de tanques estacionarios y D.7 Ventas a través de puntos de venta de la Circular Conjunta SSPD-CREG 20091000000044 de 2009: “(...Al respecto nos permitimos informarle que luego de revisar el proyecto de circular conjunta presentado por la SSPD no tenemos ninguna observación, por lo anterior agradecemos dar inicio a la modificación en la base de datos y el validador externo de los formatos citados. ...)”.

• En ejercicio de las funciones regulatorias y de vigilancia y control, se presenta la necesidad de determinar el departamento, municipio y centro poblado donde se realizan las ventas a través de puntos de venta realizadas por las empresas distribuidoras del servicio público de gas licuado del petróleo —GLP—.

Instrucciones:

1. Toda información reportada por un prestador al sistema único de información deberá ser certificada. Siempre que a un prestador no le aplique algún formato, o no se tenga información que reportar, el formato deberá certificarse sin registros o como no aplica según el caso.

2. Las fechas límites para el cargue de los formatos D.6 Ventas a través de tanques estacionarios a usuarios finales y D.7. Ventas a través de puntos de venta, son las establecidas en la Circular Conjunta SSPD-CREG 20091000000044 de 2009.

3. A partir de la fecha de expedición de la presente circular conjunta, los distribuidores de la cadena del gas licuado de petróleo deberán enviar la información correspondiente a los formatos D.6 Ventas a través de tanques estacionarios a usuarios finales y D.7. Ventas a través de puntos de venta exigidos por la Circular Conjunta SSPD-CREG 20091000000044 de 2009, de acuerdo a las especificaciones del anexo B de la presente circular conjunta.

4. A partir de la fecha de expedición de la presente circular conjunta, los formatos D.6 Ventas a través de tanques estacionarios a usuarios finales y D.7 Ventas a través de puntos de venta exigidos por la Circular Conjunta SSPD-CREG 20091000000044 de 2009 que se encuentren pendientes por cargar y/o certificar por parte de los distribuidores de la cadena del gas licuado del petróleo, deberán reportarlos de acuerdo con las especificaciones del anexo B de la presente circular conjunta. Lo anterior, no constituye una ampliación de los plazos de cargue ya estipulados a través de la Circular Conjunta SSPD-CREG 20091000000044 de 2009.

5. Las empresas deben actualizar el validador GLP, el cual se encontrará disponible en la página del SUI a partir de la fecha de expedición de la presente circular.

6. Las empresas deben ingresar con el usuario y la contraseña para el reporte de la información requerida en esta circular, la cual se reportará a través de la página web www.sui.gov.coen el tópico GLP/Comercial.GLP/Cargue masivo.

N. del D.: Esta circular conjunta va dirigida a distribuidores de la cadena del gas licuado de petróleo.

Anexo A

Formato de los archivos a reportar

La información detallada en los siguientes anexos se deberá preparar en formato de valores delimitados por comas (Comma Separated Values - CSV), en cuya elaboración se deberá tener en cuenta lo siguiente:

1. El separador de valores será el símbolo coma (,).

2. El separador de punto decimal permitido será el símbolo punto (.).

3. Los valores numéricos deben ir sin especificaciones de unidad de moneda.

4. Los valores numéricos no deben tener separador distinto al decimal.

5. Cada registro termina en nueva línea (LF) y retorno de carro (RC).

6. Los campos de tipo texto no deben contener comas al interior del mismo.

7. En aquellos casos donde la información no sea aplicable, el campo deberá enviarse vacío y/o certificar como no aplica según sea el caso.

8. Los campos de tipo fecha deben reportarse en formato dd-mm-aaaa.

9. La primera línea del archivo deberá contener los títulos.

10. La información de las categorías de las variables, se mantendrá actualizada a través del sitio web del SUI, con el fin de que se conozcan los nuevos códigos que puedan surgir.

La información se debe reportar a través de Internet, según el procedimiento que se describa en el Manual SUI y teniendo en cuenta las especificaciones técnicas allí establecidas.

Para efectos del envío de la información, el SUI ha dispuesto un programa SUI-Validador, todo archivo CSV debe ser cotejado mediante este validador. Este programa verifica la sintaxis del archivo, realiza controles lógicos, comprime y fragmenta el archivo en volúmenes. Se recomienda que el tamaño de estos volúmenes a enviar no exceda los 2MB.

Anexo B

Modificación Formato D.6. Ventas a través de tanques estacionarios a usuarios finales. Se agregó la variable centro poblado, quedando el formato a reportar así:

NIE
CIT
Centro Poblado
Sector
Fecha de venta
Número de factura
Cantidad (m3)
Cantidad (kg)
Valor ($)
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Donde:

1. NIE: Se refiere al código que la empresa ha asignado a cada una de sus plantas envasadoras. Este NIE deberá corresponder a la planta en donde se surte la cisterna que lleva el GLP hasta el usuario.

2. CIT: Corresponde al código de identificación que le asignó la empresa al tanque atendido a usuario final.

3. Centro poblado: Corresponde al código del centro poblado donde se vende el GLP a los tanques estacionarios de usuarios finales. Conforme a la codificación dada por el DANE a la división político-administrativa de Colombia, con la siguiente estructura: DDMMMCCC, donde “DD” es el código del departamento, “MMM” corresponde al código del municipio y “CCC” corresponde al código del centro poblado. Para los casos en que no aplique el centro poblacional, se debe diligenciar 000. Estos códigos estarán disponibles en la página web del SUI.

4. Sector: Corresponde al sector atendido con la modalidad de tanque estacionario, según la siguiente tabla:

Nombre
Sector
Residencial R
Oficial O
Comercial C
Industrial I

Tabla 9

Clasificación de los sectores

5. Fecha de venta: Corresponde a la fecha en la cual se realizó la venta, conforme al formato establecido en el anexo A.

6. Número de factura: Es el número de la factura de la venta realizada por el distribuidor. En el caso de ser un tanque que surta a más de un usuario, es decir, que existan multiusuarios, se deberá reportar cada factura por usuario, teniendo en cuenta la obligación establecida por la regulación de medición individual.

7. Cantidad (m3): Corresponde a los metros cúbicos de GLP vendidos por el distribuidor al tanque estacionario que surta a más de un usuario, en este campo se debe reflejar la cantidad de metros cúbicos consumidos por cada uno de los usuarios denominados por la regulación como multiusuarios, lo anterior teniendo en cuenta la obligación establecida por la regulación de medición individual. En el caso de ser un tanque que sirva a un usuario individual denominado por la regulación como único usuario, se debe reportar NA.

8. Cantidad (kg): Corresponde a los kilogramos de GLP vendidos por el distribuidor al tanque estacionario que surta a un usuario individual denominado por la regulación como único usuario. En el caso de ser un tanque que sirva a más de un usuario, es decir, que sea catalogado como multiusuario, se debe reportar NA.

9. Valor ($): Es el precio facturado en pesos por la venta del GLP. En el caso de ser un tanque que surta a más de un usuario se deberá reportar el precio facturado por usuario.

Modificación formato D.7, Ventas a través de puntos de venta

Se agregó la variable centro poblado, quedando el formato a reportar así:

NIE NIPV Centro pobladoFecha de ventaNúmero de facturaCódigo presentaciónCantidad de cilindrosValor ($)
1 2 3 45 678

Donde:

1. NIE: Corresponde al código que la empresa ha asignado a cada una de sus plantas envasadoras. Este NIE deberá corresponder a la planta donde se envasa el gas que se vende en el punto de venta.

2. NIPV: Corresponde al número de identificación que le asignó la empresa al punto de venta.

3. Centro poblado: Corresponde al código del centro poblado donde se vende el GLP en cilindros al punto de venta. Conforme a la codificación dada por el DANE a la división político-administrativa de Colombia, con la siguiente estructura: DDMMMCCC, donde “DD” es el código del departamento, “MMM” corresponde al código del municipio y “CCC” corresponde al código del centro poblado. Para los casos en que no aplique el centro poblacional, se debe diligenciar 000. Estos códigos estarán disponibles en la página web del SUI.

4. Fecha de venta: Corresponde a la fecha en la cual se está realizado la venta, conforme al formato establecido en el anexo A.

5. Número de factura: Es el número de la factura de la venta realizada por el distribuidor.

6. Código presentación: Es la unidad de medida de la venta realizada, conforme con la tabla 8.

7. Cantidad de cilindros: Es el número de cilindros vendidos correspondientes al tamaño del cilindro reportado en el código de presentación.

8. Valor ($): Es el precio facturado en pesos por la venta del GLP.