Ampliación del plazo de implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Revista Nº 195 Mayo - Jun. 2016

Las administradoras de riesgos laborales son responsables de vigilar el cumplimiento de la normativa relativa a la seguridad y salud en el trabajo.

Adriana Alejandra Fernández Montejo 

Gerente laboral de EY. 

El primero (1º) de febrero de este año el Gobierno Nacional amplió el plazo de implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (En adelante SG-SST) hasta el treinta y uno (31) de enero del 2017. Todas los empleadores y contratantes de personal, sin importar el número de trabajadores o contratistas, deben haber implementado el SG-SST en la fecha indicada so pena de ser sancionadas con multas de hasta de mil (1.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes(1). El incumplimiento reiterado de esta disposición puede acarrear la suspensión de actividades o inclusive el cierre definitivo de la empresa(2).

Las administradoras de riesgos laborales son responsables de vigilar el cumplimiento de la normativa relativa a la seguridad y salud en el trabajo (antes salud ocupacional y de informar al Ministerio del Trabajo acerca de los casos en los cuales se evidencie el incumplimiento.

¿Qué es el SG-SST?

El SG-SST es el desarrollo, implementación, mantenimiento y mejora continua de un proceso lógico y por etapas basado en el ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar), cuyo objetivo es anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo (en adelante SST). El empleador o contratante debe liderar e implementar el SG-SST con la participación de los trabajadores y/o contratistas, abordar la prevención de los accidentes y las enfermedades laborales y proteger y promover la salud de los trabajadores y/o contratistas.

¿Cuál es el contenido mínimo del SG-SST?

El SG-SST debe contener como mínimo lo siguiente:

1. Una política de SST con alcance sobre todos los centros de trabajo y todos los trabajadores, contratistas y subcontratistas;

2. La definición y comunicación de responsabilidades específicas en SST a todos los niveles de la organización;

3. Un plan de rendición de cuentas dentro de la empresa (como mínimo anual);

4. La definición y asignación de los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño, implementación, revisión evaluación y mejora de las medidas de prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo y también, para que los responsables de la SST en la empresa, el comité paritario o vigía de SST, puedan cumplir de manera satisfactoria con sus funciones;

5. Las disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles que prevengan daños en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e instalaciones; entre otros.

¿Qué documentación debe estar disponible y actualizada ante una eventual visita de inspección del SG-SST?

El empleador debe conservar por un periodo mínimo de veinte (20) años, en cualquier medio accesible, los siguientes registros y documentos que soportan el SG-SST:

1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores y los conceptos o exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores;

2. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo;

3. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST;

4. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

El empleador debe conservar los siguientes documentos de acuerdo a la normativa vigente y a las directrices de archivo de la empresa:

5. Política y los objetivos de la empresa en materia de SST, firmados por el empleador;

6. Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua del SG-SST;

7. La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los riesgos;

8. El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la población trabajadora;

9. El plan de trabajo anual en SST de la empresa, firmado por el empleador y el responsable del SG-SST;

10. El programa de capacitación anual en SST, así como de su cumplimiento;

11. Los procedimientos e instructivos internos de SST;

12. Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas y demás instructivos internos de SST;

13. Soportes de la convocatoria, elección y conformación del comité paritario de SST y las actas de sus reuniones o la delegación del vigía de SST y los soportes de sus actuaciones;

14. Reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales;

15. Identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias;

16. Programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores;

17. Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, máquinas o equipos ejecutadas;

18. Matriz legal actualizada que contemple las normas del sistema general de riesgos laborales que le aplican a la empresa; y

19. Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.

¿Qué medidas deben tomar los empleadores y/o contratantes antes del treinta y uno (31) de enero del 2017?

Los empleadores y/o contratantes deben asegurarse de poner en marcha las siguientes acciones antes del treinta y uno (31) de enero del 2017:

1.Evaluar el SG-SST actual con el fin de identificar las prioridades de SST;

2.Establecer el plan de trabajo;

3.Verificar que el SG-SST cumpla con la totalidad de requisitos mínimos establecidos;

4.Documentar la gestión realizada en el marco del SG-SST;

5.Contar con la asesoría adecuada y el personal idóneo para la implementación y desarrollo del SG-SST.

1. Decreto 171 del 2016, artículo 1º.

2. Ley 1562 del 2012, artículo 13; Decreto 1072 del 2015, artículos 2.2.4.11.5 al 2.2.4.11.1