Aspectos tributarios de la nómina

Revista Nº 154 Jul-Ago. 2009

Alexandra Gnecco Mendoza 

Gerente Human Capital - Impuestos 

Ernst & Young 

En términos generales, tributo es el pago o prestación fijado por ley a cargo de personas naturales o jurídicas para cubrir determinadas necesidades económicas.

De acuerdo con lo anterior, identificamos como tributos sobre la nómina, los aportes al sistema de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales regulados en la Ley 100 de 1993, las contribuciones comúnmente denominadas como parafiscales, reguladas por la Ley 21 de 1982, dirigidas a las cajas de compensación familiar, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y al Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), y el impuesto sobre la renta, administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales que se recauda en forma mensual de manera anticipada por el empleador a través del mecanismo de la retención en la fuente.

Pagos laborales sujetos a tributación

Las leyes 100 de 1993 y 21 de 1982 establecen que la base para calcular los aportes a seguridad social y parafiscales está conformada por el salario recibido por el trabajador, en los términos contemplados en el Código Sustantivo del Trabajo (art. 127).

Tratándose de la retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta, haciendo un análisis conjunto de los artículos 26, 385 y 386 del estatuto tributario (en adelante, E.T.), constituyen base para su cálculo todos los pagos directos e indirectos recibidos por el trabajador, que sean susceptibles de incrementar el patrimonio neto del mismo en el momento de su percepción.

Para efectos de la retención en la fuente, de acuerdo con el artículo 5º del Decreto 3750 de 1986, se entiende por pagos indirectos los que efectúe el empleador a terceras personas por la prestación de servicios o adquisición de bienes destinados al trabajador o a su cónyuge o a su familia.

Lo anterior significa que mientras para determinar la base para calcular los aportes a seguridad social y parafiscales se deben considerar únicamente los pagos que constituyen salario, la base para determinar la retención en la fuente a título de renta está conformada, además del salario, por todos los ingresos recibidos por el trabajador, tengan o no la naturaleza salarial y que en todo caso, generen un beneficio económico en cabeza de aquel.

Depuración para determinar la base sujeta a tributación

Los aportes al sistema de seguridad social y las contribuciones parafiscales se determinan con base en el salario bruto del trabajador, sin realizar una depuración previa, salvo en el caso de salarios integrales cuya base está determinada por el 70% de los mismos, según lo dispone el artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo y 18 de la Ley 100 de 1993.

Por su parte, para determinar la base sujeta a retención en la fuente, es necesario inicialmente que el empleador elija uno de los dos procedimientos contemplados en los artículos 385 y 386 del estatuto tributario. Es importante tener en cuenta que la administración de impuestos ha indicado mediante Concepto 076455 de 2006 que en las compañías se debe aplicar sólo uno de los dos procedimientos a la totalidad de trabajadores y que una vez elegido este, se debe seguir aplicando, durante todo el año gravable.

A grandes rasgos, de acuerdo con el procedimiento 1, el valor a retener se determina en el mes en que se efectúa el pago, aplicando a la base, un monto según la tabla progresiva, previa depuración del ingreso bruto.

Mediante el procedimiento 2, se determina un porcentaje fijo en los meses de junio y diciembre para ser aplicable sobre el ingreso base de retención mensual en los seis meses siguientes. Dicho porcentaje se calcula con base en los ingresos gravables del año inmediatamente anterior a la fecha del cálculo. Por regla general, el procedimiento 2 es más favorable al trabajador, en la medida en que el porcentaje aplicable sobre los ingresos presentes del mes, es determinado teniendo en cuenta los ingresos históricos que en la mayoría de los casos suelen ser inferiores a los presentes.

La aplicación de cualquiera de los procedimientos de retención supone hacer una depuración de los ingresos brutos recibidos por el trabajador, en los siguientes términos:

(+) Ingreso bruto mensual - Totalidad de pagos directos e indirectos percibidos por el trabajador

(-) Ingresos no sujetos a retención en la fuente (1)

(-) Ingresos no constitutivos de renta (2)

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Total Ingresos Netos

(-) Deducciones (3)

(-) Rentas exentas (4)

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Base sujeta a retención

(1) Ingresos no sujetos a retención en la fuente

• Cesantías e intereses sobre las cesantías (L. 100/93, art. 135)

• Pagos indirectos por concepto de alimentación del trabajador o su familia, siempre que no excedan 41 UVT(1) y siempre que el salario devengado por el trabajador no exceda de 1.310 UVT (art. 387-1).

• Pagos indirectos por concepto de salud y educación siempre que sean otorgados a la generalidad de los trabajadores, en virtud de planes permanentes de la empresa, y que el valor concedido no exceda del promedio reconocido a dicha generalidad (D. 3750/86, art. 5º).

(2) Ingresos no constitutivos de renta

• Aportes obligatorios y voluntarios a fondos de pensiones (E.T., art. 126-1) y depósitos en cuentas de ahorro para el fomento a la construcción (E.T. art. 126-4), siempre que sumados entre sí, no superen el 30% del ingreso laboral del año.

(3) Deducciones

• Intereses en virtud de préstamos para adquisición de vivienda, hasta un monto mensual de 100 UVT (E.T., art. 387) o,

• Pagos por salud y educación (a entidades específicas determinadas en la ley), para trabajadores que en el año anterior hayan devengado unos ingresos inferiores a 4.600 UVT y siempre que no exceda el 15% del ingreso gravado).

• Aportes obligatorios al sistema de salud (de acuerdo con el D. 2271/2009, recientemente expedido).

(4) Rentas exentas

• La más común es el 25% de los ingresos laborales, limitado mensualmente a 240 UVT. No se aplica sobre la porción de ingresos excluida del impuesto de renta por otras disposiciones (E.T., art. 206).

Finalmente, para las indemnizaciones laborales y bonificaciones por terminación del contrato de trabajo, existe un procedimiento de retención en la fuente especial, determinado en los artículos 401-3 del estatuto tributario que establece una tarifa fija del 20% sobre las indemnizaciones recibidas por aquellos trabajadores que devenguen ingresos superiores a 200 UVT y el artículo 9º del Decreto 400 de 1987, que regula el procedimiento para el cálculo de retención sobre la bonificación por terminación, con base en los ingresos gravados devengados por el trabajador en los últimos 12 meses de vinculación laboral.

UVT es la Unidad de Valor Tributario creada por la Ley 1111 de 2006. Para el año 2009, 1 UVT = $ 23.763.