Auditoría General de la República

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 11 DE 2018

(Junio 14)

“Por la cual se adoptan y actualizan los Instrumentos de Gestión de Información Pública, IGIP, en la Auditoría General de la República”.

El Auditor General de la República,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el numeral 13 del artículo 17 del Decreto 272 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que la Auditoría General de la República —en adelante la auditoría—, es un organismo dotado de autonomía jurídica, administrativa, contractual y presupuestal, a cargo del Auditor General de la República de que trata el artículo 274 de la Constitución Política, cuyas funciones se encuentran reguladas por lo establecido en el artículo 17 del Decreto-Ley 272 de 2000;

Que el numeral 1 del artículo 13 del Decreto 272 de 2000, señala que uno de los objetivos del Despacho del Auditor General de la República, es formular las políticas, planes y estrategias necesarias para el eficiente y efectivo ejercicio de las funciones que le otorgan la Constitución y la ley;

Que los numerales 13 y 14 del artículo 17 del Decreto 272 de 2000, facultan expresamente al Auditor General de la República, para adoptar las medidas administrativas y financieras para el adecuado funcionamiento de la entidad, y para asignar a las distintas dependencias y funcionarios de la auditoría, las competencias y tareas necesarias para el cabal cumplimiento de las funciones constitucionales y legales, incluida la conformación de equipos de trabajo, delegando y desconcentrando las funciones a que hubiere lugar;

Que la Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 21 establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos;

Que la Ley 1712 de 2014, “por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, reglamentada parcialmente por el Decreto 103 de 2015, regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información;

Que en su artículo 3º la mencionada ley establece el principio de la divulgación proactiva de la información, indicando que “el derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros”;

Que en desarrollo de lo anterior, el literal j) del artículo 11 ibídem, consagra el registro de activos de información y el registro de publicaciones o esquema de publicación de información, entre otros documentos mínimos obligatorios que los sujetos obligados deben publicar de manera proactiva;

Que la mencionada ley en su artículo 17, preceptúa que para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurar que estos: “a) Se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad. (…)”;

Que el artículo 2.8.5.1 del Decreto 1080 de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura”, establece en su Título V, la necesidad de adoptar los instrumentos de gestión de la información pública en virtud de la Ley 1712 de 2014, los cuales deberán ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado;

Que el Archivo General de la Nación aprobó mediante Acuerdo 51 de 2001, las tablas de retención documental (TRD), de la entidad;

Que la Auditoría mediante Resolución Ordinaria 324 de 2008, definió al interior de la entidad algunos aspectos relacionados con el Programa de Gestión Documental, tablas de retención documental y responsabilidades asociadas;

Que el Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 4 de 2013, estableció que las tablas de retención documental (TRD), y las Tablas de Valoración Documental (TVD), deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el Comité Interno de Archivo para las entidades del nivel territorial;

Que mediante Acta 1 de 2017 del Comité de Archivo de la Auditoría, se aprobó la actualización de la TRD institucional, tomándose como base para la elaboración de los instrumentos de gestión de la información pública (IGIP);

Que la Auditoría mediante Resolución Reglamentaria 13 de 2017 adoptó los instrumentos archivísticos programa de gestión documental (PGD), cuadro de clasificación documental (CCD), tabla de retención documental (TRD) y tabla de valoración documental (TVD) para la entidad;

Que al interior de la auditoría se construyó y revisó la matriz de los instrumentos de gestión de la información pública (IGIP), con base en la TRD aprobada por el Archivo General de la Nación y en la Guía de Instrumentos de Gestión de Información Pública de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República;

Que en cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 y el artículo 2.1.1.5.3.3 del Decreto 1081 de 2015, la Auditoría presentó a consulta pública el Esquema de Publicación de la Información de la entidad, a fin de que la ciudadanía en general y sus funcionarios en particular participaran, enviando sus aportes y comentarios al correo electrónico institucional igip@auditoria.gov.co;

Que durante el periodo comprendido entre el 7 al 13 de junio de 2018 estuvo fijada la invitación a dicha consulta en la web institucional www.auditoria.gov.co, respecto de la cual no se recibieron aportes, observaciones, ni comentarios;

Que por lo expuesto anteriormente,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Adóptense y actualícense los siguientes Instrumentos de Gestión de Información Pública:

a) Registro de activos de información.

b) Índice de información clasificada y reservada.

c) Esquema de publicación de información.

ART. 2º—Responsables. La elaboración, aprobación, actualización e implementación de los instrumentos citados en la presente resolución corresponderá al líder del proceso, jefe o director de la dependencia, apoyados interdisciplinariamente por los funcionarios encargados de atender esta necesidad al interior de la AGR, de acuerdo con los requisitos administrativos, tecnológicos, legales o procedimentales establecidos.

ART. 3º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las demás disposiciones internas que sobre la materia se han previsto y que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 14 de junio de 2018.