Auto 2010-00025 de junio 11 de 2013

CONSEJO DE ESTADO 

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCIÓN TERCERA-SUBSECCIÓN “B”

Rad. 19001-23-31-000-2010-00025-01

Consejero Ponente:

Dr. Danilo Rojas Betancourth

Exp. 43105

Actor: Manuela Portocarrero Granja y otros

Demandado: Guapi ESE-Azul Pacífico Ltda.-IPS Azul Pacífico

Naturaleza: Acción de reparación directa

Bogotá, D.C., once de junio de dos mil trece.

EXTRACTOS: «Consideraciones

I. Competencia

13. Corresponde al despacho resolver el recurso de apelación que en esta oportunidad se interpuso en contra del auto proferido por el Tribunal Contencioso Administrativo del Cauca, por medio del cual se declaró la nulidad de todo lo actuado a partir de la fijación en lista del proceso. En efecto, según se dijo en el auto de admisión del recurso de apelación, el asunto de la referencia tiene una cuantía estimada de mil quinientos millones de pesos m/cte. —$1.500.000.000— (fl. 174, cdno. 1), valor este que es superior al exigido por el artículo 132 del Código Contencioso Administrativo ($257.000.000) para que un litigio iniciado en el año 2010 tenga vocación de ser estudiado en segunda instancia por el Consejo de Estado.

13.1. Se aclara que el auto materia de la alzada es apelable, según lo dispone el numeral 6º del artículo 181 del Código Contencioso Administrativo(2) y, además, la presente decisión debe ser proferida por el ponente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 61 de la Ley 1395 de 2010(3).

II. El problema jurídico

14. Para resolver el recurso de apelación interpuesto contra el auto del 18 de agosto de 2010, el despacho deberá determinar si existió una violación de los derechos a la defensa y al debido proceso de la parte demandada, por el hecho de que se hubiera producido la fijación en lista del proceso, sin que se realizara la correspondiente anotación en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI. En este punto se establecerá si tal defecto se encuadra dentro de alguna de las causales de nulidad procesal establecidas por el artículo 140 del Código de Procedimiento Civil.

14.1. Habida cuenta de que es un axioma del régimen de nulidades procesales el que no puede alegar la nulidad “... quien haya dado lugar al hecho que la origina ...” —artículo 143 del Código de Procedimiento Civil—, entonces será necesario que el despacho determine, en el caso concreto, si la sociedad Azul Pacífico Limitada propició la situación que le imposibilitó dar contestación a la demanda pues, según sostiene el apelante, ello ocurrió por cuanto la demandada se abstuvo de consultar el expediente y, de forma errada, se confió en la información que aparecía en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI.

III. Análisis del despacho

15. En relación con la posible afectación de los derechos a la defensa y al debido proceso, como consecuencia de eventuales equivocaciones por parte de los despachos judiciales frente a la inclusión de datos en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, tanto la Corte Constitucional como el Consejo de Estado han tenido oportunidad de pronunciarse adoptando una posición unívoca, en el sentido de considerar que la información consignada en el aludido sistema informático genera una confianza legítima en los usuarios de la administración de justicia, siempre y cuando haya una equivalencia funcional entre dicha información y la que consta en el expediente.

15.1. Así, en la sentencia del 31 de agosto de 2007, la Corte Constitucional tuvo a su consideración el estudio de un caso en el cual un despacho judicial, en las etapas posteriores a la admisión y notificación de la demanda en un proceso ordinario, se abstuvo de tramitar unas excepciones formuladas por la parte demandada, con el argumento de que el escrito de contestación de la demanda había sido radicado con posterioridad a los 10 días de fijación en lista del respectivo negocio, situación frente a la cual la parte afectada interpuso una acción de tutela, fundamentada en que el término para contestar la demanda había sido calculado a partir de una fecha errónea consignada en el sistema informático de gestión, lo que condujo a que la contestación se radicara pasados 10 días después de la fecha de fijación en lista que apareciera en el expediente.

15.1.1. En dicha oportunidad, la Corte pudo verificar que, en efecto, la demanda había sido contestada pasados más de 10 días desde la fijación en lista del proceso, pero también comprobó que la fecha de dicho trámite, según fue reseñada en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, no coincidía con el momento real en el que se había llevado a cabo la actuación, razón por la cual concluyó que con dicho defecto se había inducido a error a la parte demandada y, en ese orden, decidió tutelar sus derechos fundamentales a la defensa y al debido proceso. En ese mismo sentido, la Corte consideró que los despachos judiciales accionados habían incurrido en una vía de hecho, al no haber declarado la correspondiente nulidad procesal surgida de la violación de los derechos a la defensa y al acceso de la administración de justicia.

15.1.2. Para tal efecto, se dijo en la mencionada providencia que la información consignada en el sistema de gestión cumplía las condiciones para ser considerada un mensaje de datos, en los términos establecidos en la Ley 527 de 1999(4), razón por la cual era de esperarse la equivalencia funcional entre dicha información, y ciertos datos consignados en los expedientes, entre ellos los relacionados con los términos para dar contestación oportuna a la demanda. En palabras de la referida sentencia:

Es necesario llamar la atención sobre la diferencia que se establece en esta sentencia entre las dos manifestaciones del principio de publicidad: la primera, que se asegura el conocimiento de las decisiones judiciales por las partes interesadas a través de los mecanismos de notificación; la segunda, que tutela el derecho de los ciudadanos a conocer las actuaciones de las autoridades públicas, como una garantía de transparencia en la actuación de los poderes públicos y un mecanismo que facilita su control por parte de la comunidad. Los mensajes de datos que se transmiten a través de las pantallas de los computadores de los despachos judiciales son, ante todo, instrumentos para hacer efectiva esta segunda manifestación del principio de publicidad. Constituyen mecanismos orientados a proveer más y mejores herramientas para que, tanto las partes dentro de los procesos, como la comunidad en general puedan conocer y controlar la actuación de las autoridades judiciales. No son, en cambio, en su desarrollo actual, instrumentos destinados a suplir los mecanismos de notificación previstos en la ley para asegurar el conocimiento de decisiones judiciales por parte de los interesados, a fin de que puedan ejercer frente a ellas su derecho de defensa. Naturalmente, las partes dentro de un proceso pueden —en igualdad de condiciones, dado que todas ellas tienen acceso a estos sistemas— valerse de ellos para seguir el curso de los procesos, pero sin que ello reemplace los actos de notificación de las providencias, dotados de mayores exigencias en atención a la finalidad que cumplen.

24. Del examen anterior puede concluirse que, de acuerdo a la legislación vigente y a la interpretación que ha hecho de ella la jurisprudencia constitucional en sentencias de constitucionalidad con efectos erga omnes, los mensajes de datos que informan sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales, a través de las pantallas de los computadores dispuestos en los despachos judiciales para consulta de los usuarios, pueden operar como equivalente funcional a la información escrita en los expedientes, en relación con aquellos datos que consten en tales sistemas computarizados de información.

25. Es preciso introducir este último matiz, dado que no toda la información contenida en los expedientes se refleja en los historiales que aparecen en los sistemas de información computarizada de los despachos. Por tanto, los mensajes de datos registrados en estos últimos solo operan como equivalentes funcionales respecto de los datos que aparecen consignados en ellos. En relación con la información que no aparece es claro que no se da tal equivalencia funcional, y por eso para consultarlos las partes deben dirigirse directamente al expediente. Así, en el historial de un expediente que aparece en el computador del juzgado puede registrarse que en una fecha determinada se profirió sentencia, o se expidió un auto que ordena la práctica de pruebas. Para enterarse del sentido de la decisión adoptada en la sentencia, o de las pruebas ordenadas en el auto, es claro que las partes deben acudir directamente al expediente, puesto que el historial que aparece en los computadores del juzgado solo serviría como equivalente funcional de tales providencias si registrara su contenido completo. Si el adelanto en la implementación de medios tecnológicos en la administración de justicia lleva en el futuro una completa sistematización de la información contenida en los expedientes, no existiría razón para dejar de considerar tales mensajes de datos como equivalentes funcionales que reemplacen por completo la revisión directa de los expedientes o de los órganos tradicionales de publicidad oficial de dicha información, siempre que se adopten las debidas medidas de seguridad, de manera similar a como ocurre en la actualidad con las bases de datos de la jurisprudencia de las altas cortes, los cuales han suplido de manera eficiente el recurso a la lectura de las gacetas judiciales.

26. En el caso que ocupa a la Corte se presentó una discrepancia entre la fecha de una actuación procesal, a saber, la notificación del auto admisorio de la demanda al demandado, registrada en el acta de notificación que obra en el expediente, donde aparece fechada el 3 de mayo de 2006, y la fecha consignada para la misma situación en el sistema de información computarizado del juzgado, en el que aparece fechada el 4 de mayo del mismo año. Una de las partes pretende hacer valer el mensaje de datos que contiene esta última fecha como equivalente funcional del acta de notificación que consta por escrito en el expediente, para efectos de contabilizar el término de traslado para contestar la demanda y proponer excepciones establecido en la ley.

Como quedó establecido, conforme a la legislación colombiana es posible considerar que tales mensajes de datos son un equivalente funcional de la información escrita en el expediente. Por tanto, en el presente caso puede afirmarse que el titular del Juzgado 6 Civil Municipal de Bogotá, al desestimar por extemporáneas las excepciones formuladas por el apoderado del señor Morales Parra y al denegar los recursos interpuestos frente a tal decisión, dejó de aplicar normas vigentes relevantes para el caso a decidir, sin justificar en modo alguno el por qué de esa omisión. Normas cuya consideración habría llevado a esta autoridad judicial, si no a emitir providencias con contenido distinto, sí al menos al plantearse la existencia de un problema importante respecto a la contabilización de los términos en este caso; problemática que fue ignorada por completo en sus decisiones.

Tal situación torna procedente esta acción de tutela, debido a la existencia de un defecto sustantivo por inaplicación de norma aplicable y, por ende, abre el camino para la consideración del segundo de los problemas jurídicos planteados al comienzo de esta providencia(5).

15.1.3. Como se observa, de acuerdo con el criterio sentado por la Corte Constitucional, aunque es claro que no es posible que en el sistema de gestión judicial se consignen todos y cada uno de los datos que pueden ser consultados en el proceso, también es verdadero que existe alguna información que, de acuerdo con la normatividad aplicable, obligatoriamente debe constar en el referido sistema de gestión, de tal forma que los datos que constan en el mismo deben ser concordantes con los del expediente pues, de lo contrario, se estaría violando la buena fe y la confianza legítima de los usuarios de la administración de justicia a quienes, además, podría ubicárseles en una situación de posible vulneración de sus derechos fundamentales a la defensa y al debido proceso.

15.2. Dichos criterios han sido materia de reiteración por parte del Consejo de Estado en algunas oportunidades en las que, como juez de tutela, se le ha puesto en conocimiento de casos en los que se alegan las vías de hecho en que habrían incurrido las autoridades judiciales, al abstenerse de decretar nulidades procesales frente a errores cometidos en la inclusión de datos dentro del Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI.

15.2.1. Así, en la sentencia del 25 de octubre de 2010, la Subsección “B” de la Sección Segunda de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado, conoció de una acción de tutela presentada por la Procuraduría General de la Nación en contra del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, en la que la entidad accionante alegaba que le habían sido violados sus derechos a la defensa y al debido proceso, por el hecho de que el despacho judicial accionado cambió un dígito en la numeración del proceso, hecho este que supuestamente impidió la adecuada consulta del mismo en el Sistema de Gestión Siglo XXI, lo que, a su vez, trajo como consecuencia que se vencieran unos términos para la sustentación del recurso de apelación contra la sentencia de primera instancia. Frente al caso así planteado, dijo el Consejo de Estado:

De la anterior transcripción —se refiere a la Sentencia T-686 de 2007 de la Corte Constitucional— es dable concluir que el historial de los procesos (registrados en el Sistema de Información Siglo XXI) que pueden ser consultados en internet y en los hardware dispuestos para el efecto en las secretarías de los despachos judiciales tiene el carácter de un “mensaje de datos”.

La emisión de este tipo de mensajes de datos puede considerarse como “un acto de comunicación procesal”, porque a través de ella se pone en conocimiento de las partes, de terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas las providencias y órdenes de jueces y fiscales.

Se resalta entonces que la utilización de los sistemas de información sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales solo se justifica si los ciudadanos pueden confiar en los datos que en ellos se registran.

Sobre el deber de vigilancia de las actuaciones judiciales por los apoderados de las partes, la Corte entendió que este se satisface con el seguimiento a los procesos, a través de su consulta en las pantallas de los computadores de los despachos judiciales, sin tener que acudir al expediente, siempre y cuando la información registrada en los sistemas de información computarizada constituya un equivalente funcional de la información que reposa en el proceso.

Con todo, la Corte también resalta que la información no registrada en el sistema debe ser revisada por el abogado directamente en el expediente(6).

15.2.1.1. Como se observa, de acuerdo con la postura del Consejo de Estado como juez de tutela, los ciudadanos tienen la legítima confianza de que los datos registrados en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, son veraces y correspondientes con la información consignada en el respectivo expediente, de tal forma que cualquier imprecisión en dicha información podría eventualmente derivar en una vulneración de los derechos fundamentales de los usuarios de la administración de justicia, siempre y cuando —se insiste— exista una equivalencia funcional entre la información errada u omitida y aquella visible en el paginario.

15.2.2. En otra oportunidad, en la sentencia del 10 de marzo de 2011, la Sección Cuarta del Consejo de Estado estudió un caso en el que, una vez proferido el fallo de primera instancia, no se registró en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI la información correspondiente a la expedición de la providencia y su notificación, lo que impidió a una de las partes procesales ejercer en forma oportuna su derecho a formular el respectivo recurso de apelación. En dicha ocasión, la Sección Cuarta fijó el siguiente criterio:

Para garantizar el desarrollo de esta previsión —se refiere al artículo 95 de la Ley 270 de 1996(7)—, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura profirió el Acuerdo 1591 del 24 de octubre de 2002(8). En su artículo 5º se establece que, una vez instalado el sistema, “su utilización será obligatoria para los servidores judiciales, so pena de las sanciones disciplinarias y a administrativas a que haya lugar”.

Así mismo, en el Acuerdo 3334 del 2 de marzo de 2006(9) se definieron los conceptos generales para el desarrollo de los actos de comunicación procesal a través de mensajes de datos y métodos de firma electrónica. En el artículo 4º se previó que los despachos judiciales que cuenten con los medios técnicos pueden publicar, en el sitio web, las notificaciones fijadas en el despacho, pero sin desconocer que dicha publicación no exonera de efectuar la notificación que legalmente corresponde, pues solo tiene carácter informativo. Además, se señaló que el uso de mensajes de datos y métodos de firma electrónica es opcional para los usuarios de la administración de justicia, frente al uso de los medios tradicionales.

Mediante dicho acuerdo, el Consejo Superior de la Judicatura reglamentó la utilización de medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de la administración de justicia, con el fin de hacer posible la consulta del estado de los procesos en los computadores ubicados en las secretarías de los despachos judiciales y en las oficinas de apoyo judicial y servicios administrativos, o vía internet, a través de la página web de la Rama Judicial, mediante la utilización del Código Único de Radicación de Procesos.

La puesta en marcha de este tipo de mecanismos por parte de la Rama Judicial atiende al objetivo de hacer más eficiente el cumplimiento de sus funciones, racionalizando el uso del tiempo de los empleados y funcionarios judiciales con la disminución del número de usuarios que demanda el acceso directo a los expedientes, de modo que se facilite a la administración de justicia el cumplimiento eficiente de sus fines, a la vez que los ciudadanos puedan acceder más fácilmente a la administración de justicia(10).

En consecuencia, para cumplir con esos fines, es imprescindible que los datos registrados en el historial del proceso que aparece al consultar el número único de radicación, el número de cédula de ciudadanía o el nombre del demandante en los sistemas computarizados a disposición de los usuarios de la administración de justicia, tenga el carácter de información oficial, de modo que generen confianza legítima en el público, situación que ocurre siempre y cuando dichas anotaciones o registros puedan ser considerados como equivalentes funcionales de la información escrita en los expedientes(11).

(...).

En este orden de ideas, en principio sería procedente amparar los derechos fundamentales del accionante, sin embargo, la Sala encuentra que, mediante auto del 20 de enero de 2011, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, al resolver el recurso de queja formulado por el actor contra el auto que rechazó la apelación, declaró la nulidad de todo lo actuado en dicho proceso, a partir de la notificación de la sentencia de 25 de agosto de 2009, es decir, la situación que dio origen a la presente acción de tutela desapareció y es procedente declarar la carencia actual de objeto(12).

15.2.2.1. De la lectura de la providencia anterior se desprende que, de acuerdo con el criterio del Consejo de Estado en varios pronunciamientos, es obligación de los despachos judiciales mantener actualizada la información de los procesos en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, de tal forma que los usuarios de la administración de justicia puedan fiarse de dicha información para llevar a cabo la gestión de sus respectivos negocios con base en ella; obligación esta que solo cobija a aquellos datos informáticos que tengan equivalente funcional dentro del expediente.

15.2.2.2. Del mismo modo, se resalta que en la sentencia referida el Consejo de Estado consideró que existió una violación de los derechos fundamentales de un usuario de la administración de justicia, y convalidó la actuación adelantada en el trámite del proceso ordinario por parte del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, quien declaró la nulidad de todo lo actuado a partir del momento en que se omitió consignar una información en el sistema de gestión, lo cual dio lugar a la superación de los hechos que habían servido de fundamento a la acción de tutela estudiada en dicha oportunidad por la Sección Cuarta.

15.2.2.3. Debe resaltarse también que en el pronunciamiento recién citado se hizo una reiteración de los postulados consignados en las dos sentencias que antes se trajeron a colación, en el sentido de sostener que las equivocaciones en la consignación de datos en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, pueden dar al traste con los derechos al debido proceso, la defensa y el acceso de los ciudadanos a la administración de justicia.

15.3. En el orden de ideas anteriormente expuesto, se observa que es uniforme la línea jurisprudencial relacionada con los datos que deben ser consignados en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, construida a partir de pronunciamientos emanados tanto de la Corte Constitucional como del Consejo de Estado en sus diferentes secciones, cuya tesis principal es que las imprecisiones respecto de los datos que pueden hacerse constar en dicho sistema informático, bajo ciertas circunstancias, dan lugar a la vulneración de los derechos fundamentales de quienes acceden o pretenden acceder a la administración de justicia. Tal planteamiento está fundamentado en las siguientes premisas:

— Existe una obligación a cargo de los despachos judiciales de incluir en forma correcta los datos del proceso en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, esto es, abarcando toda aquella información que sea necesaria para que los usuarios de la administración de justicia puedan llevar a cabo una adecuada gestión de sus respectivos negocios, datos que deben ser concordantes con los que reposen en el expediente.

— La información que debe ser consignada en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, es aquella que tiene una equivalencia funcional respecto de los datos que reposan en el expediente.

— Los usuarios de la administración de justicia tienen el legítimo derecho de presumir que es correcta y completa la información consignada en los mensajes de datos del sistema informático, lo cual constituye un presupuesto indispensable para que a los intervinientes en el trámite judicial se les permita acceder a la prestación del servicio y, de esa forma, puedan hacer efectivos sus derechos fundamentales, en especial los derechos a la defensa y al debido proceso.

15.4. Es importante precisar que los pronunciamientos que componen la línea jurisprudencial a la que antes se ha hecho mención, están referidos a aquellos casos en los que la información incluida en el sistema informático de gestión no es coincidente con la que es observable en el expediente, bajo el supuesto de que es necesaria la existencia de ambos tipos de datos —informáticos y físicos— para que se pueda hablar de una equivalencia funcional entre ellos, en los términos en que dicha característica ha sido interpretada por la Corte Constitucional.

15.5. En la jurisprudencia aún no existen pronunciamientos relacionados con aquellos eventos en los que se omite la inclusión de alguna información que, obrante en el expediente, debería haberse incluido en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, casos en los cuales no es posible hablar de equivalencia funcional, pues son inexistentes los elementos respecto de los que podría predicarse tal característica. En este tipo de casos surge la pregunta de si, en determinadas condiciones, pueden vulnerarse las garantías de los usuarios de la administración de justicia, al haberse omitido la inclusión de cierta información en el sistema de gestión, interrogante que se resuelve afirmativamente con base en las siguientes precisiones:

15.5.1. La eficacia y eficiencia del servicio de justicia encuentran en el uso de tecnologías de la información su mejor aliado, y por ello no es extraño que desde la Ley 270 de 1996 el legislador se haya preocupado por introducir la posibilidad de utilizar “medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos” para el cumplimiento de la función de administrar justicia (art. 95)(13). El mandato otorgado en esta norma para que el Consejo Superior de la Judicatura propendiese “por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la administración de justicia”, fue desarrollado como un requerimiento obligatorio y de carácter informativo.

15.5.2. En efecto, por Acuerdo 1591 de 2002, el Consejo Superior de la Judicatura adoptó “el Sistema de Información de Gestión de Procesos y Manejo Documental (Justicia XXI), para la Corte Constitucional, la Corte Suprema de Justicia, el Consejo de Estado y la Sala Jurisdiccional Disciplinaria del Consejo Superior de la Judicatura, los tribunales administrativos, los tribunales superiores y los juzgados, el cual será suministrado e implementado por la Unidad Informática de la dirección ejecutiva de administración judicial, responsable de su mantenimiento técnico y actualizaciones, las cuales requerirán de la previa autorización de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura” (art. 1º), y la obligatoriedad del mismo fue dispuesta en los siguientes términos:

ART. 5º—Una vez instalado el sistema de que trata el artículo primero del presente acuerdo o el módulo o módulos del mismo, su utilización será obligatoria para los servidores judiciales, so pena de las sanciones disciplinarias y administrativas a que haya lugar, como lo dispone la Ley 734 de 2002 y el Acuerdo 1392 de 2002.

15.5.3. Posteriormente, el literal f) del artículo 4º del Acuerdo PSAA06-3334 de 2006 del mismo Consejo Superior de la Judicatura, otorgó carácter informativo al dato incorporado en el sitio web, en los siguientes términos:

ART. 4º—Desarrollo de los actos de comunicación. Para el desarrollo de los actos de comunicación procesal a través de mensajes de datos y métodos de firma electrónica, se observarán las siguientes reglas:

(...).

f) Los despachos judiciales que cuenten con los medios técnicos, podrán publicar en el sitio web, las notificaciones que deban ser fijadas en el despacho. Sin embargo, esta publicación no lo exonera de efectuar la notificación por el medio que legalmente corresponde, pues solo tiene carácter informativo.

15.5.4. Un entendimiento armónico de estas disposiciones reglamentarias deja ver, de un lado, que no todos los despachos judiciales están en la obligación de incorporar el sistema de información adoptado por el Consejo Superior de la Judicatura, pues el suministro depende de la unidad informática de la dirección ejecutiva de administración judicial. Pero una vez instalado, su uso es obligatorio y los datos allí incorporados tienen carácter informativo, lo cual es compatible no solo con la tesis de la equivalencia funcional ya explicada, sino también con la del deber de incorporar toda la información relevante del expediente, en especial la que puede afectar a cualquiera de las partes.

15.5.5. Podría argüirse que el acuerdo de 2006 varió el mandato del acuerdo de 2002, pues mientras que en el primero se habló de utilización obligatoria del sistema de información de gestión, en el segundo apenas se consagró esa posibilidad como una alternativa, en la medida en que se allí se dice que los despachos judiciales “... podrán publicar en el sitio web...” la información correspondiente a la gestión de los procesos. Sin embargo, se trata de una antinomia tan solo aparente, si se tiene en cuenta que cuando la norma de 2006 señala la no exoneración “de efectuar la notificación por el medio que legalmente corresponde”, pues las notificaciones fijadas en el despacho “solo tienen carácter informativo” una vez se publica en el sitio web, también debe incorporarse allí el entendimiento dado por la jurisprudencia ya analizada sobre la equivalencia funcional, lo que se traduce en que el llamado “carácter informativo” es en realidad “constitutivo”, tal como lo demuestra la procedencia de las tutelas que dan fuerza y eficacia jurídica al dato informático (ver párr. 15.1 a 15.3).

15.5.6. Adicionalmente, como debe asumirse que “el sitio web” a que se refiere el acuerdo de 2006 corresponde al “sistema de información de gestión” adoptado en el acuerdo de 2002, no tiene ningún sentido la alternativa de poder o no publicar electrónicamente las notificaciones fijadas en el despacho, pues dicha potestad contravendría el fin consagrado en el artículo 95 de la Ley 270 de 1996 —“propender por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la administración de justicia”— y los principios de eficacia y eficiencia ya mencionados. Lo que se impone es, entonces, una hermenéutica acorde con estos fines y principios, y ella no puede ser otra que la que reivindica el carácter obligatorio del sistema de información de gestión adoptado por el Consejo Superior de la Judicatura cuando el mismo haya sido suministrado por la misma entidad a los despachos judiciales, tal como se estipula en el Acuerdo 1591 de 2002(14).

15.5.7. Así las cosas, este despacho considera que la incorporación del Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI como herramienta de gestión en un despacho, tribunal o alta Corte de justicia —lo cual supone superadas etapas como la valoración técnica y tecnológica en cada caso para su adopción y entrada en funcionamiento, su conocimiento como instrumento que facilita el trabajo judicial y la capacitación de los funcionarios a cargo de su operatividad, mantenimiento y permanente actualización—, comporta la obligación de consignar la totalidad de los datos que tengan que ver con el trámite del expediente, y el incumplimiento de la misma puede llevar a la vulneración de los derechos procesales de los usuarios de la administración de justicia. Ello quiere decir que la información incluida en el Sistema de Información de Gestión de Procesos y Manejo Documental (Justicia XXI), además de ser correcta —equivalencia funcional—, también debe ser completa, en especial frente a los datos que implican la comunicación de actos procesales a las partes pues, de lo contrario, quedarían en imposibilidad que ejercer un adecuado control respecto de las decisiones judiciales que las afectan.

15.5.8. La obligación así estipulada, solo trata de (i) hacer notorio el mandato de deber consagrado en el artículo 5º del Acuerdo 1591 de 2002 ya transcrito (párr. 15.5.2.), (ii) proporcionar un efecto útil al “carácter informativo” consagrado para el dato informático en el artículo 4º del Acuerdo 3334 de 2006 (párr. 15.5.3.) y a los fines de la tecnología al servicio de la administración de justicia consignados en el artículo 95 de la Ley 270 de 1996 (párr. 15.5.1.), (iii) incorporar el entendimiento jurisprudencial que tanto la Corte Constitucional como el Consejo de Estado le han proporcionado a las mencionadas normas, en función de enfatizar el carácter normativo de principios constitucionales tales como la buena fe y la confianza legítima, en virtud de los cuales los usuarios de la administración de justicia pueden y deben atenerse no solo a la información que como equivalente funcional se incorpore en el sistema informático de gestión establecido normativamente para el efecto, sino también obrar bajo la convicción de que una vez puesto en funcionamiento dicho sistema, su uso es obligatorio (párr. 15.1 a 15.3 y 15.5.5). Por último, la obligación señalada (iv) llama a la coherencia de cierta práctica judicial que condiciona el acceso del expediente físico al usuario que dé cuenta del estado del mismo, una vez consultado el sistema de gestión. En otros términos, si se obliga al usuario a consultar la información en el sistema para facilitar la ubicación del expediente —conforme al estadio en que se encuentre— y su consulta, parece sensato obligar al funcionario a que consigne todos los datos correspondientes al trámite y decisiones que en el proceso se adopten.

15.5.9. Comoquiera que la decisión que aquí se toma involucra el actuar de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y en especial la dirección ejecutiva de administración judicial, el despacho estima pertinente enviar copia de este proveído a dichas autoridades a fin de que adelanten la gestión que se considere pertinente, orientada al cumplimiento y efectividad de los acuerdos allí expedidos y relacionados con el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, en el marco interpretativo que este auto proporciona.

15.6. Ahora bien, cabe preguntarse si los anteriores criterios, que están encaminados principalmente a revisar la vulneración de los derechos fundamentales de quien acude a solicitar su amparo mediante una acción de tutela, son también suficientes para establecer la configuración de alguna de las causales de nulidad consagradas en la normatividad procesal, cuestión que pasa a estudiarse en lo subsiguiente.

16. El artículo 140 del Código de Procedimiento Civil establece varias causales de nulidad procesal que, según han sido interpretadas por la doctrina y la jurisprudencia, están regidas por el principio de taxatividad, de tal forma que el proceso solo es anulable cuando se tipifiquen las eventualidades estrictamente establecidas por el legislador. Así, dispone la norma:

ART. 140.—... El proceso es nulo en todo o en parte, solamente en los siguientes casos:

1. Cuando corresponde a distinta jurisdicción.

2. Cuando el juez carece de competencia.

3. Cuando el juez procede contra providencia ejecutoriada del superior, revive un proceso legalmente concluido o pretermite íntegramente la respectiva instancia.

4. Cuando la demanda se tramite por proceso diferente al que corresponde.

5. Cuando se adelanta después de ocurrida cualquiera de las causales legales de interrupción o de suspensión, o si en estos casos se reanuda antes de la oportunidad debida.

6. Cuando se omiten los términos u oportunidades para pedir o practicar pruebas o para formular alegatos de conclusión.

7. Cuando es indebida la representación de las partes. Tratándose de apoderados judiciales esta causal solo se configurará por ausencia total de poder para el respectivo proceso.

8. Cuando no se practica en legal forma la notificación al demandado o a su representante, o al apoderado de aquel o de este, según el caso, del auto que admite la demanda o del mandamiento ejecutivo, o su corrección o adición.

9. Cuando no se practica en legal forma la notificación a personas determinadas, o el emplazamiento de las demás personas aunque sean indeterminadas, que deban ser citadas como partes, o de aquellas que deban suceder en el proceso a cualquiera de las partes, cuando la ley así lo ordena, o no se cita en debida forma al Ministerio Público en los casos de ley.

(...).

PAR.—Las demás irregularidades del proceso se tendrán por subsanadas, si no se impugnan oportunamente por medio de los recursos que este código establece.

16.1. De conformidad con la jurisprudencia, la expresión según la cual el proceso es nulo “... solamente en los siguientes casos ...”, contenida en el recién citado artículo 140, implica que la interpretación de las causales debe ser estricta y que no es posible invalidar el proceso frente a la existencia de otras eventualidades(15). Dijo la Corte Suprema de Justicia en la sentencia del 3 de febrero de 1998:

La legislación procesal civil colombiana fija o determina los vicios en las actuaciones judiciales que constituyen nulidad, esto es, que tienen el alcance de eliminar sus efectos jurídicos. Son pues, sus efectos inmediatos y propios el constituirse en motivo para quitar la eficacia jurídica de las actividades procesales desarrolladas con desconocimiento de las normas legales que regulan los actos del juicio.

1.2. Este señalamiento taxativo de los vicios que constituyen nulidades procesales, es lo que la doctrina ha definido como el principio de la “especificidad”, según el cual, “no hay defecto capaz de estructurar nulidad, sin ley que expresamente la establezca”, premisa que conlleva a que el fallador no puede acudir a las reglas de la analogía para predicar vicios de nulidad, como tampoco extender esta a defectos diferentes a los señalados en la ley.

El principio aludido pónese de manifiesto en el artículo 140 del Código de Procedimiento Civil, al preceptuar que “el proceso es nulo en todo o en parte solamente en los siguientes casos ...”, especificidad o taxatividad que reafirma el inciso 4º del artículo 143 ibídem, que dispone que “... el juez rechazará de plano la solicitud de nulidad que se funde en causal distinta a las determinadas en este capítulo ...”...(16).

16.2. En el numeral 6º del citado artículo 140, se establece que el proceso es nulo, entre otras cosas, cuando se omiten los términos u oportunidades para pedir pruebas, defecto este que puede tener como consecuencia el que se impida a las partes hacer uso de su derecho a la defensa, además de poder generar una distorsión en la construcción de la verdad procesal que, posteriormente, ha de servir de base para asumir una decisión de fondo en el respectivo asunto.

16.3. Las oportunidades para pedir y practicar pruebas están establecidas en varias normas del Código de Procedimiento Civil y el Código Contencioso Administrativo. Una de tales posibilidades, es cuando la parte accionada da contestación a la demanda pues, según lo establece el numeral 4º del artículo 92 del Código de Procedimiento Civil, tal es la oportunidad en que se puede realizar “... La petición de las pruebas que el demandado pretenda hacer valer ...”.

16.4. Por su parte, de acuerdo con el numeral 5º del artículo 207 del Código Contencioso Administrativo, en los procesos adelantados ante esta jurisdicción, la contestación de la demanda debe realizarse en el momento de la fijación en lista del proceso, conforme a una orden del juez que debe ser incluida en el auto admisorio de la demanda. Esta última norma es del siguiente tenor:

ART. 207.—... Recibida la demanda y efectuado el reparto, si aquella reúne los requisitos legales, el ponente debe admitirla y además disponer lo siguiente:

(...).

5) Modificado Ley 446 de 1998, artículo 58. Que se fije en lista, por el término de diez (10) días, para que los demandados puedan contestar la demanda, proponer excepciones y solicitar pruebas y para que los terceros intervinientes la impugnen o coadyuven ...

16.5. Así, cuando se presenta una omisión o un defecto en la sustanciación de los trámites necesarios para abrir las diferentes etapas del proceso, en especial aquellas en las que las partes pueden formular sus alegaciones y solicitar la práctica de pruebas, es indudable que se configura con ello la causal de nulidad procesal establecida en el numeral 6º del artículo 140 del Código de Procedimiento Civil.

16.6. En el proceso contencioso administrativo, el traslado de la demanda ordenado con posterioridad a su admisión, es una de las oportunidades en las que la parte demandada puede ejercer su derecho a solicitar la práctica de pruebas, y si se comete un error en alguno de los trámites que deben llevarse a cabo para cumplir esa exclusa procesal, entonces esa actuación, y las posteriores, quedan viciadas de nulidad por virtud de lo establecido en la norma eiusdem.

16.7. Por la misma vía, si se tiene por cierto que el régimen de nulidades procesales está instituido, entre otras cosas, para proteger las garantías de los intervinientes en el litigio, entonces, cuando el juez se abstiene de dar trámite favorable a un incidente de nulidad propuesto en los términos de la causal que se viene discutiendo, ello podría implicar la configuración de una vía de hecho que haría procedente una eventual acción de tutela, según se expuso en las sentencias del Consejo de Estado y la Corte Constitucional que antes se refirieron.

17. En el caso concreto, el despacho considera que la omisión cometida por la secretaría del Tribunal Contencioso Administrativo del Cauca, se adecua a la causal sexta de nulidad procesal establecida en el artículo 140 del Código de Procedimiento Civil y, además, la Sociedad Azul Pacífico Limitada, como persona integrante del extremo pasivo del litigio, estaba legitimada para proponer el incidente de nulidad correspondiente, según las razones que pasan a expresarse.

17.1. En relación con la configuración de la aludida causal de nulidad, se observa que, aunque en el expediente está incluida la constancia secretarial de la fijación en lista del proceso, lo cierto es que dicha información no fue consignada en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, hecho este que le impidió a la parte demandada solicitar pruebas en la contestación de la demanda lo cual, a su vez, es suficiente para anular la actuación surtida en la etapa correspondiente y en las posteriores a esta.

17.1.1. En efecto, según se expresó en los acápites precedentes, aunque la parte demandada habría podido consultar directamente el expediente para enterarse de la iniciación del conteo del término de fijación en lista, lo cierto es que también podía realizar el seguimiento del proceso en el Sistema Informático de Gestión Judicial pues, según pudo verse de las consideraciones antes expuestas, el tribunal a quo contaba con los medios tecnológicos para utilizar a plenitud el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI y, por tanto, en la medida en que estaba haciendo pleno uso del mismo, era su obligación incluir en él todos los datos relevantes del proceso, especialmente aquellos relacionados con las oportunidades procesales para el ejercicio del derecho de defensa.

17.1.2. En todo caso es pertinente resaltar que, según se narra en la providencia de primera instancia, en la secretaría del tribunal existe un letrero dirigido a los usuarios en el que se les indica que no pueden acceder a los expedientes en la secretaría, si previamente no se ha hecho la respectiva consulta en el sistema de gestión, situación esta que implica que, en el caso concreto, la parte demandada no habría podido enterarse de la fijación en lista, en la medida en que no existía una anotación previa que le indicara que debía consultar el expediente.

17.1.3. Como el trámite de fijación en lista no fue consignado en el listado de actuaciones del proceso que aparece en el sistema de gestión, entonces la parte demandada cayó en la errada convicción de que aún no se le había abierto la oportunidad para dar contestación a la demanda y, por esa misma vía, se abstuvo de proponer excepciones y solicitar la práctica de pruebas en la etapa correspondiente, con clara afectación de sus derechos al debido proceso y a la defensa.

17.1.4. De conformidad con lo que antes se dejó expuesto, cuando la omisión en el trámite de un proceso trae como consecuencia que se le impida a las partes hacer uso de las oportunidades para pedir pruebas, se configura con ello la causal de nulidad procesal a la que se ha venido haciendo alusión. Dicha causal de nulidad, aunque es saneable, en el presente caso fue alegada antes de que se presentara alguna convalidación por parte del interviniente procesal afectado, de tal forma que aún hay lugar a declararla, tal como lo hizo el a quo.

17.2. Ahora bien, no puede sostenerse —como lo pretende el recurrente en apelación— que en el presente caso la omisión que dio lugar a que no se contestara la demanda por parte de la Sociedad Azul Pacífico Limitada, es atribuible única y exclusivamente a esta interviniente procesal, pues lo cierto es que, según se dejó explicado en los apartes precedentes, los datos concernientes a la fijación en lista del proceso, deben ser consignados obligatoriamente en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, de manera que resulta irrelevante el hecho de que la información constará —o no— en el plenario.

17.3. De manera que la Sociedad Azul Pacífico estaba perfectamente legitimada para alegar la causal de nulidad de que trata el numeral 6º del artículo 140 del Código de Procedimiento Civil.

18. En conclusión, el despacho considera que en el presente caso se configuró la causal de nulidad declarada por el Tribunal Contencioso Administrativo del Cauca en el auto del 19 de agosto de 2011, y que la misma fue adecuadamente propuesta por la parte afectada. Por tal razón, será confirmada en su integridad la providencia apelada.

Por lo expuesto, se

RESUELVE:

1. Por las razones expuestas en esta providencia, CONFIRMAR en todas sus partes el auto apelado, esto es, el proferido el 19 de agosto de 2011 por el Tribunal Contencioso Administrativo del Cauca.

2. Enterar de lo decidido en el presente auto al presidente de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y al director de la dirección ejecutiva de administración judicial. En consecuencia envíese copia de la presente providencia a las mencionadas autoridades, para lo de su cargo.

3. En firme esta providencia, DEVUÉLVASE el expediente al tribunal de origen, para que continúe con el trámite.

Cópiese, notifíquese, devuélvase y cúmplase».

(2) Dispone la norma: “ART. 181.—... Son apelables las sentencias de primera instancia ... y los siguientes autos proferidos en la misma instancia ...// 6. El que decrete nulidades procesales ...”.

(3) “Por la cual se adoptan medidas en materia de descongestión judicial”. Establece el citado precepto: “ART. 61.—El Código Contencioso Administrativo tendrá un nuevo artículo, cuyo texto será el siguiente:// ART. 146A.—Las decisiones interlocutorias del proceso, en única, primera o segunda instancia, proferidas por los tribunales administrativos y el Consejo de Estado, serán adoptadas por el magistrado ponente.// Sin embargo, las decisiones a que se refieren los numerales 1º, 2º, 3º del artículo 181 serán de Sala excepto en los procesos de única instancia”.

(4) “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se citan otras disposiciones”. De conformidad con el literal (a) del artículo segundo de dicha ley, un mensaje de datos es “... La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax”.

(5) Corte Constitucional, Sentencia T-686 de 2007, M.P. Jaime Córdoba Triviño. El segundo de los problemas jurídicos planteados en la providencia, es el siguiente: “Si llegare a concluirse que en este caso procede la acción de tutela, la Corte deberá determinar si se violaron los derechos fundamentales a la defensa, al debido proceso y al acceso a la administración de justicia del señor José Luis Morales Parra, e igualmente si se infringió el principio constitucional de buena fe, al desatender, por extemporáneas, las excepciones formuladas por su apoderado, sin tener en cuenta que este último había efectuado el cómputo de los términos sobre la base de una información errónea, acerca de la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda, suministrada por el computador del juzgado”. En el aparte resolutivo del fallo de tutela se decidió “... Conceder el amparo de los derechos fundamentales a la defensa, al debido proceso y al acceso a la administración de justicia, que fueron vulnerados al actor ...”.

(6) Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda, Subsección “B”, sentencia de tutela del 25 de octubre de 2010, C.P. Gerardo Arenas Monsalve, Rad. 11001-03-15-000-2010-01008-00 (AC), actor: Procuraduría General de la Nación, demandado: Tribunal Administrativo de Cundinamarca y otro. Aunque en dicha oportunidad se denegó el amparo solicitado, con la consideración de que no se había presentado una alteración de la información consignada en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, lo cierto es que la providencia citada constituye una clara reiteración de la postura mantenida por la Corte Constitucional.

(7) Estatutaria de la administración de justicia. El texto de la norma es el siguiente: “ART. 95.—Tecnología al servicio de la administración de justicia. El Consejo Superior de la Judicatura debe propender por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la administración de justicia. Esta acción se enfocará principalmente a mejorar la práctica de las pruebas, la formación, conservación y reproducción de los expedientes, la comunicación entre los despachos y a garantizar el funcionamiento razonable del sistema de información.// Los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrán utilizar cualesquier medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos para el cumplimiento de sus funciones.// Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.// Los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce, así como la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los términos que establezca la ley”.

(8) [2] “Por el cual se establece el Sistema de Información de Gestión de Procesos y Manejo Documental (Justicia XXI)”.

(9) [3] “Por el cual se reglamentan (sic) la utilización de medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de administración de justicia”.

(10) [4] Así lo consideró la Sección Cuarta en las sentencias de 14 de agosto (Exp. 2008 00717 00, C.P. María Inés Ortiz) y de 4 de septiembre (Exp. 2008 00516 01, C.P. Ligia López Díaz), ambas de 2008.

(11) [5] Así lo consideró la Corte Constitucional en la Sentencia T-686 de 2007 y lo reiteró la sala de la Sección Cuarta en las sentencias citadas.

(12) Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, sentencia del 10 de marzo de 2011, C.P. Carmen Teresa Ortiz de Rodríguez, Rad. 25000-23-15-000-2010-03637-01, actor: José Romero Fajardo.

(13) Sobre la finalidad de esta norma, ver el apartado pertinente de la Sentencia C-037 de 1996 de la Corte Constitucional a través de la cual se la declaró exequible y cuyo texto completo es el siguiente: “ART. 95.—Tecnología al servicio de la administración de justicia. El Consejo Superior de la Judicatura debe propender por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la administración de justicia. Esta acción se enfocará principalmente a mejorar la práctica de pruebas, la formación, conservación y reproducción de los expedientes, la comunicación entre los despachos y a garantizar el funcionamiento razonable de los sistemas de información.//Los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrán utilizar cualesquier medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el cumplimiento de sus funciones.//Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que sea garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales//Los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce, así como la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los términos que establezca la ley”.

(14) Previsión que es concordante con las más recientes reformas introducidas en materia contenciosa administrativa, las cuales, si bien no son aplicables al caso en cuestión por virtud de las reglas de vigencia en el tiempo, sirven para ilustrar la tendencia legislativa hacia el uso de tecnologías de la información en el trámite de asuntos judiciales. Al respecto, dispone el artículo 186 de la Ley 1437 de 2011 —Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo—, lo siguiente: “ART. 186.—Actuaciones a través de medios electrónicos. Todas las actuaciones judiciales susceptibles de surtirse en forma escrita se podrán realizar a través de medios electrónicos, siempre y cuando en su envío y recepción se garantice su autenticidad, integridad, conservación y posterior consulta, de conformidad con la ley. La autoridad judicial deberá contar con mecanismos que permitan acusar el recibo de la información recibida, a través de este medio ...”.

(15) Sin perjuicio de lo dicho por la Corte al incluir en el listado de nulidades procesales, aquella nulidad de origen constitucional relacionada con las pruebas obtenidas con violación del debido proceso. Al respecto, en la Sentencia C-491 de 1995 (M.P. Antonio Barrera Carbonell), se dijo: “Con fundamento en lo anterior, estima la Corte que se ajusta a los preceptos de la Constitución, porque garantiza el debido proceso, el acceso a la justicia y los derechos procesales de las partes, la expresión “solamente” que emplea el art. 140 del Código de Procedimiento Civil, para indicar que en los casos allí previstos es posible declarar la nulidad, previo el trámite incidental correspondiente, pero advirtiendo, que además de dichas causales legales de nulidad es viable y puede ser invocada la consagrada en el artículo 29 de la Constitución, según el cual “es nula, de pleno derecho, la prueba obtenida con violación del debido proceso”, esto es, sin la observancia de las formalidades legales esenciales requeridas para la producción de la prueba, especialmente en lo que atañe con el derecho de contradicción por la parte a la cual se opone esta. Por lo tanto, se declarará exequible la expresión demandada, con la referida advertencia”.

(16) Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, sentencia del 3 de febrero de 1998.