CARTA CIRCULAR 12 DE 1997 

(Febrero 14)

Con el ánimo de facilitar y coordinar el envío a esta entidad de la documentación exigida por la legislación vigente para la celebración de las asambleas generales ordinarias de accionistas en las cuales se consideren los estados financieros con corte a diciembre 31 de 1996, este despacho se permite impartir las siguientes aclaraciones:

1. Transmisión de estados financieros de fin de ejercicio.

Conforme con la Circular Externa 92 del 26 de diciembre de 1996, la transmisión de estados financieros de fin de ejercicio por parte de las entidades aseguradoras, reaseguradoras y capitalizadoras deberá realizarse a más tardar el 17 de febrero de 1997.

2. Documentación previa a asambleas. Las entidades aseguradoras, reaseguradoras y capitalizadoras deberán remitir a esta superintendencia, los documentos relacionados en la Circular Externa 100 de 1995 capítulo IX sobre notas a los estados financieros, en el término para la transmisión a que se refiere el numeral anterior de la presente circular.

La remisión de los estados financieros básicos previstos en el numeral 2.1 y de los informes adicionales previstos en el numeral 2.3 de la Circular Externa 100 de 1995 capítulo IX, deberá efectuarse a esta superintendencia a más tardar con la misma antelación prevista en la ley o en los estatutos para la realización de la convocatoria a los accionistas o socios.

3. Información contenida en los artículos 291 y 446 del Código de Comercio. De acuerdo con lo establecido en el numeral 2.3.9 del capítulo IX de la Circular Externa 100 de 1995, la información de que tratan los artículos 291 y 446 del Código de Comercio, salvo la expresamente requerida para su envío a esta entidad en dicha circular, no se remitirá a esta superintendencia. La información relacionada en dichos artículos del estatuto mercantil deberá mantenerse a disposición de esta superintendencia y el representante legal de la entidad vigilada será responsable en los términos del artículo 43 de la Ley 222 de 1995.

La circunstancia de que se ha procedido según lo indicado en el párrafo anterior y las normas citadas deberá indicarse expresamente a esta superintendencia en la comunicación remisoria de la documentación previa a las reuniones de asambleas.

En relación con el informe de gestión que se presenta a la asamblea, por parte de la junta directiva y del representante legal, se advierte que aquél deberá contemplar los aspectos señalados en el artículo 47 de la Ley 222 de 1995.

4. Reconocimiento de las rectificaciones ordenadas. En los términos del artículo 40 de la Ley 222 de 1995, las rectificaciones que se ordenen dentro del mes siguiente a la fecha en que se hayan recibido los estados financieros completos, deberán reflejarse en los estados financieros del período objeto de revisión, y las órdenes de rectificación emitidas con posterioridad a dicho mes deberán ser reconocidas por la sociedad en el ejercicio contable en curso al momento de la glosa.

De otra parte se tiene que, de conformidad con el artículo 22 del Decreto 2649 de 1993, los estados financieros básicos comprenden el balance general, el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de cambios en la situación financiera y estado de flujos de efectivo, y según el citado artículo 36 de la Ley 222 de 1995, las notas conforman un todo indivisible con los estados financieros.

Así las cosas, de las normas citadas se deduce que el plazo de un mes a que nos venimos refiriendo, comienza a contar desde la fecha en la cual se transmitan válidamente y se radiquen ante esta superintendencia la totalidad de los documentos que integran los estados financieros básicos y sus notas.

5. Presentación del informe especial contemplado en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995. En relación con el informe especial que deben presentar a la asamblea, tanto los administradores de las sociedades controladas, como los de la controlante, se precisa que éste no se remitirá a esta superintendencia, sino que deberá mantenerse a disposición de la misma, quien conforme con la facultad conferida por la citada norma “podrá en cualquier tiempo, ..., constatar la veracidad del contenido del informe especial y si es del caso, adoptar las medidas que fueren pertinentes...”.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales, entidades aseguradoras, reaseguradoras y capitalizadoras.

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