CARTA CIRCULAR 13 DE 1997 

(Febrero 18)

En atención a las diversas consultas formuladas por los intermediarios de seguros y reaseguros con ocasión de la transmisión de sus estados financieros el pasado 30 de enero de 1997, en relación con la manera adecuada de dar cumplimiento a la obligación de presentación de los estados financieros de fin de ejercicio ante esta entidad, la Superintendencia Bancaria ha considerado positivo y oportuno presentar un manual que describa de manera clara y sencilla el procedimiento aplicable de conformidad con la legislación y reglamentación vigentes, con el fin de aclarar las dudas que han surgido entre los intermediarios de seguros y reaseguros sujetos a vigilancia permanente.

El presente instructivo no sustituye la normatividad vigente, por lo que en el evento de disconformidad deberá darse aplicación a las normas legales y reglamentarias correspondientes.

Con ocasión del cierre de ejercicio contable, los corredores de reaseguros, los corredores de seguros y las agencias sujetas a supervisión permanente de la superintendencia bancaria, están obligadas a remitir sus estados financieros de propósito general, junto con los anexos correspondientes, por los medios y en los plazos y condiciones señalados a continuación:

1. Transmisión vía módem de los estados financieros. De conformidad con el numeral 1.3 del capítulo IX de la Circular Básica Contable y Financiera 100 de 1995, los estados financieros con corte a 31 de diciembre de los intermediarios de seguros y reaseguros sujetos a la vigilancia permanente de la Superintendencia Bancaria deben ser transmitidos vía módem dentro de los 30 días comunes siguientes a dicho corte, es decir, a más tardar el 30 de enero siguiente.

Con el fin de evitar errores aritméticos o en la estructura de los archivos remitidos a la superintendencia vía módem, el intermediario debe efectuar las validaciones previas a la transmisión o retransmisión de estados financieros de que trata el capítulo XVI de la Circular Básica Contable y Financiera.

Es importante tener presente que si durante el proceso de validación del archivo recibido vía módem, la superintendencia detecta alguna inconsistencia, se tendrá el archivo por NO RECIBIDO, con las consecuencias legales que de ello se deriven.

2. Contenido de la transmisión. Se debe transmitir vía módem el balance general, el estado de resultados y la información sobre inversiones negociables y no negociables correspondiente a los formatos 160 (proforma F.3000-38) y 161 (proforma F.3000-46), contenidos en el anexo número 1-Remisión de información, de la Circular Básica Contable y Financiera, según modificación introducida por la Circular Externa 42 de 1996.

Lo anterior sin perjuicio de la información que se debe transmitir en relación con la evaluación de cartera de las entidades vigiladas.

3. Soporte documental de la transmisión. Una vez enviados los estados financieros vía módem, deberá remitirse en papel la proforma F.0000-01, adoptada mediante Circular Externa 19 de 1994, debidamente suscrita por el representante legal, el contador y el revisor fiscal de la sociedad, si lo hubiere, que constituye el soporte documental de la información transmitida vía módem y que tiene el valor de certificar los estados financieros transmitidos.

En consideración al contenido del artículo 36 de la Ley 222 de 1995, que dispone que los estados financieros deben estar acompañados de sus notas, con las cuales conforman un todo indivisible, esta superintendencia entiende que junto con la transmisión vía módem de los estados financieros deberán ser remitidas en papel las notas a los mismos, con el fin de permitir la evaluación conjunta de aquéllos y ésta.

Adicionalmente, de conformidad con el numeral 4.14 del capítulo tercero del título I de la Circular Básica Jurídica 007 de 1996, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la transmisión de los estados financieros, el revisor fiscal de la sociedad, si lo hubiere, deberá remitir a esta superintendencia su dictamen sobre los estados financieros correspondientes.

4. Remisión en papel de los estados financieros y sus anexos. De conformidad con el numeral 2º del capítulo IX de la Circular Básica Contable y Financiera, la totalidad de los estados financieros, así como los anexos contemplados en la Circular Básica Contable y Financiera, deberán quedar íntegramente radicados por lo menos con un mes de antelación a la fecha en que se proyecte la celebración de la junta de socios, indicando la fecha de corte al cual corresponden.

Sin perjuicio de lo indicado en el numeral anterior en relación con las notas a los estados financieros y el dictamen del revisor fiscal y con el ánimo de agilizar la labor de análisis de la información, se solicita la remisión de la documentación en un solo envío, radicado como trámite 16-Balances corte de ejercicio y/o anexos, actividad 50-Presentación.

Una vez adjudicado un número de radicación, deberá emplearse el mismo número para todas las comunicaciones posteriores que versen sobre los mismos estados financieros.

5. Documentos que se deben remitir. Los documentos que se deben someter a consideración de la Superintendencia Bancaria se clasifican en estados financieros básicos, notas a los estados financieros y anexos.

I. Estados financieros básicos

Los estados financieros deben prepararse de conformidad con las reglas contables contenidas en el código de comercio, la Ley 222 de 1995, el Decreto 2649 de 1993 y el Plan Único de Cuentas para el sector asegurador (resoluciones 2300 de 1990 y 1800 de 1996 y demás normas que las modifiquen o adicionen). Deben presentarse comparados con el período inmediatamente anterior e incluyen:

a) Balance general;

b) Estados de resultados;

c) Estados de cambios en el patrimonio;

d) Estados de flujos de efectivo, y

e) Estados de cambios en la situación financiera.

II. Notas a los estados financieros

Las notas son parte integrante de los estados financieros, se presentan simultáneamente con ellos y deben hacerse comparativas con el período inmediatamente anterior. Las notas deben presentarse debidamente identificadas, tituladas y referenciadas, siguiendo una secuencia lógica y guardando el mismo orden en los rubros de los estados financieros. El contenido mínimo de las notas se detalla en el numeral 2.2 de la Circular Básica Contable y Financiera 100 de 1995.

III. Informes adicionales

Junto con los estados financieros y las notas se anexarán los siguientes informes adicionales:

a) Convocatoria a la junta de socios;

b) Cuentas con modificaciones especiales;

c) Indicadores financieros;

d) Proyecto de distribución de utilidades;

e) Informe de la junta directiva;

f) Informe del representante legal;

g) Dictamen del revisor fiscal;

h) Procesos judiciales en contra;

I) Erogaciones en favor de directivos, miembros de junta directiva, asesores y gestores, y

j) Indicación de que la información contenida en los artículos 291 y 446 del Código de Comercio queda a disposición de la Superintendencia Bancaria.

El contenido y significado de cada uno de estos informes adicionales se detalla en los subnumerales 2.3.1 a 2.3.9 del referido capítulo IX de la Circular Básica Contable y Financiera.

En caso de que alguno de los informes adicionales mencionados no resulte aplicable, en atención a la situación específica de la sociedad, se solicita indicar expresamente dicha situación, para valoración de la superintendencia.

En cumplimiento de las previsiones del Decreto 2150 de 1995, no será necesario remitir documentación que ya repose en poder de la Superintendencia Bancaria, por haber sido remitida con anterioridad. No obstante, con el fin de lograr la mayor eficiencia en la actuación administrativa, la sociedad deberá informar qué documentos se hallan ya en poder de la superintendencia, indicando el número de radicación de la comunicación con la que fueron remitidos.

6. Trámite administrativo. De acuerdo con el artículo 27 del Código Contencioso Administrativo, la Superintendencia Bancaria no puede negarse a recibir la documentación aportada en cumplimiento del deber legal de presentar los estados financieros, sin perjuicio de informar al interesado las faltas en que incurre la misma.

La superintendencia podrá solicitar por escrito la documentación que falte al intermediario, lo cual interrumpe los plazos para decidir.

La documentación remitida es evaluada por la Superintendencia Bancaria desde los puntos de vista financiero, contable y jurídico; como consecuencia de dicho estudio la superintendencia puede ordenar las rectificaciones que resulten procedentes.

Una vez efectuadas las correcciones ordenadas, o cuando no exista ninguna observación al respecto, la superintendencia autoriza de manera expresa la presentación de los estados financieros a consideración de la junta de socios.

7. Reconocimiento de las rectificaciones ordenadas. En los términos del artículo 40 de la Ley 222 de 1995, las rectificaciones que se ordenen dentro del mes siguiente a la fecha en que se hayan recibido los estados financieros completos, deberán reflejarse en los estados financieros del período objeto de revisión.

Las órdenes de rectificación emitidas con posterioridad a dicho mes deberán ser reconocidas por la sociedad en el ejercicio contable en curso en el momento de la glosa.

Debe tenerse presente que, de conformidad con el artículo 22 del Decreto 2649 de 1993, los estados financieros básicos comprenden el balance general, el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de cambios en la situación financiera y estado de flujos de efectivo. Adicionalmente, según el citado artículo 36 de la Ley 222 de 1995, las notas conforman un todo indivisible con los estados financieros.

De las normas citadas deduce la superintendencia que el plazo de un mes a que nos venimos refiriendo, comienza a contar desde la fecha en la cual se radiquen ante esta superintendencia la totalidad de los documentos que integran los estados financieros básicos y sus notas, incluyendo la información transmitida vía módem, aunque aún falten alguno o varios de los anexos exigidos por la Circular Básica Contable y Financiera 100 de 1995.

8. Aprobación de los estados financieros por la junta de socios. Corresponde a la junta de socios aprobar los estados financieros y ordenar la distribución de utilidades y constitución de reservas, de conformidad con los estatutos y con la ley.

Los administradores deben someter a consideración de la junta de socios estados financieros coincidentes con aquellos cuya presentación haya sido autorizada por la Superintendencia Bancaria.

En caso de que transcurra un mes desde que se presente la documentación completa (incluida la transmisión consistente de estados financieros), de conformidad con lo indicado en el numeral precedente, sin que se hayan producido glosas por parte de la superintendencia respecto a los estados financieros presentados para su autorización, dichos estados financieros podrán ser sometidos a consideración de la junta de socios, haciendo la salvedad de que su aprobación por parte de la junta no excluye el posterior pronunciamiento de la superintendencia.

Por el contrario, si en el plazo de un mes, contado desde que se presente la documentación completa, la superintendencia fórmula glosas a los estados financieros, la junta de socios no podrá pronunciarse en torno a los mismos hasta que se resuelvan los recursos interpuestos contra la orden de rectificación.

9. Publicidad de los estados financieros. Existen dos mecanismos de publicidad OBLIGATORIOS para los estados financieros de las sociedades sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria, incluyendo los intermediarios de seguros: el depósito ante la cámara de comercio y la publicación en un diario.

I. Depósito en cámara de comercio

De conformidad con el artículo 41 de la Ley 222 de 1995, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados por la junta de socios, se depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la cámara de comercio del domicilio social.

II. Publicación de los estados financieros

Los estados financieros cuya presentación a la junta de socios hubiere sido autorizada por la Superintendencia Bancaria, deberán ser publicados en un diario de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad. La publicación se hará dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de aprobación por la junta de socios.

La publicación debe incluir el balance general comparativo y el estado de resultados comparativo, de conformidad con el modelo adoptado mediante las proformas F.3000-44 y F.3000-45, contenidas en el anexo número 1-Remisión de información, de la Circular Básica Contable y Financiera 100 de 1995.

Si la junta de socios aprueba los estados financieros sometidos a consideración de la Superintendencia Bancaria, sin que ésta lo haya autorizado expresamente, por no haber sido formuladas glosas dentro del mes siguiente a la remisión de la documentación completa, deberá en todo caso efectuarse la publicación de los mismos, pero se omitirá la expresión “(Publicación autorizada por la Superintendencia Bancaria)”, contenida en los referidos formatos.

Dentro de los ocho días siguientes a la publicación, se deberá remitir copia a la superintendencia de la parte correspondiente del periódico en que se haga la misma, para el ejercicio del control posterior sobre la misma.

Con gusto la superintendencia absolverá cualquier duda sobre los procedimientos descritos en el presente instructivo.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales, corredores de reaseguros, corredores de seguros, agencias de seguros sujetas a supervisión permanente.

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