CARTA CIRCULAR 17 DE 1999 

(Febrero 15)

(Nota: Derogada por la Circular Externa 33 de 2000 de la Contaduría General de la Nación).

Ref.: Instrucciones operativas preliminares, para las entidades de la administración central nacional que se incorporen al sistema integrado de información financiera, SIIF.

Este despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en los literales b) y c) del artículo 3º de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, se permite impartir las instrucciones contables preliminares relacionadas con la implementación y puesta en marcha del sistema integrado de información financiera, SIIF.

1. Objetivos

• Definir reglas tendientes a la depuración de saldos antiguos, que permitan la incorporación de operaciones ciertas y verificables frente a la existencia de bienes, derechos y obligaciones.

• Establecer las pautas necesarias para el cargue inicial de los saldos contables y las reglas de homologación frente al catálogo general de cuentas vigentes a partir del 1º de enero de 1999.

• Aclarar los criterios relativos al manejo de la cuenta de bancos y fondos especiales alternos a la cuenta única nacional administrada por la dirección del tesoro nacional.

• Señalar los libros de contabilidad que genera el sistema y que se constituyen como evidencia permanente de las imputaciones contables.

• Definir el procedimiento para la remisión de la información contable, en particular las notas a los estados contables y la información de las operaciones recíprocas de las instituciones que operen en el SIIF.

2. Ámbito de aplicación. Estas instrucciones serán aplicadas por los entes públicos de la administración central nacional que se incorporen al SIIF, que en una primera etapa son:

Comisión de Regulación de Agua Potable.

Superintendencia de Industria y Comercio.

Procuraduría General de la Nación.

Ministerio de Educación Nacional.

Ministerio de Salud Pública.

Ministerio de Desarrollo Económico.

Ministerio de Minas y Energía.

Ministerio del Interior.

Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Ministerio de Defensa Nacional.

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Contraloría General de la República.

Contaduría General de la Nación.

Departamento Nacional de Planeación.

En todo caso, las entidades que se incorporen gradualmente al SIIF, deberán aplicar las instrucciones señaladas en la presente carta circular.

3. Procedimientos contables para la puesta en marcha del SIIF

3.1. Depuración de saldos antiguos. La información contable de las entidades objeto del presente procedimiento, que migren sus datos hacia el SIIF deberá cumplir con las condiciones y cualidades establecidas en el numeral 5.4 del plan general de contabilidad pública, en particular las correspondientes a la integridad, verificabilidad y objetividad frente a la realidad económica de los bienes, derechos y obligaciones existentes.

Bajo esta premisa, es responsabilidad de las entidades la depuración de las subcuentas y cuentas del catálogo general de cuentas que presenten saldos no razonables e inconsistentes y que afecten la situación financiera y los resultados de la actividad, como consecuencia, entre otras, de las siguientes situaciones:

• Falta de reconocimiento de las operaciones.

• Saldos pendientes de conciliar.

• Valores pendientes de recaudo o pago con elevada antigüedad.

• Acreedores y deudores no identificados.

• Diferencias entre las existencias físicas de bienes y derechos y los saldos contables.

Para solucionar las falencias y deficiencias de orden contable anotadas, sin perjuicio de las acciones fiscales y legales que se deriven como responsabilidades a cargo de los funcionarios públicos producto de la disminución y deterioro del patrimonio público, deberá aplicarse el procedimiento establecido en el numeral 6.2.1.1 del plan general de contabilidad pública relativo al debido reconocimiento, valuación y revelación de las operaciones financieras, económicas y sociales.

En la citada norma se indica que la información contable debe reflejar en forma consistente, razonable y ajustada a la realidad económica, la totalidad de las operaciones, y que en cumplimiento del proceso contable éstas deben quedar evidenciadas en documentos y libros de contabilidad, constituyéndose así, en una herramienta para el análisis y control de los distintos usuarios.

La realidad económica de las operaciones reconocidas, valoradas y reveladas en la información contable, debe garantizarse mediante la aplicación estricta, rigurosa y verificable de procedimientos que permitan determinar los bienes, derechos y obligaciones ciertas del ente público, y como tal debe ser consistente y coherente con las existencias físicas y financieras de recursos y obligaciones.

3.1.1. Acciones administrativas. Para la depuración de los saldos antiguos deberán tenerse en cuenta, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Adelantar una exploración exhaustiva de archivos de los documentos soportes, tanto internos como externos, que reflejen la realidad de la operación económica. Si los registros carecen de la documentación que los respalde, deben aplicarse los procedimientos administrativos tendientes a su aclaración, utilizando mecanismos alternos de comprobación, tales como, circulares y requerimientos a los entes o terceros directa o indirectamente involucrados, o de orden legal y fiscal mediante los cuales pueda establecerse la existencia o no de los mismos, informando sobre tales procedimientos al organismo de control correspondiente.

• Desarrollar procedimientos especiales para garantizar la evaluación, documentación y así mismo determinar las correcciones, reclasificaciones y ajustes correspondientes, sin perjuicio del seguimiento permanente que debe adelantar la oficina de control interno.

3.1.2. Tratamiento contable. Como complemento a los procedimientos administrativos adelantados, la institución deberá seguir las siguientes instrucciones contables:

3.1.2.1. Saldos originados con posterioridad a la aplicación del plan general de contabilidad pública:

Para los saldos originados con posterioridad a la vigencia del plan general de contabilidad pública, esto es a partir del 1º de enero de 1996, deberán aplicarse las siguientes reglas:

Habilitación de registros a nivel auxiliar. Deberán habilitarse en la contabilidad, códigos a nivel auxiliar de las cuentas activas y pasivas, según se requiera, a partir del séptimo dígito del catálogo general de cuentas del plan general de contabilidad pública, con el propósito de identificar y controlar las operaciones pendientes de depuración, separándolas de las demás operaciones corrientes.

Ejemplo:

Cuando se trate de una cuenta activa:

14Deudores
1405Cuentas por Cobrar.
140501Venta de Bienes Producidos.
140501XXSaldos por depurar.

Cuando se trate de una cuenta pasiva:

24Cuentas por pagar
2405Proveedores Nacionales
240501Bienes y Servicios.
240501XXSaldos por depurar.

La condición general es que los registros correspondientes a estas operaciones deberán estar absolutamente depurados a más tardar en la información al 30 de junio de 1999.

3.1.2.2. Saldos originados con anterioridad a la aplicación del plan general de contabilidad pública:

Los saldos activos o pasivos originados en operaciones realizadas con anterioridad al 1º de enero de 1996 se consideran de elevada antigüedad y por lo tanto deberán sujetarse a las siguientes condiciones:

Reclasificación de saldos activos con elevada antigüedad. Estos saldos deberán reclasificarse a la cuenta 1996 bienes y derechos en responsabilidad administrativa, con las subcuentas que permitan identificar la clase de recurso objeto de la investigación, habilitando a nivel auxiliar el detalle de cada uno de los bienes y derechos en proceso de depuración, así:

19Otros activos
1996Bienes y derechos en investigación administrativa.
199601Bancos y corporaciones.
199601xxNota crédito de fecha xx.
199601xx(sic)Nota débito de fecha xx.
199602Inversiones
199602xxAuxiliares correspondientes
199603Deudores
199603xxAuxiliares correspondientes
199604Propiedades, planta y equipo.
199604xxAuxiliares correspondientes
199690Otros bienes y derechos.
199690xxAuxiliares correspondientes

Reclasificación de saldos pasivos con elevada antigüedad. Los registros que se deriven de saldos de operaciones pasivas con elevada antigüedad, no identificados como pasivos ciertos y que pueden constituir obligaciones en el futuro, deberán reclasificarse a la cuenta de otros pasivos 2996 “obligaciones en investigación administrativa”, con las subcuentas que permitan identificar la clase de obligación objeto de investigación, habilitando a nivel auxiliar el detalle de cada una de ellas:

29Otros Pasivos
2996Obligaciones en investigación administrativa.
299601Cuentas por pagar.
299601xxOperación Nº xxx con el Proveedor xx.
299602Obligaciones Financieras
299602xxAuxiliares correspondientes.
299603Obligaciones Laborales
299603xxAuxiliares correspondientes.
299604Bonos y títulos emitidos
299604xxAuxiliares correspondientes.
299690Otras obligaciones.
299690xxAuxiliares correspondientes

Los registros correspondientes a las operaciones de elevada antigüedad, tanto activas como pasivas deberán estar absolutamente depurados a más tardar en la información al 31 de diciembre de 1999.

3.1.2.3. Constitución de provisiones. Los bienes y derechos susceptibles de provisionarse, que presenten saldos pendientes de aclaración, tales como deudores, inventarios, inversiones y propiedades, entre otros, deberán registrar una provisión equivalente al riesgo probable o contingencia de pérdida para la institución y por ende para la Nación, la cual deberá ajustarse permanentemente de acuerdo con los avances que se registren en el proceso de depuración. Se cita el siguiente ejemplo:

5305Provisiones  
530502Provisión para DeudoresXXX 
1480Provisión para Deudores  
148001Cuentas por Cobrar XXX

En cualquier caso, las operaciones que presentan saldos con elevada antigüedad que fueron reclasificados a la cuenta de responsabilidades, deberán provisionarse en su totalidad y ajustarse permanentemente de acuerdo con la dinámica del proceso de depuración de cifras.

5305Provisiones  
530508Provisión responsabilidades XXX
1955Provisión para responsabilidades  
195503Responsabilidades en Investigación AdministrativaXXX 

3.1.2.4. Castigo de activos. Si como resultado de la investigación adelantada, se estima conveniente el castigo de los saldos por depurar de bienes y derechos, por cuanto corresponden a registros de origen contable, más que a existencia físicas y financieras ciertas, como debe demostrarse en los estudios y análisis adelantados que fundamentan los actos administrativos, podrá castigarse el saldo del activo y sus cuentas complementarias, afectando a su vez, las provisiones constituidas.

Ahora, dado que ésta es una instrucción de carácter contable, que no implica, ni mucho menos, la extinción de la responsabilidad fiscal, disciplinaria, administrativa o penal que pueda derivarse de los hechos en comentario, dado que sólo pretende decantar la calidad, consistencia y veracidad de la información contable revelada, deberá registrarse simultáneamente en las cuentas de orden y de control el valor de los ajustes sobre bienes y derechos castigados, con el fin de preservar la información que soporte las posibles acciones fiscales y legales.

El castigo del activo afectará la cuenta correspondiente, así:

1480Provisiones para deudores  
148001Cuentas por cobrar XXX
1405Cuentas por cobrar  
140501Venta de bienes producidoXXX 

Simultáneamente, con este registro, debe afectarse la cuenta correspondiente a los activos castigados 8316 “activos castigados” dentro del grupo de cuentas de orden y de control, haciendo los registros en las subcuentas específicas, que permitan identificar la clase de derecho, bien o recurso objeto del castigo, habilitando y preservando a nivel auxiliar el detalle de cada una de ellos, para los efectos legales y fiscales que puedan desprenderse.

Registro en cuentas de orden:

83Otros Activos 
8316Bienes y Derechos en Investigación AdministrativaXXX
831601Bancos y Corporaciones. 
831601xxAuxiliar correspondiente. 
831602Inversiones 
831602xxAuxiliares correspondientes 
831603Deudores 
831603xxAuxiliares correspondientes 
831604Propiedades, Planta y Equipo. 
831604xxAuxiliares correspondientes 
831690Otros bienes y derechos. 
831690xxAuxiliares correspondientes. 
8915Deudoras de control por contra (CR)XXX

3.1.2.5. Recuperación de pasivos. Los saldos pendientes de depurar que correspondan a obligaciones, y por ende derechos de terceros, no podrán desconocerse, atendiendo los principios y normas sobre el pago y redención de las obligaciones que contempla la ley, en tanto se concluya que corresponden a pasivos ciertos. En consecuencia, deberán mantenerse hasta que se extingan tales obligaciones en todo o en parte con el pago efectivo o con la prescripción extintiva, caso en el cual los recursos pueden entrar a formar parte de los ingresos de la Nación, bajo el concepto de recuperaciones.

Las operaciones pasivas que no correspondan a obligaciones ciertas, sino a saldos de ingresos recibidos por anticipado pendientes de depuración y afectación del ingreso, podrán tratarse como recuperaciones, al igual que aquellos pasivos que corresponden a saldos de origen contable, determinados con base en el proceso de depuración y sustentados en los actos administrativos pertinentes, en estos casos el registro contable será:

2915Créditos diferidos  
291501Ingresos diferidosXXX 
4810Ingresos Extraordinarios  
481008Recuperaciones XXX

3.1.2.6. Aspectos generales. Es necesario precisar que cualesquiera de los procedimientos anotados debe ampararse en actos administrativos debidamente documentados, los cuales deben explicar en forma detallada, el origen de la decisión y los resultados de la investigación adelantada. Teniendo claro que son de origen y efecto contable y no pretenden sustituir el ejercicio de las acciones legales o fiscales que pueda desprenderse por la responsabilidad u omisión de funciones de los servidores públicos, como resultado de las operaciones que afecten el patrimonio de la Nación.

Las situaciones que se deriven del proceso de depuración de saldos antiguos, deben ser reveladas, en las notas a los estados contables de carácter específico.

3.2. Cargue inicial de los datos al sistema. Para efectos del cargue de la información financiera al SIIF, los entes públicos referidos en el presente instructivo, deberán seguir los procedimientos que se enuncian:

• Presentarán la información correspondiente al 31 de diciembre de 1998 con sujeción al numeral 6.2.5 del plan general de contabilidad pública, en los términos y condiciones anotados en las resoluciones 152 de 1997 y 320 de 1998. Una vez cumplido el proceso de cierre de las cuentas de actividad financiera, económica y social, la entidad deberá homologar los saldos de las cuentas activas, pasivas, patrimoniales y de orden existentes al 1º de enero de 1999, aplicando la estructura del catálogo general de cuentas vigente para este año, reportando la información ajustada a la estructura de los formatos CGN-96-001 y CGN-96-002.

• El proceso de homologación, será aplicable únicamente con ocasión al cargue inicial y consistirá en tomar los saldos reportados a nivel de subcuenta del catálogo vigente al 31 de diciembre de 1998 y reclasificarlo a las cuentas y subcuentas nuevas, que fueron creadas en el catálogo general de cuentas a partir del 1º de enero de 1999, haciendo los respectivos traslados contables, que se reflejarán en el respectivo comprobante de contabilidad, con sujeción a las reglas establecidas.

• La Contaduría General de la Nación, procederá a validar la información remitida y realizará el cargue inicial al módulo contable del SIIF, sin perjuicio de advertir la directa responsabilidad de las entidades en torno al cumplimiento de las condiciones de la información, así como de las normas técnicas y generales que permitan garantizar la calidad y consistencia de los datos incorporados al SIIF.

• Para estos propósitos los formatos en mención, deberán diligenciarse con centavos.

3.3. Modificaciones al catálogo general de cuentas. Las cuentas y subcuentas habilitadas en el catálogo general de cuentas que permitirán el desarrollo operativo del SIIF, se clasifican en consideración a los siguientes objetivos:

1. Cuentas y subcuentas que permiten el registro único de cada transacción y la operatividad del sistema. Son aquéllas que permiten la generación de los registros sistemáticos de todas las transacciones originadas en los diferentes módulos y facilitan la operatividad e interacción del sistema.

Estas subcuentas sólo generarán movimiento contable en forma automática, es decir ninguna entidad podrá realizar registros manuales.

2. Cuentas y subcuentas que buscan la integración unívoca entre los conceptos presupuestales y contables. Corresponde a aquéllas subcuentas habilitadas en correspondencia con la estructura del Presupuesto Nacional, que hacen posible el registro unívoco en la matriz de correlación presupuesto frente a contabilidad.

3. Cuentas y subcuentas que permiten el registro de la CUN y manejo de tesorería. Corresponde a las cuentas y subcuentas habilitadas para el registro de los movimientos de cuenta única nacional cuya estructura dependerá de los requerimientos del tesoro nacional.

Los códigos que para tal fin se creen, estarán incorporados en el sistema al momento de su iniciación y se detallarán en un procedimiento especial, tendiente a que las instituciones que operen en el SIIF, procedan a efectuar los registros de homologación.

3.4. Conciliación de las cuentas bancarias. El sistema integrado de información financiera, SIIF, establece la centralización del manejo de los recursos de la Nación, en la dirección del tesoro nacional, entidad que se encargará de los recaudos recibidos por los diferentes bancos, y así mismo, mediante una cuenta cajero, situar los recursos para realizar los pagos a los beneficiarios finales. Con este propósito, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público expidió el Decreto 1425 de 1998.

En consecuencia, se requiere que las conciliaciones bancarias de todas las entidades, estén actualizadas y ajustadas en forma permanente, de suerte que al finalizar el período de 1998, se debía tener conocimiento en detalle de las partidas conciliatorias.

Teniendo en cuenta que las partidas conciliatorias generarán ajustes tanto por documentos pendientes de contabilizar como por ajustes por corrección de errores, dichos registros se deben realizar a través de asientos manuales periódicos, a partir de la entrada en operación del sistema integrado de información financiera, SIIF.

4. Procedimientos contables aplicables en el desarrollo operativo del SIIF. En primer lugar, es fundamental que el proceso relativo al manejo de la información contable, en el marco del SIIF, deberá sujetarse íntegramente al ordenamiento contable establecido en las normas y procedimientos definidos por la Contaduría General de la Nación.

En forma particular, se establecen los siguientes condicionamientos para el manejo de la información en el sistema:

4.1. Registro de las transacciones. El registro de las transacciones contables en el sistema, se realizará a través de dos fuentes: asientos automáticos y asientos manuales periódicos.

1. Asientos automáticos. Se originan en una matriz de registros que operará en forma automática, de acuerdo con parámetros previamente definidos, que tiene como objetivo convertir un rubro presupuestal en una cuenta contable del catálogo general de cuentas del PGCP.

Cuando a un rubro presupuestal se le puedan asociar varias cuentas contables, el sistema dará la opción para que el usuario elija la cuenta correspondiente, de manera que el sistema pueda hacer la respectiva afectación contable.

Adicionalmente, cuando se trate de la ejecución de un rubro presupuestal de inversión, la entidad debe seleccionar el uso asociado al proyecto; así, su afectación se incorporará en las subcuentas contables asociadas al mismo, mediante un registro automático del sistema.

En todo caso, es preciso manifestar que el sistema tiene diseñados los registros automáticos para las etapas de causación y pago.

Para el caso de las unidades internas fuera de línea y las unidades ejecutoras fuera de línea, los registros automáticos se producirán en el momento del cargue de la ejecución presupuestal, por tal razón, es conveniente que las áreas contables fijen los procedimientos administrativos necesarios para garantizar que esta información sea cargada al sistema todos los meses, antes de la fecha calendario de fin de mes.

2. Asientos manuales periódicos. Tienen su origen en transacciones económicas de incidencia patrimonial, pero no presupuestal y que se requieren como complemento de la información contable de la entidad. Entre otros podemos citar las depreciaciones, provisiones, amortizaciones, ajustes y reclasificaciones, transacciones sin situación de fondos y regularización de anticipos.

Para el efecto, se han codificado las posibles transacciones que de acuerdo a la naturaleza del ente podrían generarse, y dentro de ellas los registros asociados de las mismas, con el fin de ser seleccionadas por las áreas contables o los responsables de dichos registros.

En este caso, considerando que estos registros contables son manuales y deben incorporarse al sistema antes de la fecha de corte calendario de fin de mes, es preciso que las entidades tomen las medidas administrativas que correspondan, tendientes a garantizar que los registros manuales por todo concepto sean cargados al sistema antes de esta fecha. Igual situación se debe considerar para las entidades que tienen unidades internas fuera de línea o unidades ejecutoras fuera de línea.

4.2. Generación de libros a nivel auxiliar. Por cuanto los registros de las transacciones en SIIF se realizan a nivel del sexto dígito del catálogo general de cuentas del PGCP, los libros de contabilidad básicos que provea el sistema se generarán a nivel de subcuenta.

Lo expuesto significa que las entidades sujetas al ámbito de aplicación del SIIF, deberán realizar los desarrollos complementarios que les permita llevar libros auxiliares de contabilidad ajustados a sus necesidades, los cuales deben cumplir las siguientes condiciones mínimas:

• Contendrán el detalle de la desagregación de los registros contables que permitan identificar: la fecha; la naturaleza de las operaciones económicas, financieras y sociales; la descripción de los bienes, derechos, recursos y obligaciones comprometidos; el valor de los mismos; y los terceros vinculados; en perfecta consistencia con los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte.

• Informarán el saldo anterior, los movimientos débitos y créditos y el saldo final para cada uno de los códigos auxiliares determinados.

• Los códigos aplicados para el registro de las operaciones en los libros auxiliares deberán corresponder con la estructura de códigos de las subcuentas del catálogo general de cuentas, de tal manera que la suma de los saldos de los registros auxiliares, sea igual al saldo de la subcuenta generada por el SIIF.

• Deberán hacer expedito el ejercicio del control o auditoría por parte de las entidades competentes y los órganos internos.

4.3. Generación automática de comprobantes y libros principales de contabilidad. El sistema generará los siguientes comprobantes, reportes y libros de contabilidad:

1. Comprobantes de contabilidad. Diariamente en cada uno de los módulos del SIIF, el sistema generará los comprobantes de contabilidad, indicando en forma clara y precisa la fecha, el módulo de origen, la descripción, cuantía y numeración consecutiva.

2. Resumen de comprobantes contables. El resumen de comprobantes contables registrará en orden cronológico, el movimiento diario de todas las operaciones realizadas, revelando el movimiento débito y crédito de cada transacción y el total por comprobante.

3. Resumen a nivel subcuenta. El resumen a nivel subcuenta mostrará los movimientos débitos o créditos presentados durante el mes, a nivel de subcuentas, además del saldo anterior y final de las mismas.

4. Libros principales de contabilidad. Los libros principales de contabilidad que generará el SIIF, son los establecidos en la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, contenida en el numeral 5.7.3 del plan general de contabilidad pública.

En ese orden de ideas, las entidades sujetas al ámbito de aplicación del sistema integrado de información financiera, SIIF, podrán generar dentro del mismo sistema, en la periodicidad definida, el libro diario y el libro mayor.

Libro diario. Este libro contiene, en los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado cronológico y preciso de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de contabilidad.

Libro mayor. Este libro contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro diario, y el saldo final del mismo mes.

4.4. Remisión de información. Los entes y subentes contables sujetos al ámbito de aplicación del SIIF, deberán remitir la siguiente información financiera a la Contaduría General de la Nación, en perfecta concordancia con la información generada por el SIIF:

1. Información financiera básica. Hasta tanto se levante el proceso paralelo que adelanten las entidades que operarán en el SIIF y expresamente lo autorice la Contaduría General de la Nación, éstas deberán enviar la información financiera básica correspondiente a los Formatos CGN-96-001 y CGN-96-002, en las mismas fechas y plazos establecidos en las resoluciones 152 de 1997 y 320 de 1998 y ajustada a las características y condiciones técnicas establecidas en el numeral 6.2.5 del PGCP.

2. Notas a los estados contables. Las entidades o subentidades continuarán remitiendo las notas a los estados contables a la Contaduría General de la Nación, de acuerdo con las condiciones establecidas en el numeral 6.2.4 del plan general de contabilidad pública, clasificadas por su carácter en generales o específicas, en medio magnético e impreso, incluyendo en ellas las situaciones relevantes generadas en la incorporación y procesamiento de la información en el SIIF.

3. Informe de los auditores internos. Tomando en consideración, el alcance y objetivos del sistema de control interno establecidos en el artículo 3º de la Ley 87 de 1993, el auditor interno de las entidades públicas que operen en el SIIF, deberá expedir un informe sobre los resultados del examen de los procesos relacionados con el manejo de los recursos y bienes y resultados, en el marco del SIIF, con sujeción a lo establecido en el literal g) del artículo 12 de la ley en comentario y la Resolución 320 de 1998 expedida por la Contaduría General de la Nación.

Lo anterior, sin perjuicio de la certificación relativa a la evaluación del sistema de control interno contable, así como sobre la confiabilidad de la información financiera de la institución, de que tratan la Resolución 320 de 1998 y Carta Circular 016 de 1999.

4. Responsables de la información contable. Sin perjuicio de que la información contable sea clasificada y estructurada por el SIIF, excepto por las notas, son responsables ante la Contaduría General de la Nación por la calidad, consistencia e integridad de los datos de las respectivas instituciones que operen en el SIIF, los jefes de los órganos legislativo y judicial, de la organización electoral, de los órganos creados por la Constitución y la ley, los ministros, directores de los departamentos administrativos y el Contralor General de la República, según corresponda, así como los jefes de áreas financieras y los contadores y/o jefes del departamento de contabilidad de las entidades anotadas.

4.5. Funcionalidad y operatividad del SIIF. El SIIF es un producto del proyecto de modernización de la administración financiera pública, MAFP, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en consecuencia todos los aspectos relacionados con su funcionalidad y operación son competencia del proyecto y/o de quien asuma su administración.

De acuerdo con el grado de desarrollo del sistema, este instructivo se ajusta a las condiciones actuales del mismo en lo relacionado con el módulo contable. De lo anterior se deduce que se podrán producir cambios en la funcionalidad y por ende en lo determinado en el presente documento.

5. Vigencia. El presente instructivo será de obligatorio cumplimiento a partir de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: Esta carta circular va dirigida a los representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de los entes públicos del sector central del nivel nacional que se incorporen al sistema integrado de información financiera, SIIF.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 33 de 2000 de la Contaduría General de la Nación).

_______________________________