CARTA CIRCULAR 18 DE 2004 

(Marzo 5)

Ref.: Requerimiento de información al autorizar el registro civil de defunción y reporte de novedades por defunción.

Dada la importancia de mantener actualizado el Archivo Nacional de Identificación (ANI) y para un estricto control, en cuanto a las defunciones de mayores de edad debidamente cedulados, les solicito atender las siguientes instrucciones:

A) Requerimiento de información al autorizar el registro civil de defunción.

En primer término, reitero los múltiples oficios remitidos por la coordinación del grupo de novedades en el sentido de insistir en la necesidad de dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 80 del Decreto 1260 de 1970, que establece:

“ART. 80.—El registro de defunción expresará:

1. La fecha y el lugar del deceso, con indicación de la hora en que ocurrió.

2. Nombre, nacionalidad, sexo y estado civil del difunto, con expresión del folio del registro de su nacimiento.

3. Nombre del cónyuge, cuando fuere del caso.

4. Número de la cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad del occiso y lugar de su expedición.

5. Causa o causas del deceso y nombre y número de la licencia del médico que lo certificó.

Son requisitos esenciales de la inscripción: la fecha del fallecimiento, el nombre y sexo del occiso. (resaltado y negrilla fuera de texto).

Es muy importante agotar todas las medidas para que se consigne el número de la cédula de ciudadanía del causante y su nombre de manera exacta a esta, toda vez que es la única forma en que la registraduría puede cancelar por muerte, de conformidad con los artículos 67 y 69 del Código Electoral.

Para tal efecto, es menester solicitar a quien realice la diligencia la exhibición de la cédula de ciudadanía del causante y una copia de esta que se adjuntará al serial correspondiente. En todo caso, y sin que la explicación sea simplemente “no la presentó” o su equivalente, de no obtener el número de la cédula de ciudadanía o copia de esta, se indicará en el espacio de notas la razón por la cual se omite, manifestación que se entenderá hecha con los efectos que la ley otorga a las declaraciones vertidas en los documentos públicos.

B) Formato de reporte defunciones

En segundo término, cumplida la inscripción del causante con el rigor señalado en precedencia, el funcionario con facultad registral deberá relacionar en oficio independiente y de manera detallada cada registro civil de defunción autorizado en el mes con destino a la coordinación del grupo novedades de la dirección nacional de identificación, de conformidad con lo prescrito en el artículo 69 del Código Electoral, para lo cual nos permitimos enviar el formato modelo de informe que debe ser diligenciado, así:

Registraduría Nacional del Estado Civil
Relación de envío datos de registro civil de defunción
Dependencia: (Registraduría, notaría consulado, alcaldía, inspectores de policía y corregidores autorizados)
Municipio________ Departamento________ Fecha________ Oficio Nº________
SerialFecha de RegistroApellidos y nombresNúmero de cédula
     
     
     
     
     
     

* Firma del responsable ________________________

* Persona con facultad registral: Registrador, notario, cónsul, alcalde, inspectores de policía y corregidores autorizados.

El formato debidamente diligenciado, deberá ser remitido dentro los cinco (5) primeros días de cada mes a la Avenida el Dorado Nº 46-20 oficina Nº 219, teléfonos 2202880, extensiones 1230, 1231, 1232 y 1233, en medio escrito, y de ser posible también en CD o disquette. Cualquier inquietud sobre el particular puede ser absuelta en la Dirección Nacional de Identificación por la coordinación del grupo de novedades, Dr. Rodrigo Peréz Monroy.

Es necesario que tanto el registro civil de defunción como la información relacionada en el formato de reporte, sean cuidadosamente diligenciados para que las cédulas puedan ser canceladas y así evitar errores que causen perjuicio a los ciudadanos.

Conforme al reporte señalado en precedencia, aprobado por el respectivo funcionario con facultad registral, se dará curso a las cancelaciones por muerte de los registros civiles de defunción en los términos que señala los artículos 67 y 69 del Decreto 2241 de 1986.

Requerimos su colaboración en la aplicación de estas medidas las cuales se destinan para una mejor y completa prestación del servicio.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a registradores distritales, especiales, municipales y auxiliares del Estado Civil; a notarios públicos, inspectores de policía y cooregidores autorizados por la Registraduría Nacional; cónsules, alcaldes autorizados.

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