CARTA CIRCULAR 18 DE 2005 

(Febrero 10)

Asunto:Proceso de inscripción de cédulas de ciudadanía para las elecciones de 2006.

Para garantizar la debida conformación del censo electoral que se utilizará en las elecciones de Congreso, Presidente y Vicepresidente de la República, que se llevarán a cabo en marzo y mayo de 2006, respectivamente, me permito precisar algunas orientaciones sobre el proceso de inscripción de cédulas de ciudadanía previsto por la Registradora Nacional del Estado Civil, mediante Resolución 0262 de febrero 3 de 2005. Por su importancia estas directrices deben ser transmitidas de manera adecuada y didáctica a los registradores ydemás funcionarios de su circunscripción que se comprometan en el proceso.

1. Lugares de inscripción.

La inscripción de cédulas se atenderá en las sedes de las registradurías especiales, municipales y auxiliares, en días y horarios habituales de atención al público.

2. Diligenciamiento del formulario E-3.

Para el registro de los ciudadanos en los formularios E-3 se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Disponer para cada municipio, corregimiento, inspección de policía o puesto (caso municipios zonificados), un formulario E-3 debidamente prediligenciado. Para el efecto, deben identificarse en su encabezamiento aspectos tales como: nombre de departamento, municipio, inspección de policía o corregimiento - nombre del puesto y los nueve (9) dígitos que conforman el código del lugar.

• Se sugiere diligenciar la casilla destinada a la identificación del “mes”, en el momento en que se presente el primer ciudadano a solicitar su inscripción.

• Para los puestos denominados de “censo” no procede la inscripción de cédulas de ciudadanía.

• Es importante abstenerse de dejar renglones en blanco, así como trazar líneas o hacer anotaciones cuando en un determinado día no se presenten ciudadanos a inscribirse. Lo anterior, con el propósito de evitar el desperdicio de papelería.

• Cuando se trate de inscripción de cédulas con NUIP, los cuatro (4) primeros dígitos se deben consignar en la primera columna del campo denominado: Número cédula. En ningún caso deberán registrar puntos, comas ni comillas para separar las cifras.

• La numeración de las hojas de los formularios E-3 para cada puesto, corregimiento, inspección o cabecera municipal, empezará con el 001 y será consecutivo hasta que finalice el periodo de inscripción. De otra forma, la numeración no deberá ser interrumpida al finalizar cada mes.

• En las ciudades zonificadas diferentes a Bogotá, D.C., que cuenten con registradurías auxiliares, para efectos de control deben distribuir las zonas y corregimientos e inspecciones de policía definiendo para cada registraduría auxiliar las zonas y puestos que queden bajo su responsabilidad, conforme a la estructura de lugares de votación que contiene la división política que produce la dirección de censo electoral.

• De acuerdo al punto anterior, se sugiere que los registradores auxiliares adelanten una campaña dirigida a los residentes de las zonas asignadas, indicándoles la dirección de la sede de la registraduría auxiliar, a donde pueden dirigirse a inscribir la cédula.

• Igualmente, se recomienda a los delegados de la Registradora Nacional del Estado Civil, que los funcionarios que se designen para atender la inscripción, posean buena caligrafía y ortografía, con el propósito de lograr un alto nivel de calidad en el diligenciamiento del formulario. Los números de las cédulas, apellidos y nombres de los inscritos, deben ser consignados de manera clara, sin enmendaduras o tachaduras.

• Los delegados deben adelantar un adecuado proceso de capacitación a los funcionarios que estarán al frente de este proceso en temas relacionados con la toma de la reseña y el diligenciamiento del formulario E-3 en todo su alcance y contexto. La impresión de la huella dactilar deberá ser nítida, para su fácil lectura y clasificación.

3. Inscripción de cédulas de ciudadanos invidentes.

Resulta de vital importancia que los delegados y los registradores del Estado Civil promuevan y coordinen con las entidades de su circunscripción que agremian a invidentes, la inscripción de las cédulas de estos ciudadanos. La inscripción puede llevarse a cabo para el mismo puesto de votación en el que actualmente están habilitados. De esta manera podremos identificar las mesas de votación en las que se encuentren incorporados para sufragar.

Para facilitar la labor, esta dirección remitirá vía e-mail la información que suministró el Instituto Nacional para Ciegos, INCI, sobre los nombres, direcciones y teléfonos de las instituciones que aglutinan a los invidentes en el país.

A su vez, se plantean las siguientes recomendaciones:

• Para ubicar en las correspondientes mesas de votación una cantidad suficiente de tarjetas electorales elaboradas con el sistema Braille, para garantizar el voto a los invidentes, se debe diligenciar un formulario E-3, identificándolo con el título “Inscripción de ciudadanos invidentes”.

• El encabezamiento de este formulario con la leyenda descrita, sólo se debe realizar en el momento en que acuda personalmente a la inscripción un ciudadano con esta limitación.

• La numeración para estos formularios E-3 también será de manera consecutiva e iniciando con 001.

• Al momento de registrarse la inscripción de un invidente, el funcionario inscriptor preguntará al ciudadano si lee en sistema Braille; si la respuesta es positiva, encerrará el Nº de orden que corresponda con un círculo.

4. Inscripción para ciudadanos internos en centros de reclusión.

Antes de determinar la fecha de cierre del proceso de inscripción, se impartirá la instrucción para adelantar la inscripción de las personas que se encuentren en centros de reclusión de acuerdo a lo previsto en la Ley 65 de 1993.

5. Distribución de formularios E-3 y E-4.

Para determinar la cantidad de formularios E-3 y E-4 que se están enviando en esta primera entrega, se tuvo en cuenta el número de ciudadanos inscritos en periodos anteriores y la cantidad de existencias reportadas en su oportunidad por cada una de las delegaciones departamentales.

Para la distribución de los formularios a los municipios, los delegados deben atender los mismos parámetros.

6. Informe estadístico de cédulas inscritas.

Los delegados de la registradora nacional y los registradores distritales, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, remitirán vía e-mail a la dirección: censoelectoral@registraduria.gov.co, el informe de la cantidad y número de ciudadanos inscritos durante el mes anterior, en cada uno de los municipios de su circunscripción y del Distrito Capital. Para este propósito se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

• La relación deberá contener el código y nombre del municipio. Para cada puesto se consignará el código de la zona y puesto (4 dígitos), nombre del puesto, total de hojas diligenciadas para ese lugar y total de inscritos registrados en el mes.

• Los delegados y registradores distritales diseñarán el procedimiento para que al final de cada mes reciban la información de los registradores especiales, municipales y auxiliares de su circunscripción, para atender oportunamente el requerimiento de esta dirección.

• Si dentro del lapso establecido no se recibe el informe del Distrito Capital o del departamento o de alguno de los municipios de la circunscripción, se asumirá que no hubo inscritos en el mes respectivo.

7. Remisión de formularios E-3 diligenciados.

Para organizar y controlar la remisión de los documentos, se deben atender las siguientes recomendaciones:

• Los registradores utilizando medios de transporte seguros y ágiles, enviarán a las delegaciones departamentales los formularios E-3, junto con una relación que indique por cada puesto la cantidad de hojas y el número de inscritos en cada formulario.

• Sólo deben remitirse formularios por lo menos con un (1) ciudadano inscrito; es decir, no se deben remitir hojas con cero (0) inscritos.

• En las delegaciones departamentales y en la Registraduría Distrital, se debe implementar un control de los envíos que hagan los registradores, verificando que el nombre y el código del lugar, diligenciado con sus nueve (9) dígitos, correspondan al lugar en donde se realizaron las inscripciones. Esta labor es muy importante por cuanto impedirá incorporar cédulas en lugares que no correspondan.

Asimismo, se hace necesario verificar que se encuentren consignados los nombres, apellidos y firmas de los funcionarios que atendieron la inscripción.

• Para el envío de los formularios es necesario clasificarlos de la siguiente manera:

a) Alfabéticamente por municipios

b) Por zona y puesto, en caso de municipios zonificados

c) Para municipio no zonificados, primero la cabecera municipal y luego los corregimientos por orden de código

d) Para cada puesto, las hojas deben ir ordenadas ascendentemente por su número.

• Cumplido lo anterior, se realizará una única remisión mensual de formularios con destino a la dirección de censo electoral, junto con una relación en la cual se indique la cantidad de hojas y el número de ciudadanos inscritos, las cuales deben coincidir con los datos consignados en el informe por municipio de que trata el numeral 6º. Este envío debe realizarse dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes y se confirmará que hayan sido recibidos por esta dependencia.

• En relación con las copias de los formularios E-3 diligenciados deben ser archivadas en lugares seguros por contener información de carácter reservado y de acuerdo a lo previsto en el artículo 213 del Decreto 2241 de 1986 - Código Electoral, no se pueden expedir copias, por ser parte del censo electoral.

Para facilitar a las delegaciones la elaboración de los informes solicitados y recibir en un único diseño de formato los datos para su procesamiento electrónico, la dirección de censo electoral enviará vía e-mail dos (2) archivos en excel, uno denominado: remisión mensual para atender el requerimiento del punto 6 y el otro hojas X puesto para suministrar la información relacionada con el numeral 7º.

Finalmente, es pertinente recordar que este proceso propende por la conformación adecuada y oportuna del censo electoral para las elecciones del 2006 y requiere del total compromiso y permanente dirección y seguimiento por parte de delegados departamentales y registradores distritales, por cuanto de la calidad de la información que se registre en los formularios y de la oportunidad de su remisión, dependerá en buena parte el éxito de los comicios.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a los delegados de la Registradora Nacional del Estado Civil y registradores distritales del Estado Civil.

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