Contaduría General de la Nación

CARTA CIRCULAR 2 DE 2012 

(Febrero 6)

Asunto: Instructivo CGN - 15 del 16 de diciembre de 2011.

Considerando que es responsabilidad de los nuevos mandatarios, gerentes y en general de los representantes legales de los organismos territoriales certificar la información financiera, económica, social y ambiental con fecha de corte 31 diciembre de 2011, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento relativo a la elaboración del informe contable cuando se produzcan cambios de representante legal, este despacho se permite reiterar que en virtud de dicha delicada obligación los responsables de la información financiera que les compete, deberán observar lo dispuesto en las normas vigentes y demás procedimientos expedidos por la Contaduría General de la Nación - CGN, respecto de la información que ha de prepararse y reportarse a más tardar el próximo el 15 de febrero de 2012 a esta entidad.

Con el instructivo del asunto este despacho impartió instrucciones relacionadas con el cambio de periodo contable 2011-2012, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros aspectos importantes del proceso contable a tener en cuenta para garantizar la calidad de la información contable pública; como quiera que los nuevos responsables de las administraciones territoriales iniciaron su periodo de gobierno del cuatrenio 2012-2015 el pasado 1º de enero de la presente anualidad, me permito reiterar las instrucciones contenidas en dicho documento, toda vez que al cierre del periodo contable del 2011 deben quedar incluidos, reconocidos y revelados todos los bienes, derechos, obligaciones, ingresos, gastos, costos y contingencias de dicho periodo, en atención a las normas contables vigentes.

De igual manera, es pertinente recordar que las resoluciones CGN 248 y 375 de 2007, definieron los plazos y requisitos, así como la información a reportar a través del sistema consolidador de hacienda e información financiera pública - CHIP, respecto de la cual nos permitimos instruir para que se tenga diligencia y cuidado con la información que a diciembre 31 de 2011 se reporte, en especial para las operaciones, hechos y transacciones que tengan que ver, entre otro, con los siguientes temas que están contenidos en el Instructivo 15 de 2011 expedido por la Contaduría General de la Nación, a saber:

• Reconocimiento y estimación de provisiones inherentes a litigios y procesos judiciales.

• Reconocimiento, actualización y amortización de cálculos actuariales respecto de pasivos pensionales.

• Registro, actualización y conciliación de inventarios.

• Conciliación oportuna de la información producida por la entidad contable pública para los diferentes usuarios respecto de su reporte a través de la categoría de información contable pública del CHIP.

• Notas contables que contengan revelaciones plenas relativas a situaciones especiales y que por tal motivo suministren información suficiente para las valoraciones y propósitos de los diferentes usuarios de la información contable pública.

• Notas de carácter específico que amplíen la revelación respecto de cifras materiales, que se registren en las subcuentas del catálogo general de cuentas, bajo la denominación “Otros”.

De otra parte, y en atención a la responsabilidad que le asiste en relación con el control interno de su entidad territorial, este despacho los exhorta a cumplir lo establecido en el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación del mismo expedido por la CGN, mediante Resolución 357 de 2008, entendida tal actividad en función de una adecuada y oportuna administración del riesgo de índole contable, que se materializa en la producción de información que debe cumplir con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.

En razón de las funciones atribuidas a la CGN por la Ley 298 de 1996, durante la vigencia fiscal en curso además de las acciones de inspección, seguimiento y evaluación de la información que se reporte a la CGN, se establecerán estrategias y alianzas con los diferentes organismos de control fiscal territorial, así como con las respectivas administraciones, con el fin de evaluar el cumplimiento y observancia de la normatividad contable expedida, incluyendo también las disposiciones en materia de control interno contable y de asistencia técnica que permitan el adecuado reconocimiento y revelación de hechos específicos en las entidades.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a gobernadores, alcaldes, gerentes públicos, administradores, jefes de área financiera y control interno de entidades territoriales