Superintendencia de Economía Solidaria

CARTA CIRCULAR 2 DE 2013 

(Enero 14)

Asunto: Documentos previos para autorización de la presentación de estados financieros de cierre de ejercicio del año 2012 a la asamblea.

(Nota: Véase Carta Circular 4 de 2013 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

En cumplimiento de lo establecido en el literal e) del numeral 2º del artículo 3º del Decreto 186 de enero 26 de 2004, la Superintendencia de la Economía Solidaria debe pronunciarse sobre los estados financieros presentados por las entidades e impartir autorización para su presentación a las asambleas de asociados o delegados.

Para tal efecto, el numeral 3º del capítulo XII de la Circular Básica Contable y Financiera 4 de 2008 - Presentación de información, establece el procedimiento para la remisión de la información requerida y las fechas de reporte del formulario oficial de rendición de cuentas. No obstante lo anterior, dentro del proceso de supervisión realizado en el año 2012, se evidenció deficiencias en la información recibida, por tanto y con el fin de agilizar la autorización por parte de esta superintendencia, se hace necesario reiterar las siguientes recomendaciones:

1. Fecha programada para la realización de la asamblea general.

A más tardar el 30 de enero del 2013, las entidades deberán informar la fecha de realización de la asamblea, información que servirá para establecer el plan de trabajo para la aprobación de los estados financieros.

Para la programación de la fecha de la asamblea, se debe tener en cuenta que los estados financieros y el informe de gestión deben estar a disposición de los asociados (derecho de inspección) con una antelación mínima de 15 días hábiles o en el término establecido en los estatutos, que en ningún caso podrá ser inferior al establecido en la ley (C.C., art. 424).

2. Información que se debe enviar a la superintendencia en formato .tif (debidamente foliada).

Las entidades deberán remitir la información que se relaciona a continuación, con una antelación de treinta (30) días calendarios a la fecha de realización de la asamblea. Para tal efecto se anexa a la presente carta circular, la lista de chequeo para su control.

Los informes que deben ser remitidos son los siguientes:

2.1. Copia del acta del consejo de administración en donde se convoca a la asamblea general, en donde deberá constar la fecha y el medio a través de la cual se informa de la convocatoria, así como la fecha de habilidad de conformidad con lo dispuesto en el estatuto de la cooperativa.

2.2. Balance y estado de resultados comparativo (2011 - 2012), certificados y dictaminados.

2.3. Notas a los estados financieros, teniendo en cuenta lo señalado en el numeral 3.1.2 del capítulo X de la Circular Contable y Financiera 4 de 2008, en cuanto a contenido mínimo y presentación.

2.4. Certificación de los estados financieros.

2.5. Dictamen e informe del revisor fiscal a los estados financieros de cierre de ejercicio. Si los estados financieros del ejercicio anterior fueron examinados por otro contador público, se debe indicar esta situación, el tipo de dictamen emitido y en el caso de que se trate de un dictamen con salvedades, las razones que lo originaron, tomando en consideración la naturaleza y la validez corriente de la salvedad.

2.6. Proyecto de distribución de excedentes aprobado por el consejo de administración donde se contemple la aplicación de lo señalado en los artículos 10, 54 y 55 de la Ley 79 de 1988, tanto en la parte de ley como en la distribución del remanente especificando la forma como se va a distribuir. Por otra parte, en caso de que se encuentren restituyendo la reserva para protección de aportes sociales, se deberá indicar en el proyecto de distribución de excedentes esta situación.

2.7. lnforme de gestión. Teniendo en cuenta la importancia que este informe tiene sobre las decisiones que adopte el máximo órgano de administración, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 46 del Código de Comercio, deberá contener como mínimo:

a. Explicación completa, concisa, fiel y suficiente sobre el desempeño de la empresa en sus diferentes áreas y líneas de negocios, con especial énfasis en sus principales productos o servicios, sus oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades, competitividad y posición en el mercado, en forma tal que al leerlo los asociados obtengan todos los elementos de juicio suficientes para comprender y evaluar correctamente la situación financiera de la cooperativa, los cambios que esta hubiere experimentado, el resultado de sus operaciones, su situación patrimonial y sus perspectivas generales. Lo anterior de conformidad con el principio de revelación plena establecido en el artículo 15 del Decreto 2649 de 1993

b. Evolución de los ingresos, costos, gastos, activos y pasivos, entre otros, indicando no solamente el valor absoluto y el porcentaje de variación en cada ítem, sino también las causas de dicho comportamiento.

c. Los acontecimientos más importantes acaecidos después de la fecha de corte de los estados financieros. Según lo dispuesto en el artículo 115, numeral 15, del Decreto 2649 de 1993, se deben revelar los hechos económicos realizados luego de la fecha de corte, que puedan afectar en forma material la situación financiera y las perspectivas del ente económico, tales como incumplimientos contractuales, eventos o cambios de circunstancias que alteren las bases utilizadas para estimar las contingencias, etc.

d. La evolución previsible de la sociedad.

e. El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la cooperativa.

f. La información exigida en el artículo 446, numeral 3º, del Código de Comercio, a saber:

• Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquier otra clase de remuneración que hubiere recibido cada uno de los directivos de la cooperativa.

• Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el punto anterior, que se hubieren hecho a favor de asesores o gestores, vinculados o no a la cooperativa mediante contrato de prestación de servicios, u de otro tipo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones.

• Las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a cualquier otro, que pueda asimilarse a este, efectuadas a favor de personas naturales o jurídicas (por ejemplo, donaciones a entidades sin ánimo de lucro, campañas políticas, etc.).

• Los gastos de propaganda y de relaciones públicas, debidamente discriminados.

• Las inversiones discriminadas de la compañía en otras cooperativas o sociedades.

• Los demás aspectos de carácter financiero, administrativo o laboral que deban ser conocidos por los asociados. Al respecto, resulta importante recordar que, de conformidad con lo establecido en el artículo 7º del Decreto 2649 de 1993, en caso de existir circunstancias que constituyan una amenaza real y objetivamente determinable para la continuidad de la cooperativa, esta circunstancia deberá darse a conocer.

2.8. Informe o memorando de control interno, suscrito por revisor fiscal, control interno o auditor interno, correspondiente al último trimestre del 2012 y la respuesta enviada por la administración.

Es importante aclarar que se entenderán como no recibidos, los informes que se remitan de manera parcial o incompleta, lo que implicará que la cooperativa no podrá presentar dichos estados, a consideración de la asamblea general para su aprobación, en concordancia con lo establecido en el citado decreto.

3. Reporte vía Internet del formulario oficial de rendición de cuentas a través del software Sigcoop de Confecoop.

Las fechas establecidas para el reporte de información son las siguientes:

3.1. Las cooperativas que realicen asamblea entre enero y febrero deberán reportar treinta (30) días calendario antes de la realización de la misma.

3.2. Las cooperativas que realicen asamblea en el mes de marzo deberán reportar máximo el jueves 31 de enero 2013.

 

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N. del D.: La presente carta circular va dirigida a representantes legales, miembros del consejo de administración y junta de vigilancia, y revisores fiscales de las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito.

(Nota: Véase Carta Circular 4 de 2013 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)