CARTA CIRCULAR 22 DE 1991 

(Abril 5)

Debido al cumplimiento e inconsistencias encontradas en el reporte de la información sobre depósitos, inversiones y créditos otorgados a entidades y organismos públicos, este despacho ha considerado conveniente hacer las siguientes precisiones de carácter general, que contribuyan a dar claridad a los procedimientos relativos al asunto de la referencia.

1. Inconsistencias en el envío de la información. La información a reportar debe ser consistente con la contabilizada en el Plan Único de Cuentas para el sistema financiero y sustentarse en la realidad contable, sin basarse en estimaciones ni aproximaciones. Por lo tanto, los descubiertos en cuenta corriente bancaria deberán registrarse en la columna 13 del Anexo F.888-30 y no como un valor negativo de las columnas 3 y 4 del mismo anexo.

2. Información requerida de los niveles regionales y municipales. Tal como se prevé en la Circular Externa 62 de 1990, numeral 1.5, la información a nivel departamental, intendencial, comisarial y municipal, no requiere ser desglosada para cada una de las entidades y organismos públicos que las componen, ya que los datos allí suministrados se presentan a nivel agregado, de acuerdo con la estructura que para tal cometido se muestra en la citada circular.

No obstante lo anterior, para el correcto procesamiento de la información requerida, es necesario tener suficientemente claro el nivel de administración a que corresponden cada una de las entidades regionales o municipales, es decir, si se trata de gobierno central, de entidades descentralizadas, de empresas no financieras o de entidades de seguridad social.

Una enumeración más detallada de las entidades que típicamente se clasifican a nivel departamental y municipal puede ser consultada en el anexo sobre notas aclaratorias a la Circular Externa 062 de 1990, que se adjunta a la presente carta circular.

3. Regionales y/o seccionales de organismos públicos del orden nacional. Los depósitos, inversiones o empréstitos de las oficinas regionales o seccionales de los organismos públicos del orden nacional se consolidan para la entidad (como unidad que es), y no se registran, por lo tanto, en el nivel regional.

En ese orden de ideas no deben registrarse operaciones de tipo Sena-Regional Antioquia, Armada Naval de Cartagena o ICT regional Bogotá, a manera de ejemplo, toda vez que las cuentas regionales o las tesorerías descentralizadas de los organismos nacionales deben agregarse a su consolidado nacional.

4. Remisión de la información en diskette. Para garantizar una mayor efectividad en la consolidación de la información, el Banco de la República, entidad encargada del manejo y análisis de la misma, ha preparado un programa sistematizado que permite a las entidades destinatarias de la ya citada Circular Externa 062, procesar con mayor agilidad la información requerida.

Para obtener el citado programa, las entidades podrán acercarse a la división de procesamiento de datos, del Departamento de Investigaciones Económicas del Banco de la República con un diskette de tamaño 5 1/4 pulgadas, doble cara, doble densidad (360 KB) o de 3 1/2 pulgadas doble cara, doble densidad o alta densidad (720 KB o 1.44 MB respectivamente), compatible con equipos IBM XT o AT, Sistema Operacional D.O.S. Versión 3.0 o superiores.

El instructivo para el manejo del archivo se anexa a la presente carta circular.

5. Consideraciones finales.

5.1. Los códigos de entidad depositante, para efectos de la clasificación de las mismas, manejan auxiliares que permiten una mayor identificación del tipo de organismo. Dichos códigos auxiliares son manejados directamente por el Banco de la República, encargado del procesamiento de la información en aras de una mayor facilidad en el trámite de la información.

En ese orden de ideas es factible que en el listado de organismos públicos, anexo a la Circular 062/90 aparezcan varias entidades con un mismo código, situación ésta que puede ser normal por la razón anteriormente expuesta, ante lo cual la entidad financiera que se encuentra diligenciando el anexo en cuestión, debera proceder a transcribir los datos correspondientes atendiendo al nombre del organismo depositante, con quien realmente se efectúa la operación.

El programa de captura de datos a que se refiere el numeral 4 de esta carta circular presenta las facilidades necesarias para la identificación de este tipo de entidades.

5.2. No sobra advertir por demás que dentro del nuevo programa de sistematización de la información, asunto de esta carta circular, el Banco de la República ha considerado importante incluir nuevos organismos del orden nacional por lo que sería recomendable consultar la tabla general de entidades que para el efecto trae el correspondiente archivo. (Menu principal, opción B. del módulo de impresión).

5.3. Finalmente, dada la importancia que reviste la información solicitada en la Circular Externa 062 de 1990, este despacho se permite recordar la imperiosa necesidad de acatar las instrucciones impartidas sobre el particular.

Con el fin de actualizar la respectiva base de datos, toda vez que la remisión del Anexo F.888-30 no ha sido satisfactoria, debera enviarse, en diskette, la información correspondiente a los meses de diciembre de 1990, enero, febrero, marzo y abril de 1991, considerados individualmente, a más tardar el próximo 20 de mayo. A partir de dicha fecha, debera respetarse el plazo fijado —para el reporte mensual— en la tantas veces mencionada Circular 062.

Notas aclaratorias a la Circular Externa 62 de 1990

A continuación se hace una reseña de la definición de cada uno de los niveles departamentales y municipales y de entidades y empresas típicas que hacen parte de ellos.

1. Gobiernos centrales departamentales, intendenciales y comisariales. Están conformados por el despacho de la gobernación, las secretarías (como la de hacienda), oficinas (como la de planeación), y otras dependencias integradas a la gobernación.

La tesorería del departamento es la encargada de realizar la mayor parte de los movimientos financieros en este nivel de la administración.

2. Entidades descentralizadas departamentales, intendenciales y comisariales. A este nivel corresponden aquellas entidades que funcionan separadas del gobierno central pero que realizan actividades similares a las de éste (es decir, funciones de administración pública).

Tienen una relativa autonomía de gestión y presupuesto propio. Son comunes en la mayoría de las regiones del país las siguientes:

a) Las beneficencias;

b) Las universidades, institutos de enseñanza técnica, etc.;

c) Los colegios, asilos y hospitales adscritos a los fondos educativos regionales y al servicio seccional de salud, según sea el caso;

d) Los fondos rotatorios de valorización;

e) Los fondos de seguridad ciudadana;

f) Los institutos de tránsito y transporte, y

g) Los fondos rotatorios de diversas entidades departamentales.

3. Empresas no financieras departamentales, intendenciales y comisariales. A esta categoría corresponden las industrias del gobierno departamental y las empresas que producen y venden servicios.

Son las más típicas de este nivel:

a) Industrias de licores;

b) Loterías, sorteos extraordinarios y similares;

c) Empresas de servicios públicos (energía, acueductos, alcantarillados, aseo, plazas de mercado, etc.), incluyendo las de telecomunicaciones. A este grupo también se asimilan las empresas varias (o de servicios varios), las empresas de obras sanitarias y similares;

d) Las centrales, terminales y empresas de transporte;

e) Los talleres, editoriales, empresas y corporaciones forestales, empresas de cales, canales regionales de televisión, etc., y

f) Los centros de convenciones y exposiciones.

4. Entidades de seguridad social, departamental, intendencial y comisarial. Aqui se incluyen las entidades descentralizadas que están encargadas de prestar los servicios inherentes a la seguridad social de los empleados del gobierno central y/o entidades y empresas departamentales, intendenciales y comisariales como:

a) Cajas de previsión social, y

b) Fondos de previsión social.

5. Gobiernos centrales municipales. El gobierno central a nivel municipal esta conformado por el despacho de la alcaldía, las secretarías, oficinas y dependencias que hacen parte de la administración local. La tesorería del municipio realiza la mayor parte de los movimientos financieros de este nivel.

6. Entidades descentralizadas municipales. A este nivel corresponden aquellas entidades que funcionan separadas del gobierno central pero que realizan actividades similares a las de éste. Tienen una relativa autonomía de gestión y presupuesto propio. Son comunes en la mayoría de los municipios del país las siguientes:

a) Fondos rotatorios de valorización;

b) Universidades;

c) Entidades de arte y cultura, de recreación, de turismo, etc.;

d) Colegios y hospitales municipales, y

e) Bibliotecas, ancianatos, guarderías infantiles, etc.

7. Empresas no financieras municipales. A esta categoría corresponden las industrias del gobierno municipal y las empresas que producen y venden servicios. Son las más típicas de este nivel:

a) Industrias productoras de asfalto y calizas;

b) Loterías de beneficencia;

c) Empresas de energía, acueducto, alcantarillado, teléfonos, servicios varios, etc.;

d) Centrales y empresas de transporte, abastos, etc., y

e) Otras empresas (plazas de toros, talleres, editoriales, etc.).

8. Entidades de seguridad social municipal. En este aparte se incluyen las entidades descentralizadas que están encargadas de prestar los servicios inherentes a la seguridad social de los empleados del gobierno central y/o entidades y empresas municipales, como:

a) Cajas de previsión social municipal, y

b) Fondos de previsión social municipal.

9. Como se habrá observado, ninguna de las entidades departamentales y municipales antes enumeradas tiene un objeto social básicamente financiero. Por ende, al encontrar entidades tales como las corporaciones, fondos o institutos de vivienda, ahorro y desarrollo regional (o social), las cajas de vivienda, las cooperativas de municipios o las corporaciones financieras, que son de carácter financiero, deben omitirse del registro.

10. Será común encontrar que existen, por ejemplo, entidades como las siguientes:

Departamento Administrativo de Valorización de Antioquia y Departamento Administrativo de Valorización de Bello. Evidentemente, la primera se debe clasificar como entidad descentralizada departamental y la segunda como municipal. O bien, Empresa de Teléfonos de Caqueta y Empresa de Teléfonos de Bogotá. De nuevo, la primera es una empresa departamental y la segunda municipal.

Así, como norma general el propio nombre de la entidad, de la empresa, de la tesorería, etc., indica si ella es departamental o municipal.

11. No se requiere estrictamente una enumeración de cada entidad, tesorería o empresa departamental y municipal que tenga activos o pasivos con cada banco, corporación, CAV, etc.. Basta con que se haga una correcta agregación del conjunto clasificado en cada uno de los grupos antes enumerados y que se respete aquella metodología todo el tiempo.

12. A diferencia de lo dicho en la nota anterior, si es estrictamente necesario hacer una enumeración completa de las entidades y empresas nacionales. Aquéllas que no se encuentran en el listado, deben sr incluidas en el grupo “otras entidades y organismos públicos”. Obsérvese atentamente que este grupo esta reservado sólo para entes del orden nacional.

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