CARTA CIRCULAR 22 DE 2000 

(Mayo 30)

Ref.: Suministro de información cuando se producen cambios de gobernadores, alcaldes, gerentes y demás representantes legales de entidades y corporaciones públicas del orden territorial.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 52 de 2003 de la Contaduría General de la Nación)

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

Este despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en los literales c) y f) del artículo 3º de la Ley 298 de 1996, se permite impartir las siguientes instrucciones relacionadas con el suministro de información financiera, económica y social por parte de los servidores que hacen dejación de un cargo público, a quienes los sucedan.

1. Objetivos

• Garantizar la entrega de información financiera, económica y social de los entes del sector público, como consecuencia del cambio en la administración que se producirá a partir del próximo 1º de enero de 2001 en las gobernaciones y alcaldías del país.

• Facilitar a los recién posesionados mandatarios y demás representantes legales de organismos públicos, el conocimiento de la realidad financiera económica y social de la entidad que entran a administrar.

• Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contables de conformidad con las normas y procedimientos determinados por la Contaduría General de la Nación, CGN.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

2. Instrucciones

Los servidores públicos a que se refiere la presente carta circular deben garantizar durante el proceso de empalme, la entrega a su sucesor de la información sobre los bienes, derechos y obligaciones de la entidad. Para lo cual procederán a suministrar los siguientes documentos:

• Los estados financieros con corte al último día del mes de noviembre y el movimiento contable del mes de diciembre.

• Los libros oficiales y auxiliares de contabilidad y los comprobantes y documentos soporte que forman parte del sistema contable de la entidad.

• Las notas a los estados contables, copias de los informes incluyendo los de control interno contable, requerimientos recibidos y en general la correspondencia existente entre la CGN y el ente público.

• Relación de los inventarios de propiedad, planta y equipo; discriminación de las inversiones y los acreedores y los cálculos actuariales de pensiones, entre otros.

• Para efectos de la presentación, hasta el 15 de febrero de 2001, de la información financiera que debe remitirse a la CGN, esta será suscrita por el gobernador, alcalde o representante legal que se encuentre en ejercicio de sus funciones en el momento del envío de la misma, no obstante que ésta corresponda al período inmediatamente anterior en el cual, el firmante no era titular del cargo.

Con el fin de atender estas instrucciones, se recomienda elaborar un acta de entrega que estará soportada con los documentos antes mencionados.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

3. Vigencia

La presente carta circular rige a partir de la publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: Esta carta circular va dirigida a los gobernadores, alcaldes y representantes legales de las entidades y corporaciones públicas del nivel territorial en sus sectores central y descentralizado.

(Nota: Modificada por la Carta Circular 23 de 2000 de la Contaduría General de la Nación).

(Nota: Derogada por la Circular Externa 52 de 2003 de la Contaduría General de la Nación).

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

_____________________________