CARTA CIRCULAR EXTERNA 23 DE 2000

(Septiembre 20)

Asunto: Prórroga del lanzamiento del sistema de saldos.

El pasado 28 de marzo de 2000 mediante la Carta Circular Externa 9, esta superintendencia impartió instrucciones para lanzar el sistema de saldos en depósito, tema de gran importancia para el mercado y considerado como uno de los objetivos prioritarios plasmados en el del plan estratégico de esta entidad. La Superintendencia de Valores al efectuar el seguimiento al proceso, pudo determinar que algunos emisores considerados como críticos para el mercado de valores, no cumplieron con su alistamiento para garantizar la cobertura integral requerida para este lanzamiento.

En estas condiciones y en razón de la responsabilidad legal de este despacho de proteger el mercado, nos vemos en la obligación de ordenar una prórroga para el lanzamiento del sistema de saldos de Deceval para el 9 de enero de 2001, plazo que se considera adecuado para que los emisores cumplan con su obligación de puesta en marcha del sistema indicado.

Esta superintendencia en ejercicio de sus facultades legales, en especial aquellas contenidas en los numerales 21, 39 y 40 del artículo 3º del Decreto 2739 de 1991, en concordancia con el numeral 16 del artículo 1º del Decreto 1609 de 2000, imparte las siguientes instrucciones para el logro de este propósito.

1. Informes del responsable del proyecto.

El responsable del proyecto deberá enviar al cierre de cada mes a la Superintendencia de Valores, un informe firmado por el representante legal de la entidad, en el que se detalle el avance del proyecto y que deberá contener como mínimo la siguiente información:

a) Porcentaje de construcción o desarrollo de los sistemas de registro;

b) Estado de ajuste o modificación de los procedimientos internos, y

c) Resultado de pruebas efectuadas.

Este informe deberá ser remitido dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al cierre del respectivo mes

2.Obligaciones del depósito y de los emisores.

2.1. Programa para la conciliación de saldos y registros de deuda

El depósito centralizado de valores de Colombia Deceval S.A., y los emisores de valores inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios con valores en Deceval S.A., deberán realizar los siguientes procesos de conciliación de registros de deuda, para garantizar la puesta en marcha del sistema de saldos con el cotejo integral de los beneficiarios de los valores depositados en caso de títulos nominativos y de la conformación de saldos sobre valores depositados a la orden. La conciliación de saldos deberá efectuarse con corte a las fechas que se indican a continuación, para lo cual el depósito remitirá la información correspondiente dentro de los 5 días hábiles siguientes al cierre del mes respectivo:

• 30 de septiembre de 2000.

• 31 de octubre de 2000.

• 30 de noviembre de 2000.

• 5 de enero de 2001 saldos para la puesta en marcha: Desde esta fecha y el día previo al 9 de enero de 2001, las entidades emisoras y Deceval deberán tener ajustados completamente sus saldos y registros por beneficiario (títulos nominativos), para así garantizar la puesta en marcha del sistema de saldos por titular y la adecuada protección a los inversionistas.

Con excepción de la última fecha indicada, los emisores deberán dar respuesta a Deceval S.A., sobre el proceso de conciliación dentro de los 10 días hábiles siguientes al envío de la información por parte del mismo, indicando el resultado de la verificación y los ajustes requeridos, en cuyo caso el depósito y el emisor efectuarán los registros correspondientes.

2.2.Plan de pruebas.

Los emisores de valores con títulos valores en el depósito, deberán preparar un plan de pruebas que incluya la evaluación integral de los sistemas, procesos y procedimientos ajustados.

La Superintendencia de Valores notificará a los emisores críticos y los monitoreará con el fin de validar el cumplimiento del alistamiento y la realización de las pruebas, las cuales tendrán como plazo máximo el 15 de diciembre de 2000.

Como resultado de este plan, deberá garantizarse como mínimo los siguientes elementos:

Respecto de los valores que ingresan físicos

1. Identificar los valores que entran en depósito estableciendo los derechos en cabeza del tenedor.

2. Controlar la circulación de los derechos en cabeza de los tenedores independientemente del título físico que ingrese, es decir solo referida a los derechos.

3. Globalizar los valores que llegan físicos al depósito respecto de los cuales éste solicite su sustitución o su reemplazo ante el emisor.

4. Verificar y controlar los pagos que se realicen sobre estos valores junto con la información exigida por las normas tributarias sobre retención de rendimientos financieros.

5. Realizar los fraccionamientos de títulos físicos para atender las solicitudes de retiro del depósito.

Respecto de los emitidos en forma globalizada

1. Efectuar el registro del título global representativo de la emisión, el cual comprende el registro contable de la emisión, los derechos en circulación y el control sobre el saldo circulante de la emisión, esto es el monto expedido, emitido, colocado, por colocar, cancelado y anulado de los derechos.

2. Controlar los pagos que se realicen sobre estos valores, junto con la información exigida por las normas tributarias sobre retención en la fuente sobre rendimientos financiero.

3. Realizar los fraccionamientos de títulos físicos para atender las solicitudes de retiro del depósito cuando proceda su materialización.

Registro en el libro de valores nominativos

Respecto del libro de registro de valores nominativos habrá de tenerse en cuenta que a partir de la información que le suministre el depósito en cumplimiento de los artículos 20 de la Ley 27 de 1990 y 14 del Decreto 437 de 1992, el emisor de valores nominativos deberá además de las obligaciones tributarias antes señaladas, registrar la información sobre:

1. La colocación individual de los derechos.

2. La anulación de los derechos de acuerdo con las órdenes que imparta el emisor al depósito, en los términos establecidos en el reglamento de colocación y del prospecto.

3. Las pignoraciones y gravámenes, para lo cual el titular o titulares de los derechos seguirán el procedimiento establecido en el reglamento de operaciones del depósito.

4. El saldo en circulación bajo el mecanismo de anotación en cuenta.

5. El pago de los derechos patrimoniales que estén representados por anotaciones en cuenta a favor de los respectivos beneficiarios.

6. La actualización del monto del título global o títulos globales depositados, a partir de las operaciones de expedición, cancelación al vencimiento, anulaciones y retiros de valores del depósito.

2.2.1. Emisores con procesos automatizados. Los emisores de valores inscritos en el registro nacional de valores e intermedios con valores en depósito deberán acordar con Deceval, la fecha de participación en los pilotos que se programen para la validación de las pruebas.

Los pilotos se programarán para la primera y tercera semana de los meses de octubre, noviembre y la segunda semana del mes de diciembre de 2000.

2.2.2. Emisores con procesos manuales. Los emisores deberán satisfacer los requerimientos enunciados en este numeral respecto a los valores en depósito.

3.Programa para el lanzamiento.

Deceval deberá remitir a mas tardar el 7 de diciembre, el procedimiento que se seguirá en el fin de semana previo al lanzamiento del sistema de saldos en el cual se delimitarán las responsabilidades y obligaciones tanto del Deceval como de los emisores.

Los emisores con títulos en el Deceval deberán disponer de los recursos necesarios el 6, 7 y 8 de enero de 2001, a fin de garantizar los procesos de conciliación y cierre de saldos definitivos por titular, que servirán como punto de partida de la nueva metodología del sistema de saldos; en tal sentido, el representante legal y el responsable del proyecto deberán notificar al depósito el recibo de la información y su conformidad sobre la misma.

4.Régimen sancionatorio.

Quienes incumplan lo dispuesto en la presente Carta Circular Externa, estarán sujetos a las sanciones que establezcan las normas legales sobre el particular, de acuerdo con lo establecido en el numeral 7º del artículo 4º del Decreto 2115 de 1992 y el artículo 6º de la Ley 27 de 1990.

5. Vigencia.

La presente carta circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N del D.: La presente carta circular va dirigida a representantes legales de emisores inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios con valores en el depósito centralizado do valores de Colombia Deceval S.A.

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