CARTA CIRCULAR 25 DE 2000 

(Diciembre 27)

Ref.: Pautas mínimas para la implementación del plan general de contabilidad pública que regirá a partir del 1º de enero del 2001.

Como es de su conocimiento, mediante la Resolución 400 del 1º de diciembre de 2000, este despacho estableció la obligación de aplicar la nueva versión del plan general de contabilidad pública a partir del 1º de enero de 2001.

Ahora bien, atendiendo al hecho que en dicha versión se incorporan, a nivel de su marco conceptual, precisiones en cuanto a las normas técnicas de reconocimiento y revelación, que definen rigurosamente el momento de causación de los diferentes hechos económicos y, a nivel de su modelo instrumental, posibilidades de revelación orientadas a captar los aspectos más relevantes que caracterizan el habitual desempeño de los entes públicos, a continuación, me permito indicar como preámbulo de los procedimientos detallados que forma parte integral del presente PGCP, los aspectos más importantes a tener en cuenta a fin de que ustedes dispongan en sus entidades las adecuaciones necesarias para acometer, sin mayores traumatismos, la tarea de adopción del PGCP.

Si bien, estas pautas no constituyen una relación exhaustiva de los aspectos contemplados en el manual de procedimientos, con ellas pretendemos destacar los aspectos más relevantes, que exigen revisiones operativas inmediatas, para que sean factibles los registros contables a partir del 1º de enero. Igualmente podrá notarse que en ocasiones se trata de posibilidades de registro totalmente nuevas y, en otras, representan precisiones marginales frente a los mecanismos que se encontraban vigentes para el año 2000.

En lo relativo al marco conceptual, el documento señala explícitamente, en su introducción, la metodología empleada para la construcción conceptual del PGCP, destacando los elementos determinantes del sistema de contabilidad pública, que emergen del ámbito en el que opera, señalando jerárquicamente los elementos que lo conforman a saber: postulados, objetivos, características, requisitos, principios y normas técnicas.

Postulados. Éstos se definen en función de las exigencias que se le plantean a la información contable pública, en materia de elevados niveles de confiabilidad y utilidad social. Mientras la confiabilidad se fundamenta en la razonabilidad que se pretende revelar y la neutralidad del proceso contable, e incorpora la noción de imparcialidad en el tratamiento a los usuarios de la información, la utilidad social se fundamenta en la transparencia en el manejo de recursos y en el impacto colectivo que se debe derivar de la utilización de la información contable.

Se elimina el postulado de confianza pública, debido a que la aceptación de los hechos por parte de la sociedad es una consecuencia de la confiabilidad, por ende, no se puede concebir como premisa básica del sistema.

Objetivos. Los objetivos estipulados en el plan anterior se mantienen. No obstante, en materia de gestión y control, se dejan explícitas, dos dimensiones del sistema: en el ámbito “micro”, o institucional y "macro" o resultante bien sea de agregados o consolidados de información.

Los objetivos de cultura ciudadana y análisis y divulgación, se enuncian teniendo en cuenta que a nivel institucional y consolidado, la información contable tiene un mismo propósito.

Usuarios. Los usuarios de la información contable son los contemplados en el anterior plan, sin embargo, se clasificaron atendiendo los objetivos que éstos persiguen; de esta forma, se tienen usuarios de acuerdo a propósitos de gestión, control, cultura ciudadana, análisis y divulgación.

Características. A diferencia del anterior plan, se realizó una clasificación, en la cual se asocian las cualidades a características y las condiciones a requisitos, como elementos independientes.

Se analizaron cada una de las cualidades estipuladas en el plan anterior, evaluando si éstas eran elementos que diferenciaban el sistema de otras construcciones, concluyendo que las características de la información contable pública son: Racional, universal, medible y comparable.

La identificación de características implicó que se reclasificarán algunos conceptos inicialmente tratados como condiciones, principios o normas generales.

Requisitos. Condiciones que debe tener la información contable pública, para que ésta posibilite el cumplimiento de los objetivos del sistema; en este sentido, se concluye que los requisitos son: Oportuna, objetiva, consistente, relevante, verificable, comprensible.

Al igual que en las características, se evaluaron aquellas condiciones mínimas que debe reunir la información, determinando las más importantes en función de los objetivos del sistema, es así que algunos elementos que consideraba el plan como requisitos, fueron supeditados a aquellos estrictamente necesarios; en este sentido, no se trata de realizar una lista exhaustiva del total de condiciones que debe reunir la información, sino de identificar las más determinantes.

Principios. En el anterior plan, no existía una diferencia clara entre principios y normas generales; la dificultad radica en el hecho, de que efectivamente no es posible hablar indistintamente de uno u otro. Por tal razón, los principios se han tratado como normas generales que orientan el proceder contable.

En este orden de ideas, se establecieron principios o normas generalas, cada uno en función de los postulados y objetivos del sistema; es decir, se identificaron las pautas fundamentales que se debían seguir para que la información contable, fuera confiable y útil, y además coadyuvara en el cumplimiento de los objetivos de gestión, control, cultura ciudadana y análisis y divulgación.

En términos generales, se puede afirmar que los principios están, unos relacionados con la confiabilidad y otros con la utilidad social. Este ejercicio implicó, que algunas de las normas generales estipuladas en el anterior plan, se enunciaran como principios, y los que estaban contemplados como tal, se evaluaran en función de los postulados estipulados.

En definitiva se enuncian diez principios, de los que estaban, la universalidad, clasificada como característica del sistema, la equidad en los términos enunciados, se convierte en una premisa del postulado de confiabilidad, la esencia sobre forma, conserva su espíritu y en ésta se recoge el principio denominado cumplimiento de normas legales, y el control como se analizó anteriormente, se formula en términos de un objetivo del sistema.

De las normas generales que existían, la consistencia se clasifica como requisito; se desarrolla una norma relacionada con la valuación, la cual recoge la unidad de medida; el reconocimiento, causación, gestión continuada, prudencia, no compensación, revelación, hechos posteriores al cierre se enuncian como principios, la connotación que tenía la norma general de características y prácticas de cada ente público se estipula en el principio de registro.

En lo relativo a las normas técnicas, se buscó darle una clasificación homogénea en el sentido que cada una de ellas contemplara los siguientes aspectos:

• Concepto. Precisar la definición del tema que se está tratando.

• Reconocimiento. Indicar el valor por el cual debe incorporarse la transacción o evento a la contabilidad y anotar si el hecho es susceptible de actualización la forma de hacerlo.

• Causación. En algunas notas se indica claramente el momento en el cual debe incorporarse o registrarse el hecho.

• Revelación. Para indicar los criterios de clasificación de las cuentas a efectos de revelarse en el catálogo de cuentas del plan general de contabilidad pública y los estados contables.

Consideraciones por grupos de cuentas:

Efectivo. En este grupo se crea la cuenta 1109-Depósitos en institutos financieros y cooperativas en la cual se deben registrar los fondos disponibles en cuenta de ahorro constituidas en institutos financieros y cooperativas.

Para el efecto, las entidades que posean saldos a diciembre 31 de 2000 registrados en las demás cuentas del efectivo y que pertenezcan a fondos disponibles en cuenta de ahorro constituidas en institutos financieros y cooperativas, deberán reclasificar dichos saldos a la cuenta creada para el efecto.

Inversiones. El cambio fundamental está en que la actualización de las inversiones debe hacerse teniendo en cuenta la intención de tenencia o transacción como determinante endógeno para la aplicación obligatoria de normatividad expedida en materia de valoración a precios de mercado o por contraste con el criterio exógeno de existencia de precios de mercado para los títulos.

En este sentido, el portafolio que posean las entidades a diciembre 31 de 2000 deberá ser revisado en función de la intención de tenencia o transacción de los títulos y, para aquellos que se opte mantener hasta su redención podrá contemplarse la posibilidad de su exclusión de la aplicación de valoración a precios de mercado, hecho que deberá ser informado, formalmente a la Contaduría General de la Nacional para su aprobación en cuyo caso deberán dejarse las notas respectivas a los estados financieros, advirtiendo el cambio de metodología cuando haya lugar, debiendo reclasificar los títulos del portafolio que se pretendan conservar hasta su redención empleando las cuentas creadas para el efecto.

Según lo indicado las metodologías a utilizar en la actualización son:

• Cotización en bolsa.

• Valor presente neto (precio de mercado - tasa básica).

• Valor presente neto (rentabilidad interna - TIR).

• Método de la participación patrimonial.

• Método del costo.

Rentas por cobrar.

En este grupo se hacen precisiones en cuanto a que solamente se registra el concepto de ingresos tributarios, y se incluyen los conceptos de anticipos y retenciones.

En ese orden de ideas, las entidades que administran los ingresos tributarios, deberán realizar las reclasificaciones necesarias para garantizar que en este grupo aparezcan en los saldos, exclusivamente los conceptos relacionados con este tipo de ingresos.

De otra parte, se precisaron los criterios de provisión de las rentas por cobrar dependiendo de la antigüedad y el incumplimiento, empleando métodos de carácter general o individual, para lo cual, las entidades atendiendo la naturaleza de los saldos, aplicarán uno u otro método.

Por otra parte, este grupo requiere un manejo riguroso en función de su antigüedad o por vigencias, con lo cual, en la vigencia actual, deben registrarse impuestos liquidados y declarados por el contribuyente o autoridad competente correspondientes a gravámenes reconocidos durante el ejercicio contable en curso, sin perjuicio de la vigencia a la cual corresponde la liquidación. Así mismo, incluyen las retenciones y anticipos liquidados en el mismo período.

Como consecuencia, las entidades que administran los ingresos tributarios, para efectos del registro, no deberán tener en cuenta la vigencia a la que pertenezca la rentas liquidadas, sino el ejercicio contable en las que se reconozcan.

Deudores.

En este grupo, se establece que para efecto de realizar la provisión, los métodos individual y general, de tal suerte que las entidades que posean saldos en estas cuentas que sean susceptibles de provisión, deberán utilizar uno de estos dos métodos, atendiendo la naturaleza de dichos saldos.

De otra parte, se crea la cuenta fondo de ahorro y estabilización petrolera (1426), para que las entidades como los municipios, departamentos, Ecopetrol y Fondo Nacional de Regalías, registren los recursos que tienen en dicho fondo que es administrado por el Banco de la República.

Las entidades mencionadas, deberán realizar las reclasificaciones correspondientes cuando posean este tipo de fondos y se encuentran registrados en otras cuentas del efectivo.

Inventarios.

El cambio está enfocado hacia la no aplicación de los ajustes por inflación en el sistema parcial de ajuste, para el efecto, las entidades que posean saldos en estas cuentas deberán realizar la reversión de estas partidas contra la cuenta patrimonial que hayan afectado al momento de realizar el ajuste.

Propiedades, planta y equipo.

Para este grupo, se precisa el concepto y se incorporan aspectos tales como el mantenimiento y la utilización para atender necesidades sociales.

El cambio fundamental está en la precisión que se hace sobre la forma de actualizar estos bienes, ya que se establece que deben reconocerse por su costo histórico el cual se actualizará al costo reexpresado, mediante la aplicación de ajustes por inflación, y alternativamente, podrán considerarse como métodos de actualización el costo de reposición y el valor de realización, este último cuando se esté ante la inminente enajenación de las propiedades, planta o equipo, mediante la realización de avalúos técnicos. Para establecer el costo de reposición pueden emplearse avalúos o precios de referencia.

En consecuencia es factible que, en un momento determinado coexistan la aplicación de ajustes al valor por el costo reexpresado con las otras formas admitidas de actualización.

Se amplía el concepto de costo histórico, haciéndolo extensivo al primer valor por el cual se incorpora un hecho o evento a la contabilidad, que puede ser por avalúo técnico o valor pactado.

Para los activos de menor cuantía ($ 670.000) se podrán depreciar totalmente en el año en que se pongan en servicio, ampliándose esta condición para los bienes que figuran en balance y fueron adquiridos antes de 1999.

Para aquellos bienes cuyo costo de adquisición sea inferior a medio (0.5) salario mínimo mensual vigente, la entidad podrá registrarlos directamente contra el gasto, incluyendo los adquiridos antes de 1999.

Se hace la precisión respecto a la depreciación de las propiedades, planta y equipo, estableciendo que solamente se podrán depreciar aquellos que se encuentren en uso.

Se crea la cuenta 1612—Plantaciones agrícolas perennes, para registrar aquellos cultivos en los que se espera obtener beneficios a largo plazo, de tal manera que las entidades que posean este tipo de cultivos y los hayan registrado en cualesquiera otras cuentas de grupo propiedades, planta y equipo, deberán realizar la correspondiente reclasificación.

Todo lo anterior supone que las entidades, deberán establecer la naturaleza de propiedades, planta y equipo, determinar su costo, su intención de enajenarlos, entre otros y hacer las reclasificaciones correspondientes y determinar la metodología a utilizar para actualizarlos.

Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales.

En cuanto a los bienes de beneficio y uso público se precisa en la norma técnica que la amortización se realiza exclusivamente para aquellos que se encuentran en servicio por el ente público y no a aquellos que se encuentren en construcción o se hayan entregado en administración.

El valor correspondiente a la amortización de estos bienes se registrara directamente contra el patrimonio en la cuenta denominada deterioro por utilización de bienes de beneficio y uso público (db).

Estados bienes se reconocen por el costo histórico y son sujetos a actualización por el costo reexpresado, mediante la aplicación del sistema de ajustes por inflación.

Otros activos.

Para este grupo, se establece un procedimiento para la cancelación de los saldos que se encuentren totalmente conciliados en la cuenta de principal y subalternas, de tal manera que las entidades que posean saldos en estas cuentas deberán realizar procesos de conciliación entre las oficinas principales y las seccionales de los recursos y bienes enviados.

Para el efecto, se creó en el patrimonio, las cuentas 311004 y 322505.

Se crea la cuenta 1911—Inversión social diferida, para los conceptos dentro de los proyectos de inversión que se consideren deban diferirse en el tiempo en que se espera generar los beneficios a la comunidad.

Operaciones de crédito público.

Los cambios realizados a estas normas fueron enfocados a precisar aspectos tales como los valores a los cuales se deben reconocer cada una de ellas, dependiendo del tipo de operación, moneda en las que fueron pactadas, y la forma como se deben revelar atendiendo su origen, plazos pactados para su pago, clase de entidad y de operación que la genera.

Se crearon las cuentas necesarias para el registro de la deuda pública externa de corto plazo, de esta manera, las entidades que presenten deudas de esta naturaleza y las hayan registrado en otras cuentas deberán realizar las reclasificaciones correspondientes.

Obligaciones financieras.

Este grupo queda habilitado para registrar aquellas obligaciones que no se enmarcan dentro del concepto de operaciones de crédito público. Generalmente corresponden a obligaciones para atender situaciones transitorias de liquidez.

Las entidades deberán realizar un análisis de los saldos de estas cuentas y efectuar las reclasificaciones correspondientes cuando no correspondan a la naturaleza de las obligaciones financieras.

Otros bonos y títulos emitidos.

Los cambios estuvieron orientados hacia la precisión de su naturaleza e intención, indicando que corresponden a títulos especiales con los cuales no se tiene intención de captar recursos, sino de reconocer obligaciones.

Para el efecto las entidades realizarán un análisis para determinar el adecuado registro de estos instrumentos y si es del caso realizar la correspondiente reclasificación.

Patrimonio público.

Para esta clase, se precisa el concepto de patrimonio público y se establecen los elementos que lo integran, definiendo que está conformado por unos recursos básicos y otros factores que inciden en forma positiva o negativa, generando déficit o superávit.

Se precisa la forma de revelación, indicando qué grupo se debe utilizar dependiendo el sector al que pertenezca la entidad, bien sea hacienda pública si pertenece al sector central tanto del nivel nacional como territorial, o patrimonio institucional cuando forma parte del sector descentralizado de los dos niveles.

Se crean las cuentas necesarias para la identificación de los aportes que hacen las entidades públicas para la formación de sociedades limitadas y asimiladas, así como sociedades anónimas o asimiladas, amortización de bienes de beneficio y uso público, cancelación de principal y subalternas, pagos de excedentes en exceso de las utilidades.

Lo anterior supone que las entidades hagan las reclasificaciones correspondientes para garantizar que los diferentes aportes realizados para la formación de entidades o sociedades, estén adecuadamente reveladas.

Gastos.

Se reincorpora el grupo 52 para el manejo de los gastos de operación para todas las entidades, siempre que no estén contemplados en las cuentas de costos de producción y de operación, y que pueden ser razonablemente atribuibles a las actividades básicas que desarrolla el ente público.

Se precisa el concepto de gasto social, del grupo 55 que se denomina gasto público social, el cual representa los importes realizados con el fin de cubrir las necesidades básicas insatisfechas de la población en los sectores básicos o en el bienestar o mejoramiento de la calidad de vida de la población, que pueden estar programados presupuestalmente tanto en funcionamiento como en inversión.

De otra parte se incorpora el concepto de gasto de inversión social, que corresponde al grupo 56 el cual representa aquellos importes realizados con el fin de ejecutar los proyectos de inversión tendientes a la consecución de las metas del cometido estatal en cumplimiento del plan de desarrollo.

Costos de ventas y operación.

Se crea el grupo 64—Costo de operación, el cual recoge lo que se traía en el grupo 52.

Cuentas de orden deudoras.

Se crea la cuenta 8355—Ejecución proyectos de inversión, para el registro de la acumulación total de los proyectos de inversión.

Se crea la cuenta 8333—Facturación glosada en venta de servicios de salud, de tal manera que las entidades que tengan este tipo de facturación realicen el registro correspondiente en esta cuenta.

Cuentas de planeación y presupuesto.

Se crean en las cuentas de presupuesto de ingresos los conceptos propios del sector salud y la sobretasa al predial.

Se establece una nueva codificación para la incorporación de los conceptos antes mencionados.

Se une en una sola cuenta la ejecución de ingresos en papeles y otros conceptos que antes estaba separada.

Se amplía el concepto de los reconocimientos para el sector salud y se crean las subcuentas necesarias.

En las cuentas de presupuesto de gastos se crea la cuenta 0333 – para identificar las ejecución sin flujo de efectivo.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de contabilidad, contadores y revisores fiscales de los entes públicos de los niveles nacional y territorial en sus sectores central y descentralizado a que se refiere el numeral 4º del plan general de contabilidad publica, PGCP.

____________________ ___________