Superintendencia de la Economía Solidaria

CARTA CIRCULAR 3 DE 2013 

(Febrero 13)

Asunto: Reporte del fondo de liquidez.

Esta superintendencia, en uso de sus facultades legales y en particular de las establecidas en los numerales 1º, 2º, 22 y 23 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y los artículos 9º y 10 del Decreto 790 de 2003, así como lo señalado en el numeral 1º del capítulo XIV de la Circular Contable y Financiera 4 de 2008, y en consideración a que en el proceso de supervisión, se vienen evidenciando deficiencias en el reporte mensual del fondo de liquidez, considera necesario impartir instrucciones sobre el particular, las cuales deberán ser observadas a partir de la fecha.

Los reportes del fondo de liquidez que no cumplan con lo aquí señalado, se darán por no presentados, situación que dará lugar a la aplicación de las sanciones pertinentes de conformidad con lo señalado en el artículo 12 del Decreto 790 de 2003 y los numerales 6º y 7º del artículo 36 de la Ley 454 de 1998.

1. Cumplimiento del fondo de liquidez.

De acuerdo con el numeral 2º del artículo 1º del Decreto 2280 de 2003, que modifica el artículo 6º del Decreto 790 de 2003, los recursos que conforman el fondo de liquidez deben mantenerse en títulos de máxima liquidez y seguridad. El representante legal y el revisor fiscal deberán verificar el cumplimiento de la anterior disposición, de tal manera que al momento de detectar cualquier indicio de incumplimiento, procedan de manera inmediata a su restitución e informar a esta superintendencia de tal situación.

Cuando se opte por mantener los recursos del fondo de liquidez en cuentas de ahorros, estas deberán cumplir las siguientes condiciones:

a. Destinación exclusiva para el fondo de liquidez. Deberán estar separadas de las otras cuentas que utiliza la cooperativa en el desarrollo de su operación.

b. Uso exclusivo para el fondo de liquidez. Únicamente para cubrir retiros inesperados de ahorros o por el ajuste al cierre del mes. Por tanto, no es aceptable que se presenten extractos de estas cuentas con retiros frecuentes durante el mes de reporte, so pretexto de que el valor del fondo de liquidez siempre ha permanecido como mínimo en un 10%.

En caso de incumplimiento de las anteriores condiciones, se entenderán incumplidas las normas de constitución del fondo de liquidez.

Los títulos y demás valores que componen el fondo de liquidez deberán permanecer libres de todo gravamen, por tanto, la organización solidaria no podrá garantizar operaciones de tesorería o crediticias con los recursos del fondo de liquidez.

1.1. Porcentaje y base para el cálculo.

El artículo 6º del Decreto 790 de 2003 modificado por el artículo 1º del Decreto 2280 de 2003 señala: “Las entidades de que trata el presente decreto deberán mantener permanentemente un monto equivalente a por lo menos el 10% de los depósitos y exigibilidades ...”, lo que quiere decir, que no está permitido realizar ajustes después del cierre mensual a los valores que componen el fondo de liquidez, lo que implica que las entidades deberán contar con reservas suficientes en caso de que se presenten captaciones imprevistas el último día hábil del mes, por tanto, quien reporte déficit originados en operaciones imprevistas incumplirá las normas de constitución del fondo de liquidez.

En caso de presentarse retiros inesperados en los depósitos, antes de la utilización del fondo de liquidez, el representante legal debe dar aviso a la superintendencia, informando el motivo de tal decisión.

Al día siguiente de la utilización, el representante legal y el revisor fiscal deberán informar: saldo del fondo de liquidez antes de la utilización, monto utilizado, fecha de la operación y de reposición.

1.2. Reporte mensual del fondo de liquidez a la superintendencia.

La periodicidad de entrega del reporte del fondo de liquidez será mensual, y tendrá como plazo el día veinte (20) calendarios del mes siguiente a la fecha de corte, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

a. Formato 27. Mediante Circular Externa 7 del 15 de julio de 2010, se modificó el formato de reporte del fondo de liquidez con el fin de incluir información de las entidades receptoras de los recursos del fondo de liquidez y unificar los formatos de reporte mensual, el cual entró en vigencia a partir del reporte de información al corte del 31 de diciembre de 2010. Teniendo en cuenta lo anterior, en adelante solo se deberá remitir el formato 27 vigente, suscrito por el representante legal, validado y auditado por el revisor fiscal (se anexa).

Es importante precisar que los saldos reportados en dicho formato deben coincidir con los valores reportados en el formulario oficial de cuentas a través del Sigcoop y su adecuado diligenciamiento es responsabilidad del representante legal de la cooperativa, quien deberá verificar el cumplimento de las disposiciones legales y de la exactitud de los datos reportados.

b. Soportes del fondo de liquidez. Como anexo al Formato 27, mensualmente se deberá remitir la totalidad de los documentos que soportan los recursos que componen el fondo de liquidez, cuya fecha debe coincidir con la fecha de corte del reporte, de no remitirse de forma adecuada, se entenderán incumplidas las normas de constitución del fondo de liquidez.

Cuando el fondo de liquidez esté conformado por las inversiones señaladas en el numeral 2º del artículo 6º del Decreto 790 de 2003 modificado por el artículo 1º del Decreto 2280 de 2003, adicionalmente se deberá remitir un informe que contenga un análisis del comportamiento de cada inversión (plazos, gestión del portafolio, riesgo subyacente, entre otros aspectos).

c. Soportes de custodia: Como anexo al Formato 27, se deberá anexar las certificaciones de custodia de los títulos y demás valores que componen el fondo de liquidez.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a representantes legales, miembros del consejo de administración y revisores fiscales de las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito.

 

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