CARTA CIRCULAR 33 DE 2002 

(Febrero 8)

Asunto: Obligatoriedad del saneamiento contable de las entidades del sector público.

La Contaduría General de la Nación, en cumplimiento de sus funciones constitucionales, legales y reglamentarias, ha establecido directrices claras en el propósito de lograr que la contabilidad de los diversos entes públicos reflejen su realidad financiera, económica y social.

Con el fin de lograr que el anterior propósito se cumpla, este despacho ha expedido recientemente, una serie de normas entre las que cabe destacar la Resolución 351 del 21 de noviembre de 2001 y la Resolución 364 del 29 de noviembre de 2001, mediante las cuales se elimina la aplicación del sistema de ajustes por inflación; la Resolución 395 del 24 de diciembre de 2001, mediante la cual se modifican los plazos para la presentación de información; la Circular Externa 45 del 19 de octubre de 2001, relacionada con las instrucciones para la realización de avalúos de los bienes inmuebles de los entes públicos; y la Circular Externa 47 del 29 de noviembre de 2001, que se refiere a los parámetros empleados en el proceso de consolidación, entre otras normas complementarias.

De otra parte, el Congreso de la República expidió la Ley 716 que fue sancionada por el señor Presidente de la República el 24 de diciembre de 2001, mediante la cual se expiden normas para llevar a cabo el saneamiento de la información contable pública y que establece:

ART. 1º—Del objeto. La presente ley regula la obligatoriedad de los entes del sector público de adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades públicas. Para el efecto, deberá establecerse la existencia real de bienes, derechos y obligaciones, que afectan el patrimonio público depurando y castigando los valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, para proceder, si fuera el caso a su eliminación o incorporación de conformidad con los lineamientos de la presente ley”. (resaltado fuera de texto).

Este proceso depuratorio deberá adelantarse durante el decurso de los próximos dos (2) años sobre los valores registrados a 31 de diciembre de 2000, bajo la responsabilidad del jefe o director de la entidad u organismos respectivo y para las entidades del sector central tanto nacional como territorial, por el funcionario que establezca el Gobierno Nacional; en todo caso, “(...) Los servidores públicos competentes serán responsables administrativa y disciplinariamente en el evento en que la entidad pública que representan, no haya utilizado o haya utilizado indebidamente, las facultades otorgadas por la presente ley” (art. 5º, par. 2º).

La Contaduría General de la Nación ha establecido las modificaciones de procedimiento básicas para reflejar en la contabilidad de cada ente público, la actuación administrativa relacionada con la depuración contable y se encuentran incluidas en el plan general de contabilidad pública, PGCP, adoptado mediante la Resolución 400 de 2000 y demás normas que lo complementan.

No obstante lo anterior, en aquellos casos en que se considere que existe deficiencia en el PGCP para reflejar alguna situación en particular, se le hará saber de forma inmediata a nuestra entidad para que, si es necesario, se realicen con la mayor brevedad posible los cambios respectivos.

De otra parte cabe advertir, que se sancionó también, la Ley 734 del 5 de febrero de 2002, relacionada con el nuevo Código Disciplinario Único, el cual en su artículo 48 se determina:

“ART. 48.—Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes:

(...).

26. No llevar en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera.

52. No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el sistema nacional de contabilidad pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz”.

De tal forma que el legislador ha tipificado de manera expresa estas conductas en el máximo grado de responsabilidad, ante la necesidad de garantizar el cumplimiento de las normas relacionadas con la implantación del sistema nacional de contabilidad pública establecidas en la Ley 298 de 1996.

Es por lo anterior, que me permito solicitarles se sirvan dar aplicación estricta al conjunto normativo expedido, con miras a lograr que la información financiera generada cumpla en un todo con los parámetros establecidos en el plan general de contabilidad pública, PGCP, y se constituya en una herramienta que soporte la decisiones de la administración de la entidad u organismo.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a los representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de contabilidad, contadores y revisores fiscales de los entes públicos de los niveles nacional y territorial.

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