CARTA CIRCULAR 33 DE 2005 

(Abril 1º)

Asunto: Inscripción de cédulas de ciudadanía en el exterior para las elecciones del 2006.

Para conformar de manera apropiada el censo electoral y facilitar a los colombianos residentes en el exterior el derecho al sufragio en las elecciones de congreso, presidente y vicepresidente de la república que se realizarán en el 2006, atentamente les comunico los lineamientos que deben observar en el proceso de inscripción de cédulas de ciudadanía.

1. Definición.

La inscripción de la cédula de ciudadanía es un acto mediante el cual el ciudadano se registra ante el funcionario diplomático o consular para poder ejercer el derecho al sufragio en el lugar más cercano a su residencia.

Los ciudadanos que estén incorporados en el censo electoral, no necesitan realizar una nueva inscripción, salvo que deseen cambiar su lugar de votación. Para confirmar el lugar donde se encuentren habilitados para votar, los ciudadanos pueden ingresar a la página de la Registraduría Nacional www.registraduria.gov.co y en la ventana “consulte su sitio de votación” ubicada en la parte superior izquierda de esta página, digitar el número de la cédula sin comas ni puntos.

2. Periodo de inscripción de cédulas en el exterior.

Mediante el Decreto 549 del 3 de marzo de 2005, el Gobierno Nacional facultó a los embajadores y cónsules de Colombia acreditados ante otros Estados, para habilitar puestos de inscripción y votación en sus sedes diplomáticas y consulares, o en los sitios donde autorice la Registraduría Nacional del Estado Civil y en la Resolución 818 del 22 de marzo de 2005, la Registradora Nacional del Estado Civil fijó el periodo de inscripción de las cédulas de ciudadanía de colombianos que residen en el exterior, para las elecciones del 2006.

El periodo de inscripción se inició el 30 de marzo, fecha en que se publicó en el Diario Oficial 45.864 la Resolución 818 de 2005, y concluirá el 31 de diciembre de 2005; estas inscripciones se tendrán en cuenta para conformar el censo electoral que se utilizará en las elecciones de Congreso programadas para el domingo 12 de marzo de 2006.

Para la elección de presidente y vicepresidente que se efectuará el domingo 28 de mayo de 2006 y, si hubiere lugar, la segunda vuelta del domingo 11 de junio de 2006, valdrán las inscripciones adelantadas en el 2005 y las que se registren entre el 13 de marzo y el 3 abril de 2006.

3. Requisitos para la inscripción.

Para que la inscripción tenga validez se necesita:

3.1. La presentación del ciudadano ante el funcionario diplomático, consular o ciudadano al que se le haya delegado esta función, con su cédula de ciudadanía o pasaporte vigente (ordinario, fronterizo u oficial) como únicos documentos válidos de identificación.

Es importante tener en cuenta que existen tres (3) modelos de cédulas de ciudadanía vigentes:

La cédula antigua, dispone del retrato en blanco y negro del ciudadano y está debidamente laminada.

La cédula de transición, contiene digitalizada la fotografía en blanco y negro del ciudadano y al reverso tiene un código de barras con información biográfica.

La cédula nueva, evolución de la anterior, se caracteriza por tener foto a color, fondo de seguridad antifotográfico y código de barras bidimensional con la información biográfica codificada al igual que la biométrica de los dedos índices.

En consecuencia, se debe aceptar cualquiera de estos modelos hasta que la ley exprese lo contrario.

Por lo anterior, no se deben aceptar para la inscripción otros documentos como fotocopia de la cédula de ciudadanía, contraseña para reclamar la cédula, constancia de la cédula en trámite, licencia de conducción, libreta militar, carné de cualquier especie, pasaporte provisional ni de continuación de viaje. Tampoco se admite una cédula de ciudadanía con el número ilegible.

3.2. Impresión dactilar del Índice de la mano derecha.

En caso de presentar amputación, debe tomarse la impresión del índice Izquierdo; si por cualquier circunstancia no lo posee, se procederá a tomar la impresión del pulgar derecho y así sucesivamente se tomarán en el orden del sistema dactiloscópico, medio, anular y meñique.

4. Elementos necesarios para la inscripción.

Formularios:

A. Lista de ciudadanos inscritos (formulario EX-3).

B. Contraseña de inscripción (formulario EX-4).

Elementos:

A. Almohadilla o planchuela.

B. Esferos.

5. Diligenciamiento del formulario EX-3.

Podrá realizarse con ayuda del computador o escribiendo de manera legible con letra imprenta y números arábigos (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0).

Campos existentesInstrucciones
HojaNumerar cada hoja en orden ascendente y consecutivo, empezando por 001. (El formulario EX-3 consta de 2 páginas y deben llevar el mismo número), sin interrupción hasta el número que se alcance al final del periodo de inscripción.
País - ciudadDiligenciar según el lugar donde se efectúe la inscripción.
CódigoSe debe escribir el código de 9 dígitos (iniciando con el número 88 ya preimpreso) asignado en la división política (Divipol) anexa, para cada consulado, embajada, ciudad y puesto.
AñoEscribir el año correspondiente en que se realice la respectiva inscripción.
MesEscribir el ordinal del mes en que se realice la inscripción.
DíaEscribir el día en que se realice la inscripción.
CédulaEscribir el número de la cédula de ciudadanía. Si la inscripción se realiza con pasaporte, se debe transcribir exclusivamente el número de la cédula de ciudadanía.
Primer y segundo apellidoTranscribir de la cédula de ciudadanía o pasaporte los datos de apellidos.
Primer y segundo nombreTranscribir de la cédula de ciudadanía o pasaporte los datos correspondientes.
DirecciónEscribir la dirección de residencia del ciudadano que se inscribe.
TeléfonoEscribir el código de ciudad y el número de teléfono en el que pueda ubicarse al ciudadano que se inscribe.
Casilla para la reseña dactilarTomar la reseña dactilar del dedo índice derecho en el cuadro que corresponda al número de orden de inscripción en la página 2 del formulario EX-3
Funcionario (s) responsable (s)Diligenciado el formulario los funcionarios o ciudadanos designados para adelantar las inscripciones, deben escribir sus nombres, apellidos, número de cédula y firmar en el espacio correspondiente.

6. Recomendaciones para diligenciar el EX-3.

6.1. Se recomienda a los funcionarios diplomáticos o consulares diligenciar previamente el encabezamiento de cada uno de los formularios EX -3, con el código y el nombre del lugar, el número de la hoja, el año y el mes de cada uno de los puestos de votación de su jurisdicción.

El código es el número que identifica el lugar y consta de nueve dígitos, siendo los dos primeros constantes e iguales a 88.

Es importante que los funcionarios conozcan con certeza el código del lugar contenido en la Divipol del exterior que se anexa. En caso de duda, debe consultarse a la dirección de censo electoral.

En la casilla “hoja” se numerarán los formularios EX - 3 comenzando por 001. Debe colocarse esta numeración en las páginas 1 y 2 del formulario, sin interrupción, hasta el cierre de inscripción de cédulas.

En una misma hoja se pueden realizar inscripciones que correspondan a distintos días del mismo mes, escribiendo siempre en la primera columna el ordinal del día respectivo.

• No se debe escribir el lugar de expedición del documento de identidad.

• Cada línea debe contener todos los datos solicitados.

• Al cometer algún error puede anularse el renglón trazando una o dos líneas sobre los datos escritos y trazando igualmente una equis sobre la casilla correspondiente a la huella dactilar (página 2 del formulario EX - 3).

6.2. El número de cédula se anotará por columnas de acuerdo con la cantidad de dígitos:

Cédula
 19354548
 5555406
 79987458
  563342
 90568991
  5432
1001102398

6.3. Los nombres y apellidos se anotarán así: En la primera columna sombreada se escribirá la letra inicial del primer apellido. En la segunda columna sombreada se pondrá la letra inicial del primer nombre, tal como aparece en la cédula.

Primer y segundo apellidoPrimer y segundo nombre
Rivas PachónFernando René
Bautista RangelRoselia
Lleras de CuéllarGloria Matilde
Lloreda D''estefanoJhon Mario
De La Cuesta LeónMartha
Chacón Vda de RuizKatia Cecilia
Castro Díaz GranadosRoberto

6.4. La impresión digital del índice derecho debe estamparse en forma nítida y rodada, en la página 2 del formulario EX-3, según el orden de inscripción.

6.5. Al reverso del formulario EX-3, encuentran instrucciones que deben ser cuidadosamente atendidas por los funcionarios o ciudadanos que adelanten las inscripciones.

7. Puestos de inscripción y votación.

La inscripción de cédulas de ciudadanía se adelantará inicialmente en los puestos de votación debidamente registrados en la división política (Divipol) vigente.

Para habilitar nuevos puestos de inscripción y votación, los embajadores y cónsules de Colombia acreditados ante otros estados podrán solicitar la autorización correspondiente a la Registraduría Nacional del Estado Civil, dirección de censo electoral, mediante el siguiente procedimiento:

7.1. Comunicar a la cancillería los motivos por los cuales se debe crear el nuevo puesto, argumentando entre otras razones el probable potencial electoral y la distancia al puesto de votación más cercano.

7.2. La dirección de asuntos consulares y comunidades colombianas en el exterior, del Ministerio de Relaciones Exteriores, evaluará la petición y emitirá el concepto correspondiente que comunicará a la dirección de censo electoral.

7.3. Si la cancillería da viabilidad para la creación del puesto, la dirección de censo electoral asignará y comunicará vía e-mail el código del nuevo puesto de votación e inscripción, con lo que se entenderá creado el lugar en la división política y habilitado para adelantar inscripciones y votaciones.

7.4. El código asignado al nuevo lugar de votación por la dirección de censo electoral, deberá usarse como identificador para todos los efectos electorales.

8. Inscripción de cédulas para ciudadanos invidentes.

Podrá realizarse con ayuda del computador o escribiendo de manera legible con letra imprenta y números arábigos (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0).

Para ubicar en las correspondientes mesas de votación una cantidad suficiente de tarjetas electorales elaboradas con el sistema Braille, y así garantizar el voto a los invidentes, se debe diligenciar un formulario EX-3, identificado con el título “inscripción de ciudadanos invidentes”.

El encabezamiento de este formulario con la leyenda descrita, solo se debe llenar en el momento en que acuda personalmente a la inscripción un ciudadano con esta limitación. La numeración para estos formularios EX-3 también será de manera consecutiva e iniciando con 001.

Al momento de registrarse la inscripción de un invidente, el funcionario inscriptor preguntará al ciudadano si lee en sistema Braille; si la respuesta es positiva, en la columna Nº encerrará con un círculo y/o marcará con una X el número de orden que corresponda.

La inscripción se hace igual que para los demás colombianos, con las siguientes salvedades:

• Para cada inscrito se debe escribir el ordinal del mes en la primera columna.

• Luego debe escribir los datos del día, cédula, apellidos y nombres, dirección y teléfono como ya se indicó.

• En una misma hoja se pueden realizar inscripciones que correspondan a distintos días del mismo mes, al igual que de diferente mes, escribiendo siempre en las primeras columnas el ordinal del mes y el día respectivo.

9. Constancia de la inscripción.

La contraseña de inscripción EX-4, es un formato que se entregará al ciudadano al momento de devolverle la cédula y le servirá como constancia de inscripción.

Debe diligenciarse de acuerdo con los datos registrados en el formato EX-3, pero se tendrá especial cuidado al transcribir la información relacionada con el número de hoja, la fecha, el orden y la cédula.

10. Diligenciamiento del formulario EX-4.

Campos existentesInstrucciones
Número de cédulaEscribir el número de la cédula. Si presenta pasaporte, transcribir el número de la cédula que figure.
País-ciudadEscribir el nombre del país y de la ciudad donde se encuentra la embajada o consulado.
PuestoEscribir el nombre del puesto de inscripción.
CódigoEscribir el código de 7 dígitos asignado al país, ciudad y puesto, precedido del número 88.
Fecha de inscripciónEscribir el año, mes y día en que se efectúa la respectiva inscripción.
HojaTranscribir del formulario EX-3 el número de la hoja.
Nº OrdenEscribir el número de orden de inscripción que le correspondió dentro del formulario EX-3.

Antes de devolver el documento de identidad verifique en el EX-3, que el respectivo número de cédula lo escribió correctamente.

11. Envío de la información diligenciada.

• Al concluir el diligenciamiento del formulario EX-3, debe escribir el total de inscritos. No olvide excluir los renglones anulados.

• Si el funcionario se equivoca al realizar una inscripción, debe anular el renglón y la respectiva casilla de la impresión digital y registrar los datos en el renglón siguiente.

• El funcionario responsable de la inscripción debe anotar al final del formulario EX-3 (página 1), en forma manuscrita, su nombre, apellido, número de cédula de ciudadanía y firmar.

• Los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, se enviarán por correo electrónico a la dirección de censo electoral de la Registraduría Nacional del Estado Civil, las páginas 1 de los formularios EX-3 diligenciados con al menos un ciudadano inscrito. Es decir, no deben remitir hojas con cero (0) inscritos.

• Para el caso de ciudadanos con limitación visual, cuando se diligencien en su totalidad los 20 renglones del formulario EX-3 deben enviar por correo electrónico, a la dirección de censo electoral, los formularios diligenciados.

• Para ambos casos (sin discapacidad visual e invidentes), al finalizar el periodo de inscripción se harán llegar al correo electrónico de la dirección de censo electoral las páginas 1 de los formularios EX-3 diligenciados en el último mes o fracción del mes autorizado para el efecto.

• La dirección electrónica de la Dirección de Censo Electoral es censoelectoral@registraduria.gov.co.

• Cuando no se reciban formularios EX-3 de un puesto y mes específico, se asumirá que no hubo inscritos en el mes respectivo.

• Deben remitir los originales de los formularios diligenciados (páginas 1 y 2 del EX-3) a la Dirección de Censo Electoral: Avenida El Dorado Nº 46-20 Bogotá, o a través del Ministerio de Relaciones Exteriores durante los primeros cinco (5) días hábiles del mes de enero de 2006 y del cuatro (4) al diez (10) de abril para las inscripciones que se realicen entre el 13 de marzo y el 3 de abril de 2006.

• Es de vital importancia remitir los originales de los formularios EX-3 puesto que únicamente estos documentos serán los que se digitalizarán para conformar el sistema de consulta de inscripciones en el exterior.

1.2. Cédulas no aptas para votar.

La Dirección de Censo Electoral, devolverá oportunamente vía correo electrónico, una relación con las cédulas inscritas pero no aptas para votar. En consecuencia, los ciudadanos titulares de estas cédulas no podrán ejercer el derecho al sufragio.

Las cédulas inscritas pero no aptas para votar son las que han sido canceladas o dadas de baja del archivo nacional de identificación por suplantación, muerte, doble cedulación, pérdida de la ciudadanía colombiana, minoría de edad o por pérdida o suspensión de los derechos políticos. También, las que han sido dadas de baja del censo electoral por haber sido reportadas como miembros activos de la fuerza pública o por haber resultado con necrodactilia positiva. Este último evento se configura cuando se establece la plena identificación mediante las impresiones decadactilares de las personas fallecidas, cuyos casos conoce el Instituto de Medicina Legal y los comunica a la Registraduría Nacional.

13. Conformación del censo electoral.

13.1 Artículo 81 del código electoral.

Cuando un ciudadano inscriba su cédula dos o más veces, la última inscripción anula las anteriores.

13.2. Generación del EX-10.

Las listas de sufragantes que se emplearán el día de las elecciones (forma EX-10) serán preparadas y generadas en la dirección de censo electoral, relacionando los números de cédulas de ciudadanía en orden ascendente, con base en la lista de inscritos (formulario EX-3) y el censo electoral utilizado en las votaciones de 2003.

13.3. Máximo número de votantesa por mesa.

Cada hoja del formulario EX-10 contiene hasta 396 números de cédula, dejando cuatro (4) espacios disponibles para que los jurados registren sus números en ellos cuando ejerzan el derecho al sufragio en la mesa donde presten el servicio.

Por consiguiente, en cada mesa de votación solo votan hasta cuatrocientos (400) ciudadanos.

13.4. Mesas por puesto de votación.

Se instalará en cada puesto la cantidad de mesas que resulte de dividir el potencial electoral final entre la cantidad de 396.

Finalmente, es pertinente reiterar que este proceso propende por la conformación adecuada y oportuna del censo electoral para las elecciones del 2006 y requiere del total compromiso y permanente dirección y seguimiento por parte de los embajadores y cónsules, por cuanto de la calidad de la información que se registre y de la oportunidad de su remisión, dependerá en buena parte el éxito de los comicios.

Para resolver cualquier inquietud al respecto, pueden comunicarse con la ingeniera Rosa Nelly Riveros Castro al correo electrónico nriveros@registraduria.gov.co o al teléfono (57 1) 2 20 08 50.

N del D.: Esta carta circular va dirigida a jefes de misiones diplomáticas y oficinas consulares de director de censo electoral.

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