CARTA CIRCULAR 35 DE 2002 

(Junio 27)

Ref.: Suministro de información cuando se producen cambios de representantes legales de entidades y corporaciones públicas en el nivel nacional.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 52 de 2003 de la Contaduría General de la Nación)

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

Este despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en los literales c) y f) del artículo 3º de la Ley 298 de 1996, se permite impartir las siguientes instrucciones relacionadas con el suministro de información financiera, económica y social por parte de los servidores que hacen dejación de un cargo público, a quienes los sucedan.

1. Objetivos

• Garantizar la entrega de información financiera, económica y social de los entes del sector público, como consecuencia del cambio en la administración que se producirá a partir del próximo 7 de agosto en las entidades públicas del nivel nacional.

• Facilitar el cumplimiento de sus atribuciones a los designados representantes legales de organismos públicos, y servidores públicos que asumen funciones relacionadas con el conocimiento de la realidad financiera económica y social de la entidad que entran a administrar.

• Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contables de conformidad con las normas y procedimientos determinados por la Contaduría General de la Nación, CGN.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

2. Instrucciones

Los servidores públicos a que se refiere la presente carta circular deben garantizar durante el proceso de empalme, la entrega a su sucesor de la información sobre los bienes, derechos y obligaciones de la entidad, mediante la suscripción del acta respectiva. Para ello procederán a suministrar los siguientes documentos, al sucesor en el cargo:

• Los estados financieros con corte al último día del mes de junio y el movimiento contable del mes de julio.

• Los libros oficiales y auxiliares de contabilidad y los comprobantes y documentos soporte de conformidad con lo dispuesto en el plan general de contabilidad pública .

• Las notas a los estados contables, copias de los informes incluyendo los de control interno contable, requerimientos recibidos y en general la correspondencia existente entre la CGN y el ente público.

• Relación de los inventarios de propiedad, planta y equipo; discriminación de las inversiones y los acreedores y los cálculos actuariales de pensiones, entre otros.

• Para efectos de la presentación de la información financiera que debe remitirse a la CGN, con posterioridad al 7 de agosto, ésta será suscrita por el representante legal y demás funcionarios obligados que se encuentren en ejercicio de sus funciones en el momento del envío de la misma, no obstante que ésta corresponda al período inmediatamente anterior en el cual, el firmante no era titular del cargo.

Con el fin de atender estas instrucciones, se recomienda elaborar un acta de entrega que estará soportada con los documentos antes mencionados.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

3. Vigencia

La presente carta circular rige a partir de la publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales de las entidades del nivel nacional en sus sectores central y descentralizado, y demás servidores públicos que deban hacer dejación de sus cargos, como consecuencia de cambios en la administración.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 52 de 2003 de la Contaduría General de la Nación)

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

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