CARTA CIRCULAR 35 DE 2009 

(Abril 29)

Ref.: Registro de información de negocios fiduciarios administrados a través de consorcios.

Como es de su conocimiento, mediante la Circular Externa 65 del 30 de diciembre de 2008 se implementó el módulo de registro de fideicomisos, para la inscripción y radicación de la información de los negocios administrados por las sociedades fiduciarias.

Teniendo en cuenta las situaciones surgidas con relación a los negocios administrados a través de consorcios, resulta necesario realizar las siguientes precisiones, con el fin de adecuar el mecanismo de reporte de la información contenida en los formatos: 351, 396 y 397 (portafolios de inversión y operaciones del mercado monetario - Circ. Externa 16/2007), 353, 354, 355, 356, 357, 358 y 360 (Derivados - Circ. Externa 3/2006) y, 435, 436, 437, 438, 439 y 440 (Riesgos de mercado - Circ. Externa 51/2007), la cual debe ser identificada en el mencionado módulo para cada negocio fiduciario.

I. Inscripción de nuevos negocios

A continuación se describen las instrucciones relacionadas con el registro de negocios fiduciarios a través del módulo de inscripción:

1. El representante legal de cada consorcio deberá inscribir el negocio en el módulo de registro de fideicomisos, relacionando toda la información del mismo e identificando a sus participantes, tal como se encuentra descrito en el manual del mencionado módulo.

El número de negocio fiduciario que se genera con la inscripción del fideicomiso, deberá ser utilizado por el representante legal para la transmisión de la información contable y financiera del mismo.

2. De forma inmediata, el representante legal del consorcio deberá solicitar, a través del corr eo jeamaya@superfinanciera.gov.co, la a signación de códigos para los participantes de cada consorcio, indicando para ello el código del fideicomiso que le fue asignado por el módulo de registro de fideicomisos (ver numeral anterior).

La superintendencia asignará un código a cada participante del consorcio, diferente al del representante legal, y los informará mediante correo electrónico a este, quien a su vez deberá comunicarlo a cada uno de los participantes del consorcio, para que estos lo utilicen en el envío de la información a reportarse en los formatos antes mencionados.

Debe señalarse que este procedimiento es transitorio y aplicará solo hasta cuando se automatice el proceso.

Se precisa que bajo ningún motivo las entidades participes de un consorcio podrán registrar directamente en el módulo de inscripción de negocios su participación, esta labor es de competencia y responsabilidad exclusiva del representante legal del consorcio.

3. El cambio del representante legal del negocio implica, primero el cierre del mismo por parte de este, y segundo, la inscripción del nuevo negocio en el módulo por parte del nuevo representante legal, para lo cual debe seguir los pasos descritos en los dos numerales anteriores.

4. Las modificaciones a los demás datos del negocio fiduciario continuarán a cargo del representante legal del consorcio.

5. Los participantes del consorcio, diferentes al representante legal, que hayan registrado información en el módulo de registro de negocios fiduciarios y obtuvieron un número de fideicomiso, deben proceder a cerrar el negocio y a reportarlo por correo a jeamaya@superfinanciera.gov.co, a más tardar el 1 5 de mayo del presente año.

II. Negocios consorciados radicados por el representante legal y vigentes a la fecha de publicación de esta circular

Para este caso, la SFC ha asignado un código a cada uno de los participantes en los consorcios que fueron registrados y radicados por el representante legal en el módulo de registro de negocios fiduciarios.

Los códigos asignados por la SFC a los consorciados serán informados al representante legal de cada consorcio mediante correo electrónico a más tardar el 8 de mayo del presente año, quien a su vez debe darlos a conocer a los participantes para que estos lo utilicen en el envío de la información de los formatos 351 (Portafolios de inversión - Circ. Externa 16/2007), 353, 354, 355, 356, 357, 358 y 360 (Derivados - Circ. Externa 3/2006) y, 435, 436, 437,438, 439 y 440 (Riesgos de mercado - Circ. Externa 51/2007).

III. Remisión de información de valoración de portafolios por parte del representante legal y de los participantes de los consorcios

A continuación se describen las instrucciones aplicables al proceso de identificación y transmisión de portafolios de inversión:

1. El documento técnico SFC-DTP-001 subsistema de portafolio de inversión, continúa vigente para la transmisión de la información de los formatos: 351, 396 y 397 (Portafolios de inversión y operaciones del mercado monetario - Circ. Externa. 16/2007), 353, 354, 355, 356, 357, 358 y 360 (Derivados - Circ. Externa 3/2006) y, 435, 436, 437, 438, 439 y 440 (Riesgos de mercado - Cir. Externa 51/2007).

2. En los negocios consorciados, el reporte de los campos 4 (tipo de Fideicomiso) y 5 (Código del Fideicomiso), del registro tipo 3 deberán diligenciarse con el código que la superintendencia le asignó al participante y que previamente le fue informado al representante legal del consorcio.

Así mismo, los campos 8, 9, 10 y 11 del registro tipo 3, deberán diligenciarse con el tipo de entidad, código de entidad, tipo de patrimonio y código de patrimonio, registrados por el representante legal del consorcio en el módulo de registro de negocios fiduciarios (ver documento técnico).

3. Plazo para actualizar la transmisión del formato 351.

Para la transmisión de los formatos 351, 396 y 397 (Portafolios de inversión y operaciones del mercado monetario - Circ. Externa 16/2007), 353, 354, 355, 356, 357, 358 y 360 (Derivados - Circ. Externa 3/2006) y, 435, 436, 437, 438, 439 y 440 (Riesgos de mercado - Circ. Externa 51/2007), la superintendencia ha considerado pertinente dar un plazo hasta el 15 de mayo de 2009, para que las entidades normalicen el proceso de transmisión de esta información.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a los representantes legales y revisores fiscales de las sociedades fiduciarias.

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