CARTA CIRCULAR 39 DE 2002 

(Diciembre 9)

Ref.: Procesos que se deben considerar para el cierre contable de la vigencia 2002.

Con el propósito de mejorar la calidad de la información correspondiente al cierre de la vigencia fiscal de 2002, garantizar la oportunidad y efectividad de los procesos, es pertinente recomendar que se tengan en cuenta las siguientes situaciones:

1. Plazos.

La información con corte al 31 de diciembre deberá presentarse a más tardar el 15 de febrero de 2003, de acuerdo con los plazos establecidos en la Resolución 409 del 20 de noviembre de 2002. Teniendo en cuenta el estrecho margen para la elaboración del balance consolidado de la Nación, no será posible otorgar ninguna prórroga.

Las entidades que deban someter la información financiera económica y social a la aprobación de asambleas o juntas directivas, deberán presentarla en la fecha mencionada y si producto de éstas surgen modificaciones a la cifras, enviarán nuevamente los informes con las modificaciones, anexando extracto del acta correspondiente, a más tardar el 4 de abril de 2003.

2. Efectuar los siguientes procesos conciliatorios.

— Por operaciones recíprocas de las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos, derivadas de las transacciones realizadas con otros entes públicos, con el fin de evitar saldos por conciliar en el proceso de consolidación.

— Por operaciones internas de la entidad, tales como tesorería, presupuesto, contabilidad, almacén.

— Por operaciones financieras realizadas en todas las cuentas bancarias.

— Por derechos y obligaciones derivados de operaciones con terceros, que puedan afectar la situación financiera de la entidad.

— Por inversiones financieras y patrimoniales y sus rendimientos.

— Por operaciones en la cuenta principal y subalternas.

3. Reconocimiento de ingresos de la Nación.

Las entidades del sector descentralizado que generen ingresos que correspondan al presupuesto nacional, deberán realizar el traslado de los recursos a las cuentas de la Dirección del Tesoro Nacional y en ningún caso podrán reconocerlos como ingresos propios.

En concordancia, las entidades de la administración central nacional a las cuales están adscritas o vinculadas la entidad del sector descentralizado que genera el ingreso, deberán reconocerlo y reclasificarlo a través del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, utilizando para esto el rubro concepto respectivo.

4. Información adicional.

Los estados contables deben acompañarse de:

— Flujos de efectivo, según Circular Externa 36 de 2000, para las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta.

— Certificación de razonabilidad de la información, tal como lo establece la Circular Externa 41 de 2001.

— Informes de los recursos públicos administrados por terceros, siguiendo los lineamientos establecidos en la Carta Circular 28 de 2001.

— Relación de bienes inmuebles, de acuerdo con el numeral 3.7.1.5.3 del plan general de contabilidad pública, PGCP.

— Estados contables, anexos 2, 4 y 5 de acuerdo con el numeral 3.3 del PGCP y el artículo 4º de la Resolución 409 de 2002.

— Notas a los estados contables, estructuradas con los requisitos contenidos en el numeral 3.5 del PGCP.

— Copia en medio magnético del informe ejecutivo anual de evaluación del sistema de control interno contable remitido al consejo asesor del gobierno en control interno, que incluye en su acápite 4.2 lo relacionado con el control interno contable, según la Resolución 420 de 2002 y el dictamen de revisor fiscal cuando sea del caso.

5. Verificaciones.

En el proceso de cierre es necesario efectuar análisis de las cifras que puedan generar posibles ajustes o reclasificaciones, para lo cual se debe considerar:

— Que las cuentas de difícil recaudo, las contingencias, las investigaciones administrativas, las inversiones y demás cuentas que lo requieran, se encuentren debidamente provisionadas.

— Que se reconozcan las sentencias judiciales de acuerdo con lo establecido en la Circular Externa 34 de 2000.

— Que se actualice el valor del pasivo pensional y se reconozca su adecuada amortización.

— Que no se estén efectuando ajustes por inflación contables, sin perjuicio del cumplimiento de las normas tributarias.

— Que las cajas menores, los anticipos de viáticos y otros conceptos queden debidamente legalizados.

— Que se haga la reversión de inversiones y demás procedimientos contables, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 51 de 2002.

— Que los avances en el proceso de saneamiento contable contemplado en la Ley 716, Decreto 1282 y Circular Externa 50, queden incorporados en los estados contables y debidamente explicados en las notas.

— Que las depreciaciones no superen el valor del activo correspondiente.

— Que las amortizaciones no superen el valor amortizable.

— Que las valorizaciones registradas en las subcuentas 1999 sean iguales al superávit por valorización en las subcuentas 3240.

— Que los saldos se encuentren clasificados correctamente en la porción corriente o no corriente, según sea el caso, acorde con el período de realización o de vencimiento.

— Que las valorizaciones de propiedades, planta y equipo queden incorporadas en los estados contables.

— Que se registren los resultados del ejercicio en las cuentas del grupo 31 o 32 según corresponda, utilizado la contrapartida en el grupo 59.

— Que se haya realizado la actualización de los bienes inmuebles, de conformidad con lo establecido en la Circular Externa 45 de 2001.

— Que las observaciones realizadas por la comisión legal de cuentas, la Contraloría General de la República y la Contaduría General de la Nación, fueron acogidas en el proceso contable y revelación de la información, haciendo las aclaraciones en las notas.

Verificar que se hayan realizado los registros contables correspondientes a las depreciaciones, provisiones, agotamiento, amortizaciones, reclasificaciones y otros ajustes.

— Que las cuentas “otros” no superen el 5% del valor de la respectiva cuenta.

— Que las cuentas de orden sean iguales a las de orden por contra así:

CódigoCuenta CódigoCuenta
8110Bienes entregados en garantíaIgual890503Bienes entregados en garantía
8120Litigios y demandasIgual890506Litigios y demandas
8121Recursos y derechos potencialesIgual890507Recursos y derechos potenciales
8124Contragarantías recibidas por la NaciónIgual890508Contragarantías recibidas por la Nación
8125Garantía estatal en el régimen de prima media con prestación definidaIgual890501Garantía estatal en el régimen de prima media con prestación definida
8127Fondos de pensionesIgual890510Fondos de pensiones
8128Garantías contractualesIgual890509Garantías contractuales
8129Operaciones con derivadosIgual890512Operaciones con derivados
8140Capital garantíaIgual890511Capital garantía
8190Otros derechos contingentesIgual890590Otros derechos contingentes
82Deudoras fiscalesIgual891001Deudoras fiscales por contra
8303Bienes recibidos por contratos de leasing operativoIgual891501Bienes recibidos por contratos de leasing operativo
8306Bienes entregados en custodiaIgual891502Bienes entregados en custodia
8310Bonos, títulos y especies no colocadosIgual891503Bonos, títulos y especies no colocados
8312Documentos entregados para su cobroIgual891504Documentos entregados para su cobro
8313Mercancías entregadas en consignaciónIgual891505Mercancías entregadas en consignación
8315Activos totalmente depreciados, agotados o amortizadosIgual891506Activos totalmente depreciados, agotados o amortizados
8316Bienes y derechos en investigación administrativaIgual891507Bienes y derechos en investigación administrativa
78317Bienes entregados en explotaciónIgual891508Bienes entregados en explotación
8320Títulos de inversión amortizadosIgual891509Títulos de inversión amortizados
8325Bienes incautados o aprehendidosIgual891510Bienes incautados o aprehendidos
8330Bienes pendientes de legalizarIgual891511Bienes pendientes de legalizar
8333Facturación glosada en venta de servicios de saludIgual891517Facturación glosada en venta de servicios de salud
8340Inventario de obsoletos y vencidosIgual891512Inventario de obsoletos y vencidos
8344Bienes y derechos titularizadosIgual891513Bienes y derechos titularizados
8350Préstamos aprobados por desembolsarIgual891515Préstamos aprobados por desembolsar
8355Ejecución de proyectos de inversiónIgual891516Ejecución de proyectos de inversión
8390Otras cuentas deudoras de controlIgual891590Otras cuentas deudoras de control
9110Bienes recibidos en garantíaIgual990502Bienes recibidos en garantía
9120Litigios y demandasIgual990505Litigios y demandas
9121Obligaciones potencialesIgual990509Obligaciones potenciales
9125Deuda garantizada por la NaciónIgual990506Deuda garantizada por la Nación
9126Garantía estatal en el régimen de prima media con prestación definidaIgual990510Garantía estatal en el régimen de prima media con prestación definida
9127Fondos de pensionesIgual990512Fondos de pensiones
9128Garantías contractualesIgual990511Garantías contractuales
9129Operaciones con derivadosIgual990514Operaciones con derivados
9135Reservas presupuestalesIgual990509Reservas presupuestales
9140Capital garantíaIgual990513Capital garantía
9190Otras responsabilidades contingentesIgual990590Otras responsabilidades contingentes
92Acreedoras fiscalesIgual9910Acreedoras fiscales por contra
9303Contratos de leasing operativoIgual991501Contratos de leasing operativo
9306Bienes recibidos en custodiaIgual991502Bienes recibidos en custodia
9313Mercancías recibidas en consignaciónIgual991503Mercancías recibidas en consignación
9317Bienes recibidos en explotaciónIgual991504Bienes recibidos en explotación
9325Bienes incautados o aprehendidosIgual991505Bienes aprehendidos o incautados
9346Bienes recibidos de tercerosIgual991506Bienes recibidos de terceros
9350Empréstitos por recibirIgual991507Empréstitos por recibir
9390Otras cuentas acreedoras de controlIgual991590Otras cuentas acreedoras de control

6. Consolidación de las prestaciones sociales.

De conformidad con la normatividad expedida por la CGN, al cierre de la vigencia las entidades deben reconocer el pasivo real de prestaciones sociales y ajustar los pasivos estimados correspondientes.

7. Conciliación de los saldos de la cuenta principal y subalterna.

Para este efecto debe tenerse en cuenta lo establecido en el numeral 2.4 del PGCP “instrucciones para el manejo contable y cierre de la cuenta principal y subalterna”.

8. Cierre de cuentas de presupuesto.

Teniendo en cuenta lo establecido en la dinámica contable de estas cuentas, definida en el PGCP, al final de la vigencia debe efectuarse el cierre de las mismas.

Sin embargo, las entidades deben tomar las medidas necesarias, tendientes a obtener las cifras definitivas de la ejecución presupuestal, acumulada por cada una de las cuentas establecidas en el plan, de tal manera que les permita conformar el reporte CGN96.001 en lo que se refiere a las cuentas de planeación y presupuesto.

Entidades en el ámbito de aplicación del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación.

Con el fin de lograr una mayor eficiencia, eficacia y transparencia en el proceso de cierre es conveniente que las entidades SIIF, conozcan y apliquen cada una de las siguientes instrucciones:

1. Reclasificación de ingresos por recaudos DTN y SSF (sin situación de fondos).

Cada una de las unidades ejecutoras debe reclasificar los recaudos que están pendientes por clasificar CSF y SSF, con el propósito de dejar las cuentas 472080 y 572080 dentro del proceso de consolidación en cero, es decir que no se presenten saldos de operaciones recíprocas.

2. Análisis de comprobantes y lotes.

Con base en los asientos, comprobantes y lotes contables generados por el SIIF, la entidad hará un análisis de las operaciones para garantizar la calidad de la información, ya que será la única fuente válida de reporte a la Contaduría General de la Nación a partir del último trimestre del año 2002.

3. Análisis y conciliación de operaciones recíprocas.

En concordancia con el punto anterior, las unidades ejecutoras realizarán el proceso de análisis y conciliaciones de todas las cuentas que recogen operaciones recíprocas, con el fin de evitar saldos en el proceso de consolidación.

4. Cierres.

4.1. Período de transición. Durante este período el sistema quedará abierto con fecha del último día hábil de diciembre para que las entidades efectúen en forma manual registros contables de la vigencia 2002. La definición de la fecha de cierre, corresponde al comité directivo del SIIF, la cual según lo informado por la dirección de presupuesto se estima para el 15 de enero en los módulos de ingresos y egresos, pero será comunicada oportunamente una vez se haya definido. En ningún caso, la fecha de reporte a la CGN deberá exceder de la establecida según la Resolución 409 del 20 de noviembre de 2002, es decir, el 15 de febrero de 2003.

El período de transición también permite efectuar registros contables para la vigencia 2003. Una vez se efectúe el cierre contable definitivo del 2002, solo es viable efectuar registros contables para la vigencia fiscal 2003.

Además, para realizar el registro de compromisos y obligaciones que quedan pendientes de la vigencia año anterior, la unidad ejecutora debe hacerlo por esa vigencia (2002), proyectando el plan de pagos para la vigencia 2003.

Así mismo, para que las entidades en este período incorporen en el sistema todos los registros derivados del análisis y ajuste de los saldos de las cuentas contables, deben dejar lotes contables, no finalizados en el último día hábil del mes (31 de diciembre) y entrar al sistema por la vigencia 2002, de conformidad con lo establecido en el numeral 4.2.4.11 del manual de procedimientos del plan general de contabilidad pública.

Debe tenerse en cuenta que cuando se ha enviado el proceso definitivo, el sistema cierra todos los módulos y no da opción de más ajustes para el año 2002.

4.2. Cierre anual provisional y definitivo y cierres diarios definitivos. El sistema da la opción para que se realicen cierres de manera provisional para la vigencia anterior (2002), de tal forma que permite analizar las cuentas y evaluar las reclasificaciones y ajustes a que haya lugar. Este proceso consiste en presentar los saldos al nivel de subcuenta o auxiliar, según sea la imputación, con los movimientos efectuados por las unidades ejecutoras hasta la última transacción y puede llevarse a cabo todas las veces que sea necesario.

Así mismo, el sistema permite realizar cierres diarios definitivos para la vigencia fiscal 2003, durante el período de transición. No obstante, se debe tener en cuenta, para el análisis de saldos, que por no tener saldos definitivos de diciembre 31 del 2002, tampoco se cuenta con saldos iniciales del año 2003, durante dicho período de transición.

Por lo anterior, es importante recordar que el análisis de las operaciones y ajustes se hará en forma simultánea a las transacciones del año 2002 y 2003, según se vayan realizando.

5. Condiciones necesarias para el proceso de cierre anual provisional y definitivo.

5.1. Cuentas de resultado del ejercicio (3110-3230) en cero. Para llevar a cabo el proceso de cierre es preciso que las entidades hayan realizado previamente el traslado del saldo de la cuenta 01 - Excedente del ejercicio o 02 Déficit del ejercicio a la cuenta capital fiscal o resultados de ejercicios anteriores, según corresponda y de conformidad con lo establecido en el PGCP. De no ser así, el reporte balance de prueba arrojará una diferencia entre débitos y créditos equivalente a dichos saldos no trasladados.

5.2. Saldo cero en la cuenta 5905 - Cierre de ingresos, gastos y costos. Para que se pueda llevar a cabo el cierre provisional y definitivo del año fiscal 2002, esta cuenta debe tener saldo cero, por cuanto las cuentas de actividad se cancelan contra esta cuenta.

Este proceso genera un lote (provisional o definitivo, según el tipo de cierre), utilizando las cuentas de patrimonio que corresponda según la unidad ejecutora, bien sea del grupo 31 hacienda pública o 32 patrimonio institucional.

5.3. Incorporación de la información de las unidades internas fuera de línea, UIFL. Las unidades ejecutoras que tengan UIFL, deberán asegurarse de incorporar todos los movimientos contables de las unidades fuera de línea, teniendo en cuenta lo establecido en el inciso 3 del artículo 7º del Decreto 2906 de 2000, que dice “... Cuando una unidad ejecutora esté en línea... de las apropiaciones... por medio de asignaciones internas, que no estén conectadas en línea con el sistema, ...deberá enviar la información... contable a la unidad ejecutora con la debida oportunidad, para que ella lo registre... dentro de los cinco días hábiles del mes siguiente...”.

En este sentido, las entidades deben tomar todas la medidas administrativas, tendientes a cumplir con las normas establecidas.

5.4. Causación de las cuentas por pagar. No obstante no se tenga PAC disponible en la presente vigencia, el sistema permite incorporar soportado en documentos y de acuerdo con las distribución del PAC de rezago vigencia 2003, los compromisos y obligaciones por los bienes y servicios efectivamente recibidos en el año 2002.

Así mismo, las cuentas por pagar que no tengan documento válido para causar la obligación en forma automática, se estimarán y registrarán en el sistema a través de asientos contables manuales.

5.5. Legalización de las Operaciones Auxiliares y de Tesorería, OAT, de provisión de fondos, cajas menores y las relacionadas con pagos líquido cero (0). Debe tenerse en cuenta que no debe efectuarse el cierre final de la vigencia, si no se han legalizado totalmente las OAT por estos conceptos.

Esta legalización debe incluir dos tipos de información, la presupuestal y la contable. La legalización contable se podrá incorporar al sistema de dos formas: archivos planos o asientos manuales.

El estado pagado de las órdenes de pago presupuestales y de las órdenes de pago OAT de valor líquido cero, se da por el módulo de CUN.

5.6. Cancelación de pasivos en forma manual. Considerando que hasta la fecha no se ha tomado la decisión de efectuar el pago directo al beneficiario final, corresponde a las entidades garantizar la consistencia de los beneficiarios y valores en la cancelación de los pasivos automáticos y manuales, proceso que debe ser realizado periódicamente, evitando de esta manera acumular su registro en el proceso de ajustes dentro de los comprobantes del penúltimo día hábil del mes.

5.7. Consolidación de las prestaciones sociales. De conformidad con la normatividad expedida por la CGN, las entidades al final de la vigencia, deben reconocer el pasivo real de prestaciones sociales y ajustar los pasivos estimados correspondientes, teniendo en cuenta la parametrización de las matrices de causación y pago.

En este mismo sentido debe procederse para el registro y actualización de todos los pasivos pensionales.

5.8. Registro de ejecución presupuestal. Deben ser incorporados a través de archivo plano o por asientos manuales, en las cuentas de planeación y presupuesto habilitadas en el sistema, referidas a la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, la cual es suministrada por los módulos correspondientes.

5.9. Incorporación de las inversiones patrimoniales de los entes adscritos. Según se ha definido, las entidades de la Administración Central Nacional, ACN deben aplicar lo establecido en la Circular Externa 51 del 8 de octubre de 2002, referente a las inversiones patrimoniales.

5.10. Conciliación de los saldos de la cuenta principal y subalterna. Para este efecto debe tenerse en cuenta lo establecido en el numeral 2.4 del PGCP “instrucciones para el manejo contable y cierre de la cuenta principal y subalterna”.

5.11. Reintegros. Todas las partidas relacionadas con este concepto deben ser aplicadas en el sistema.

Para que el efecto del reintegro se muestre en la vigencia 2002, los recursos sobrantes se deben consignar en cuentas DTN en el año 2002 y clasificar, estando egresos e ingresos en período de transición.

Cuando se trate de reintegros que correspondan a conceptos de nómina, deben seguirse los procedimientos establecidos en el PGCP numerales 4.2.4.8 y 4.2.4.9 - Tratamiento contable para nómina y reintegro de rubros de servicios personales.

5.12. Conciliaciones bancarias. Como fuente de información para el análisis de cuentas, es importante realizar las conciliaciones bancarias, previamente al cierre.

5.13. Traslado de saldos de la cuenta recaudos DTN por clasificar a la cuenta pasiva. Al final de la vigencia le corresponde a la DTN efectuar la clasificación transitoria de los saldos pendientes de reclasificación del módulo de ingresos, debitando la subcuenta 472080 y acreditando la subcuenta de balance 290580 - recaudos DTN por clasificar, creada para tal fin y, al inicio de la vigencia siguiente, reclasificar nuevamente a las cuentas anteriores (num. 4.2.4.3 del PGCP).

No obstante, todas las entidades deberán orientar los esfuerzos tendientes al análisis y consistencia de las cuentas de operaciones interinstitucionales que permitan efectuar los ajustes y reclasificaciones a que haya lugar.

5.14. Excedentes financieros. Las entidades cuyos entes adscritos generen excedentes financieros, deben efectuar los correspondientes reconocimientos y reclasificaciones a través del rubro - concepto respectivo.

5.15. Cierre de cuentas de presupuesto. Teniendo en cuenta lo establecido en la dinámica contable de estas cuentas, definida en el PGCP, al final de la vigencia debe efectuarse el cierre de las mismas.

Sin embargo, las entidades deben tomar las medidas necesarias, tendientes a obtener las cifras definitivas de la ejecución presupuestal, acumulada por cada una de las cuentas establecidas en el plan, de tal manera que les permita conformar el reporte CGN96.001 en lo que se refiere a las cuentas de planeación y presupuesto.

5.16. Incorporación de asientos manuales periódicos. Incluir los registros contables correspondientes a las depreciaciones, provisiones, amortizaciones, reclasificaciones y otros ajustes, según lo definido en los asientos “tipificados”.

5.17. Confirmación de deducciones. Las deducciones asociadas a las obligaciones presupuestales generadas en el sistema hasta el 31 de diciembre, deben ser confirmadas para que queden registradas en las cuentas por pagar correspondientes, por la reclasificación de pasivos.

6. Ejecución del proceso de cierre.

Una vez la entidad tenga la seguridad que se ha incorporado la totalidad de la información financiera de la vigencia, incluyendo las unidades fuera de línea, UIFL, cada unidad ejecutora deberá solicitar la autorización a la CGN para el envío del proceso de cierre anual definitivo, mediante comunicación dirigida a la subcontaduría del nivel nacional, firmada por el contador y el jefe del área financiera.

En este proceso se cancelan los saldos de las cuentas de actividad (resultado) y se llevará a cabo en forma gradual asignando fecha para cada unidad ejecutora.

7. Proceso de inicio de año contable, previa autorización de la CGN.

Este proceso será autorizado por la CGN una vez efectuado el cierre definitivo y se hará en forma gradual, asignando fecha para cada unidad, de la misma forma como se realizó el cierre de la vigencia 2002.

Con este proceso el sistema traslada los saldos finales de las cuentas de Balance a fecha de cierre anual 2002, al año 2003, generando el lote contable Nº 1 en esta última vigencia, proceso en el cual el sistema recalcula saldos hasta la fecha del último cierre contable definitivo del año 2003.

8. Reporte de operaciones recíprocas.

Teniendo en cuenta que en la actualidad el proyecto está revisando las transacciones para este proceso y así mismo está adoptando nuevos cambios para la incorporación de terceros a través de todos los módulos, para la vigencia 2002, las entidades deberán basar el reporte CGN96.002 en los sistemas complementarios.

9. Utilización de sistemas de información complementarios.

Hasta tanto no se hayan implementado en el SIIF, los procesos necesarios para efectos del control y registro adecuado del total de las transacciones, deberán permanecer los sistemas contables complementarios tales como nómina, rentas por cobrar, almacén, inventarios, operaciones de crédito público, entre otros.

Lo anterior significa que para efectos de reporte a la CGN, dejan de ser vigentes los paralelos, por cuanto las entidades reportarán con base en la información generada por el aplicativo SIIF-Nación, única fuente de información, de conformidad con lo establecido en los artículos 6º y 7º del Decreto 2806 de 2000.

10. Preparación de la información contable de los fondos cuenta y fondos especiales.

Las entidades que manejan fondos cuenta y/o fondos especiales, además de consignarlo en las notas a los estados contables, deberán preparar la información contable en forma desagregada para efectos del control fiscal y presupuestal.

En este mismo sentido deberán desagregar el valor de las reservas presupuestales y cuentas por pagar que correspondan a los mencionados fondos, a efectos de realizar los cálculos para los certificados de disponibilidad que son expedidos por el Contador General de la Nación, para las adiciones presupuestales de la vigencia siguiente, teniendo en cuenta las condiciones del sistema y lo expuesto en el proceso de capacitación realizado el pasado mes de septiembre.

Dado lo anterior, deben adoptarse las medidas necesarias tendientes a garantizar la incorporación de la totalidad de las operaciones, la calidad y consistencia de la información y el reporte oportuno a la Contaduría General de la Nación en los plazos establecidos para tal fin.

N. del D.: Esta carta circular va dirigida a representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de los entes públicos del nivel nacional.

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