CARTA CIRCULAR 43 DE 2003 

(Septiembre 24)

Asunto: Aplicación Ley 716 de 2001, decretos 1282 de 2002 y 1914 de 2003 sobre saneamiento contable.

Con el propósito de lograr que la información contable producida por los diversos entes públicos y privados que tengan a su cargo recursos públicos, cumpla en un todo con los parámetros establecidos en el plan general de contabilidad pública, PGCP, a efectos de que se constituya en una herramienta que sirva de soporte a las decisiones del ente y permita el efectivo cumplimiento de la política de transparencia en la gestión orientada a resultados, establecida en el plan de desarrollo, es necesario que se ajuste a parámetros de calidad, en términos de su oportunidad, utilidad y confiabilidad.

El legislador con el fin de apoyar este proceso expidió la Ley 716 de 2001 por la cual se ordenó depurar la contabilidad de todas las entidades obligadas a más tardar el próximo 31 de diciembre, estableciéndose además que su no aplicación o aplicación indebida genera responsabilidad administrativa y disciplinaria.

Adicionalmente, en razón a que la Contraloría General de la República ha establecido que algunas entidades auditadas presentan deficiencias en su contabilidad, que ha implicado el no fenecimiento de sus cuentas y presentado deficiencias en los sistemas de control interno; les solicito, adoptar las medidas conducentes a lograr el saneamiento contable y el fortalecimiento de los controles internos asociados, en el marco de la Ley 716, para lo cual deberán acatar en forma estricta las siguientes directrices:

a) Siendo la contabilidad pública una herramienta para la gestión, me permito recordar a los responsables de los entes públicos su obligación de adoptar políticas administrativas y contables tendientes a producir información veraz, confiable y oportuna que contribuya a eliminar cualquier factor de riesgo significativo que pueda existir en el interior de los procesos de la gestión financiera pública;

b) Las entidades y organismos públicos, según lo previsto en los artículos 1º y 4º de la Ley 716, deben proceder a subsanar las inconsistencias detectadas en la información financiera, económica y social, relativas a la carencia de manuales de procedimientos; indebida utilización de las cuentas; diferencias entre los libros y las existencias físicas; saldos de dudoso recaudo con una antigüedad significativa; saldos por conciliar y partidas sin depurar; carencia de cálculos actuariales para pensiones; falta de inventarios de bienes muebles e inmuebles, entre otros;

c) Se requiere de manera estricta atender los plazos y condiciones de presentación de la información financiera, económica y social fijados por la Contaduría General de la Nación, toda vez que esta constituye el insumo necesario para la elaboración de los informes de seguimiento sobre la eficiencia de gasto público, la gestión eficiente de activos, el balance general de la Nación y del sector público consolidado, entre otros productos;

d) Los representantes legales deben responsabilizarse de la administración de riesgos asociados a la gestión financiera y contable y de sus actividades de control interno, que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema que produzca información razonable y oportuna;

e) Los jefes de las oficinas de control interno o quienes hagan sus veces, en el marco de lo establecido por el Decreto 1914 de 2003, deberán realizar las acciones necesarias para la evaluación cuatrimestral del control interno contable y propender por la formulación y ejecución de planes de mejoramiento, que garanticen la continuidad del procesamiento de información contable con calidad;

f) De igual forma, y en virtud de lo dispuesto por el artículo 4º del Decreto 1914 de 2003, se solicita enviar un informe de avance del saneamiento contable con el fin de verificar el estado del proceso con corte a septiembre 30 el cual deberá remitirse con la información del tercer trimestre en el plazo a que se refiere la Resolución 250 de 2003 y en el formato establecido para dicho fin, el cual se adjunta para su conocimiento, y

g) Se deberá procurar que los estados financieros presentados al cierre de la vigencia 2003 obtengan dictámenes limpios del ente de control fiscal.

La Contaduría General de la Nación apoyará el proceso de saneamiento de la información contable con actividades de capacitación y asistencia técnica, realizará las inspecciones que sean necesarias y le permitan determinar su cumplimiento, en el marco de su competencia constitucional y legal.

N. del D.: Esta carta circular va dirigida a representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de las entidades públicas y privadas sujetas al ámbito de aplicación del plan general de contabilidad pública.

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