CARTA CIRCULAR 45 DE 2003 

(Noviembre 19)

Ref.: Alcance de la Circular Externa 52 de 2003, relativa al suministro de información financiera, económica y social, cuando se producen cambios de representante legal.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

En desarrollo de la política del Gobierno Nacional de transparencia y lucha contra la corrupción, y en atención al interés que tiene la Contaduría General de la Nación de apoyar a los representantes legales elegidos o nombrados en el cumplimiento de sus funciones y en el conocimiento de la realidad financiera, económica y social de la entidad que comienzan a administrar, este despacho se permite resaltar algunos aspectos que son considerados de importancia en este proceso, los cuales están contenidos en la Circular Externa 52 del 3 de marzo de 2003.

1. Entrega de información, documentos y libros de contabilidad.

Al respecto, el representante legal saliente debe entregar al elegido o nombrado, los estados contables (balance general, estado de actividad financiera, económica y social, estado de cambios en el patrimonio) y sus respectivas notas, los formatos CGN96.001, CGN96.002 y CGN96.003, el informe de gestión relativo al cumplimiento de los procedimientos relacionados con el saneamiento contable, conforme a la normatividad vigente, y los libros de contabilidad principales y auxiliares, comprobantes y documentos soporte.

La fecha de preparación de los estados contables y la de actualización de los libros principales de contabilidad, debe corresponder a la del último día del mes inmediatamente anterior a aquel en el cual se presentó el cambio de representante legal. Para el caso de alcaldes, gobernadores y representantes de corporaciones públicas, corresponde a noviembre 30 de 2003.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

2. Saneamiento contable.

El representante legal saliente deberá presentar un informe de saneamiento contable, actos administrativos, decretos y resoluciones, donde se identifiquen las partidas que dieron lugar al proceso de depuración, tales como, saldos pendientes de conciliar, valores pendientes de recaudo o pago con elevada antigüedad, acreedores y deudores no identificados, diferencias entre las existencias físicas de bienes y derechos y los saldos contables, inexistencia de comprobantes de contabilidad o de sus documentos soporte, omisión en liquidación de contratos, entre otros. Igualmente, se debe revelar el impacto patrimonial e indicar los criterios utilizados para mantener partidas en cuentas de orden.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

3. Información necesaria para la verificación de los recursos, propiedades, planta y equipo; inversiones; obligaciones y operaciones de crédito público.

Para el efecto, se deberá suministrar la información relativa a las cuentas bancarias y de ahorros debidamente soportadas y conciliadas, así como la relación de los bienes, derechos y obligaciones de la entidad, soportada y verificada su existencia física.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

4. Estructura del área financiera.

El representante legal saliente debe indicar las gestiones adelantadas con relación a la reestructuración del área financiera e implantación de sistemas integrados de información, relacionando las etapas ejecutadas y las que se encuentren pendientes, así como la documentación respectiva, como contratos, licencias de software, manual de funciones, manuales de procedimientos y manual de usuarios del sistema.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

5. Responsabilidad en la información financiera.

La certificación mediante firma de la información financiera, económica y social que las entidades públicas deben remitir a la Contaduría General de la Nación, corresponde al representante legal y demás funcionarios obligados que se encuentren en ejercicio de sus funciones en el momento de envío de la misma, no obstante que esta se refiera al período inmediatamente anterior a aquel en el cual el firmante no era titular del cargo.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

6. Acta de entrega.

Con el fin de atender y documentar el suministro de la información financiera, económica y social, se debe elaborar un acta de entrega que estará soportada, de manera suficiente, con los documentos a que haya lugar, la cual será suscrita por los representantes legales entrante y saliente, así como por los responsables de cada una de las áreas que intervengan en este proceso.

Finalmente, en el evento de requerirse el diligenciamiento de información complementaria, relacionada con la situación financiera, económica y social del ente público, esta se derivará del formato CGN 96-001 con corte a 30 de noviembre de 2003.

N. del D.: Esta carta circular va dirigida a gobernadores, alcaldes y representantes legales de las entidades y corporaciones públicas del nivel territorial, en sus sectores central y descentralizado.

(Nota: Derogada por la Resolución 354 de 2007 artículo 6º de la Contaduría General de la Nación)

____________________________